37
SAP FORUM İSTANBUL İstanbul Kültür Üniversitesi SAP İle Fark Yaratıyor Konuşmacı Adı :Levent Cuhacı,Cem Akbulut Firma Adı :T.C. İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

SAP FORUM İSTANBULİstanbul Kültür Üniversitesi SAP İle Fark Yaratıyor

Konuşmacı Adı :Levent Cuhacı,Cem AkbulutFirma Adı :T.C. İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

Page 2: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 2

Gündem

T.C.İstanbul Kültür Üniversitesi Hakkında Sap Projesi Geçiş Süreci Sap Projesi Genel Bakış Yüksek Öğrenim Çözümü Uygulama Örnekleri Gelecek Planları Soru & Cevap

Page 3: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

T.C. İstanbul Kültür Üniversitesi Hakkında

Page 4: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

SAP Projesi Geçiş Süreci

Page 5: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 5

Geçiş Süreci

Gerçekleştirme süreci sırasında İstanbul KültürÜniversitesi ve Regna Danışmanlık tarafındanoluşturulan proje ekibi, yoğun bir çalışmanınsonunda, proje için hedeflenen aşamayıbelirlenmiş olan tarihte başarıyla tamamladık.

Bu aşamalarda sistem altyapısı ve akademik,süreçler doğru ve etkin bir biçimde tasarlanarak,verimlilik artışı sağlandı.

Tasarlanan ders kayıt süreci ile 8500’ün üzerindeöğrencinin dönem kaydı ve ders kayıtları sistemüzerinden, kısa bir süre içerisinde ve performanssorunu yaşanmadan tamamlandı.

Page 6: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 6

IKU Organizasyon Yapı

Fakülte/Enstitü/MYO Anahtar Kullanıcıları

Bölüm/Program Anahtar Kullanıcıları

• Bölüm/Program Anahtar Kullanıcılarına koordinasyon, eğitim ve destek.

• Bölüm/program müfredat işlemleri (ÖİDB ile beraber)

• Senato/ÜYK/FYK kararlarının sisteme işlenmesi

• Öğrenci danışman işlemleri• Ders teklifleri• Sınav tanımlama• Bölüm/program içi raporlar• Bölüm/program içi eğitim ve

toplantılar

Akademik Koordinatörler

Page 7: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 7

Neden SAP?

1 Esnek müfredat ve kural yapısı

SAP sağladığı esnek altyapı ile öğrencilerin müfredatlarının yaratılması ve takibini kolaylaştırır. Kural değişikliklerinin hızlı bir şekilde sisteme adaptasyonunu sağlar.

2 Standart ve yerel akademik süreçler

SAP ile uluslararası standartlardaki akademik süreçlerin yanında, Türkiye’ye özgü çözümler hızlı bir şekilde uygulanabilir.

3 Güvenilir ve tutarlı

Tüm süreçler birbiriyle entegre şekilde çalışmaktadır. Sistemi kullanan tüm paydaşlar gerçek zamanlı ve tutarlı veriye ulaşabilmektedir.

Page 8: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 8

Neden SAP?

4 Daha fazla veri, daha hızlı erişim

Tüm süreçlere ait bilgiler detaylı bir şekilde sistemde tutulabilmekte ve her an hızlı bir şekilde erişim sağlanabilmektedir.

5 Uçtan uca bir çözüm

SAP SLcM ile birlikte; öğrenci muhasebesi, insan kaynakları, iş zekası ve analitik raporlama, malzeme yönetimi gibi üniversite

süreçlerinde gerekli olan çözümler de tam entegre olarak uygulanabilmektedir.

3 Güvenilir ve tutarlı

Page 9: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 9

Faydalar

1 Ders kayıt süreçleri sorunsuz bir şekilde toplam 8500 öğrenci ile tamamlandı.

Tüm süreçlere ait bilgiler detaylı bir şekilde sistemde tutulabilmekte ve her an hızlı bir şekilde erişim sağlanabilmektedir.

2 Öğrenciler sistem üzerinde çevrimiçi olarak ders durumlarını, notlarını, başvuru süreçlerini, mezuniyet simülasyonları gibi süreçlerini yönetebilmektedir.

3 Çevrimiçi ödeme ekranları ile Mali İşler departmanında yaşanan yoğunluk en aza indirgenmiş olup, öğrenciler sistem üzerinde uzaktan ödeme planlarını belirleyip ilgili ücretlerini banka havale, eft veya kredi kartı gibi araçlarla tamamlayabilmektedir, bankalardan gelen tahsilat bilgisi sisteme otomatik olarak işlenmektedir.

Page 10: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 10

Faydalar

4 Değişen eğitim planları ve müfredatlar sistem üzerinde versiyon ile yönetilebilmekte ve takip edilebilmektedir. Böylece ilgili öğrenci veya öğrenci grubunun hangi müfredata tabi olduğu bilgisi kolaylıkla yönetilebilmekte ve raporlar alınabilmektedir.

