Case-Study: Организация проекта постановки корпоративной системы управления проектами в проектно-

ориентированной компанииВиктор Степанов, Ключевые решения

Консультационная компания «Ключевые решения»

• консультируем с 1993 года

• в компании 26 сотрудников, в том числе 11 консультантов

• сертификаты международного уровня

• работаем на белорусском, российском и украинском рынках

• более 200 проектов и 100 авторских тренингов и семинаров

• наши клиенты:

И многие другие…

Когда возникает потребность в КСУП?

Значительная часть деятельности сосредоточена в проектах

Часть ресурсов остро дефицитна Непонятны ресурсные возможности и ограничения

компании (можно ли «взять» новый проект?) Проектов больше, чем может удержать в поле внимания

руководитель компании Деятельность компании осуществляется в жесткой

конкурентной среде, сроки выходят на первое место

Приходит понимание, что проектами можно управлять лучше

3

Основные компоненты КСУП

Специализированная структура,

определенные роли

Проектно-ориентированная информационная

система

Принятая в компании методология

УП

Элементы КСУП

МетодологияМетодологияМетодологияМетодология Информационная Информационная система (ИСУП)система (ИСУП)

Информационная Информационная система (ИСУП)система (ИСУП) ОрганизацияОрганизацияОрганизацияОрганизация

• Обучение Обучение специалистовспециалистов

• Классификатор Классификатор проектовпроектов

• Модели жизненного Модели жизненного цикла проектовцикла проектов

• Процессы УП Процессы УП (стандарт)(стандарт)

• Типовые документы и Типовые документы и формыформы

• Обучение Обучение специалистовспециалистов

• Классификатор Классификатор проектовпроектов

• Модели жизненного Модели жизненного цикла проектовцикла проектов

• Процессы УП Процессы УП (стандарт)(стандарт)

• Типовые документы и Типовые документы и формыформы

• Реестр проектовРеестр проектов

• Планы проектовПланы проектов

• Пул ресурсовПул ресурсов

• Бюджеты проектовБюджеты проектов

• Коммуникации в Коммуникации в проектахпроектах

• Отчетность в проектахОтчетность в проектах

• Реестр проектовРеестр проектов

• Планы проектовПланы проектов

• Пул ресурсовПул ресурсов

• Бюджеты проектовБюджеты проектов

• Коммуникации в Коммуникации в проектахпроектах

• Отчетность в проектахОтчетность в проектах

• Директор проектовДиректор проектов

• Администратор Администратор проектного офисапроектного офиса

• Руководители Руководители проектовпроектов

• Описание ролей Описание ролей (ответственность и (ответственность и полномочия)полномочия)

• Система мотивации в Система мотивации в проектахпроектах

• Директор проектовДиректор проектов

• Администратор Администратор проектного офисапроектного офиса

• Руководители Руководители проектовпроектов

• Описание ролей Описание ролей (ответственность и (ответственность и полномочия)полномочия)

• Система мотивации в Система мотивации в проектахпроектах

С чего начать?

Ситуация в компании

О компании

•Инжиниринговая компания, основана в 1992 году.

•Разработка и производство высокотехнологичного промышленного оборудования

•Численность сотрудников – 80 человек

•Одновременно идет 10 – 15 проектов

•Проекты длятся по 6 ± 2 месяцев

•СМК ИСО 9001

•Сотрудники проходили обучение проектному подходу (не все)

О компании

•Инжиниринговая компания, основана в 1992 году.

•Разработка и производство высокотехнологичного промышленного оборудования

•Численность сотрудников – 80 человек

•Одновременно идет 10 – 15 проектов

•Проекты длятся по 6 ± 2 месяцев

•СМК ИСО 9001

•Сотрудники проходили обучение проектному подходу (не все)

Проблемы в проектах

•Срыв сроков

•Перерасход ресурсов

•Непонимание загрузки разработчиков (есть ли возможность «взять» новый проект?

•Неравномерность загрузки людей и оборудования

Проблемы в проектах

•Срыв сроков

•Перерасход ресурсов

•Непонимание загрузки разработчиков (есть ли возможность «взять» новый проект?

