Implantación ejemplo

CAPITULO V. PLAN DE IMPLANTACION El Plan de Implantación es donde se sustituyen sistemas antiguos ya sea manuales o

mecanizados, y se pone en marcha el nuevo para que pueda ser operado por los

usuarios.

El plan de implantación presentado a continuación, se divide en 3 partes:

• La planeación.

• La organización.

• El control.

La planeación: Se compone de la división de la implantación en subsistemas a través

de un desglose analítico, el establecimiento de actividades para cada subsistema por

medio de la conformación de paquetes de trabajo, la programación de las actividades,

los recursos disponibles y no disponibles, la programación financiera y distribución de

desembolsos.

La organización: Comprende la conformación de la unidad ejecutora del proyecto, el

manual de puestos conteniendo el perfil y las funciones de las personas responsables

de la ejecución del proyecto y la matriz de responsabilidades.

El control: Incluye una descripción del sistema de control establecido, el establecimiento

de índices de control, los planes de contingencia, la calidad en la ejecución del

proyecto, los formularios utilizados como medios de control.

El tipo de implantación a utilizar es la prueba en paralelo; puesto que permitirá la

evaluación de los resultados del sistema implantado sobre la base de los resultados del

sistema manual.

5 OBJETIVOS

5.1.1 OBJETIVO GENERAL

Establecer un plan que permita llevar a cabo la implantación del Sistema Informático de

Control de Proyectos para la Alcaldía de Santo Tomas, tomando en cuenta las partes

de planificación, organización y control.

5.1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Realizar la planificación del plan de implantación, determinando las actividades a

realizar

2. Definir la estructura organizativa del comité encargado de ejecutar el proyecto,

estableciendo las funciones y responsabilidades de los miembros.

3. Desarrollar formas de control, que permita evaluar los avances en la realización de

actividades y controlar la asignación de los recursos.

5.2. PLANEACION

OBJETIVOS.

Objetivo General Implantar el Sistema Informático de Control de Proyectos de la Alcaldía de Santo

Tomas (SYSPROY), en un período de 2 meses.

Objetivos Específicos

• Planear la puesta en marcha del proyecto informático.

• Organizar el recurso requerido para la implantación.

• Ejecutar el proyecto.

• Realizar las pruebas de implantación.

• Definir controles para las operaciones de implantación.

• Establecer planes de capacitación para el personal del Departamento de Desarrollo

Humano y Comunicaciones.

5.2.1 DIAGRAMA DE DESGLOSE ANALÍTICO

5.2.1.1 DESCRIPCIÓN DE SUBSISTEMAS. Para alcanzar el objetivo del proyecto, es necesario determinar procesos que nos

permitan lograrlo. Dichos procesos son subsistemas que se desglosan a continuación:

PREPARACIÓN DEL PROYECTO Objetivo General Organizar la implantación del proyecto SYSPROY para dar seguimiento a la

implantación propuesta

Implantación del Sistema Informático de Control de Proyectos para el Departamento de

Desarrollo Humano y Comunicaciones de la Alcaldía de Santo Tomas.

2. Acondicionamiento de instalaciones

3. Migración y pruebas 4. Capacitación de Personal

5. Puesta en marcha

1.1 Preparación del ámbito para la implantación.

2.1 Acondiciona-miento del espacio físico dentro departamento de Desarrollo Humano y Comunicaciones

2.2 Instalación de la red. 2.3 Instalación del software.

3.1. Realización de pruebas al sistema

4.1 Preparación de la capacitación. 4.2. Capacitación del personal.

5.1 Operación paralela del sistema 5.2 Análisis de resultados 5.3 Inicio en el uso del sistema

1. Preparación del Proyecto

Objetivos Específicos:

a) Dar a conocer al departamento de desarrollo humano y comunicaciones

sobre el desarrollo de SYSPROY.

b) Obtener el soporte necesario de las entidades mencionadas para lograr

condiciones óptimas para la implantación del Sistema.

Actividades del subsistema:

Preparación del ámbito para la implantación a) Asignación del Director del Proyecto

Persona del Departamento de Desarrollo Humano y Comunicaciones que tendrá a

cargo la ejecución del plan de implantación, supervisando las actividades que

permitan la transición entre el sistema actual y el sistema a implantar.

