İdea Teknoloji Özel Entegratör ve Saklama

Servisleri

• e-Fatura uygulaması kullanıcılarının, altyapı yatırımı yapmadan e-Fatura alım ve gönderimine imkan sağlayan servis tabanlı yazılım çözümüdür.

• e-Fatura gerekliliklerini karşılama anlamında entegrasyon çözümü ile aynı kapsama sahiptir.

• e-Fatura uygulama kullanıcılarının sistem işletimi ve bakımı ile ilgili herhangi bir maliyeti bulunmamaktadır.

• Aylık sabit bedelli kullanım modeli ile öngörülebilir maliyet avantajı sunar.

• Faturalama sisteminden bağımsız standart arayüzler ile e-Fatura entegrasyonunu sağlar.

Özel Entegratör Hizmeti Nedir?

• VisionPlus e-Fatura uygulaması 2011 yılında geliştirilmiştir.

• Özel entegratörlük kapsamında sağlanması gereken altyapı, e-Fatura yazılımı, destek hizmetleri gibi tüm bileşenler İdea Teknoloji’nin kendisine aittir.

• Özel Entegratör ve Saklama Hizmeti için gerekli tüm sertifikalara sahiptir.

• İdea Teknoloji, Özel Entegratör Hizmeti ve Saklama Hizmeti sağlayıcılığı için Nisan.2013’te başvurusunu yapmıştır.

• Türkiye’deki ilk e-fatura özel entegratörüdür.

İdea Teknoloji Özel Entegratör Hizmeti

• Hızlı bir şekilde kullanıma başlayın. – e-Fatura uygulama kullanıcısı ve mali mühür başvurusunun tamamlanması ile özel entegratör

kullanımına başlanabilir.

– Kullanıcının faturalama sisteminin entegrasyon yeteneklerine göre çeşitlenen entegrasyon arayüzleri sağlanır.

– Otomatik imzalama fonksiyonu ile e-Fatura imzalama ve gönderimi gerçekleştirilebilir.

• Çoklu kullanıcı desteği ile farklı çalışanlarınıza kullandırın. – Çoklu kullanıcı desteği ile kullanıcı erişimlerinin kayıt altına alınması sağlanır.

– Kullanıcı profilleri tanımlama ve rol bazlı fonksiyonel kullanım imkanı verir.

– Satış ünitelerinin ayrıştırılması ile sadece sorumluluk alanı-bölgesi içindeki verilere erişim sağlanır.

• Mevzuattaki değişikliklere anında uyum sağlayın. – İmza yapısındaki olası değişiklikler için hızlı güncelleme sağlanır.

– Yeni belge türlerinin devreye alınması vb. kapsam değişikliklerine sorunsuz geçiş imkanı verir.

– UBL standardı değişikliklerinden etkilenmeden sorunsuz şekilde kullanımına devam edilir.

Hızlı Başlangıç ve Kolay Kullanım

Sıfır Bilgi İşlem Maliyeti

• Hiçbir bilgi işlem yatırımı yapmayın. – Uygulama tümüyle İdea Teknoloji altyapısı üzerinde çalıştığı için donanım maliyeti

gerektirmez.

– Saklama hizmeti ile depolama ve arşivlere erişim maliyetini ortadan kaldırır.

• Kesintisiz çalışma altyapısına güvenin. – Çoklu sunucu üzerinde çalışan uygulama mimarisi ile donanım kaynaklı sorunlardan yalıtılmış

altyapı sağlanır.

– Felaket kurtarma merkezi ile farklı lokasyonda veri kaybı olmadan çalışmaya devam edilebilir.

– Uygulama performansını proaktif şekilde izleyen yönetim araçları ile sürekli yüksek performans garanti altına alınır.

– Düzenli olarak etkinliği denetlenen iş sürekliliği planları ile kesintisiz çalışma garantisi sağlanır.

• Bilgi İşlem kaynaklarınızı başka projelere aktarın. – Hazır altyapısı sayesinde yüksek maliyetli danışmanlık ve kaynak ihtiyaçlarından tasarruf

edebilirsiniz.

– Şirket içi kaynakların en az katılımı ile yürütülebilecek proje uygulama modeli sağlar.

İzlenebilir ve Kolay Yönetilir

Faturalama Süreçleri • Kullanıcı dostu raporlarla fatura süreçlerine hakim olun.

– Gösterge panelleri ile tüm faturalama süreçlerini kolay izleme imkanı sağlar.

– Liste ve pivot raporlama çeşitleri ile dönemsel raporlama yapılabilir.

– Kişiselleştirilebilir rapor görüntüsü kullanımı mümkündür.

