HämeEvent

Haastattelut

Haastatteluvastauksista (kesä & syksy 2011) kohosivat seuraavat aiheet:

• Kehittäjien rooleja toivotaan selkeytettävän. Tarvitaan käytännönläheinen toimija, joka verkottaa

toimijat.

• Kehittäjiltä toivotaan laajempaa näkemystä kokonaisuudesta, tukea ja koordinointivastuuta

kentästä ja sen kehittämisestä.

• Tavoitteellista yhteistyötä, kumppanuutta ja tekemistä halutaan lisää toimijoiden kesken.

• Uusia tapahtumia: vetovoimaa Hämeeseen ja suuremmat matkailijamäärät ympärivuotisesti.

• Alueen parempi profilointi.

• Panostusta markkinointiin uudella otteella.

• Nyt töihin eikä enää suunnitelmia.

Strategiatyöpaja 3.11.2011

Työryhmien esitykset HämeEvent -yksiköksi:

Työryhmä 1

Ryhmä koki HämeEventin roolin tärkeimmäksi myynnin, markkinoinnin sekä Hämeen tunnetuksi tekemisen.

Markkinoinnin osalta erityisesti ristiinmarkkinointia tulisi hyödyntää monipuolisemmin. HämeEvent auttaa

tapahtumajärjestäjiä ja antaa tukeaan erityisesti teknisellä puolella sekä asioinnissa viranomaisten kanssa.

Maakunnallisesti yksikkö toimii paikallisten tapahtumien kehittäjän, paketoijana ja verkostoijana siten, että

maakunnan tapahtumista kasvaa valtakunnallisesti merkittäviä ja erilaiset matkailupaketit ovat helposti

saatavilla. THINK BIG!

Työryhmä 2

Ryhmän mielestä yhteistyön lähtökohtana on verkostoituminen. Sitä edesauttaa kasvokkain tapahtuvat

kokoontumiset säännöllisin väliajoin. Häme Event - tapahtumatoimisto olisi luontainen kokoonkutsuja

tällaisille tapahtumille.

Mainittujen kokoontumisten ja Häme Eventin rooli korostuu ideoinnissa ja tulevaisuuden suunnittelussa.

Arkipäivän työkaluksi tulee saada tapahtumakalenteri niin alueen omien toimijoiden sisäiseen käyttöön

kuin myös ulospäin suuntautuvaan markkinointiin. Markkinoinnin ei tule suuntautua pelkästään alueen

ulkopuolelle. Yhtä tärkeää on tietää myös alueen sisällä mitä on tulossa, jotta mahdollisista vieraista

saadaan hyötyä muillekin alueen matkailutoimijoille.

Tapahtumien toteutusta helpotettaisiin keräämällä osaaja- / tekijäpankki eli listaus eri alojen osaajista,

joiden puoleen tapahtumajärjestäjät (varsinkin oman alueen ulkopuoliset, joilla ei etukäteen yhteyksiä

paikallisiin toimijoihin) voisivat kääntyä tapahtumia järjestäessään. Osaajalistalle hyväksyttäisiin vain ne,

jotka täyttäisivät tarvittavat ”laatustandardit”.

Kaikkien käyttöön olisi tehtävä tapahtumakäsikirja eli koottu tietopankki / muistilista siitä mitä pitää tehdä,

kun järjestää tapahtumaa (=tapahtumajärjestäjän opas).

Häme Eventin keskeisin rooli nähtiin alueen myynnin toteuttajana.

Työryhmä 3

Ryhmä tarkasteli kriittisesti mahdollisesti perustettavan yksikön rahoitusta. Kuntien taloustilanne on

huono, joten todennäköisesti yksityiset toimijat rahoittavat yksikön toiminnan. Tällöin rahoittajat

määrittelevät myös toiminnan painopisteet.

Aluksi on tehtävä päätös siitä, halutaanko toimia isolla mittakaavalla vai ei. Tämä päätös vaikuttaa

toiminnan suuntaamiseen maakunnan ulkopuolisille asiakkaille. Hämeen sijaitsee pk-seudusta katsottuna

ehkä liiankin lähellä, jolloin maakunnassa käydään vain päiväseltään. Vetovoimaisuutta on mahdollista

kehittää. Yksikön olisi luontevaa ottaa vastuuta yhteismarkkinoinnista, mutta Hämeen toimijoiden osalta

panoksen ja tuotoksen suhde tulee olla kunnossa.

Toisena konkreettisena osa-alueena ryhmä koki tärkeäksi verkostojen ja yhteistyön koordinoinnin.

HämeEventin tulee saattaa toimijoita yhteen ja edistää uusien avauksien syntymistä. Myös tiedottaminen

liittyy tähän saumattomasti.

Ryhmä haluaa painottaa tapahtumien rakentuvan aina toimijoiden intohimosta tärkeäksi kokemaan asiaan.

Voiko HämeEvent palvella sekä näitä ”friikkejä” että hotelleja ja ravintoloita? Ovatko näkökulmat

sovitettavissa vai liian erilaiset?

