ЕДИНАЯ КОРПОРАТИВНАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И ДАННЫМИ

ЭЛАР Саперион представляет собой программную платформу для автоматизации сбора, обработки и хранения документов, создания специализированных систем управления данными и неструктурированным контентом, независимо от вида и источника.

На основе ЭЛАР Саперион с 1998 года в России создано более 300 информационных систем. Объем хранимых в них документов исчисляется миллиардами, а количество пользователей – десятками тысяч. Электронные архивы, территориально распределенные интегрированные хранилища, центры обработки документов и данных успешно работают в Администрации Президента РФ, большинстве федеральных министерств и ведомств, региональных правительствах, компаниях «Газпром», «Лукойл», «ТАНЕКО», «ФосАгро», «ОМК», «КОМОС ГРУПП», «ЕвроХим», «СУЭК» и во многих других организациях.

саперион.рф

Поддержка поточных документных сканеров

Поддержка офисных сканеров TWAIN

Фрагментирование крупноформатных изображений

Встроенная компрессия без потери качества до х5

Поддержка листов‑разделителей

Загрузка документов из внешних систем

Ввод документов из «горячих папок» по событию

Соотношение сетевой папки и логина пользователя

Ввод документов из файловой системы по расписанию

Загрузка документов через электронную почту

Настройка периодичности загрузки документов

Ориентация документов по тексту

Потоковая загрузка медиа‑файлов

Загрузка «тяжелых» файлов до 230 ТБ

Полнотекстовое индексирование

Встроенное распознавание текста и штрихкодов

Проверка уникальности документа при загрузке

Привязка документов по штрихкоду

Индексные данные из 2‑мерных баркодов

Импорт данных для индексирования из внешней системы

Заимствование атрибутов из внешних систем

Привязка документов по штрих‑кодам

Синхронизация индексных данных в ИС

Готовые шаблоны штрихкодов по умолчанию

Настройка шаблонов для набора получателей

Настройка индивидуального шаблона на основе группового

Защита от дублирования печати штрихкодов в сети

Проверка и установка шрифта штрихкодов

Извлечение значений индекса из заданной области скана

Генерации листов‑разделителей

Генерация штрихкодов

Контроль уникальности штрихкодов

Создание гиперссылок между документами

Проверки по максимальному размеру и формату документа

Пакетная проверка ввода индексных данных

Проверка уникальности атрибутивной информации

Заимствование атрибутов документов из внешних систем

Извлечение индексов из атрибутов файлов

Извлечение индексов из названий файлов по шаблону

Пакетное индексирование документов

Привязка нескольких документов к одному

Создание исходящего документа в ответ на входящий

Сертификация ФСТЭК — НДВ‑4, 1Г

Сертификация МО РФ — НДВ‑2, СС

Собственный формат хранения, мета‑файл

Резервирование индексов в мета‑файле

Невозможность удаления документа

Исключение из доступа при удалении

Мониторинг доступности документов

Полный протокол работы с документами

Конвертация документов в PDF/A формат

Сохранение всех версий документов

Кластеризация на уровне хранилища

Версия при изменении индекса

Автовосстановление при катастрофах

Права доступа для создания собственных разделов архива

Поддержка масштабируемости без ограничений

Настройка синхронизации документов между хранилищами

Продолжение передачи файла по восстановлении связи

Доказанная работоспособность при скорости 56kbps

Выгрузка и синхронизация хранилищ через offline

Проверка дублирования при синхронизации

Проверка контрольной суммы при репликации offline

Настройка репликации по расписанию, условиям и событиям

Поддержка заместителей по ролям

ЭЛАР Саперион – единая платформа для создания систем сбора, обработки, хранения и управления документами организации.

Ключевым преимуществом является большой набор модулей в базовой версии, с помощью которых решается весь спектр функциональных задач: от автоматизации сбора документов, их обработки, хранения и систематизации документных потоков до автоматизации деятельности подразделений и создания специализированных рабочих мест сотрудников.