• Gelen faturalarınızı ilgili çalışana yönlendirin. – İş akışı kuralları ile fatura onay süreçlerinizi elektronik ortamda yürütebilirsiniz.

– Gelen faturalarınızı elektronik posta ile sorumlu kişiye yönlendirebilirsiniz.

– Gelen ve giden faturalar ile ilgili kritik adım ve zamanları ilgili kişilere hatırlatan alarm mekanizmaları kurabilirsiniz.

• Fatura arşivinize kolaylıkla ulaşın. – Gönderilen faturalarınızın otomatik arşivlenmesi sağlanır.

– e-Fatura uygulaması aracılığı ile gerçekleştirilen tüm belge alış verişi arşivlenir. Sadece gönderilen e-Faturalar değil; uygulama yanıtları, sistem yanıtları ve gelen e-Faturalarınıza da arşivden ulaşabilirsiniz.

– Arşivlenen veriye birçok arama kriteri yardımı ile hızlı erişim sağlanır.

7/24 Erişilebilir Kullanıcı Desteği

• Kullanımla ilgili tüm sorularınız için dilediğiniz zaman erişin. – Alınan bildirimlerin %95 ’i birinci seviye ekipler üzerinden karşılanabilmektedir. Geri kalan %5

’lik bölüm, iyileştirmeler ve hata giderme için üst seviye destek ekiplerine transfer edilmektedir.

– VisionPlus e-Fatura ile ilgili sorunların bildirimi için İdea’da 3 yöntem bulunmaktadır ;

• http://support.ideateknoloji.com.tr adresinden kullanıcı adı ve şifre ile,

• isd@ideateknoloji.com.tr adresine gönderilen mailler aracılığı ile ,

• Destek hattı aranarak bildirim yapılabilir.

• Taahhüt edilen süreler içinde destek alın. – Gelen tüm çağrılar tanımlanmış destek süreleri içerisinde yanıtlanır ve takip edilir.

– Tüm çağrı kanallarının performansı (telefon açılma süresi, kayıt açılma süresi) arşivlenir.

• Destek çağrılarınızın durumunu izleyin ve raporlayın. – İdea Teknoloji Çözümleri’nin gelen çağrılarla ilgili aksiyonlarını ve yanıt sürelerini, belirlenmiş

olan performans göstergelerine uygunluğu analiz edebilirsiniz.

– Erişim Bilgileri : http://bi.ideateknoloji.com.tr

Nasıl Çalışır? UBL Dönüşümü

• Kullanıcıların faturalama uygulamasının XML, EXCEL, TXT, CSV çıktılarının geliştirme ihtiyacı olmadan ara katman çözümü ile UBL dönüşümü sağlanmaktadır.

• VisionPlus UBL Virtual Printer sürücüsü ile entegrasyon sürecini kolaylaştırabilirsiniz.

• Faturalama uygulaması üzerinde değişiklik gerektirmeden kullanılabilen entegrasyon arayüzleri sağlanmaktadır.

• Temel olarak tüm çıktılar XML formatına dönüştürülerek XSLT teknolojisi ile orjinal doküman değiştirilmeden UBL dönüşümü sağlanmaktadır.

• UBL dönüşümünde kullanılacak şablonun aynı gün içerisinde sunulması ile hızlı şekilde kullanıma başlanır.

Nasıl Çalışır? UBL Dönüşümü

• SAP iDoc - UBL Dönüşümü

Nasıl Çalışır? Entegrasyon Yetenekleri

• Web servis altyapısı ile VisionPlus e-Fatura uygulama fonksiyonlarının kullanılan faturalama sistemi içerisinden kullanımı imkanı sağlanır.

• Kurum bünyesindeki yazılım ekibinin sağlanan web servisleri kullanılarak geliştireceği entegre fonksiyonlar ile denetim fonksiyonlarının kolaylaştırılması, çapraz raporlama yapılabilmesi mümkündür.

• Web servisleri ile sağlanan metodlar;

– e-Fatura Kayıtlı Kullanıcı Sorgulama

– Giden e-Fatura Durum Sorgulama

– Gelen e-Fatura Sorgulama

– Fatura Yükleme

Nasıl Çalışır? Dinamik İş Akışı Yönetimi

• Dinamik iş akış yönetimi ile yetki seviyesine ve role göre e-Fatura belgelerinin kabul/red cevapları üretilebilmektedir.

• Gelen fatura iş akışında tanımlanan kurallar için her adımda e-Fatura belgesi üzerindeki bilgiler ile iş akışı içerisinde belirtilen koşullar karşılaştırılarak karar verilmektedir. Bu karşılaştırma ile; belirlenmiş bir vergi kimlik numarası listesini, fatura tutar aralığını veya fatura tipini kullanarak farklı onay akışları ile e-Fatura belgesinin kabul veya red cevabını üretmek mümkündür.