2. ACONDICIONAMIENTO DE INSTALACIONES

Objetivo General: Acondicionar las instalaciones donde será implantado el sistema, teniendo las

condiciones óptimas de hardware, software y red que permitan la operatividad del

sistema.

Objetivos Específicos: a) Acondicionar el espacio físico que permita la instalación de la red SYSPROY

b) Realizar la instalación de la red, con todos sus elementos de cableado,

hardware y software.

Actividades del Subsistema:

2.1 Acondicionamiento del espacio físico dentro del Departamento de Desarrollo Humano y Comunicaciones a) Evaluar las condiciones del espacio físico del local del departamento

Actividad en la que se determina las condiciones del local del Departamento de

Desarrollo Humano y Comunicaciones.

b) Diseñar la distribución del equipo informático dentro del local

Actividad en la que diseñara la distribución del equipo informático de la red y el

mobiliario dentro del departamento

c) Adecuación del local

• Infraestructura física que ofrezca seguridad al equipo contra situaciones

climatológicas.

• Las instalaciones eléctricas deben estar supervisadas por personal de

mantenimiento en el área de electricidad

2.2 Instalación de la red Instalación del equipo dentro del Departamento de Desarrollo Humano y

Comunicaciones, realización de el cableado necesario para la implementación de la

red.

2.3 Instalación del Software a) Instalación de la base de datos SYSPROY

Se instalara la base de datos en el servidor del departamento de Desarrollo Humano y

Comunicaciones.

b) Instalación de la aplicación informática SYSPROY en el servidor

Instalación del software en el servidor del Departamento de desarrollo Humano y

Comunicaciones

c) Configuración de las estaciones de trabajo

Configurar las estaciones de trabajo del departamento de desarrollo humano y

comunicaciones que harán que se conecten al sistema mediante la red establecida.

3. PRUEBAS

Objetivo General: Obtener los datos de proyectos en la Alcaldía Municipal de Santo Tomas y desarrollar

una serie de pruebas que permitan la verificación y corrección de errores de

comunicacion en la red.

Objetivos Específicos: a) Lograr que el sistema pueda ser puesto en marcha dentro de una red libre de

errores.

3.1 Realización de Pruebas de Comunicacion entre el Sevidor y Cliente a) Diseño de las Pruebas

Diseño de pruebas que permitan detectar errores en la instalación de la aplicación

informática, dificultades en la transmisión de datos por la red.

b) Realización de las Pruebas

Realización de las pruebas que permitan tener un sistema correctamente instalado y

una red en óptimas condiciones.

Dentro de las pruebas el Director de Proyecto debe verificar los siguientes factores:

1. Comunicación de las estaciones de trabajo con el servidor.

2. Conexión de SYSPROY en las estaciones de trabajo con la base de datos en el

servidor.

c) Análisis de los resultados de las Pruebas

Verificar los resultados obtenidos en las pruebas hechas y realizar correcciones.

4. CAPACITACIÓN DE PERSONAL

Objetivo General: Capacitar al personal de las distintas áreas que harán uso de SYSPROY.

Objetivos Específicos: a) Disponer con los materiales y personal necesarios para desarrollar la capacitación

del personal.

b) Lograr que el personal y la jefatura del Departamento de Desarrollo Humano y

Comunicaciones este capacitado para utilizar el sistema.


4.1 Preparación de la Capacitación a) Diseño de la Capacitación a impartir al personal usuario de SYSPROY.

Diseño de la capacitación para los distintos niveles de usuarios.

b) Reproducción del material a utilizar en la capacitación

Preparación de todo el material que será utilizado en las capacitaciones esto incluirá

los manuales de usuario.

