1

Автоматизация рассылки запросов потенциальным поставщикам средствами

FileMaker

Александр Клочковwww.plsystems.ru apklotchkov@yahoo.com+7-903-712-5293

2

1. ВступлениеВ работе подразделений закупок практически всегда есть необходимость размножения и рассылки списка товаров различным поставщикам.В данной презентации рассматривается пример решения , которое значительно ускоряет данный процесс. Будет подробно описан подход с приведением скриптов, которые легко можно повторить в других системах, созданных на базе FileMaker.В рамках данного подхода предполагается, что от Заказчика поступает некая ЗАЯВКА в виде списка наименований, которые он предполагает заказать .Список данных товаров, мы должны разослать нескольким потенциальным поставщикам в виде ЗАПРОСОВ. ЗАПРОС должен содержать шапку с информацией от кого он исходит (то есть наши данные), на какую организацию делается запрос, общее наименование Запроса. Некий сопроводительный текст. Приветствие.ЗАПРОС должен формироваться в формате PDF, прикрепляться к сообщению эле

3

Последовательность действийНиже схематично показана последовательность действий, которые мы будем производить.

1. Подготовка общего текста для всех потенциальных поставщиков на базе существующих текстовых шаблонов.

2. Выбор потенциальных Поставщиков (новая запись Запроса, привязанного к записи ЗАЯВКИ).

3. Импорт списка необходимых товаров из строк ЗАЯВКИ в строки ЗАПРОСА.

4. Переход в печатную форму ЗАПРОСА .

5. Сохранение печатной формы в PDF формате. Одновременно присоединяем сформированный PDF файл как вложение в сообщение почтовой программы.

6. В процессе выполнения скрипта формирования PDF файла производится формирование набора нужных данных для текста сообщения, которое копируется в буфер.

7. Вставка с помощью Ctrl+V содержимого буфера в тело почтового сообщения .

8. Растаскивание данных по полям Кому и Предмет.

Пошаговое пояснение. Для того, чтобы пояснение было более понятным, ниже нарисована связь, которая подразумевается для данного случая:

ЗАЯВКИ связаны с ЗАПРОСАМИ по ключу IDRequisition (или по-русски IDЗаявки)

4

5

Пошаговое пояснение

Текст разбит на две части : а) Шапка запроса и б) Текст после строк. Шаблоны данных текстов сидят в глобальных полях. Для удобства они располагаются в popover- ах с названием «Открыть шаблон…». Чтобы скопировать текст из шаблоны в соответствующее поле, на названиях полей (подчеркнуто красным) насажен скрипт копирования из шаблона. Также вставляется некоторая дополнительная информация в поля расположенные на данном Layout. Соответственно можно редактировать и шаблон и текст для конкретного Запроса.

1. Подготовка общего текста для запросов

6

Пошаговое пояснение2. Выбор потенциальных Поставщиков (новая запись Запроса, привязанного к записи ЗАЯВКИ), которым нужно разослать Запрос.

Выбор делается из выпадающего списка.

7

Пошаговое пояснение. Шаг 1.2. Выбор потенциальных Поставщиков (новая запись Запроса, привязанного к записи ЗАЯВКИ), которым нужно разослать Запрос.

Данный список содержит только тех контрагентов, у которых в таблице Контрагенты в категориях (подчёркнуто красным) поставлен признак Поставщик. См. скриншот данного раздела ниже .

8

Пошаговое пояснение. Шаг 2 и 32. Выбор потенциальных Поставщиков (новая запись Запроса, привязанного к записи ЗАЯВКИ), которым нужно разослать Запрос. Делается скриптом, который также выполняет шаг 3. То есть импорт списка необходимых товаров из строк ЗАЯВКИ в строки ЗАПРОСА.

После выбора контрагента, нажимается кнопка «2. Зарегистрировать запрос поставщику». Данная кнопка выполняет следующие основные действия.- проверяем наличие важных полей в записи Заявок;- копируем все необходимые данные из заявки в переменные $наименование переменной;- переходим в layout сделанный на основе таблицы Запросов (ТО называется TEN);- заводим новую запись в таблице Запросов;- вставляем всё необходимые данные в поля таблицы Запросов из переменных;- возвращаемся в Заявки и очищаем поле, где временно было заведено название потенциального поставщика;- выделяем строки заявки ; - переходим в таблицу строк Запросов (ТО называется TENL);- импортируем выделенные записи из таблицы строк Заявки (REQL) в строки Запросов (TENL);- чтобы связать строки запроса TENL с родительской записью в таблице Запросов вставляем ключевое поле и делаем в импортированных строках replace по содержимому этого ключевого поля;- возвращаемся в место , где расположена кнопка «2. Зарегистрировать запрос поставщику».

