От бумажных документов к электронным: почему компании заказывают оцифровку и как обосновывают?

Веригин Илья, Руководитель направления аналитики и услуг

Европейский лидерв области создания баз данных и банков электронных документов

Разработка и внедрение информационных систем автоматизации деятельности федеральных и региональных органов власти, промышленных предприятий и коммерческих организаций

Что нас ждет20.04.2016«От бумажных документов к электронным: почему компании заказывают оцифровку и как обосновывают? Примеры ROI»

Зачем?

Как с этим жить?

Как сделать?26.04.2016 «Текущий ввод документов и оцифровка архивов: какие технологии выбрать?»

27.04.2016«Электронный архив: от статичного хранилища к динамичной документной поддержке деятельности. Стратегии применения ЕСМ»

«Как создать электронный архив в современных условиях»• Теория от ведущих экспертов

по управлению документами • Практическая реализация от специалистов ЭЛАР

Курс вебинаров 24-26 мая 2016 года

Кто сегодня использует оцифровку?

Что сканируют? От почтовых марок до карт 8А0 и каротажных лент 30м. От библиотечных карточек до книг толщиной 80 см От артефактов монет до сценических декораций От свежих приказов до 400-летних изданий

Всё!

Популярные форматы работ Массовая (залповая) оцифровка архивов Поэтапная оцифровка для оптимизации финансирования

Количественная (объем в период) Технологическая (последовательные этапы работ)

Текущий ввод Своими силами с закупкой оборудования и ПО Аренда участка ввода (оборудование/оператор)

Цель оцифровки архивовСохранить и научиться пользоваться в ежедневном режимеНаполнить учетные системы Актуализировать реестры/регистры Находить информацию быстроПолучать доступ к документам с рабочих мест Предоставить удаленный, многопользовательский доступИсключить затраты на копированиеОсвободить помещения…

Цель текущего вводаМаксимально эффективное преобразование в электронный видБыстро и качественно сканировать Использовать ПО автоматической обработки изображений Использовать ПО распознавания Автоматически заполнять поля индексной карточкиМассово загружать документы в ИС…Справляться с текущим вводомМинимизировать трудозатраты и штат

Пример реально №1

Решаемые задачиИстория взаимодействия с гражданами и юрлицами, получение статистики в различных разрезахПереход на электронный документооборот (все поступающие документы сканируются) и повышение дисциплины исполненияДокументная поддержка деятельности: заседаний, комиссий и пр.

Электронный архив Администрации Президента и прикладных систем

Более 7 000 000 документов, в том числе «с грифом».Массовая оцифровка архива + текущий ввод.

71620 листов текста и 10627 листов широкоформатной графики

Пример 2 Министерство природопользованияи экологии Республики Башкортостан

Исключены из пользования ветхие документы (с 1935 года)

Перешли на предоставление в электронном виде по запросам потребителей - ОГВ и компаний

Первичные работы – 4 месяца. Поэтапная оцифровка продолжается.

Электронный архив геологических отчетов и изысканий

Пример 3

ЗАГС Самарской области Оцифровка более 4 000 000 записейИндексирование по «поисковому» набору (5-7 наиболее часто используемых для поиска полей)

ЗАГС Калининградской областиОцифровка 100% архивов (2 800 000 записей)Расширенное индексирование по 9-13 полям (в объеме выдаваемого свидетельства)

Оцифровка архивов ЗАГС – часть государственной политики «Информационного общества». Без наполнения ИС ЗАГС невозможна «электронизация» множества социальных госуслуг.

На днях по результатам отчета Счетной Палаты тема актуализирована.

Пример 4

Данные документов проиндексированы, произведен перевод на русский язык (жесткий регламент преобразования со 100% проверкой ресурса)

Ускоренно запущен ГКН в российском формате Избежали физического приема 30% населения

Оцифровка как способ регистрации прав без приема населения

Дела по 900 000 объектам в 2015 г.