4.2 Capacitación del Personal a) Capacitación de la jefatura y personal del departamento de desarrollo humano y

comunicaciones

Esta actividad permitirá el adiestramiento de la jefatura y personal del departamento

desarrollo humano y comunicaciones en las opciones a las que tendrán acceso dentro

del sistema. Los tópicos que formaran parte de esta capacitación son los siguientes:

Tema Actividades

Iniciación en el uso del sistema SYSPROY

a. Acceso al sistema

b. Opciones de cada módulo del sistema

c. Salir del software

Utilización de SYSPROY

Módulo de Proyectos

a. Registro de proyectos

d. Denegación de Proyectos

e. Aprobación de Proyectos

f. Proyectos Pendientes

g. Seguimiento de etapas de los proyectos

h. Finalizacion de Proyectos


Módulo de Mantenimiento

a. Registro de datos personales de los habitantes

i. Registro de comisiones

j. Registro de comunidades

k. Registro de contrapartidas


Módulo Administración

a. Cambios de password

l. Registro de Usuarios

m. Registro de Proyectos a Historico Tabla 1: Capacitacion del Personal.

La capacitación se brindara a la jefatura y al personal del departamento de Desarrollo

Humano y Comunicaciones. Y se harán en el horario de 7:30 AM a 9:00 AM de Lunes a

Viernes. La duración de la capacitación será de 15 horas. Y será distribuida de la

siguiente forma:

Tema Duración en días

Duración en horas

Iniciación en el uso del sistema

SYSPROY 2 días 3 horas


Módulo de Proyectos 3 días 4.5 horas


Módulo de Mantenimiento 3 días 4.5 horas


Módulo Administración 2 días 3 horas

10 días 15 horas

5. PUESTA EN MARCHA

Objetivo General:

Que la persona que estará a cargo de la implantación ponga en marcha y en paralelo

(4 semanas de prueba) el Sistema Informático de Control de Proyectos para el

departamento de desarrollo humano y comunicaciones de la Alcaldía de Santo Tomas.

Objetivo Especifico:

Comparar los resultados obtenidos con la operación de SYSPROY con los obtenidos

con el sistema actual.

b) Verificar que la información proporcionada por SYSPROY, cumpla con las

expectativas del departamento de desarrollo humano y comunicaciones.


5.1 Operación paralela del sistema

Operar de forma paralela el sistema manual actual y SYSPROY, con el objetivo de

verificar que los datos generados por el nuevo sistema sean correctos, y que los

usuarios se familiaricen gradualmente con este.

5.2 Análisis de resultados

Esta actividad tiene por objetivo comparar los resultados arrojados por SYSPROY

contra los dados por el sistema antiguo, corrigiendo errores detectados.

5.3 Inicio en el uso del sistema

SYSPROY quedara operando una vez se haya comparado en un tiempo de 4 semanas

con el sistema manual actual, y todos los errores encontrados hayan sido corregidos a

través de la comparación realizada.

PROGRAMACION PARA LA IMPLANTACION.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

No. Actividad SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4 SEMANA 5 SEMANA 6 SEMANA 7 SEMANA 8 SEMANA 9 SEMANA 10

L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V

Inicio del plan de implantación (5 dias)

1 Asignación del Director del Proyecto X 1

2 Asignación del Administrador de red X 1

3 Asignación Administrador de la base de datos X 1

4 Asignación del Administrador del sistema X 1

5 Selección y contratación del capacitador X 3

Acondicionamiento de instalaciones y Configuracion de Server (8 dias)

6 X 1

7 Diseñar la distribución del equipo informático dentro del local X 1

8 Adecuación del local X X 1

9 Instalación de la estructura de la red X X X 3

10 X 1

Pruebas entre Servidor y Cliente (2 dias)

14 Realización de las Pruebas X 2

15 Análisis de los resultados de las Pruebas X 2

Capacitación del Personal (10 dias)

16 X X X X X X X X X X 10

Puesta en Marcha (24 dias)

17 Ingreso de Informacion de Proyectos no finalizados X X X X X 5

18 Operación paralela del sistema X X X X X X X X X X X X X X X 15

19 Análisis de resultados X X X 3

20 Arranque del sistema X 1

DURACION TOTAL

Duración (días)

Evaluar las condiciones del espacio fís ico del local del departamento

Configuración del Servidor, Instalación de la base de datos, Instalación de la aplicación informática en el servidor

Capacitación de la jefatura y el personal del departamento de Desarrollo Humano y Comunicaciones

49 días1

5.2.3 . ASIGNACIÓN DE RECURSOS

La asignación de recursos se muestra en la siguiente tabla:

