Автоматизированная информационная система

«ЭЛАР-Архив»

Основные области деятельности архивных учреждений, поддерживаемые АИС ЭЛАР-Архив

2

Комплектование• Формирование и ведение реестра организаций -

источников комплектования• Обеспечение процесса проведения экспертизы

научной и практической ценности документов(в т.ч. планирование деятельности ЭПК, формирование протоколов и пр.)

• Формирование отчетно-статистической документации по деятельности ЭПК

Хранение• Обеспечение структуры хранения архивных

документов

• Реализация функции формирования электронного фонда пользования

• Обеспечение учета выдачи и движения документов в процессе архивной деятельности

• Обеспечение контроля проведения плановых работ по обеспечению сохранности архивных документов

Государственный учет документов

Использование• Ведение автоматизированного НСА• Поиск информации по ЕКДИ• Прием, учет и исполнение обращений граждан и

организаций, в т.ч. в электронной форме• Обслуживание пользователей читальных залов, в т.ч.

с использованием функций «виртуального читального зала»

• Регламентация ролевого удаленного доступа пользователей к НСА и документам

АИС ЭЛАР-Архив

• Формирование отчетно-статистической документации по деятельности архивного учреждения

• Взаимодействие с ПК «Архивный фонд»

• Обеспечение учета ценности документов

Особенности реализации

3

Настраиваемость – различные по функциональности, взаимодополняющие программные модули;

состав программных модулей варьируется в зависимости от функциональных требований; возможность создания системы в несколько очередей

Открытость – использование промышленных средств разработки и общесистемного программного обеспечения

Совместимость – использование стандартных форматов данных и протоколов информационного обмена; интеграция с другими системами, в т.ч. ПГУ

Единый WEB-интерфейс для всех программных модулей

Различные варианты технической поддержки и сопровождения внедренных решений

Ключевые особенности Системы

4

Управление ролевым доступом к ресурсам и функциям Системы, автоматизация основных процессов деятельности архивных учреждений разных уровней

Специальное программное средство просмотра контента файлов различных форматов (собственная разработка ЭЛАР для обеспечения возможности защищенного просмотра файлов образов документов через сеть Интернет с учетом ограниченного доступа)

Использование водяных меток для обеспечения защиты авторских прав и прав собственности

Предоставление доступа к Системе неограниченному числу пользователей

Базовый состав программных модулей Системы

Модуль «Читальный зал» Модуль «Учет приема и исполнения запросов»

Модуль «Администрирование»Модуль текущего ввода

5

Состав дополнительных программных модулей Системы

Модуль «Виртуальный стол справок»

Модуль «Виртуальный читальный зал»

Модуль «Интеграция с РПГУ/МФЦ» Модуль «Отчетно-статистическая документация»

Модуль «Хранение информации» Модуль взаимодействия с программным комплексом

«Архивный фонд»

Модуль «Протоколы ЭПК»

6

Модуль «Читальный зал»

7

Навигация, простой и расширенный поиск документов по Путеводителям и тематическим комплексам НСА

Регламентированный просмотр электронных копий описей и дел из состава фонда пользования сотрудниками государственных архивов ,пользователями, работающими в читальном зале, а также пользователями, осуществляющими доступ к фонду пользования через сеть Интернет

Реализация функционала для максимально эффективного обслуживания пользователей

Модуль «Читальный зал»

8

Формирование статистических сведений о доступе пользователей к информационному ресурсу архива

Организация мониторинга дел с истекающими сроками возврата

Учет движения единиц хранения, выдаваемых пользователям и сотрудникам архива

Автоматизация процессов учета движения и сохранности фондов, составление отчетности

Расширенные возможности Модуль текущего ввода - обеспечение наполнения Системы индексной

информацией и графическими образами. Создание произвольных ТБД (конструктор)

Интеграция с Интернет-порталами (ПГУ, РПГУ, сайты архивных учреждений) - для поддержки процессов оказания услуг через сеть Интернет.

Заказ и открытие доступа к электронной копии дела

9

*В Системе так же реализован алгоритм обработки заказа документов на традиционном носителе и уведомление пользователя о статусе заказа

Пользователь читального зала

Сотрудник читального зала

Администратор

Навигация по НСА, формирование требования, передача на регистрацию

Регистрация требования, отправка на исполнение

Открытие доступа к электронной копии дела

Работа с электронной копией в

регламентированные сроки

Закрытие доступа к электронной копии дела

Закрытие требования

Модуль «Учет приема и исполнения запросов»

10

Функции учета поступающих в архив запросов граждан и организаций

Возможность прикрепления к электронной карточке запроса электронного образа обращения пользователя и электронного образа архивной справки, выписки или копии, подготовленной архивом

Поиск и определение статуса запроса, находящегося на исполнении или исполненного государственным архивом

Контроль руководством (начальником соответствующего профильного отдела) исполнения пользовательских запросов

Эффективная отработка социально-правовых запросов

Оповещение граждан о ходе исполнения запроса в личном кабинете на портале РПГУ или сайте архивного учреждения

Возможность интеграции в инфраструктуру Электронного правительства региона для автоматизации взаимодействия с ОГВ (МФЦ)

Модуль «Учет приема и исполнения запросов»

11

Функции обеспечения исполнения запросов

Формирование отчетно-статистической документации по справочно-информационной деятельности архива

Расширенные возможности

Пример схемы обработки запроса пользователя

12

Пользователь АИС(личный кабинет)

Регистратор Начальник Отдела

использования (стола справок)

Сотрудник отдела

Формирование и передача запроса

Регистрация запроса

Назначение исполнителей, передача на исполнение

Формирование ответа на запрос

Закрытие исполненного запроса

Получение ответа на запрос в удобном для пользователя

виде

*Система позволяет оперативно назначать роли пользователям при плановых или временных изменениях штата сотрудников, обеспечивать поддержку внутренних рутинных процессов деятельности

Модуль текущего ввода

Реализация функций наполнения Системы индексной информацией и графическими образами документов силами специалистов архивных учреждений

13

Модуль «Администрирование»

14

Позволяет детально регламентировать доступ к ресурсам, управлять и настраивать роли пользователей, настраивать маршруты согласования, шаблоны отчетов и пр.