•Неравномерность загрузки людей и оборудования

Результаты обследования

проектной деятельности• Оргструктура – слабая матрица (есть РП, выполняющие в

основном координационную функцию)

• Отсутствует единообразие методов УП (планирование, отчетность, мониторинг и контроль, управление рисками…)

• Руководство компании отмечает недостаток ответственности РП, при этом РП жалуются на недостаток полномочий

• Планы не актуализируются

• Коммуникации фрагментированы (планы, заказ-задания, отчеты, переписка – все в разных системах)

• Заказчик постоянно корректирует ТЗ

• Закупки, ценообразование, контроль платежей, переговоры с заказчиком и качество – за пределами ответственности РП

• Мотивация РП на результат слабая

• ИСУП как система отсутствует, есть реестр проектов

МетодологияМетодологияМетодологияМетодология

ИСУПИСУПИСУПИСУП

ОрганизацияОрганизацияОрганизацияОрганизация

Проект постановки КСУП

ДиагностикаДиагностика

Обучение топов и РПОбучение

топов и РП

Этап разработкиЭтап разработки

Пилотный запуск

Пилотный запуск

Основы УП

Основы УП

КСУПКСУП

Круглый стол

Круглый стол

Формирование и сопровождение рабочей группы

Формирование и сопровождение рабочей группы

Разработка регламентов (роли, оргструктура, мотивация, отчетность, должностные инструкции) и введение

новых ролей (директор проектов, АПО)

Разработка регламентов (роли, оргструктура, мотивация, отчетность, должностные инструкции) и введение

новых ролей (директор проектов, АПО)

Разработка методологии (модели компетенций, стандарт, МУ по

планированию и управлению рисками, типовые формы и шаблоны, классификатор, стандарт)

Разработка методологии (модели компетенций, стандарт, МУ по

планированию и управлению рисками, типовые формы и шаблоны, классификатор, стандарт)

Постановка ИСУП (MSP, PWA, Outlook, сайт, модуль бюджетирования)

Постановка ИСУП (MSP, PWA, Outlook, сайт, модуль бюджетирования)

Внесение актуальных

проектов

Внесение актуальных

проектов

Обучение пользователей

Обучение пользователей

ОбкаткаОбкатка

Заключение по итогам

Заключение по итогам

Обучение

Топ-менеджеры и функциональные

руководители

Топ-менеджеры и функциональные

руководители

Руководители проектов

Руководители проектов

Участники проектов

(функциональные сотрудники)

Участники проектов

(функциональные сотрудники)

КСУПКСУП

MS Project и Project Web

Access

MS Project и Project Web

Access

Управление проектами:

базовый курс

Управление проектами:

базовый курс

Новые роли в структуре управления

Директор проектов

• Правая рука генерального директора

• Человек, увлеченный проектным подходом

• Опытный руководитель проекта

• Понимание предметной области

Администратор проектного офиса

• Исполнительность и хваткость

• Пытливый ум

• Понимание предметной области

• Вариант – частичная занятость

Решение «порока матрицы»

Кому и по каким вопросам подчиняется функциональный сотрудник (разработчик, конструктор, программист?)

Функциональный сотрудник /

участник проекта

Функциональный сотрудник /

участник проекта

Начальник функционального

отдела

Начальник функционального

отдела

Руководитель проекта

Руководитель проекта

Что (результат)?Когда?

Сколько стоит (ресурсы)?

Что (результат)?Когда?

Сколько стоит (ресурсы)?

Новые принципы мотивации

Для разработчиков

Оклад х Rэф + Проектные + Аккорд• Rэф определяет функциональный руководитель

по качественным и целевым показателям

• Проектные оплачиваются по базовым трудозатратам

• Аккорд формируется из резерва

Для руководителей проектов

Оклад х Rэф + Проектные х КВП + Бонус РП• Rэф определяет директор проектов по качественным и целевым показателям

• КВП – коэффициент выполнения проекта (эффективность, результативность, график)

• Бонус РП формируется из резерва

Для функциональных руководителей

Оклад х Rэф + Аккорд• Rэф определяет генеральный директор по комплексу показателей (качество,

эффективность, график, развитие и другие)

• Аккорд формируется из резерва

Превратить противников изменений в реформаторов

• Не готовить «переворот»• Снять опасения и напряжение• Дать возможность высказаться • Открыто вскрыть, обсудить и признать проблемы• Приветствовать инициативу• Советоваться и учитывать противоречивые интересы • Показать лучшее завтра• Сформировать рабочую группу

Подводные камни(на что обратить внимание)

• При разработке системы мотивации в проектах возникает проблема нормирования (столкновение интересов разработчиков и компании)

Варианты решения:• Двухступенчатый переход (сначала – учет времени, потом – мотивация)• Введение для функциональных руководителей мотивации не от времени, а от

качественных параметров и результатов отдела• Прежде, чем переходить к нормированию, остановиться на разработке и

принятии принципов новых мотивации

• Четко разграничить роли (РП, функциональный руководитель, директор проектов, генеральный директор и так далее)

• Не останавливаться на полпути и не ограничиваться полумерами

• Применить к проекту постановки КСУП проектный подход!

Ваши вопросы?

Виктор СтепановКонсультант по управлению компании

«Ключевые решения», Минск

Сертифицированный руководитель проектов (Level “C” IPMA)

+375 29 632-21-42

+375 17 210-24-16v.stepanov@krconsult.org

www.krconsult.org