Саперион обеспечивает хранение неограниченного объема контента любого вида: скан-образов бумажных документов, файлов офисных приложений, медиа и файлов специализированных приложений. Архитектура ядра поддерживает территориально распределенную конфигурацию хранилища и включает в себя сервисы репликации данных и балансировки аппаратной нагрузки.

Поиск документов в системах, содержащих более миллиарда документов, осуществляется за секунды. Пользователи могут использовать сквозной поиск по всем разделам (с учетом прав доступа), индексным полям, контекстный и полнотекстовый поиск, справочники и рубрикаторы.

Подсистема ввода позволяет напрямую подключить сканирующие устройства, в том числе скоростные потоковые сканеры, индексировать документы, распознавать штрихкоды, баркоды и полные тексты документов. Кроме того, платформа обладает функциями пакетной обработки изображений: автоматический доворот по тексту, обрезка полей, исключение пустых листов и листов разделителей.

Сервис интеграции дает возможность обеспечить легкую и быструю миграцию документов из информационных систем организации.

«Толстый» клиент

Вэб-клиент Мобильный клиент

Внешние системы

Ввод документов ERP

CRM

СЭД

Другие

Документы и факсы

Скан-образы документов

Данные из других ИС

Электронная почта

Мультимедиа

Первичная бухгалтер-

ская документа-

ция

Договорная документация

Кадровоеделопроизводство

Закупочные процедуры (конкурсная документация)

Конструк-торская и

технологи-ческая

документа-ция

Норматив-ные

документы

Маркетинг и PR

Научно-тех-ническая и проектная документа-

ция

Эксплуата-ционная

документа-ция

ЭЛАР Саперион

Политики хранения документов и данных

Для работы с системой предусмотрено три вида рабочих мест: «толстый», «тонкий» и мобильный клиенты. В мобильном клиенте допускается выгрузка части документов для работы с ними в режиме оффлайн, с последующей синхронизацией после подключения к серверу.

Гибкая модульная платформа Саперион позволяет создавать системы по методологии «Быстрый старт» и осуществлять внедрение этапами. Электронный депозитарий для одного подразделения впоследствии масштабируется до уровня корпоративного стандарта управления контентом.

Централизованная обработка и ввод документовВстроенный модуль ввода поддерживает поточные и офисные сканеры, обеспечивает распределенное сканирование документов в подразделениях и на предприятиях с филиальной структурой; предобработку электронных образов с автоматической ориентацией образов по тексту, распознавание текста и штрихкодов, генерацию и обработку листов-разделителей и др.

Автоматическую загрузку в хранилище из внешних систем и сетевых папок можно настроить, и осуществлять эту процедуру по расписанию, событию, индивидуально или потоком. Поддерживается заимствование индексных данных и проверка уникальности информации.

Единые принципы хранения документов Саперион гарантирует сохранность документов на протяжении всего их жизненного цикла в соответствии с политиками и сроками, принятыми в отрасли или конкретной организации. Административный интерфейс управления системой позволяет создавать правила и назначать сроки хранения по типам документов, условия исключения их из доступа или перемещения на офлайн-носители.

За единицу хранения в системе может быть принят один документ, несколько структурированных документов, или комплект по одной сделке: например, договор, счет-фактура, товарная накладная и акты.

Интеграция документов и данныхЕдиные принципы сбора, обработки и хранения документов позволяют реализовать стратегию перехода к безбумажному документообороту. ЭЛАР Саперион разгружает информационные системы, освобождая их от несвойственной функции хранения документов. Интеграционные возможности платформы обеспечивают доступ процессов учетных систем ко всем документам, хранящимся в Саперион, с соблюдением требований информационной безопасности и ограничения политики прав доступа.

Высокая масштабируемостьАрхитектура ядра является залогом построения надежной и масштабируемой информационной системы как с точки зрения одновременного обращения тысяч пользователей к миллиардам документов, так и с точки зрения ее расширения: от внедрения в одном подразделении до принятия в качестве стандарта корпоративной информационной среды.