5 Kimlik Yönetimi (IDM) ile entegrasyon yapılarak öğrencilerin tek bir kullanıcı adı ve şifresi ile tüm sistemlere erişimi sağlanmıştır.

6 Kütüphane entegrasyonu ile öğrencilerin ödünç olarak aldığı kitap veya gerekli öğretim aracı (zimmet) olup olmadığı belirlenebilmektedir.

7CATS entegrasyonu ile e-learning sistemi ile veri alışverişi sağlandı.

Page 11: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 11

Faydalar

8 Danışman onay ekranları ile akademik danışmanın hızlı etkin bir biçimde onay/red işlemlerini yapabilmesi sağlandı

9 Mezuniyet simulasyonu ile öğrenciler ve akademik danışmanlar hangi dersler, hangi dönemlerde alınırsa ve başarı notu ne olursa mezun olabilir gibi simulasyonları sistem üzerinde anlık bir şekilde yapılabilmektedir.

10 Ders ve dönem kayıt kurallarının esnek bir şekilde yönetilebilmesi sağlandı.

11 YÖK, ÖSYM, ASAL, Akreditasyon, İETT’ye özgü raporlamaların standardizasyonu

Page 12: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

SAP Projesine Genel Bakış

Page 13: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 13

SAP Orion Projesi Kapsamı

HER

FICA

PORTAL

CRM

PM

BPCBW-BI

SD

MM

HR

FI

..

CATS

IBM-TİVOLİ

YÖKSİS

MERNİS

İETT

UNITIME

Page 14: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 14

SLcM Çalışmaları

Kabul aşamasından mezuniyete

dek tüm öğrenci yaşam döngüsü

süreçleri SAP Orion Projesinde

hayata geçirilmiştir.

Page 15: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 15

ERP Kapsamı

MM ile tüm satınalma ve satınalma bütçe

çalışmaları ERP içerinde yönetiliyor.

FI ve FICA ile tüm genel muhasebe ve öğrenci

muhasebesi entegre bir biçimde yürütülüyor.

HR ile tüm çalışan bordroloma işlemleri

gerçekleştirildiği gibi,

Ek ders,Yaz Okulu ücret hesaplamaları ve DSÜ

hocalarımızın ders saat ücretleri sistemden

alınabilmektedir.

Finans kısmında E-Fatura,E-Arşiv ve E-Defter

uygulamasına geçildi.

BPC ile üniversitemizin tüm bütçe hazırlık

işlemlerini gerçekleştirebiliyoruz.

SD ile üniversitemiz tarafından satılan kitapların

satışları otomatik olarak gerçekleşmektedir.

Page 16: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

Yüksek Öğrenim Çözümü

Page 17: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 17

SLcM Çalışmaları

Akademik Skala,

Akademik Takvim,

Ders Kayıt Ekranları ve İşlemleri,

Ders Ekle-Bırak ve Çekilme İşlemleri,

Sınav Süreçleri,

Danışman Onay Ekranları,

GNO & YNO Hesaplamaları,

İlişik Kesme Süreçleri,

Mezuniyet ve Diploma,

Yaz Okulu Süreçleri,

Yüksek Lisans ve Doktora,

YKK ve Senato Kararları,

Yöksis Entegrasyonu,

İç ve Dış Başvurular,

Page 18: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 18

SLcM Çalışmaları

Hazırlık Okulu İşlemleri,

Belge Başvuru Ekranları

CATS (E-Learning Entegrasyonu),

İKU’ye Özel Not Verme Ekranı,

Tivoli Entegrasyonu,

Ödeme İşlemleri,

Rapor ve Çıktılar

Page 19: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

UYGULAMA ÖRNEKLERİ

Page 20: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 20

Akademik Skala,

Ders notu skalaları:

Z010 Lisans A/F+ Skalası

Z011 Ön lisans A/F+ Skalası

Z012 Yüksek Lisans A/F+ Skalası

Z013 Doktora A/F+ Skalası

Z020 0-100 Skalası

Z030 Geçti / Kaldı Skalası

ZH61 Erasmus skalası

Harici Test Sıkalaları

ZH22 0-999 Skalası (Sıra skalası)

ZH25 DGS Yerl. Puan Türü

ZH26 DGS Puan Skalası

ZH99 Sıra skalası

ZHZ1 Hazırlık yeterlilik skalası

ZM01 Türkçe hazırlık skalası

Page 21: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 21

Akademik Takvim

0100-Akademik Dönemin süresi

0200-Ders Dönemi

0300-Ders Alma İşlemleri

Z001-Kurumiçi Yatay Geçiş

Z017-Kayıt Yenileme İşlemleri

Z019-Hazırlık Dönemi

Z020-Yös Öğrencilerin Kayıt İşlemleri

Page 22: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 22

Kayıt Yenileme İşlemleri

Ders Alma Döneminden önce öğrencilerin yapması gereken bir işlemdir.

Kayıt Yenileme olmadan ders kaydı yapılamaz.

Kayıt Yenileme esnasında Mali kontrol çalışır.

