Presentación novagob unificada - 27092016

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Presentacin de PowerPoint

Mayte Cuesta

mtcuesta@lasrozas.esLa relacin del Ciudadano con su AdministracinAyuntamiento de Las Rozas

Coordinadora de Innovacin yAdministracin ElectrnicaNovagob

Primera parte

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1. Antecedentes2. Descentralizacin contable y gestin documental3. Administracin Electrnica5. Proyectos futuros

6. Gestin del cambio

4. Apps municipales

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1. Antecedentes

Ayuntamiento de Las RozasConcejalasConcejalasConcejalas

Las Rozas de Madrid es un municipio de aproximadamente 90.000 habitantes situado en el noroeste de Madrid. El Ayuntamiento cuenta con un edificio central y numerosos edificios municipales repartidos a kilmetros de distancia.

Con la llegada de las nuevas tecnologas a la Entidad, esta avanz de una ausencia tecnolgica a tener una variedad inconexa de herramientas, lo que haca difcil establecer una lnea comn de trabajo cuyo objetivo fuera la mejora interna y con ello poder ofrecer los mejores servicios al ciudadano.

Sin una lnea de trabajo comn, ya no cada concejala sino cada rea adquira sus herramientas para solucionar sus requerimientos funcionales. Esto desembocaba en una serie de dificultades:Sin un tecnlogo liderando la evaluacin y seleccin de las herramientas, no se elegan siempre las ms adecuadas.No exista un lenguaje comn entre las herramientas seleccionadas haciendo muy difcil su integracin.No podan disearse planes formativos comunes y el control sobre la gestin del conocimiento se haca muy complicada.Los conceptos de firma electrnica o de ofrecer servicios electrnicos al ciudadano se desconocan mayoritariamente.Debido a la distancia fsica de los centros municipales se necesita que personas transporten los documentos, y recopilen las firmas en el orden necesario.

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1. Antecedentes

Ayuntamiento de Las RozasConcejalasConcejalasConcejalas

Dado el volumen de trabajo y una vez detectada la necesidad de la descentralizacin de la contabilidad, se cont con una buena oportunidad para que las distintas concejalas pudieran trabajar con herramientas comunes. Para ello se adquiri la herramienta Sicalwin de gestin contable y Firmadoc como gestor documental.

Seguimos en un escenario en el que confluyen muchas herramientas pero ya tenemos unos aplicativos que unen las concejalas de cierta manera.

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2. Descentralizacin contable y gestin documental

Al ir desplegando la gestin documental en documentos contables, pasamos a un escenario en el que los documentos pueden ser accesibles en segundos, se pueden listar y gestionar con mucha rapidez, se eliminan procesos de impresin, se produce una reduccin de espacio fsico, etc. Adems incorporamos el concepto de firma electrnica en la entidad y desplegamos tanto certificados electrnicos para empleados en tarjetas criptogrficas como lectores de estas. Se va inculcando a toda la entidad una cultura de lo electrnico y de la validez de las firmas electrnicas.

Todo esto no se hace de un da para otro, la formacin y el despliegue es paulatino ya que en este caso tambin hay que introducir en el personal de todas las reas conceptos contables. Conseguimos a su vez unificar el uso de un gestor de documental..

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2. Gestin documental774.41%

EXP. YPROC.

AON DE DOCUMENTOS200819.756200927.585201029.299201138.310201270.9172013116.1142014152.3712015162.4842016172.749789585

En este grfico podemos ver la evolucin en el nmero de documentos totales gestionados al ao.

Mientras que en el ao 2008 se gestionan electrnicamente casi 20.000 documentos en este ao llevamos ya ms 172.000 lo que supone un incremento de ms de un 700% a lo largo de los aos. Vemos un aumento muy significativo en los aos 2012 y 2013 por qu? porque que se corresponde con un punto importante, la inclusin de expedientes y procedimientos electrnicos en la entidad.

As este ao la media de documentos almacenados diariamente sera de 917.

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3. Administracin ElectrnicaAdministracin Electrnica

Con un compromiso con el ciudadano y apoyados por leyes, en unos aos en los que los conceptos de Administracin Electrnica son cada vez ms comunes, el Ayuntamiento en conjunto con una agrupacin de municipios de la zona noroeste, adquiere el perfil del contratante, el portal del proveedor, el portal del ciudadano y la herramienta central que se integra con todas ellas: un modelizador de procesos en el gestor documental: Firmadoc BPM.

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3. Administracin ElectrnicaPortal del EmpleadoIndicadores de DireccinPortal del ProveedorEnvo de SMSApps Mviles Ciudadanos/InternasPerfil del contratantePortal Gestin Incidencias CiudadPortal Inscripciones OnlinePortal del CiudadanoRegistroPortal Gestin Tributaria

G contablePadrnG documentalG empleadoG tributariaControl de Presencia

Esto hace que nos encontremos en un nuevo escenario: un importante ncleo en el que tenemos las aplicaciones de gestin contable, gestin documental, gestin del empleado, gestin tributaria, etc. la mayora integradas entre ellas, y una serie de portales que sern capaces de interactuar con ese ncleo y obtener informacin que ofrecer al ciudadano. Todos las reas del Ayuntamiento interconectadas y todos los usuarios con formacin en las aplicaciones clave.