Пример 5

Пилотные работы начаты (Владимирская обл.)Элемент реализации других приоритетных государственных задач:

постановки на учет неразграниченной земли

проведения инвентаризации и постановки на учет самозахватов и самостроев

План – перевод всех кадастровых документов в электронный вид для наполнению служебной и публичной кадастровой карты

Пример 6

Администрация КраснодараОцифровка архивных документов, касающихся прав собственности на землю и недвижимого имущества. Более 2500 дел.Участок текущего ввода для оперативного сканирования по запросам

Администрация г. СочиОцифровка архива правоустанавливающих документов 1937-2003 г. (2000 дел)Выдаче копий через МФЦ в связи с олимпийским строительством

Востребованный сегодня формат – оцифровка документов земельно-имущественного комплекса с привязкой к координатам Геоинформационной системы для проведения инвентаризаций

Задачи учета, инвентаризации имущества и предоставления госуслуг порождает интерес к оцифровке со стороны муниципалитетов

КультураОцифровка документов Архивного фонда РФ и НСА - неотъемлемая часть деятельности архивов Решаемые задачи: наведение порядка в фондовом учетеупрощение поиска документов и снижение нагрузки на сотрудников архивасокращение времени на отработку запросов пользователейсохранение ветхих оригиналовпереход к предоставлению архивных услуг в электронном виде, в том числе платных услуг

Пример 7Оцифровка всех описей ГАРФ15 лет сотрудничества. Более 7 000 000 описей – сложных для индексирования документов.

Ревизские сказки РГАДАБолее 3 000 000 листов уникальных исторических документов 17-18 в.в. Оригиналы весом до 50 кг и толщиной до 80 см.

* Мы всегда идем навстречу. Под проект разработано уникальное оборудование.

Пример 8Библиотеки – уже больше 20 лет оцифровкиОцифровка картотек для формирования электронного каталога и автоматизации учета (очень сложные документы)Сканирование книг (сегодня – централизованный процесс в рамках развития НЭБ)

Пример 9Оцифровка в музеях – свои особенностиСканирование учетных документов (картотек, инвентарных книг и книг поступлений) для наполнения КАМИССканирование картин и графики для создания виртуальных коллекций и в целях реставрацииФотографирование предметов ДПИ, экспонатов, интерьеров и т.д.

Государственный ЭрмитажОцифровано: 1.Около 1,2 млн. предметов, более 2,6 млн. образов.2.Более 3,7 млн. записей учетных книг3.Более 1,2 млн. библиографических записей

Промышленность и коммерческий секторЦели оцифровки:Сокращение издержек управленческой деятельности (ОРД, финансовая, кадровая документация)

Сохранение научного наследия и модернизация производства (техническая документация)

Пример 10Электронный ресурс документов ремонтно-эксплуатационных службЕдиный ресурс документов РЭС, объединяющий8 гидростанций и профильных проектных институтов Оцифровка более 250 000 документов формата от А4 до А0+

Саяно-Шушенская ГЭСВ кратчайшие сроки (3 недели) были отсканированы 320 тысяч документов Основной массив – конструкторская документация

Пример 11Задача: Обеспечение быстрого доступа к документам проектно-конструкторского отдела для всех служб и подразделений ВТЗ

Создана Система электронного хранилища технической документации

В электронный вид переведено более 600 000 документов, включая:Чертежи и спецификацииТехнические описания и технические условияПаспортаСправочные и нормативно-технические документы

Пример 12Промысловые документы – история и текущие показатели геологоразведки и эксплуатации месторождений

Произведено сканирование, обработка, индексирование: 750 томов геологических отчетов (более 200 000 листов, включая карты, разрезы недр и пр.) 500 документов-приложений к отчетам (более 3 000 листов)

Пример 13

Задача – упрощение учета и управления корпоративным имуществомСоздан корпоративный электронный архив, объединивший документы 64 дочерних предприятийВ электронный вид разово переведено 405 850 дел шести департаментов ОАО «Газпром» (суммарный объем – более 1 300 000 листов)

Задача – финансовая деятельность.Оцифровка бухгалтерской документации в рамках изменения форм собственности и ликвидации обществ

Пример 14Оцифровка клиентских досье – шаг в развитии клиенториентированных сервисовобеспечить доступ к документам для всех сотрудниковповысить скорость и качество анализа информации обеспечить возможность клиенту обратиться в любое отделение или филиал для получения услугисоздать страховую копию на случай утраты или изъятия оригинала по возможности освободить занятые бумагой площади офисов, выводя их в удаленное хранилище

Пример 15Первичная бухгалтерская документацияВ стандартных условиях потребности в оцифровке архивов практически нет.Приоритет – созданию инфраструктуры текущего ввода.