Nasıl Çalışır? Esnek ve Kolay Raporlama

• Sistemin işleyişini izlemeyi sağlayacak standart gösterge panelleri 3 ana başlık altında sunulmaktadır.

• Temel Raporlar – Onayımdaki Gelen Faturalar

– Cevap Bekleyen Gelen Faturalar

– 7 Gün+ Yanıt Verilmemiş Faturalar

– Red Cevabı Alınmış Faturalar

– Müşteri Onayı Bekleyen Faturalar

– Kabul Cevabı Almış Faturalar

• Gösterge Raporlar – Haftalık Gönderilen Fatura Tutarları

– Haftalık Alınan Fatura Tutarları

– Haftalık Gönderilen Fatura Sayıları

– Haftalık Alınan Fatura Sayıları

• Sistem Kontrol Raporları – Listeye Eklenen/Çıkarılan Müşteriler

– Posta Kutusu Tanımlanmamış Müşteriler

– Hata Almış Gönderilen Faturalar

– Hata Almış Uygulama Yanıtları

– 30 dk. Gönderim Bekleyen Faturalar

– 30 dk. Gönderilmemiş Uygulama Yanıtları

Nasıl Çalışır? e-Fatura Yükleme

• Faturalama uygulaması tarafından oluşturulan UBL formatındaki faturaların gönderim ve arşivlemesi sağlanmaktadır.

• e-Fatura yükleme fonksiyonu ile kullanıcılar faturalarını sisteme toplu olarak yükleme imkanına sahiptir.

• Kullanıcılar UBL formatındaki faturaları kendi mali mühürleri ile imzalayabilecekleri gibi İdea Teknoloji Çözümleri mali mührünü de kullanabilir.

• e-Fatura yükleme fonksiyonundan alınan veriler alındığı şekilde saklanarak kaynak ve zaman bilgisi ile kayıt altına alınır ve gönderilen fatura ile eşleştirilir.

Nasıl Çalışır? Kayıt Tarihçesi

• VisionPlus e-Fatura uygulaması içerindeki tüm kayıtlar zaman ve kullanıcı bilgisi ile beraber kayıt tarihçesinde tutularak raporlanabilmektedir.

• Sadece e-Fatura belgeleri değil gelen giden zarflar içerikleri ile birlikte saklanmakta ve arşivden raporlanabilmektedir.

• Belgenin oluşma zamanından sistem yanıtının alınmasına kadar geçen süredeki tüm akış adımları zaman bilgisi ile kayıt tarihçesinde saklanmaktadır.

Nasıl Çalışır?

e-Posta Uyarı Mekanizmaları

• e-Fatura süreçleri ile ilgili tüm adımlar için belirlenen kullanıcılara bilgilendirme amaçlı e-Posta gönderimi sağlanabilmektedir.

• Gelen e-Fatura sürecinde faturanın e-Posta eki olarak belirlenen kullanıcılara otomatik gönderimi sağlanabilir.

• e-Posta uyarı mekanizmaları ile red cevabı alınan ticari faturalar için ilgili kullanıcıların bilgilendirilmesi sağlanabilir.

• Standart olarak verilmiş olan raporların kullanıcılara düzenli aralıklar ile e-Posta olarak gönderilmesi sağlanabilmektedir.

Nasıl Çalışır?

e-Fatura Arşiv Sorgulama

• Gelen e-Fatura, giden e-Fatura, gelen zarflar, giden zarflar ve uygulama yanıtları için arşiv sorgulama yapılabilmektedir.

• Sistem üzerinden geçen tüm elektronik belgelerin ilişkisi de arşiv üzerinde görüntülenmektedir. Örneğin gelen bir e-Fatura belgesi incelendiğinde hangi zarf ile geldiği ve gelen e-Fatura için gönderilmiş olan uygulama yanıtının görüntülenmesi ve arşivde hızlı erişimi mümkündür.

• Arşiv üzerinde tarih aralığı, VKN/TCKN, ticari ünvan, tutar, vb. bilgiler ile arama yapıldığı gibi zarf numarası, fatura numarası vb. ile de arşive ulaşım sağlanabilmektedir.

Nasıl Çalışır?

Otomatik İmzalama

• İdea Teknoloji mali mühürü ile otomatik imzalama seçeneği kullanılarak e-Fatura süreçlerin basit ve hızlı şekilde işletimi mümkündür.

• Otomatik imzalama fonksiyonu ile ister kullanıcının faturayı yüklediği anda isterse belirlenen zaman dilimlerinde işleme alınması sağlanabilmektedir.

SORULAR