En el transcurso de estos avances, tambin son importantes otros pasos como el acuerdo del Ayuntamiento de Las Rozas con la FNMT para poder ejercer como Entidad Emisora de certificados electrnicos. Fue un punto interesante ya que que facilita su obtencin tanto a ciudadanos como a empleados pblicos y del mismo modo permiti la obtencin de los certificados de sede y sello electrnico necesarios para trmites telemticos.

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3. Administracin Electrnica portal del ciudadano

Con el portal del ciudadano, a da de hoy el ciudadano puede: comunicarse con el Ayuntamiento mediante procedimientos electrnicos, obtener el volante de empadronamiento online, realizar la consulta de sus expedientes electrnicos, verificar documentos, consultar notificaciones, consultar anotaciones de registro, etc. Exceptuando la procedimentacin electrnica, el resto de puntos son automticos, por lo que los esfuerzos de la entidad se centran en la mejora interna de procesos y gestin documental para poder ofrecer los mejores procedimientos al ciudadano.

Mientras que otros municipios adoptan la decisin de ofrecer inicialmente formularios al ciudadano que llegan a correos electrnicos, decidimos implementar primero una mejora de procesos desde dentro. Se seleccionan algunas reas del Ayuntamiento, en algunas de ellas hay un seguimiento mayor y el desarrollo del proceso es muy grande. Con una metodologa clsica en el desarrollo de los procedimientos, terminamos por convertirlos en aplicaciones finales para los participantes. As por ejemplo un procedimiento en el que el ciudadano solicita una ayuda econmica, para el trabajador social que forma parte de un punto del procedimiento se convierte en su aplicativo diario, controlando desde ah los porcentajes de baremacin, estadsticas para la comunidad, etc. Tal es el grado de adecuacin y particularizacin que a da de hoy hemos creado a partir de lo que es un diseador de procesos, mltiples subaplicaciones adecuadas a la casustica diaria de cada rea.

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3. Administracin Electrnica portal del ciudadanoPROCESOSFIRMASEXPEDIENTES

Por poner algunas cifras, a da de hoy se han gestionado ms de 36.000 expedientes. Se han realizado ms de 82.000 firmas electrnicas, cientos de miles revisiones y el total de aprobadores ha sido mayor a 719.000. Se han diseado 86 tipos de procesos y se han producido ms de 33.000 ejecuciones de estos. El esfuerzo ha sido grande pero todo esto se traduce en muchos beneficios para la Entidad.

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3. Administracin Electrnica portal del ciudadano

ARCASBasado en el Modelo de Costes Estndar (MCE)ACTUACIONES ADMINISTRATIVASAYUNTAMIENTO DE LAS ROZASNDuracin en papel (mins)Duracin electrnico (mins)Coste en papelCoste electrnicoCoste/min PerfilAhorroTRAMITACIN DEL EXPEDIENTE 2008- 2016Creacin y registro de expedientes 36.022823,330,830,4290.775,44 Incorporacin y validacin de documentos 789.5851646,671,670,423.979.508,40 Consulta de documentos 660.38012451,670,422.218.876,80 Realizacin de clculos y procesamiento interno394.7922038,331,250,422.818.814,88 Anlisis de la Informacin394.79225210,420,830,423.813.690,72 Generacin de oficios, documentos y resoluciones789.5851445,831,670,423.316.257,00 Firma mediante Portafirmas719.300311,250,420,42604.212,00 Traslado al Archivo Central36.022612,50,420,4275.646,20 TOTAL16.917.781,44

Para analizar estos beneficios podemos obtener mediciones basndonos por ejemplo en la herramienta de ARCAS utilizando un mdulo que tiene como objetivo el asesoramiento para el clculo del retorno de inversin en proyectos TIC. Utiliza el Mtodo Simplificado para la Medicin de Cargas Administrativas y de su Reduccin, del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas, basado en el Modelo de Costes Estndar (MCE).

Recopilamos la informacin sobre el nmero de expedientes tramitados entre 2008 y 2016. La creacin y registro de expedientes hemos dicho que era del orden de 36.022. Estableciendo el coste de 0,42 el minuto por perfil, teniendo en cuenta que la media de duracin en papel sera de 8 minutos y en electrnico 2 obtenemos un ahorro de ms de 90.000 . Para la consulta de documentos por ejemplo hemos hecho un clculo a la baja de la mitad de los cargos de la entidad consultando una media de nicamente dos documentos al da tendramos ms de 660.000, que segn la tabla supondra un ahorro superior a los 2 millones de euros. Observamos que a mayor diferencia entre la duracin de la tarea en papel y electrnico, mayor ahorro. As por ejemplo imaginemos que hay que realizar un anlisis de la mitad de la documentacin