Распределенный ввод Штрих-кодирование Централизованное распознавание Автоматическое извлечение данных, вплоть до формирования

проводок

Наиболее активное направление – ОЦО, где распределенный ввод – часть бизнес-процессов

Крупный мясопроизводительКрупный спортивный ритейлерКрупнейший продуктовый ритейлер………

ОБОСНОВАНИЕ

Архив технической документации: сканировать самим или заказать услуги?Промышленное предприятие решило перевести в электронный вид архив технической документации:Объем 1 500 000 листов (чертежи и приложения к ним формата А4 – А0)Помимо заказа аутсорсинговых услуг, рассматривалось создание участка сканирования и оцифровка документов своими силами.

Цели:Модернизация производственного циклаРеинкарнация разработокВысвобождение площадейСохранение самих документов

Самостоятельный ввод Заказ услуг

Количество выделяемых штатных единиц (8-часовой рабочий день) - 6

Срок сканирования – 3 месяца (участок сканирования на территории заказчика со штатом 40 человек)

Скорость оцифровки (6 человек, сканирование + ввод данных по 4 полям) – 3400 страниц в день

Срок индексирования – 6 месяцев (выполняется параллельно со сканированием, при условии работы >100 операторов индексирования)

Общий срок оцифровки – 441 рабочий день (23 месяца) Общий срок оцифровки – 6 месяцев (несколько этапов). Первая полностью подготовленная часть ресурса передается заказчику уже в 1 месяце.

Фактическая стоимость содержания специалиста включая З/П, НДС и отчисления в ПФР, ФОМС, ФСС, ДМС и накладные расходы: (40 000 + 13%) + 22% + 5.1% + 2.9% + 0.2% + 50% = 81 450 руб./мес. Фонд оплаты труда – 11 240 100 руб.  Стоимость закупки 6 планетарных сканеров (3 формата А2+, 2 протяжных формата А0, 1 планетарный формата А0) – 12 102 470 руб.

 

Сумма затрат: 23 346 570 руб.

Стоимость услуг: 35 956 000 руб.Сумма затрат с учетом типового коэффициента на организацию работ (1,5): 35 019 855 руб.

Итог

Более детальный расчет подтолкнул компанию выбрать заказ услуг по причине гораздо более низкого периода окупаемости (PP=2,27 года)

вместо 23-месячной постепенной самостоятельной оцифровки с «оттянутым» эффектом оптимизации

предприятие смогло в срок 6 месяцев создать ресурс, внедрить его на производстве и окупить на 82%.

Оцифровка документов по текущей деятельности ОГВОГВ в процессе деятельности формирует дела на объекты учета (в среднем 60 страниц документов

на один объект):Объем массива – 10 000 дел. Массив оперативный, востребованный в деятельности. Документы хранятся в отдельных помещениях и подвале. На отработку одного обращения (поиск документа в архиве, копирование и составление ответа с перепечаткой текста) требуется в среднем 45 минут. Из-за обилия медленной ручной работы ОГВ не справляется со своевременным исполнением возложенных обязанностей

некоторые документы теряются штат необходимо «оптимизировать»

Обоснование вложенийДокументы в деле многостраничные. Необходимо отсканировать все 60 страниц, проиндексировать только 20. Оцифровка документации по 1 объекту - около 325 рублей. Затраты на перевод в электронный вид всего массива документов около 3 300 000 руб. Параметры работы: поиск документа, распечатка копий и составление типового ответа с приложением копий - 6 мин (вместо 45).Общая эффективность работы повышается до 10 раз (по факту повысилась в 5-6 раз, т.к. сотрудник выполняет смежные обязанности, а часть работ по-прежнему требует доступа к оригиналу документа). Появилась возможность сократить штат с 10 до 7 штатных единиц. При среднемесячной заработной плате гражданских служащих в 32 тыс. рублей (Росстат), даже без учета дополнительных выплат и компенсаций, ежегодная экономия составляет 1 152 000 рублей (с коэффициентами – более 2 000 000 в год).

