Организационно-распорядительные документы

План семинара

• Организационно-распорядительные документы в Организации;

• Задачи в работе с этими документами;

• Чем может быть полезен продукт 1С:Документооборот;

• Основные процессы работы с ОРД;

• Настройка программы для работы с ОРД;

• Технология работы с ОРД;

• Регламентация работы с документами;

• Сложности, с которыми Вы можете столкнуться на проекте;

• Как обойти возможные риски и получить результат;

• Обсуждение перехода работы с ОРД «от бумаги» к СЭД;

• Ответы на вопросы в чате, контакты и консультации;

Определения ОРД

Организационно-распорядительная документация (ОРД) —

комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации.

• Постановление

• Распоряжение

• Приказ

• Протокол

• Инструкция

Определения ОРД

Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности.

Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

• краткость и компактность изложения официального документа;

• точность и определенность формулировок;

• однозначность и единообразие терминов;

• последовательность.

Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено – срок исполнения.

Определения ОРД

Основные реквизиты (Согласно ГОСТ Р 6.30-2003.)

• Наименование организации;• Дата;• Место;• Гриф утверждения;• Заголовок;• Текст;• Подпись;• Отметка о наличии приложения (если требуется);• Гриф/виза согласования;

Порядок составления распорядительного документа во многом зависит от того как он прописан в инструкции по делопроизводству организации, так как все ГОСТы существующие на данный момент носят рекомендательный характер.

Этапы подготовки распорядительных документов

• сбор данных по управленческому вопросу;• составление проекта распорядительного документа;• согласование проекта распорядительного документа;• подписание документа;• исполнение или ознакомление;• контроль исполнения;

• архив актуальных распорядительных документов;

Переход …от бумаги к СЭД

Сложности в работе с бумажными документами…

• С документом может работать только один человек;

• Используется электронная почта как координация работы людей;

• Эффективность работы с документами зависит от людей;

• Нет прозрачного доступа к работе с документами;

• Сложно понять, как ведется работа с ОРД;

• Время согласования ОРД слишком велико;

• Исполнение документа может быть на не удовлетворительном уровне;

• Сложно ознакомить с документом большое количество сотрудников;

• Документы находятся не всегда известно где и у кого;

• Тратится много времени на поиск нужного документа;

• Сложно отслеживать связанные документы;

• Документы …могут теряться…

Какие механизмы представляет 1С:Документооборот

– Хранение документов в электронном виде;

– Структурирование документов по различным критериям;

– Определение доступа к документам;

– Совместная работа пользователей с актуальными данными;

– Связи распорядительных документов с другими документами;

– Процессы обработки распорядительных. документов;

– Удобная работа с реестрами и быстрый поиск документов;

– Механизмы исполнения и контроля;

– Работа с документами в едином информационном пространстве;

Задаем множество видов документов

Настраиваем каждый вид документа

Определяем нумерацию документов

Добавляем любые дополнительные реквизиты

Регистрационная карточка документа

Реквизиты распорядительного документа

ШАБЛОНЫ ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ

Шаблоны распорядительных документов

Шаблоны распорядительных документов

Подготавливаем шаблон файла

Правила автозаполнения шаблона файла

Обработка распорядительных документов

• Подготовка• Согласование• Утверждение• Регистрация• Исполнение / Ознакомление

Обработка распорядительного документа

Поручение – задача исполнителю

Согласование распорядительного документа

Задача в процессе «Согласование»

Визы в документе после согласования

Утверждение документа

Файл подписаны ЭЦП при утверждении

Регистрация документа

Исполнение документа ОРД

Все процессы и задачи по документу

Реестр распорядительных документов

• Списком• По папкам• По организациям• По видам документов• По номенклатуре дел• По корреспондентам

• По произвольным настройкам пользователя

Список документов (по папкам)

Структура папок для документов может быть сложной

Список документов (по видам документов)

Список (с группировкой по вопросам деятельности)

Журнал передачи

Запись в календаре, планирование работы

Отчеты по Журналу передачи

Связи документа с любыми другими документами

Ограничение доступа

• Права на папки;

• Грифы доступа;• Виды документов;• Организации;• Группы корреспондентов;• Группы физических лиц;• Вопросы деятельности;

• Рабочая группа в документе;;

Определяем права доступа на папку

Права по группам доступа

Использование рабочей группы

Поиск данных

Поиск по заданным параметрам

Поиск как в интернет

Технология настройки

Сложности и риски

Какие нужно сделать шаги

Создаем полезный инструмент для организации

– Кому это нужно? Зачем?

– Что мы должны получить;

– Кто это будет делать;

– Определяем сроки;

– Составляем план проекта;

– Инициируем проект;

– …делаем!

– *обращаемся в Кодерлайн

– *консультируемся по Skype a.kukanov