謝寶煖 台灣大學圖書資訊學系副教授 pnhsieh@ntu.tw 2009 年 10 月 12 日

簡報設計原則及技巧分享簡報設計原則及技巧分享

謝寶煖台灣大學圖書資訊學系副教授

pnhsieh@ntu.edu.tw

2009 年 10 月 12 日

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A B

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內容大綱 用視覺溝通 讓文字說話 用數字震撼人心 讓圖表說故事 Q & A

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溝通過程The transferring and understanding of meaning

簡報者 客戶投影片

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用視覺溝通 Presenter 是主角

– 圖表是支援– 讓觀眾聽，不要讀

少即是多– information chunk

減少眼球掃視– 由左到右，左下到右上

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視覺溝通元素 文字

– 條列重點– 關鍵句子

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Single Line Title

Heading 1

Heading 2

Heading 3

Heading 4

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視覺溝通元素 文字

– 條列重點– 關鍵句子

圖片– 照片、圖像

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簡報成功關鍵在於態度 /形象The audience is a mirror of the presenter.

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視覺溝通元素 文字

– 條列重點– 關鍵句子

圖片– 照片、圖像

關係配置圖– 表格、矩陣圖、組織圖

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投影片標題

文字 圖片

文字圖片

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電視分割畫面

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視覺溝通元素 文字

– 條列重點– 關鍵句子

圖片– 照片、圖像

關係配置圖– 表格、矩陣圖、組織圖

數字圖– 長條圖、圓餅圖、線形圖

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簡報設計原則 KISS: Keep It Simple, Stupid

善用 PowerPoint 簡報設計範本– 統一字型、色彩、版式– 變換背景、色彩做強調– 設計專屬範本

KISSKISS

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PowerPoint 技巧 選定投影片範本

– 格式＞投影片設計＞ Microsoft Office Online 設計範本＞依類別瀏覽＞選定擬套用範本＞立即下載

變更投影片範本顏色– 格式＞投影片設計＞右邊工作窗＞色彩配置

設定母片– 變更整套投影片之字型、顏色、項目符號– 檢視＞投影片母片

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簡報設計原則 Magic Seven 原則

– 7 士 2 ＝ 5 ～ 9

– 每張投影片七行（七個概念）

– 每項標題題七個字

– 適當留白

•增加段落間距

• Shift + Enter 強制換行增加段落間距

減少段落間距

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內容大綱 用視覺溝通 讓文字說話 用數字震撼人心 讓圖表說故事 Q & A

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讓文字說話 以標題型式條列重點

– 似報章雜誌之精簡標題– 明確主詞＋動詞– 不用完整句子– 省略贅字– 省略不必要之標點符號

以顏色強調重點– 不畫底線– 不斜體

完整概念不斷行– 強制換行

Shift + Enter

1.字數少字體大2.字體大易解易記3.只能講不能唸4.只能聽不能讀5.說故事

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無線射頻辨識系統 (Radio Frequency Identification, RFID )

產值年增 22%

新殺手級應用 …

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RFID

無線射頻辨識系統（ Radio Frequency Identification ）– 產值年增 22%– 新殺手級應用 – …

21

RFID

無線射頻辨識系統Radio Frequency Identification– 產值年增 22%– 新殺手級應用 – …

按 Shift+Enter 強制換行

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Radio Frequency IDentification

無線射頻辨識系統– 產值年增 22%

– 新殺手級應用 – …

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Single Line Title

Heading 1

Heading 2

Heading 3

Heading 4

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Single Line Title

Heading 1

Heading 2

Heading 3

Heading 4

The Less Is More!

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台灣花卉產地 蘭陽地區

– 發展觀葉植物及切枝植物 淡水、陽明山

– 東北季風強、濕度高、光線不足– 以金花石蒜、白色海芋、杜鵑花、茶花為主

桃園、新竹– 沿海不易發展農作，多依傍山麓發展– 以生產盆花及花壇苗為主

埔里地區– 海拔五百公尺之盆地，日夜溫差大夏季夜溫低、冬季溫暖

– 為重要之切花、盆花及種苗業生產區

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台灣花卉產地 蘭陽地區

– 發展觀葉植物及切枝植物 淡水、陽明山

– 東北季風強、濕度高、光線不足– 金花石蒜、白色海芋、杜鵑花、茶花為主

桃園、新竹– 沿海不易發展農作，多依傍山麓發展– 盆花及花壇苗為主

埔里地區– 海拔五百公尺之盆地，日夜溫差大夏季夜溫低、冬季溫暖

– 重要之切花、盆花及種苗業生產區

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善用對稱句

建立標題間的關係

減少眼球掃視活動

Don’t Make Me Think!

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Product Features

Search Feature Has Been Enhanced

Improved Speed

More Flexible Than Before

Extension of Warranty

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Product Features

Enhanced Search Feature

Improved Speed

Increased Flexibility

Extended Warranty

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Product Features

Enhanced Search Feature

Improved Speed

Increased Flexibility

Extended Warranty 1.顏色彰顯重點2.自訂動畫逐條說明3.由左進入不敵對4.平均分配空間

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Warranty

FlexibilitySpeed

Search Feature

Product FeaturesProduct Features

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讓文字說話 引文句子要完整

當每個人的想法一致時，就表示根本沒有人在用大腦。

美國名將巴頓將軍

當每個人的想法一致時，就表示根本沒有人在用大腦。

美國名將巴頓將軍

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減少未加值之步驟潛在公司利益 潛在顧客利益 挑戰 /限制