Модуль «Отчетно-статистическая документация»Формирование, редактирование и выгрузка данных

отчетных форм «Сведения о направлениях и результатах деятельности архивных учреждений» и «Сведения о состоянии документов в организациях-источниках комплектования»

Модуль «Протоколы ЭПК»Автоматизированное ведение списков

подведомственных архивных учреждений, организаций-источников комплектования, с указанием их отраслевой принадлежности и архивного учреждения, принимающего документы организации на постоянное хранение.

Автоматизированное формирование сводных и выборочных выходных форм.

Расширенные возможности построения экранных форм итогов работы ЭПК в различных разрезах – в целом, по архиву, в разрезе протокола, нарастающим итогом.

Дополнительные модули

15

Модуль «Интеграция с региональным порталом государственных услуг»

16

Модуль интеграции с ПГУ — решение на основе web-сервисов, построенное в соответствии с

«Методическими рекомендациями по разработке электронных сервисов и применению технологии электронной подписи при межведомственном электронном взаимодействии», разработанными Министерством связи и массовых коммуникаций РФ.

АИСАрхив

ИнтернетЕПГУ

Зарегистрированные пользователи

Посетители

РПГУ

МФЦМФЦ

МФЦ

МФЦМФЦ

Ведомств.орг-ции

Шина

СМЭВ

Web-сервисы

АвторизованныйвходРеализованы механизмы

интеграции в региональную инфраструктуру электронного правительства для предоставления услуг, в том числе на основе информационного взаимодействия с МФЦ.

Модуль «Интеграция с региональным порталом государственных услуг»

Заявитель

Личный кабинетв РПГУ

Сотрудник архива

Просмотр ответа на запрос

Мгновенноеотражение в АИС

Уведомлениео регистрации и обработки запроса

Оформление запроса

Регистрация запроса

Исполнение запроса

Получение ответа на запрос

Находит интересующий архив

Позволяет реализовать на Едином портале государственных и муниципальных услуг функции подачи запросов в архивное учреждение, с возможностью отслеживания статуса и ознакомления с результатом исполнения на портале

17

Типовые комплексы автоматизации с использованием АИС ЭЛАР-Архив

Автоматизация государственного архиваБазовое решение для архивных

учреждений, предоставляющих услуги по обслуживанию граждан и организаций.

Автоматизация муниципального архиваГибкость функционала, от

минимального решения до расширенного комплекса, в зависимости от потребностей и штата сотрудников Заказчика

Комплексное решениеСоздание единых систем управления

архивным делом на уровне региона и объединенных архивов

18

Единая информационно – поисковая система на документы архивного фонда субъекта РФ

19

Единая система хранения и управления

объединенным информационным

ресурсом

Читальный залИнформационный ресурс

Архивное Учреждение #1

Архивное Учреждение #2

Архивное Учреждение #3

Архивное Учреждение #4

Модуль «Отчетно-статистическая документация»Модуль «Протоколы ЭПК»Управление доступомКонтроль административных процессов

Управление государственной архивной службы

Читальный залИнформационный ресурс

Взаимодействие с ПФИнформационный ресурс

Читальный залИнформационный ресурс

АИС ЭЛАР-Архив Региональный сегмент СМЭВ

Портал госуслуг

web-интерфейс

Муниципальный архив

Муниципальный архив

Муниципальный архив

Муниципальный архив

Муниципальный архив

……………

……………

МФЦ

Интернет - пользователи

Интернет - пользователи

Обеспечение предоставления гражданам и организациям услуг в электронном виде как посредством Интернет-сайта архивного учреждения, так и с помощью ПГУ. Обеспечение работы пользователей с электронным фондом пользования

Сокращение сроков исполнения запросов граждан и организаций минимум на 15-20% за счет автоматизации процессов предоставления доступа к фонду пользования (по опыту внедрения)

Повышение эффективности труда специалистов архивного дела за счет автоматизации рутинных процессов и процедур деятельности

Упорядочение процессов комплектования архивов путем автоматизации процессов деятельности экспертно-проверочных комиссий

Возможность организации защищенного хранилища электронных документов

1

2

3

4

5

Преимущества внедрения

20

Реализованные проекты на базе АИС ЭЛАР-Архив

Комплексная автоматизация архивной деятельности на уровне

субъекта Федерации Государственный архив г.Нижний Новгород

Государственный архив Ярославской области

Государственный архив Краснодарского края

Государственный архив Мурманской области, и филиал в г. Кировск

Государственный архив Пензенской области

Архив Администрации г.Бийска

Самарская область

Хабаровский край

Тюменская область

Ямало-Ненецкий АО

Ханты-Мансийский АО

Внедрение АИС ЭЛАР-Архив

21

Спасибо за внимание!Ваши вопросы?

22

Корпорация ЭЛАР

127015, г. Москва, Бумажный проезд, д. 14, стр. 2

Тел.: +7 (495) 792-31-31

Факс: +7 (499) 251-36-03

office@elar.ru

www.elar.ru