Репликация в территориально распределенных системах Модуль репликации решает задачу передачи документов при низкой пропускной способности каналов связи между территориально распределенными хранилищами. Документы и данные доставляются в период наименьшей нагрузки сети, поддерживается возможность репликации по расписанию или по событию в системе. Передача документа автоматически продолжается после восстановления прерванного соединения.

Синхронизация хранения бумажных и электронных документов ЭЛАР Саперион позволяет автоматизировать работу с бумажными оригиналами документов, а также синхронизировать их с электронным хранилищем, включая топографирование и поиск с учетом действующей и рестроспективной номенклатур дел.

Модуль «СААД» соответствует рекомендациям ВНИИДАД и автоматизирует трудоемкие рутинные архивные процедуры формирования, комплектования, учета и использования бумажных архивных дел.

Версионность и дедубликацияКаждый документ может иметь неограниченное количество версий, то есть сохраняется история изменений, вносимых пользователями в документ, и можно отследить - кто и в какой момент к нему обращался. При необходимости одной из версий придается статус актуальной. Также всегда есть возможность вернуться к любому из вариантов документа. Поиск возможен как по актуальным документам, так и с учетом их версий.

Важным условием обеспечения целостности хранилища является исключение дубликатов документов. При загрузке документов автоматически производится проверка атрибутивной информации и штрихкодов. При обнаружении совпадений система предлагает сравнить похожие документы и их атрибуты, после чего заменить документ или его данные.

«Многоквартирный» электронный архивРабочие разделы хранилища для разных функциональных подразделений могут создаваться и конфигурироваться отдельно, при этом для каждой области создаются собственные справочники и рубрикаторы. Один и тот же раздел может быть представлен для нескольких подразделений в различных разрезах, со своими поисковыми и индексными формами для каждого пользователя или роли.

Такой принцип «многоквартирности» (multitenancy) дает возможность группам пользователей работать в собственных «срезах» хранилища документов, используя свои интерфейсы, меню, классификаторы, наборы индексов и статусов.

Защищенная совместная работа с документами Платформа поддерживает многопользовательскую работу в режиме просмотра документов. При редактировании документ блокируется системой от внесения изменений другими пользователями. Специальный модуль позволяет организовать совместную работу с контрагентами в отдельном «контуре» системы, без доступа к основному хранилищу. При этом версионность и история изменения документа сохраняются. По окончании совместной работы с документом, он помещается в хранилище в качестве новой версии.

Индивидуальная настройка структуры папок пользователями

Полный протокол работы с документами

Полный протокол действий пользователей

Мобильное приложение для аудита действий пользователей

Возможность пользовательских настроек отчетов

Отчет по действиям пользователя

Отчет по работе с документом

Ведение номенклатуры дел

Формирование и ведение оргструктуры

Систематизация и оформление дел

Передача дел в архив организации

Учет использования документов

Выдача дел в пользование

Контроль за движением дел в архиве

Топографирование документов

Управление делами и документами в подразделениях

Поиск документов в архивохранилищах

Поиск с учетом ретроспективной номенклатуры

Подготовка и ведение описей

Проведение экспертизы ценности

Формирование отчетных документов по шаблону

Печать наклеек штрихкодов

Соответствие ГОСТ Р 54 989:2012/ISO/TR 18492:2005

«Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»

Поддержка стратегии долговременной сохранности

Соответствие ГОСТ Р 54471‑2011/ISO/TR 15801:2009

«Системы электронного документооборота. Управление документацией»

Управление сроками хранения по типам документов

Управление жизненным циклом документов

Фиксированные сроки и сроки, определяемые событиями

Политики администрирования документов

Заимствование оргструктуры из СЭД

Разгрузка внешних систем от документов

Система автоматизации архивного дела ЭЛАР‑СААД

Соответствие рекомендациям ВНИИДАД

«Основные правила работы архивов организаций»

Учет дел с грифом ограничения доступа

Размещение документов с грифом СС

Блокировка документов для аудита

Перенос малоиспользуемых документов в «off‑line»