ASIGNACION DE RECURSO HUMANO PARA LA IMPLANTACION DE SYSPROY

Subsistema Recurso Humano Recurso Material

Preparación del Proyecto Director del Proyecto (1)

Acondicionamiento de instalaciones

Administrador de la Red (1)

1 Manual de Usuario

1 Manual Técnico

1 Manual de Implantación

1 Servidor

3 Estaciones de Trabajo30

1 Impresor

4 UPS

Migración y Pruebas

Director del Proyecto (1)

Administrador de Red (1)

Administrador de la base de datos (1)

Administrador del sistema (1)

Base de datos de Access

Infraestructura de comunicación

(RED)

Capacitación de personal Director del Proyecto (1)

Capacitador (1)


Manuales de Usuario

Puesta en Marcha

Administrador de Red (1)

Administrador de la base de datos (1)


Director del Proyecto (1)

Información de los proyectos

actuales en la Alcaldia.

30 Es el total de pc para hacer uso del sistema

Costos asociados al proyecto

En esta sección se presentan cada uno de los costos por rubro que son

necesarios para la ejecución del proyecto.

RECURSO MATERIAL.

El recurso material en cuanto a papelería a utilizar durante la implantación del

proyecto, se detalla en la tabla siguiente.

Cantidad Descripción Costo Unitario Costo Total

1 Manual Técnico (26 pags. c/u) $1.92 $1.92

1 Manual de Implantación (20 pags.) $1.74 $1.74

6 Manual de Usuario (30 pags. c/u) $2.04 $12.24

TOTAL31 = $15.90

EQUIPO.

Las especificaciones del equipo a utilizar en la implantación del sistema, se

presentan en la siguiente tabla con su respectivo costo:

31 Se toma en cuenta que la fotocopia por pagina tiene un costo de $0.03, y el empastado de cada documento cuesta $1.14

TABLA DE ESPECIFICACIONES / COSTO DEL EQUIPO A INSTALAR Cant Equipo Especificaciones Costo Unitario Costo Total

1 Servidor

1. Disco Duro de 80 GB

2. Procesador 2.0 Ghz

3. Interfase de red 10/100 Mbps

conector RJ-45

4. Memoria RAM de 512 MB a 133 Mhz

Monitor SVGA

Unidad de CD-ROM

$1,200 $1,200

3 Estaciones de Trabajo32

1. Disco Duro de 30 GB

5. Procesador Pentium III a 1.5 Ghz

6. Tarjeta de red de 10/100 Mbps

conector RJ-45

7. Memoria RAM de 128 MB

Monitor SVGA

Unidad de CD-ROM

$800 $2,400

1 Concentrador

Soporte de 16 puertos

Velocidad de 10/100 Mbps

Entradas de conectores RJ-45 utilizado en

cable de par trenzado

$80 $80

1 Impresora de Inyección

1440 x 720 dpi

11 ppm en negro

5.5 ppm en color

$75.00 $75

4 UPS

a. Marca Centra

b. Disponibilidad de batería de 10 minutos

mínimo

$57 $171

1 Instalación de Red

Conectores de red(4)

Cable UTP categoría 5 (50 mt)

Conectores RJ-45 (8)

$857 $857

TOTAL = $4,783.00

32 La Alcaldía de Santo Tomás ya dispone del equipo necesario para utilización de SYSPROY

Recurso Humano.

Elemento Humano Descripción Tiempo de contratación Costo Capacitador (1) Personal encargado de

capacitar a los usuarios del sistema

2 semanas $200.00

Costo de Recurso Humano Externo33 $200.00

5.3 . ORGANIZACION

5.3.1. ESTRUCTURA ORGANICA.

Para realizar la implantación del Sistema Informático de Administración de Proyectos

para el Departamento de Desarrollo Humano y Comunicaciones de la Alcaldía Municipal

de Santo Tomás se ha considerado la siguiente estructura organizativa:

33 Consulta al DDHC sobre al pago que se daría al personal que cumple este tipo de perfil

DIRECTOR DEL PROYECTO

ADMINISTRADOR

DE LA RED

CAPACITADOR ADMINISTRADOR

DE BASE DE DATOS

ADMINISTRADOR

DEL SISTEMA

5.3.2 MANUAL DE FUNCIONES PARA LA IMPLANTACION. Objetivos del Manual

El Manual de Funciones para la implantación de SYSPROY, tiene como

propósitos los siguientes:

• Definir líneas de autoridad y responsabilidad con el fin de evitar la duplicidad de

funciones por cada puesto en la organización.