Page 23: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 23

Ders Kayıt Ekranları ve İşlemleri

İKU’ye özel ders kayıt işlemleri

gerçekleştirilmiştir.

Öğrenci kendisi ile ilgili yönetmelik gereği

ilgili dersler arasından sçim yapıp danışman

onayına gönderiri.

Page 24: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 24

Ders Kayıt Ekranları ve İşlemleri

Dönem içi azami ve asgari kredi yüklerini ve kaç

kredi aldıklarını görebilirler.

Öğrenciler işlem yaptığı derslerin durumunu

görebilirler.

Page 25: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 25

Danışman Onay Ekranları

Açılan ekanda ilk olarak bulunulan dönemin

bilgileri yer alır. Akademik takvim olarak “Ders

Alma İşlemleri”/”Der Ekleme-Bırakma

İşlemleri”/”Dersten Çekilme İşlemleri” olmak üzere

üç ana başlık altında akademik danışman

onay/red işlemi yapmalıdır.

Page 26: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 26

Danışman Onay Ekranları

İçinde bulunulan takvim aralığının bilgisinin

yanında gösterilen toplam öğrenci sayısı kadar

öğrenci alt ekranda listelenir. Sayfa numaralarına

tıklayarak veya ileri butonuna basarak sonraki

sayfalardaki öğrenciler görüntülenebilir.

Page 27: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 27

Yaz Okulu Süreçleri,

Gelen raporda; nesne tanıtıcısı, ders kodu, ders

adı, dersi sunan bölüm adı, onaylanmış, onayda

bekleyen, sepette bekleyen, derse başvuran İKÜ

öğrencisi sayısını, derse başvuran dışarıdan

öğrencileri, derse başvuran öğrenciler arasında

mezun durumda olan öğrenci/öğrencileri ve son

olarak yaz öğretimi koordinatörünün dersi

onayladığı bilgisini gösteren satırlar

bulunmaktadır.

Page 28: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 28

İç Başvurular

Sap- Orion portal üzerinden Çift Anadal ve Yandal

Programlarına başvurular yapılabilir.

Başvuruların arkasında yönetmelikteki ilgili

kurallar çalışır.

Başvurular OIDB tarafında monitör ekranıyla

raporlandıktan sonra onya ve red işlemi yapılır.

Page 29: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 29

Dış Başvurular

Yükseklisans, doktora , Yatay Geçiş , Yabancı

Öğrenci başvuları;, İkü web sayfası, Başvuru

Kabul Ekranından Önlisans/lisans ya da

Lisansüstü seçenekleri ile yapılmaktadır.

Kontenjan verilen akademik yıl, dönem ve

başvuru türleri ile ilgili program seçimi yapılır.

Page 30: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 30

Belge Başvuru Ekranları

Öğrencilerimi trankript,öğrenci belgesi ve not

durum kartı talebinde bulunabilirler.

Resmi belge OIDB tarafından hazırlanıp

öğrenciye teslim edilir.

Page 31: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 31

Hazırlık Okulu İşlemleri

Hazırlık Öğrencilerin ilk kayıtları,

Yeterlilik bilgilerinin işlenmesi,

Muafiyet İşlemleri,

Sınav sonuçlarının girilmesi,

Derslere bağlama süreci

Page 32: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 32

Portal Ödeme Ekranları

Portal ödeme ekranları ile öğrenciler Eğitim,Yurt ve

Yaz okulu ücret hesaplamalarını yapıp,ödemelerini

3D ile yapabilmektedirler.

Portal üzerinden kalan taksitlerini

ödeyebilmektedirler.

İŞBankası ile online ve offline entegrasyonlar

bulunmaktadır.

Page 33: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 33

CRM BURS TALEP

Öğrenciler portal üzerinden burs,indirim ve diğer

konularda başvuru yapabilmektedirler.

Bu başvurular öğrencinin durumuna göre sistem

durumuna göre puanlanmaktadır.

Page 34: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 34

Raporlama BW/BI

Raporlama işlemlerini ERP üzerinden

yapabildiğimiz gibi BW/BI üzerinden de raporlar

alınabilmektedir.

An itibariyle öğrenci sayıları,aktif ve pasif

öğrenciler,ödeme durumları,mezunlar,doluluk

oranları gibi bir çok rapor alınabilmektedir.

Page 35: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

Gelecek Planları

Page 36: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2015 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 36

Gelecek Planları

E-Kayıt uygulaması,

SLcM FIORI uygulamaları

HERUG 2017 İstanbul Çalışmaları

Page 37: KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ SAP İLE FARK YARATIYOR  / İSTANBUL KÜLTÜR ÜNİVERSİTESİ

© 2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved.

Teşekkürlerİletişim Bilgileri:

Ad Soyad: Levent Cuhacı,Cem AkbulutÜnvan:SAP Proje DirektörleriAdres:İstanbul Kültür ÜniversitesiTelefon Numarası: 0212 498 43 59-0212 498 41 72