•改善效率

•增加生產力

•增加顧客服務能力

•公司差異化

•增加服務速度

•改善效率

•轉變顧客和企 業間之任務

•客製化服務

需要額外的顧客教育和員工訓練來執行得更順暢、有效率

電子公文

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減少未加值之步驟

公司潛在利益 顧客潛在利益 挑戰 /限制

•改善效率

•增加生產力

•增加顧客服務能力

•公司差異化

•增加服務速度

•改善效率

•轉變顧客和 企業間之任務

•客製化服務

顧客教育

員工訓練

電子公文

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簡報設計原則 字型

– 選用清楚易讀的字型– 中文字型：標楷、細明– 英文字型： San serif type （無細線體）

• Arial, Verdana, Tahoma• Times New Roman （細線體）•不用 serif type （細線體）–Bookman Old style–Comic

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簡報設計原則 字體大小

– 字體要大、行數要少字體大，行數自然少，符合Magic Seven 原則！

– 標題不小於 28 點– 項目內容不小於 20 點– 標題上下層級間以相差四點為宜

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• 這是 12點的字，您看得到嗎？• 這是 14點的字，您看得到嗎？• 這是 16點的字，您看得到嗎？• 這是 18點的字，您看得到嗎？• 這是 20點的字，您看得到嗎？• 這是 24點的字，您看得到嗎？• 這是 28點的字，您看得到嗎？• 這是 32點的字，您看得到嗎？• 這是 36點的字，您看得到嗎？• 這是 40點的字，您看得到嗎？•這是 44點的字，您看得到嗎？•這是 48點的字，您看得到嗎？

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大標題用 44 點標楷體粗體 標題 1 是 32 點，加粗，很清楚

– 標題 2 是 28 點，加粗，也很清楚• 標題 3 是 24 點，加粗，還算清楚

– 標題 4 用 20 點，加粗，再小就看不到了» 標題 5 用 18 點，加粗，快看不到了

– 標題 4 用 20 點，改用細明體，加粗，好一點» 標題 5 用 18 點，改用細明體，加粗，勉強可以

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色彩 淺色背景 深色字

– 背景：白色或淺色 深色背景 淺色字

– 紅色和橘色不適合久看– 綠、藍、棕難捉住觀眾注意力– 黑底白字不適合遠距離觀看• 20呎遠

從電腦螢幕到投影

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內容大綱 用視覺溝通 讓文字說話 用數字震撼人心 讓圖表說故事 Q & A

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用數字震撼人心 數字是商業簡報的關鍵

– 數字會說話– 善用數字支持觀點或論證

– 投影片中宜以精確數字呈現– 口述時，宜使用近似值因為近似值容易記憶容易聯想

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重要數據用 Sidebar 強調

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台灣青少年自殺行為

青少年十大死因

第

3名

有憂鬱症傾向者自殺比例提高10 ～ 15％

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內容大綱 用視覺溝通 讓文字說話 用數字震撼人心 讓圖表說故事 Q & A

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圖表設計原則 Simple 簡明 Audience-specific 觀眾導向 Visual attractive 視覺魅力 Economic 經濟

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切花（百萬歐元） 2005 2006 成長率玫瑰花 728.6 758.2 +4.1

菊花多花 293.1 300.2 +2.4

鬱金香 191.5 223.0 +16.4

百合 164.1 166.7 +1.6

非洲菊 121.2 122.2 +0.8

蕙蘭 70.2 72.0 +2.6

菊花 46.7 55.8 +19.5

小蒼蘭 57.4 55.4 -3.5

火鶴花 41.0 46.4 +13.2

水仙百合 39.1 39.2 +0.3

荷蘭切花生產值前十名

靠右對齊不顯示框線

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切花（百萬歐元） 2005 2006 成長率玫瑰花 728.6 758.2 +4.1

菊花多花 293.1 300.2 +2.4

鬱金香 191.5 223.0 +16.4

百合 164.1 166.7 +1.6

非洲菊 121.2 122.2 +0.8

蕙蘭 70.2 72.0 +2.6

菊花 46.7 55.8 +19.5

小蒼蘭 57.4 55.4 -3.5

火鶴花 41.0 46.4 +13.2

水仙百合 39.1 39.2 +0.3

荷蘭切花生產值前十名

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切花（百萬歐元） 2005 2006 成長率玫瑰花 728.6 758.2 +4.1

菊花多花 293.1 300.2 +2.4

鬱金香 191.5 223.0 +16.4

百合 164.1 166.7 +1.6

非洲菊 121.2 122.2 +0.8

蕙蘭 70.2 72.0 +2.6

菊花 46.7 55.8 +19.5

小蒼蘭 57.4 55.4 -3.5

火鶴花 41.0 46.4 +13.2

水仙百合 39.1 39.2 +0.3

荷蘭切花生產值前十名

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Bar charts Excel直條圖

％

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圓餅圖製作規範

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圓餅圖製作規範

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台灣人到香港、日本、泰國、和韓國旅遊人數

http://202.39.225.136/statistics/File/200612/table25_2006.pdf

0

500,000

1,000,000

1,500,000

2,000,000

2,500,000

3,000,000

3,500,000

2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008

香港日本泰國韓國

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如何快速轉貼Word 表格 Word：將字型改成粗體 Word：預覽列印 Prt Scr或 Capture

– Png: 可攜式網路圖形

PowerPoint：插入＞圖片＞從檔案– 裁剪

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變 T字型，

往內推

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今天我們學到了

用視覺溝通，簡報者是主角

讓文字說話，突顯重點

用數字震撼人心，創造差異

讓圖表說故事 ，精簡自明

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Q & AQ & A

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http://toppresentation.blogspot.com