Guia per a la correcta implantació del treball col·laboratiu per a grups de treball ad hoc

Guia per a la correcta implantació del treball col·laboratiu

Barcelona, 17.06.2013

Índex

1. Plantejament

Definint els termes: treball col·laboratiu

Barreres i oportunitats

2. Variables d’èxit per a la col·laboració i Guia pràctica per al treball col·laboratiu (plantilla)

3. Casos d’èxit

4. La propera frontera: la col·laboració per defecte

Ara mateix…

Polítiques d’austeritat?

Redescobriment del valor del coneixement intern?

Redescobriment del potencial de les TIC com a...

disparadors de productivitat? connectors?

Evolució de la gestió de la informació (intranets) i de la gestió del coneixement (plataformes tecnològiques) a través (gràcies a ) de capes socials (les persones).

Per què (ara) aquesta tendència a allò que és col·laboratiu?

Les organitzacions públiques no estan dissenyades per a la col·laboració

Funcionament per sitges (unitats tancades)

Rendició de comptes per via jeràrquica i, en relació directa, programació de l’agenda de

treball en la mateixa via vertical

Dedicació a tasques transversals de forma secundària (temps excedent i en un nivell de

compromís secundari)

Un tipus de lideratge no preparat per a organitzacions més obertes ( i més incertes)

Però hi ha barreres...

…i noves oportunitats

Alta sensibilització del personal directiu sobre la bondat de la col·laboració

Entorn afavoridor des de l’alta direcció

Alta connectivitat gràcies a Internet i extensió de les TIC

El nou context d’austeritat demana noves formes de treball per a la gestió eficient

Experiències prèvies d’èxit en moltes organitzacions

El programa Compartim com a referent en el treball col·laboratiu a l’Administració Pública

Oportunitats

Però l’eficiència en el treball col·laboratiu...

...necessita metodologia

Hi ha molts processos implicats

Rols i responsabilitats dels participants (i experts)

Estructuració de la informació prèvia

Divisió del treball

Codificació del treball (que es va avançant)

Debats eficients

Presa de decisions

Incentius per al manteniment de la participació

Tanmateix, hi ha aspectes molt bàsics

11

...enforteixen la col·laboració

Les bones relacions bilaterals...

12

Bilateral

Coneixements i prerequisits Tenir un objectiu comú

Actituds Valorar la contribució dels

altres Interessar-se per l’èxit

dels altres

Habilitats Escoltar Comunicar amb

freqüència, de forma oberta i clara

Justificar els raonaments Ser pacient i persistent Preveure problemes

futurs

Multilateral (equips)

Coneixements Tenir un objectiu comú Una mateixa manera

de treballar i el compromís de comprovar-ne l’evolució

El nombre correcte per persones (7-12)

La correcta barreja d’habilitats

Actitud Valorar la contribució

dels altres Interessar-se per l’èxit

dels altres

Habilitats Facilitar el debat

Habilitats per a la col·laboració

13

Involucrar les parts interessades rellevants

Construir consens fase a fase

Comptar amb un facilitador orientat a la resolució de problemes

Tenir un mapa de processos Treballar el poder de la

memòria grupal

FONT: How to Make Collaboration Work (David Straus)

Les regles d’or per a una col·laboració amb exit

Fer servir eines eficients

Però hi ha aspectes que convé encara desenvolupar

Molt orientat Flexible/Obert

Grups de treball ad hoc

Grups de treball ad hoc

CoPCoP

Xarxes Xarxes

For

mal

Info

rmal

Molt orientat Flexible/obert

Per exemple: Enfocaments en el Treball Col·laboratiu

Invi

tats

Vol

unta

rieta

t

La nomenclatura clàssica

Focus definit/altament dirigit

Grups de millora/innovació

Xarxes professionals d’intercanvi

+

-

CoP

Xarxes professionals de comunicació/col·laboració

Grups ad hoc (encàrrec)

Focus no definit/flexible

de menys específic a més especialitzat

Contínuum en el treball col·laboratiu

Variables d’èxit per a la col·laboració

1. Adequada detecció del problema o necessitat. El treball col·laboratiu no pot ser

impulsat com a resultat d'una moda. Si es vol que sigui sostenible i eficient ha d'estar

lligat a una necessitat real detectada i valorada com a important per a l'organització.

2. Focalització precisa en el problema/necessitat que cal resoldre. Com més

operativament estigui descrit allò que es treballarà, més ràpid s'avançarà.

3. Pla de treball. Ha de contemplar: eines, plataformes, espais, rols, encàrrecs,etc.

4. Presència d'un animador/coordinador. Ha d’estar sota la tutela directa d’una figura

de patrocini que faci d’avalador davant de la resta de l'organització.

Variables d’èxit per a la col·laboració (1)

1. Adequada detecció del problema o necessitat. El treball col·laboratiu no pot ser

impulsat com a resultat d'una moda. Si es vol que sigui sostenible i eficient ha d'estar

lligat a una necessitat real detectada i valorada com a important per a l'organització.

Variables d’èxit per a la col·laboració (2)

2. Focalització precisa en el problema/necessitat que cal resoldre. Com més

operativament estigui descrit allò que es treballarà, més ràpid s'avançarà.