на основе статистики обращений к документам

Срезы одной базы документов для разных подразделений

Модульное расширение функциональности

Синхронизация с учетными записями LDAP\NDS

Публикация документов в открытом доступе

Процессы регистрации и согласования документов

Рассылка уведомлений по электронной почте

Кабинет для работы с внешними контрагентами

Отправка документа на почту по статусному событию

Универсальный кабинет для работы с контрагентами

Уведомление по email об этапе обработки документа

Работа через «толстый клиент», Web‑ и мобильные (iOS) клиенты

Установка соответствия с объектом внешней системы

Модуль интеграции с MS SharePoint

Модуль интеграции с SAP

Модуль интеграции с 1C:Предприятие

Модуль интеграции с почтой Lotus Notes

Набор готовых коннекторов к системам СЭД и ERP

Готовая интеграция с пакетом MS Office

Интеграция с операторами ЭДО

Управление НСИ и ведение справочников

Вызов документа из внешней системы

Открытие из внешней системы документа в окне Саперион

Рабочая станция Сервер приложениий

СУБД

RPC RMI

Системахранения

Службакаталогов

Базовая инфраструктура

ЭЛАР Саперион базовый сервер JAVA

Пользовательское приложение

UBI/COM

ЭЛАР Саперион ECM«Толстый» клиент

КоннекторSharepoint

Коннектор 1С:Бухгалтерия

Сторонниеприложения

Коннектор SAP

ЭЛАР СаперионWEB-клиент

ЭЛАР Саперион бизнес-логика

WEB-сервисы JAVA-коннектор

LDAPPLUGINсистемыхранения

PLUGINбазы

данных

Архитектура, интеграция, масштабирование

Интеграционные возможности ЭЛАР Саперион реализуются за счет COM.API, веб-сервисов, Java API, позволяющих синхронизировать систему практически с любым сторонним приложением. Платформа предоставляет большой набор готовых плагинов для взаимодействия с учетными системами различных классов (СЭД, ERP).

Системы на основе ЭЛАР Саперион не имеют ограничений по количеству основных серверов, стационарных и веб-клиентов, реализуют мультисерверные распределенные конфигурации для высокопроизводительной работы. В системах с высокой нагрузкой вычисления распределяются между несколькими серверами. Для максимальной отказоустойчивости платформа предоставляет собственные средства построения кластеров. Все серверы являются многопоточными и конфигурируются в единой консоли управления MMC (Microsoft Management Console).

Архитектура Саперион построена на многоуровневой (multi-tier) сервис-ориентированной модели (SOA), в которой можно выделить 4 основных уровня: пользовательские интерфейсы (презентационный уровень), внешние интерфейсы (веб-сервисы, java-коннектор, специализированные плагины), уровень бизнес-логики и уровень основного сервера JCS (Java Core Server). JSC управляет хранением документов и данных, обрабатывает поступающие запросы пользователей и приложений, является интерфейсом между бизнес-логикой и низкоуровневыми сервисами (СУБД, хранилище данных).

ПРАКТИКА � Обработка многогигабайтных видеофайлов испытаний промышленных изделий

(Предприятие ОПК)

� Поточный распределенный ввод более 200 000 документов в день (Российский банк)

� Распределенная система: центральное и 64 распределенных хранилища (Российский холдинг)

� Хранение более 1 000 000 000 документов (Европейский банк)

www.saperion.ru

8 800 700-04-04

office@elar.ru

www.elar.ru

Корпорация ЭЛАР. 127015, г. Москва, Бумажный проезд, д. 14, стр. 2Тел.: +7 (495) 274-31-31. Факс: +7 (499) 251-36-03. E-mail: office@elar.ru. www.elar.ru

С чего начать?