Максимальный срок окупаемости проекта только за счет повышения эффективности работы – 2,9 года (фактический – 1,7 года).

Помимо чистой экономии на з/п, ОГВ исключил утерю документов и смог включиться в межведомственное электронное взаимодействие.Экономический эффект от этих результатов может быть рассчитан лишь частично.

Финансовые документы: Оцифровка или внеофисное хранение?Крупная торговая компания: гигантские затраты на хранение массивов первичных документов (договоры, акты, счета и пр.).Стремясь к сокращению затрат и не желая брать на себя организационные вопросы, связанные со строительством собственного архива, компания выбирала один из вариантов аутсорсинга: Оптимизировать работу с бумагой, передав документы на внеофисное хранение.Оцифровать и сохранить архивные документы в электронном виде, уничтожить всю бумагу с истекшим сроком хранения.

Объем документов – 10 000 000 страниц (около 8 000 коробов). Доступ к документам регулярный, ежемесячно запрашиваются и изменяются около 5% документов (400 коробов).

Внеофисное хранение ОцифровкаРазовые затраты (короба, упаковка, транспортировка, прием исполнителем): 8000*142=1 136 000 руб.

Разовые затраты (сканирование в поточном режиме и автоматическое индексирование по №, дате, контрагенту с проверкой): 10 000 000*2,25 = 22 500 000 руб.

Ежемесячный платеж за хранение массива, выдачу и доставку в среднем 200 коробов в месяц: 8000*20+400*97=198 800 руб.

Уничтожение бесплатно.

Затраты за 3 года: 8 292 800 руб. Общие затраты: 22 500 000 руб.

Затраты за 5 лет: 13 064 000 руб.

Недостатки: Медленный доступ к оригиналам (1-3 дня). Крайняя высокая стоимость подготовки подборок, например, по требованию ФНС. Альтернатива высоким платежам за поиск – провести дорогостоящую начальную систематизацию документов перед передачей на хранение.

Недостатки: Высокие начальные вложения. Необходимость хранения в бумаге текущих документов.

Плюсы: Низкие начальные затраты. Плюсы: Быстрый доступ, отсутствие затрат на поиск, тиражирование документов и составление подборок.

ИтогРасчет позволил увидеть, что подходы имеют диаметрально противоположные преимущества и недостатки.

Для компании был реализован гибридный вариант услуг:Документы вывозятся на внеофисное хранение для мгновенного освобождения площадей и снижения расходов, связанных с их обслуживанием.Вместо физической доставки при запросе документы сканируются. Электронная копия пересылается компании быстрее и обходится дешевле, а ее хранение и повторное обращение к документу не требуют затрат.За 3-5 лет хранения постепенно формируется электронный фонд пользования (электронный архив, содержащий до 80% документов). По окончанию срока хранения бумага просто уничтожается с оцифровкой оставшихся 20% или без нее.

Регистрируйтесь26.04.2016

«Текущий ввод документов и оцифровка архивов: какие технологии выбрать?»27.04.2016

«Электронный архив: от статичного хранилища к динамичной документной поддержке деятельности. Стратегии применения ЕСМ»

Полный платный курсГлубокое погружение и сертификат

«Как создать электронный архив в современных условиях»

• Теория от ведущих экспертов по управлению документами

• Практическая реализация от специалистов ЭЛАР

24-26 мая 2016 года

ditad.ruerm.ru

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ

Корпорация ЭЛАР127015, г. Москва, Бумажный проезд, д. 14, стр. 2Тел.:+7 (495) 792-31-31Факс: +7 (499) 251-36-03

office@elar.ruwww.elar.ru