Variables d’èxit per a la col·laboració (3)

3. Pla de treball. Ha de contemplar: eines, plataformes, espais, rols, encàrrecs,etc.

Variables d’èxit per a la col·laboració (4)

4. Presència d'un animador/coordinador.

Un facilitador actua com a: Guia de processos Proveïdor d’eines Tercera part neutral Educador del procés

FONT: How to Make Collaboration Work, David Straus

Altres Variables d’èxit per a la col·laboració

S’ha de començar fent servir els canals de comunicació/col·laboració naturals del

col·lectiu, després n’ofereix millores S’han d’utilitzar eines tecnològiques disponibles de fàcil maneig per a no experts Si el grup ho necessita s’had’oferir:

Alfabetització digital Ajuda puntual d’experts en la matèria concreta Flux d'informació/actualització a través de biblioteca/centre de documentació

Altres consells d’interès: Deixar clar des del inici quins seran els incentius amb què comptarà el grup La codificació del coneixement tàcit és costosa ( implica molt de treball) Les dosis de coneixement extern ajuden i estimulen l'intern (el frec i la fricció són productius). El grup evoluciona i arriba (si el procés va bé) a un estadi productiu en fases més avançades (el temps

necessari varia de grup a grup) La participació té nivells i regles diferents que l'e-moderador ha de gestionar.

25

Objectiu Contingut Procés (com) Qui Termini

Aconseguir que tothom estigui focalitzat en la tasca

Amb què em puc trobar avui

En què pretenc prestar ajuda

30 segons per a contribucions

Tothom 6 minuts

Entendre el problema des de totes les perspectives

Fets que evidencien l’existència d’un problema

Presentació Persona A 10 minuts

Detectar possibles problemes col·laterals

Quins altres elements suggereixen l’existència d’un problema

Debats en grups reduïts amb informació de retorn estructurada

Tothom, en grups de 2-3

20 minuts de debat 20 minuts per al retorn d’informació

Acordar la definició I delimitació del problema

Identificació de les formulacions alternatives

Debat en grup seguit de votacions basat en el sistema de punts

Tothom 10 minuts per generar la idea10 minuts per votar

Fases en el treball col·laboratiu presencial

26

Tot el grup s’ha de focalitzar en la resolució de problemes en la mateixa fase

FONT: How to Make Collaboration Work, David Straus

Construir consens fase a fase

El debat virtual com a element central del treball|feina cooperatiu en

línia

Requereix emprar tècniques de dinamització i sistematització

Rellevància de les aportacions externes

Requereix organització i estructuració del coneixement generat

Seguiment i avaluació

El debat virtual: aspectes bàsics

Funcions de l’e-moderador com a facilitador

Dissenyar la plataforma en funció de les necessitats del seu grup. Ell decideix quin tipus d’eines s’utilitzaran.

Proposar l’alta dels membres i els privilegis dels quals disposaran

Aclarir i resoldre dubtes relacionats amb el funcionament de l’espai

Supervisar que les intervencions dels integrants s'adeqüen a allò que s’havia pactat

En cas d’observar alguna inadequació, el moderador s’ha de posar en contacte amb el membre del grup i explicar-li els motius pels quals el missatge no es mantindrà publicat.

El bon treball en línia

Funcions de l’e-moderador com a gestor

Apuntalar l’activitat de la xarxa intel·ligent nodrint les seves zones d’aportació amb materials pertinents

Conèixer les necessitats del debat, descobrir els punts àlgids de la discussió, els temes implícits, i les deficiències de reflexió en els temes proposats

Procurar que les aportacions s’ajustin als objectius plantejats en el grup

Buscar la informació i el coneixement pertinent, ja sigui dins o fora de la xarxa. També procurar documents, investigacions, experiències, ensenyaments d’experts o obtenir entrevistes amb personalitats (conegudes o no) que posseeixin coneixements o experiències sobre els temes sotmesos a debat

Contactar amb experts i consultors amb la finalitat que contribueixin al debat en algun moment, ja sigui de forma directa o sometent algun document a discussió

Elaborar ressenyes i crítiques d’obres (llibres, articles, software, llocs web, pel·lícules, etc.)

Mantenir el grup connectat amb els altres grups

El bon treball en línia

La reflexió guiada (com a pauta en debats oberts)

EINES QUE FACILITEN EL TREBALL

EINES QUE FACILITEN EL TREBALL

3- Casos pràctics d’èxit

Guia pràctica per al treball col·laboratiu

1. Títol [ xxx]

2. Definició operativa de l’aspecte que cal treballar [ xxx] (Recordi: el tema que cal treballar ha d’estar focalitzat, i si és

complex, cal tractar-lo en parts. Tanmateix, el grup pot replantejar posteriorment el problema).

3. Constitució del grup [ xxx] (En aquest ordre: patrocinador,e-moderador/dinamitzador, participants -nombre reduït per ser

operatiu)

4. Posada en marxa del grup [ xxx] (Primera reunió amb obertura oficial i presentació de l'encàrrec per part del patrocinador.

Presentació de l’e-moderador i participants. Exposició sobre el pla de treball, eines, calendari, necessitats, etc.)

5. Treball presencial i en línia. [ xxx] (Es recomana la combinació entre treball presencial i en línia. Implica ensinistrament de

l ‘e-moderador)

6. Presentació pública del treball i difusió. [ xxx] (Si s’han posat a treballar diversos grups alhora es recomana fer una

presentació global com a Jornada de Bones Pràctiques)

Plantilla

La propera frontera: col·laboració per defecte

La col·laboració per defecte: la xarxa social corporativa

Reducció del correu electrònic

Millor gestió del talent intern

Major eficàcia en la gestió de les noves idees

Reducció dels esforços dedicats a la gestió de la informació

Beneficis Xarxa Social Corporativa

Ja s’està treballant al Departament de Justícia

www.gencat.cat/justicia/cejfe