Электронные архивы

IRM archiveDocСистема IRM  archiveDoc предназначена для создания и ведения электронных архивов. Обеспечивает автоматизацию процессов комплек-тования архива организации, учета и использования архивных дел и документов, передачи архивных документов на постоянное хранение и уничтожение.

Относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management) и соответствует всем требованиям нормативных актов РФ, относящихся к архивному делу.

Система позволяет развернуть электронные архивы следующих видов:• Деловой переписки• Организационно-распределительной документации• Финансово-договорной документации• Проектной документации• Технической документации• Кадровой документации• Конструкторской документации

IRM archiveDoc обеспечивает высокую надежность хранения, конфиденциаль-ность и разграничение прав доступа, быстрый и удобный поиск документов архива:• Доступность архива в режиме 24x7 с любого числа рабочих мест, в том числе удален-

ных и мобильных• Высокая степень информационной безопасности, защита данных от несанкциониро-

ванного доступа• Управление документацией, которая хранится как в электронном виде, так и на бу-

мажных носителях• Быстрый и удобный поиск по номенклатурам, атрибутам и тексту документов и дел• Подтверждение достоверности, авторства и юридической значимости электронных

документов

• Учет выдачи оригиналов документов и дел

Функционал• Ведение архивных фондов, описей и дел, управление номенклатурой дел• Регламентированный (ограниченный правами) оперативный доступ к документам • Многоаспектный (в том числе текстовый) поиск дел и документов• Потоковое сканирование, распознавание и индексация документов (с использова-

нием ABBYY Recognition Server)• Хранение электронного контента, созданного в различных прикладных программ-

ных приложениях, с сохранением оригинальных форматов документа, включая циф-ровые аудио- и видеоматериалы, CAD-форматы

• Встроенное средство для просмотра и печати документов распространенных графи-ческих и текстовых форматов

• Формирование и печать сдаточных и сводных описей, актов о выделении дел к унич-тожению

• Управление местами хранения дел организации, учет перемещения архивных дел, внутренних описей обложек и заверительных листов дел

• Реализация доступа к хранилищу из внешних программных приложений, интеграция с программно-аппаратными комплексами долговременного хранения электронного контента

Компоненты• Модуль «Архивное дело» обеспечивает автоматизацию задач управления бумажны-

ми и электронными архивами организации в соответствии с требованиями законо-дательства.

• Модуль «Электронное хранилище данных и документов» обеспечивает централизо-ванное унифицированное хранение и предоставление регламентированного досту-па к электронным документам и файлам произвольных форматов.

• Модуль «Технологическое ядро» обеспечивает взаимодействие всех компонент си-стемы, интеграцию с внешним аппаратно-программным обеспечением, управление установкой клиентских приложений, а также правами доступа и передачей данных.

• Модуль распознавания и контекстного поиска (с использованием ABBYY Recognition Server).

Ключевые клиенты• Страховая компания «ОРАНТА»• Телекоммуникационная корпорация «КОМКОР»• Архив Аппарата Мэра и Правительства Москвы• Мосгосстройнадзор• Мосгосэкспертиза

Технические требования к серверу системыОборудование:

• Процессор: Intel, от 1.6 ГГц• Оперативная память: не менее 8 ГБ• Дисковая подсистема: 2х1000 Гб в составе RAID level 1 • Опционально: Комплекс потокового сканирования

Программное обеспечение:• ОС: 64-битная (Windows 2003 Server, Windows 2008 Server, Windows 2012 Server, Linux)• СУБД: MS SQL Server (Express), Oracle (Express), PostgreSQL• Java Runtime Environment (JRE) 6 Update 7 и выше• Опционально: ABBYY Recognition Server

Функционал

От нескольких часов до нескольких суток

Несколько минут – с использованием автоматизированного поиска по реквизитам и распознанному тексту

Несколько минут – автоматизированное формирование свод-ной описи

Предоставление документов в электронном виде (экономия печатных ресурсов)

Хранение документов в электронном виде (экономия площади архивохранилищ)

Использование дополнительных

площадей архивохранилищ

Несколько рабочих дней

Электронный архив

Бумажныйархив

Получение копии архивного документа

Формирование сводной описи для передачи дел на постоянное хранение

Предоставление документов по запросам

Распечатка бумажных копий документов

Размещение документов, не подлежащих передаче на постоянное хранение

• Строго регламентированный доступ, надежная защита от подмены документов

• Минимизация времени и трудозатрат на поиск требуемых документов (поиск по

штрих-коду, реквизитам и распознанному тексту)

• Обеспечение гарантированной доступности и удобства использования необходи-

мых документов

• Безопасное хранение и передача электронных копий документов по зашифрован-

ным каналам связи

• Гарантированное обеспечение подлинности документов за счет использования

электронной подписи

• Автоматический учет движения документов: поступление, выдача во временное

пользование, передача на постоянное хранение или уничтожение

• Обеспечение целостности и сохранности бумажного фонда: вместо бумажных доку-

ментов по запросам выдаются их электронные копии

• Сокращение затрат на содержание помещений для хранения традиционных бумаж-

ных архивов, а также на обеспечение в них необходимых технических и климатиче-

ских условий, требующихся для долговременного хранения документов без риска

их порчи или безвозвратной потери

• Сокращение времени и затрат на предоставление документов заинтересованным

лицам – вместо копирования и рассылки документов обеспечивается оперативный

доступ к их электронным копиям

Преимущества

Полнофункциональная ECM-система комплексного управле-ния документами и бизнес-процессами; ориентирована на предприятия и организации всех отраслей экономики, чья деятельность подразумевает сложный технологический про-цесс и множество участников в территориально-распреде-ленной структуре.

Система классической электронной канцелярии. Предназна-чена для автоматизации функций федеральных и муниципаль-ных органов власти, коммерческих и общественных органи-заций с иерархической структурой управления. Используется для построения систем, обеспечивающих перевод государ-ственных услуг в электронный вид.

Относится к классу ECM-систем и позволяет организовать хра-нилище электронных и бумажных документов. Включает про-цессы комплектования архива организации электронными и бумажными документами, учета, использования и передачи архивных документов на постоянное хранение в соответствии с российским законодательством.

История «НТЦ ИРМ» берет начало в 1989 году в НИИ информационных систем Мосгорисполкома. Таким об-разом, дальнейшая работа компании оказалась прочно связана с деятельностью Правительства Москвы, разви-тием столицы, реализацией градостроительных и соци-альных программ.

ЗАО «НТЦ ИРМ» входит в состав группы компаний «Си-стемы и Проекты» и является признанным экспертом на рынке СЭД. Мы создаем и внедряем комплексные решения по автоматизации строительства, энергетики, страхования и других отраслей. Высокий профессио-нальный уровень наших специалистов, многолетняя компетенция и понимание рынка воплощены в линейке продуктов IRM Doc. В нее входит система управления документами и бизнес-процессами IRM businessDoc, си-стема электронной канцелярии IRM classicDoc и систе-ма хранения бумажных и электронных документов IRM archiveDoc.

Системы разработаны с помощью современных инфор-мационных технологий, на платформах ведущих вендо-ров и с учетом последних тенденций IT. Наши продукты и решения отличает богатый функционал, удобное и надежное управление, широкие возможности для инте-грации.

Адрес: 115114, Москва, 2-ой Кожевнический пер., 12Телефон: +7 (495) 645-02-66/99. Факс: +7 (495) 645-84-30

E-mail: marketing@mdi.ru www.mdi.ru