Ámbito de Aplicación

El diseño del presente manual esta encaminado a la descripción de las funciones

y actividades correspondientes a cada una de las entidades que forman parte de

la Implantación del Proyecto.

Limitaciones

El presente manual constituye una herramienta de organización, pero no se

pretende mediante este sustituir procedimientos, políticas y funciones

institucionales establecidas dentro de la Alcaldía.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

Carácter del puesto: Tiempo completo durante

proyecto

Titulo: Director del Proyecto

Reporta a: Alcalde

Aprobado por: DDHC

No de personas: 1

Departamento: Desarrollo Humano y

Comunicaciones

Descripción: Será el encargado de la administración de las actividades a realizar para la

implantación del sistema, así como la administración de los recursos asignados a cada una de estas

actividades.

Funciones:

• Planificar todas las actividades que permitan alcanzar el objetivo de implantar el sistema.

• Planificar las actividades con el administrador de red, administrador de la base de datos,

administrador del sistema

• Recepción y supervisión de todo el equipo informático adquirido para la implantación del sistema.

• Gestionar la empresa que suministrará los elementos de red necesarios para la implementación

del sistema.

• Requisitos:

• Definir medidas de contingencia que permitan solventar los problemas que se presenten durante la

implantación del proyecto.

• Asignar los recursos en cuanto a personal y dinero necesarios para la realización de cada

actividad dentro del plan de implantación.

• Realizar un análisis detallado de los resultados obtenidos en la comparación del sistema manual

con el sistema implantado.

Requisitos:

• Completo conocimiento las actividades del departamento de desarrollo humano y comunicaciones • Experiencia en la planificación de proyectos informáticos • Preferiblemente tener cargos de jefatura en el departamento de desarrollo humano y comunicaciones • Capacidad deductiva y análisis • Facilidad en el manejo de grupos de trabajo • Dispuesto a trabajar bajo presión • Responsable en actividades encomendadas • Sin problemas de horario

PROY


proyecto

Titulo: Administrador de la Red

Reporta a: Director del Proyecto

Aprobado por: DDHC

No de personas: 1


Comunicaciones

Descripción: Realizara todas las actividades de instalación y administración de la red SYSPROY,

tomando en cuenta el equipo informático necesario en cuanto a hardware, software y mobiliario.

Funciones:

1. Diseñar la distribución de la red a implantar en el departamento de Desarrollo Humano y

Comunicaciones.

2. Supervisar el acondicionamiento de las instalaciones eléctricas del área de implantación de la

red.

3. Verificar la correcta realización del cableado estructurado, así como también la instalación del

hardware y software.

4. Ejecutar la instalación y configuración del software tanto en el servidor como en las estaciones

de trabajo.

5. Brindar apoyo en la fase de capacitación del personal usuario del sistema.

6. Crear cuentas de acceso a usuarios del sistema.

7. Solventar los problemas que tengan los usuarios con la red instalada.

Requisitos:

1. Ingeniero de sistemas informáticos o carreras afines

8. Conocimientos de reparación y mantenimiento de hardware

9. Tener conocimiento de configuración de servidores y aplicaciones

10. Conocimiento de manejo y configuración de redes en plataforma MS Windows

11. Conocimiento de ingles técnico

12. Dispuesto a trabajar bajo presión

13. Responsable en actividades encomendadas

14. Sin problemas de horario

SYSPROY


proyecto

Titulo: Administrador de la base de datos

Depende de: Director del Proyecto

Aprobado por: DDHC

No de personas: 1


Comunicaciones

Descripción: Realizara todas las actividades de instalación y administración de base de datos en el

servidor, monitorear el funcionamiento de la base de datos durante la instalación y su uso.

Funciones:

1. Encargado de la instalación de la base de datos de SYSPROY.

15. Dar seguimiento a transacciones que se den en la base de datos durante la instalación y

prueba del sistema.