Toimenpide-ehdotus HämeEvent -yksikön toiminnaksi:

Myynti

• HämeEvent toimii maakunnan tapahtumien myyntiyksikkönä:

o Myyntipalvelun tarjoaminen paikallisille proviisiomallilla ja ulkopuolisille toimijoille

tapauskohtaisesti sovittavalla mallilla

o Maakunnan tapahtumien ja oheispalvelujen tuotteistus sekä paketointi suuremmiksi

kokonaisuuksiksi

� Tulevaisuuden mahdollisuutena konseptien myynti maakunnan ulkopuolelle

o ryhmämyynti Hämeen ulkopuolisille matkanjärjestäjille

• Oman/omien vuosittaisten tapahtumien koordinointi

• Erikseen valittavan paikan (Kantola) myynti yksinoikeudella kolmansille osapuolille sekä muiden

tapahtumapaikkojen myynti proviisiomallilla

• HämeEvent selvittää mahdollisuutta ja tarvetta ”yhden luukun” toimistolle

Tiedotus & markkinointi

• Toimivan yhteismarkkinointikonseptin kehittäminen tunnistaen erilaisten toimijoiden tarpeet

markkinoinnin saralla:

� Markkinointiverkoston perustaminen

• Valtakunnallisen näkyvyyden kehittäminen selkeällä fokuksella

• Luovuuden ja talkoohengen edistäminen markkinoinnissa

• Tapahtumien ristiinmarkkinointi, avoimen toimintaympäristön luonti

� Kynnyksen madaltaminen erikokoisten toimijoiden osallistumiselle

yhteismarkkinointiin

� Markkinoinnin kohdistuminen tapahtumien ydinkohderyhmien ulkopuolelle

• HämeEvent neuvottelee sopimushinnat Hämeen toimijoiden käyttöön

• Mediasuhteiden ja kontaktien ylläpito tapahtumille

o Lehdistövierailut

• Avoimet infokanavat ja rekisterit tapahtumien käyttöön

• Promotapahtumien järjestäminen ulkopuolisille tapahtumajärjestäjille

• Markkinatutkimusanalyysin suunnittelu, toteutus ja jälkiseuranta

� Selvitetään mahdollisuutta hanke-rahoitukseen

� Yhteistyön tiivistäminen HAMK:n opiskelijoiden kanssa.

• Fyysisten markkinointipaikkojen kartoitus: paikkojen monipuolisempi hyödyntäminen ja seuraavien

tapahtumien esiintuominen

o Moottoritien mainostaulujen tehokkaampi käyttö

• HämeEvent -nettisivujen luonti keskeiseksi tietoväyläksi tapahtumatoimijoille sekä

tapahtumakävijöille:

o Tapahtumapaikkojen kartoitus, perustietojen keräys, videokuvat ja 3d-kuvat

o Maakunnan yhteisen tapahtumakalenterin koonti ja ylläpito

o Majoitusmuotojen listaus

o Muiden olennaisten palvelujen listaus tapahtumakävijöille

o Resurssipankki:

� Kootaan tapahtujajärjestäjille tarvittavaa tietoa ja päivitetään sitä:

• Tapahtumatuottajan käsikirja

• Listat asiantuntijoista, ammattitekijöistä ja käytössä olevasta talkooväestä

• Hämeen fasiliteettien tuotteistus

� Tarkempi selvitys mahdollisesta kalustopankista, siihen tarvittavasta kalustosta ja

toiminnan taloudellisuudesta

Koulutus, kehitys & koordinointi

• HämeEvent -yksikkö houkuttelee maakuntaan uusia tapahtumia, erityiskohteena ns. hiljaisten

aikojen kehittäminen (erityisesti syksy-talvi)

• Kulkuyhteyksien kehittäminen Hämeeseen

• HämeEvent järjestää koulutusta maakunnan toimijoille ja kehittää tarveperusteisesti

asiantuntijapalveluja

o Ammattitaitoisen koulutuksen järjestäminen tapahtumajärjestäjille eri teemojen ympärille

o Tapahtumasparraus ja -neuvonta

• HämeEvent toimii tapahtumakentän yhteistyön kehittäjänä ja verkoston kokoajana:

o Toimijoiden inventointi ja intressien kartoittaminen

o Perustetaan säännöllisin väliajoin kokoontuvia verkostoja, joissa HämeEvent toimii

koordinoijana. Tarkoituksena on kokemustenvaihto, muihin toimijoihin tutustuminen ja

yhteistyömahdollisuuksien avaaminen.

o HämeEvent laatii yhteistyössä verkostojen kanssa avoimen ja toiminnan suhteen päivittyvä

suunnitelman yhteistyön asteittaisesta kehittämisestä

o Toimijoiden linkittäminen (esimerkiksi yhteismarkkinointi saman kohderyhmän edustajille)

o Sidosryhmätilaisuuksien järjestäminen. Verkostotoimintaan otetaan laajasti myös muut

tahot mukaan.

o Sosiaalisen median hyödyntäminen

• Ulkomaalaisten tapahtuma-alan osaajien tuonti Hämeeseen vertailuanalyysivierailulle sekä

Hämeen toimijoiden vierailut kotimaisiin ja ulkomaalaisiin kohteisiin