Shekina correspondencia 2013

Reduzca tiempos y costos de recepción y envio de sus documentos

Somos socios de negocios de:

© Shekina Consulting, C.A. 2006-2013. Caracas, Venezuela. Todos los Derechos Reservados.

Presentación deGestión de Correspondencia

Contenido de la presentación

Situación del Cliente

Solución

Módulos

Ventajas

Beneficios

Gestión de Servicios

Flujo de Procesos

Plataformas

Todos los Derechos Reservados.© Shekina Consulting, C.A. 2006-2013. Caracas, Venezuela.

Situación del Cliente ¿Existe la necesidad de entregar sus documentos y Correspondencia

a proveedores y clientes a tiempo?

¿Sabe cuando se entregaron sus facturas a los clientes?

¿Lleva una estadística de la gestión de sus mensajeros?

¿Sabe si ya se recibieron esos documentos importantes?

¿Es común que los documentos se extravien en su empresa?


Gestión de Correspondencia, es una solución que permite controlar de manera electrónica toda la información de envios, recepción y distribución de la correspondencia de su empresa.

Permite la elaboración, actualización, distribución, estadísticas, y consulta de la correspondencia.

Gestión de Correspondencia es automatizada, rápida y segura.

Es fácil de aprender y usar.

Todos los Derechos Reservados.

Solución

© Shekina Consulting, C.A. 2006-2013. Caracas, Venezuela.

Módulos

Recepción de Correspondencia

Envio de Correspondencia

Distribución interna (con y sin PDA)


Ventajas

La aplicación aprovecha el valor del correo electrónico como medio de comunicación interpersonal y así informar instantáneamente la situación de sus documentos.

Se incluyen las firmas electrónicas y la comunicación en líneaLa administración de la aplicación es simple.Se adapta a los procesos e imagen corporativa de su

empresa.


Ventajas

Se reducen los costos de impresión de documentos y en consecuencia el control de documentos manual.

Se elimina la elaboración de formas manuales y se incluye la generación automática en forma de reportes .

Se optimiza el proceso de actualización y distribución.Los procesos son basados en prioridades (alta, media, baja)


Ventajas

El proceso de registro de sus documentos en bases de datos constituye un almacen de datos y están a disposición del resto del equipo de trabajo que estén autorizados para su lectura.


Ventajas

Se envía alertas recordatorios, evitando que la entrega y recepción de sus documentos queden en el olvido, y permitiendo que su empresa se reorganice ante situaciones de contingencia o la ausencia de una persona determinada por períodos prolongados.

Se validan los días no laborables y feriados nacionales.


Beneficios

Disminución de Costos Control efectivo de solicitudes y documentos Aumentar la efectividad del servicio de Mensajería al saber la

carga de trabajo de cada uno y su efectividad. Garantizar la seguridad, confidencialidad y el manejo de la

información vigente. Controlar los costos de envio con terceros (DHL, MRW, ZOOM).


Beneficios

Cuantificar los documentos que han sido enviados a través de servicios externos y por mensajería interna.

Consultar los datos catalogados por: departamento, fechas, enviados, recibidos, solicitante del servicio, mensajero asignado, y otros.

Controlar la recepción y entrega de los documentos recibidos por el mensajero interno con un PDA, para ahorrar costos al imprimir en papel la distribución y aceptación del documento.


Beneficios

Saber los motivos de la “No Entrega o Búsqueda” de un documento. Las actividades recurrentes y programadas sean efectuadas a la

hora y día pautados, (entrega de planilla de Seniat, IVSS, Pagos Impuestos, búsqueda de cheques, etc).

Minimizar la pérdida de los documentos en los procesos de entrega y recepción.

Planificar la entrega y búsqueda de los documentos por zona o lugar.


Gestión de Servicios

1. Recepción documentos, paquetes, cajas, etc.2. Envío de documentos, paquetes, cajas, etc.3. Retiro de documentos, paquetes, cajas, planillas, etc.4. Pago de Impuestos (SENIAT, IVSS, etc.)5. Operaciones Bancarias (Depósitos, retiro de finiquito, chequeras, etc.)6. Operaciones Especiales (Notaria, Alcaldía, Solvencias, ONA, etc.)7. Compras menores / medicinas


Recepción de documentos, paquetes, cajas, etc. (encomiendas)


Recepción registra el tipo de encomienda y persona contacto.

El usuario retira en Recepción la encomienda

Correo indicando la encomienda recibida

Recepción registra la entrega de la encomienda

Correo indicando la encomienda entregada

Usuario registra la recepción de la encomienda y cierra

Mensajero o empresa entrega encomiendas en recepción

Alarmas para indicar que no ha retirado encomienda


Envío de documentos, paquetes, cajas, etc. (encomiendas)


El usuario registra el tipo de encomienda, destino y persona contacto.

El usuario entrega en Mensajeria la encomienda.

Mensajería ordena y entrega a los mensajeros o a empresa y registra

Confirmación de envio

Se le entrega la lista de encomiendas por entregar al mensajero o empresa

Mensajero entrega el acuse de entrega de la correspondencia a Mensajería

Mensajería ordena y registra las entregas y las devoluciones y cierra.

Confirmación de entrega

El usuario busca las devoluciones

Rectifica información de encomienda

Confirmación de la devolucion


Distribución de documentos, paquetes, cajas, etc. (con y sin PDA)


El usuario registra el tipo de encomienda, destino y persona contacto.

El usuario entrega a Mensajería interna la encomienda.

Confirmación de recepción

Mensajería ordena y registra las entregas a mensajería interna

Confirmación de envío

Mensajero interno entrega las devoluciones o los documentos solicitados

Mensajería ordena y entrega a los mensajeros o a empresa y registra

Si no hay WiFi el mensajero interno sincroniza por cable y entrega a mensajería las encomiendas recibidas

Mensajero o empresa entrega el acuse de entrega de la correspondencia a Mensajería y las devoluciones

El usuario recibe las devoluciones o los documentos solicitados y cierra

Confirmación de la devolución

Si no hay WiFi el mensajero interno sincroniza por cable y Recibe la mensajería las encomiendas a entregar


Plataformas

Nuestras aplicaciones están diseñadas y desarrolladas para ser utilizadas

en las dos plataformas de Soluciones Colaborativas y Mensajería más importantes del mundo tecnológico.


Shekina Consulting, C.A.J-29356943-5

http://www.shekinaconsulting.com

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[email protected] - Director [email protected] - Gerente de Negocios y Nuevas Tecnologí[email protected] - Especialistas en Mensajería Lotus Notes [email protected] - Departamento de Ventas


Información de Contacto


“El único aspecto que le da a una organización un margen competitivo… es lo que sabe,

cómo usa lo que sabe y

qué tan rápido puede saber algo nuevo”.Laurence Prusak, IBM


Gracias por su t iempo


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