16. Garantizar el buen funcionamiento y disponibilidad de la base de datos.

17. Diseñar los procedimientos de mantenimiento de la base de datos que deberán utilizarse para

el buen funcionamiento del sistema SYSPROY.

18. Informar al director del proyecto del comportamiento de la base de datos durante el proceso de

pruebas.

Requisitos:

1. Cuarto año como mínimo de la carrera de ingeniería de sistemas informáticos o carreras

afines.

19. Ordenado y metódico en sus actividades.

20. Tener conocimientos sobre diseño, administración y mantenimiento de bases de datos (Access

u otros).




SYSPROY


proyecto

Titulo: Administrador del sistema


Aprobado por: DDHC

No de personas: 1


Comunicaciones

Descripción: Responsable de velar por el buen funcionamiento de la aplicación, tener constante

comunicación con el administrador de la base de datos y administrador de red.

Funciones:

1. Monitorear la validez de la información que se utilizara para configurar el sistema.

24. Garantizar que la instalación y funcionamiento de la aplicación del sistema se encuentre en

forma correcta.

25. Detectar anomalías del sistema, tanto en información que se almacena como en la que se

genera

26. Realizar un análisis de los resultados que genera el sistema comparándolos con los que se

generan en forma manual

27. Informar al director del proyecto sobre las actividades que se realizan durante la instalación y

proceso de pruebas del sistema.

28. Quedara con la responsabilidad de la administración del sistema

Requisitos:

1. Ingeniero de sistemas de informáticos o carreras afines

29. Conocimiento en el lenguaje de programación Visual Basic.

30. Capacidad deductiva y de análisis.




SYSPROY


proyecto

Titulo: Capacitador


Aprobado por: DDHC

No de personas: 1


Comunicaciones

Descripción: Capacitar a los usuarios sobre el funcionamiento de SYSPROY

Funciones:

1. Capacitar a los usuarios sobre el uso de las funcionalidades que proporciona el SYSPROY.

34. Definir las estrategias a seguir para ejecutar la capacitación de los usuarios

35. Elaborar informes sobre las actividades ejecutadas

36. Apoyar las diferentes actividades que han de realizarse como parte del presente plan de

implantación.

Requisitos:

1. Conocimiento completo del sistema a implantar 37. Facilidad de comunicación verbal y escrita

38. Experiencia capacitación de personal con respecto a sistemas de computación


40. Conocimientos básicos sobre la utilización de la computadora.

41. Manejo de procesadores de texto.

42. Buenas relaciones interpersonales

43. Dos años de estudios universitarios

8

SYSPROY

5.4 SISTEMA DE CONTROL Índices de control Como parte del sistema de control, en relación con el avance real y el avance

planificado, se presentan algunos índices que permiten controlar el desarrollo de las

actividades y detectar desviaciones de manera temprana, lo que posibilita hacer

correcciones. Dichos índices se detallan a continuación:

ÍNDICES PARA EL CONTROL DEL AVANCE REAL DE LA PLANIFICACIÓN

1. Tiempo utilizado para el desarrollo de actividades

Objetivo: Establecer un punto de referencia para llevar un control de la duración real de

las actividades, con el fin de aplicar medidas correctivas.

DA = Duración real de actividad

Tiempo programado para la actividad

1. Actividades planificadas ejecutadas

Objetivo: Establecer el porcentaje de avance según lo planificado.

Duración de las actividades ejecutadas APE = Duración de todas las actividades

• Actividades planificadas retrasadas

Objetivo: Establecer el porcentaje de retraso con respecto a la planificación de

actividades.

APR = Tiempos de retraso de actividades retrazadas

Duración de todas las actividades

COSTO MENSUAL DE ACTIVIDADES

Objetivo: Establecer un punto de referencia para el control de los gastos mensuales

realizados durante la ejecución del proyecto.

CMA = Costo real mensual de actividades

Costo mensual programado de actividades

Los valores obtenidos para cada uno de los índices indicaran el nivel de cumplimiento de la programación, donde un índice menor o igual a 1 establece un estado aceptable para la actividad evaluada y en caso contrario, un índice mayor a 1 indica que es necesario tomar medidas correctivas que mejoren la ejecución de lo planificado.