ПОЛУЧИТЬ ОПИСАНИЕ кейсов и решений на основе ЭЛАР Саперион

ЗАДАТЬ ВОПРОС и получить дополнительную информацию и материалы

УЗНАТЬ ЦЕНУлицензий и работ по внедрению, получить опросный лист

ПОЗВОНИТЬ МЕНЕДЖЕРУи запросить специальную демонстрацию системы для специалистов вашей организации

ЗАПИСАТЬСЯ НА СЕМИНАРпо практическим аспектам применения платформы, оценить работу системы вживую

ПОСМОТРЕТЬ ПРЕДЛОЖЕНИЯпродукты, услуги и новости корпорации ЭЛАР

Услуги по внедрению ЭЛАР СаперионДля эффективной и успешной автоматизации деятельности на основе платформы корпорация ЭЛАР предлагает комплекс профессиональных услуг:

Обследование документных потоковАнализ практики обработки данных, видов и маршрутов движения документов заказчика с выработкой рекомендаций по совершенствованию рабочих процессов

Аудит бумажного архива организации и хранения документации в подразделенияхАрхивная обработка документации заказчика, разработка и внедрение автоматизированных архивных хранилищ, систем автоматизации архивной деятельности в соответствии с ГОСТ и рекомендациями ВНИИДАД

Организация специальных демонстраций и референс-визитов Изучение опыта проектных решений специалистами вашей организации на примере реализованных проектов

Организация центров вводаКомплексная поставка и внедрение специализированных сканеров, профессиональных программных и аппаратных средств обработки документов

Разработка методик, регламентов и стандартов Создание регламентирующей, эксплуатационной и прочей профильной документации

Обучение персонала, разработка и реализация учебных программ Проведение на месте или в «Образовательном центре ЭЛАР» учебных курсов по эксплуатации и поддержке системы, профильным направлениям и специализациям по разработанной системе

Аудит защищенности электронного архива Разработка и обеспечение политик, стандартов и процедур информационной безопасности, защиты персональных данных в соответствии с регламентами предприятия и требованиями законодательства

Открытие документа в интерфейсе сторонней системы

Открытие подборки документов из внешней системы

Интеграция через COM(API)‑интерфейс, WEB сервисы и HTTP

Поддержка JSR170/JCR 1.0, J2EE

Средства просмотра для основных типов файлов

Блокировка документа на редактирование

Многопользовательская работа в режиме просмотра документов

Заметки, маркеры, стрелки, штампы на документе

Публикация документа в сети интернет

Выгрузка в разных форматах документов

Сохранение документов с учетом структуры

Выгрузка на рабочую станцию в zip‑архиве

Использование папок поиска

Сохранение документа или ссылки в «Избранное»

Сохранение критериев запроса в «Избранное»

Пользовательская история работы с документами

Поиск одной строкой по разделу или всему хранилищу

Поиск по всем или только по актуальным версиям

Нанесение заметок на файлы офисных приложений

Создание гиперссылок на скан‑образы документов

Создание гиперссылок между документами

Отправка ссылок на документ с аутентификацией

Гиперссылки на открытие поисковой формы

Сохранение ссылки на отдельный документ

Объединение документов в пакеты

Связывание нескольких файлов к одному документу

Связывание нескольких типов файлов к одной карточке

Поддержка справочников и рубрикаторов

Выгрузка документов и формирование описи

Задание объема раздела мета‑файлов хранилища

Подключение к системам хранения данных SAN и NAS

Настройка физического размещения хранилища

«Черный маркер» — ограничение доступа к содержимому документа

Контроль максимального количества и размера документов

Инструменты настройки логической структуры архива

Встроенный конструктор форм

Встроенный скриптовый язык программирования

Единая процедура настройки «толстого» и Web‑клиента

Встроенный инструмент для управления описаниями баз данных

Настройка сложных поисковых и индексных форм

Инструментарий настройки меню пользователя

Запрет сохранения и печати документов

Шифрование документов по ГОСТ 28147‑89

ЭЦП по ГОСТ Р 34.10‑2001 / ГОСТ Р 34.10‑2012

Разграничение прав доступа к документу

Проверка IP и домена

Блокировка учетной записи после N попыток

Завершение сессий по времени бездействия

Запрет повторного входа одной записью

История и запрет повторов паролей

Минимальная длина пароля

Проверка сложности пароля

Множественные уровни доступа к документам

Передача только отображаемой части документа

Сопоставление прав доступа с сеансом СЗИ

Проверка активности СЗИ

Тонкая настройка доступа по статусу и типу документа

Управление доступом к функциям до пункта меню

Права на редактирование пользовательского интерфейса