9

Скрипт организации записи в таблице Запросов (в реальной системе она называется TEN).Данный скрипт достаточно большой и располагается на трёх слайдах). Часть 1.

10

Части 2 и 3

11

Пошаговое пояснение. Шаг 4-1.После формирования записи ЗАПРОСА в портале , расположенном в ЗАЯВКАХ появляется запись связанного ЗАПРОСА. Далее входим в экранную форму, которая находится уже в запросах. Нажимая кнопку (обведена красной линией) на записи в портале.

4. Переход в печатную форму ЗАПРОСА .

12

Пошаговое пояснение. Шаг 4-2.Попадаем в соответствующую запись ЗАПРОСА. В данном случае Запрос делается на двух языках. Здесь можно подкорректировать тексты над и под строками. Отсюда переходим в печатную форму . Для каждого языка сделана своя форма печати, в которую попадаем нажатием салатовой кнопки.

4. Переход в печатную форму ЗАПРОСА .

13

Пошаговое пояснение. Шаг 5-1.

На печатной форме , среди других , располагается кнопка «Перевести в PDF и отправить по e-mail». Скрип , который сидит на данной кнопке показан на следующем слайде.

5. Сохранение печатной формы в PDF формате. Одновременно присоединяем сформированный PDF файл как вложение в сообщение почтовой программы.

14

Пошаговое пояснение. Шаг 5-2

Данный скрипт выполняет следующие задачи.- первые два шага относятся к выбору режима PDF и ориентации страницы :- затем формируется понятное имя файла, которое ассоциируется с номером Запроса ($file), которое запоминается в переменной;- устанавливаются переменные в которые копируется :почтовый адреса(а) контактного лица (лиц), предмет запроса, некий сопроводительный текст;- далее эти данные вставляются в пустое поле _empty для удобства всё формируется через знак абзаца, чтобы потом было легко выделить ;- это полу копируется, чтобы его содержимое попало в буфер компьютера ( для последующей вставки через Cntr+V) и поле _empty очищается.Далее выбирается расположение страницы. И применяется команда сохранения печатной формы в PDF c вложением сформированного с нужным именем файла к сообщению почтовой программы (желательно, чтобы почтовая программа была открыта .

5. Сохранение печатной формы в PDF формате. Одновременно присоединяем сформированный PDF файл как вложение в сообщение почтовой программы.

15

Пошаговое пояснение. Шаг 6.

Данный скрипт выполняет следующие задачи.- первые два шага относятся к выбору режима PDF и ориентации страницы :- затем формируется понятное имя файла, которое ассоциируется с номером Запроса ($file), которое запоминается в переменной;- устанавливаются переменные в которые копируется :почтовый адреса(а) контактного лица (лиц), предмет запроса, некий сопроводительный текст;- далее эти данные вставляются в пустое поле _empty для удобства всё формируется через знак абзаца, чтобы потом было легко выделить ;- это полу копируется, чтобы его содержимое попало в буфер компьютера ( для последующей вставки через Cntr+V) и поле _empty очищается.Далее выбирается расположение страницы. И применяется команда сохранения печатной формы в PDF c вложением сформированного с нужным именем файла к сообщению почтовой программы (желательно, чтобы почтовая программа была открыта .

6. В процессе выполнения скрипта формирования PDF файла производится формирование набора нужных данных для текста сообщения, которое копируется в буфер.

16

Пошаговое пояснение. Шаг 7.

После команды сохранения в PDF появляется сообщение электронной почты с прицепленным файлом нужного нам наименования. С помощью Ctrl+V вставляем находящийся в буфере компьютера текст.Затем затаскиваем адрес в поле «Кому», а тему - в поле «Тема».

После этого сообщение нужно либо отправить либо сохранить в почтовой программе , чтобы FileMaker дал возможность работать дальше.На следующем слайде приводится пояснения – почему выбран именно этот путь.

7. Вставка с помощью Ctrl+V содержимого буфера в тело почтового сообщения .

17

Почему именно так?

Казалось бы для формирования почтового сообщения можно было бы применить команду Send Mail.И в неё напрямую загнать в поля Кому , Копия и Темы нужные данные.Но для данной команды нужно где-то иметь готовый файл . Вот в этом есть проблема. Точнее – как сделать так, чтобы расположить файл в некотором универсальном месте, откуда можно было бы потом взять этот файл и прицепить к сообщению.Пока ничего, кроме предложенного варианта , я не вижу.Буду рад , если кто-нибудь предложит более изящное решение.