View
5
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Vodenje projektov
Gabrijela Babič, Barbara Možina
KAJ JE PROJEKT
� Projekt je časovno omejeno namera z jasnimi cilji� Tipično za projekte je, da imajo omejene vire.� So vpeti v časovni, kadrovski in stroškovni okvirŠtiri faze projekta:� Štiri faze projekta:
1.oblikovanje projektne ideje2.načrtovanje projektnih aktivnosti3.izvajanje projekta4.zaključek projekta/vrednotenje
PROJEKTNA IDEJA
Identifikacija potreb
� ocena potreb ciljnih skupin/ deležnikov
ocena zmogljivosti organizacije za pripravo in � ocena zmogljivosti organizacije za pripravo in izvedbo
� kako: raziskave, intervjuji, fokusne skupine…
OBLIKOVANJE PROJEKTNE IDEJE
� Zakaj -kaj je problem, ki bi ga reševali
� Kaj-kaj želimo doseči, kakšni so cilji,kako bomo pripomogli k reševanju problema
� Kako-s katerimi aktivnostimi
� Kdaj –časovno obdobje projekta
� Koliko-potrebna sredstva za izvedbo
ANALIZA PROBLEMA
Ulov in prihodek ribiških družin se zmanjšuje
Kakovost rečnih voda se slabša
Rečni ekosistem je ogrožen, število rib se zmanjšuje
Št. obolenj, povezanih z vodo, se zvišuje
Velika količina Veliko gospodinjstev Velika količina odvrženih smeti v reko
Veliko gospodinjstev in tovarn izpušča odplake direktno v vodo
Ni nadzora nad onesnaževalci
Državni organi so neučinkoviti in povezani z interesi industrije
Ljudje se ne zavedajo nevarnosti odmetavanja odpadkov v reko
Obstoječa zakonodaja ne preprečuje direktnih izpustov v reko
Onesnaževanje ni prioriteta politikov
Ni javnega info/izobraževalnega programa
POSLEDICE SPLOŠNI CILJI
Problemsko drevo Drevo ciljev
OSREDNJI PROBLEM
VZROKI
NAMEN PROJEKTA
REZULTATI
PRILAGODITEV PROJEKTNE IDEJE RAZPISU
� Idealen pristop Že oblikovano idejo prilagodimo razpisuPrednosti: ni časovne stiske, upoštevamo vse faze, dobro pripravljen projektni predlogPraksa � Praksa na podlagi razpisa razvijamo projektno idejo Slabosti;časovna omejenost, rezultat :slabo pripravljen projektni predlog, izpuščamo faze potrebne za kvalitetno oblikovan predlog)
KLJUČNI ELEMENTI PROJEKTNEGA
PREDLOGA
� Specifični cilji, splošni cilji, rezultati� Kazalniki, viri informacij za kazalnike� Argumentacija� Dolgoročnost/trajnost p.rezultatovReference� Reference
� Multiplikacija/diseminacija� Odnosi z javnostmi� Trajnostni vidik� Logični okvir
SPLOŠNI, SPECIFIČNI CILJI
� Splošni (dolgoročni, osnovni cilji)so cilji, k katerimi bo projekt prispeval dolgoročno in je cilj širšega sektorja ali nacionalnega/evropskega programa na višji ravni
Npr:projekt prispeva k zmanjšanju ogroženosti Npr:projekt prispeva k zmanjšanju ogroženosti rečnega ekosistema
� Specifični ciljiso cilji, ki jih bo projekt dosegel v opredeljenem časovnem okvirju;
Npr: izboljšanje kakovosti rečnih vodazakonodaja ki preprečuje direktne izpuste v
reko
REZULTATI
� Rezultati projekta nastanejo do zaključka projekta z izvedbo aktivnosti in so potrebni za dosego specifičnih ciljev projekta.
� PrimeriPri razvoju programov usposabljanja bodo rezultati zapisani kot:kot:
Razvit/prilagojen program usposabljanja
Razvite nove metode dela z udeleženci (novi načini dela).
Razvito gradivo za udeležence usposabljanja/za mentorje
� Pri izvedbi programa usposabljanja so rezultati navadno zapisani kot naslednje trditve:
Ob koncu programa usposabljanja bodo udeleženci:
• vedeli več o …
• bili sposobni samostojno …
• razmišljali drugače o
� V okviru projektov, namenjenih povečanju zaposlitvenih � V okviru projektov, namenjenih povečanju zaposlitvenih priložnosti, bodo rezultati zapisani najpogosteje kot naslednje trditve:
• Izvedeno usposabljanje za …
• Oblikovan inovativen pristop celovite individualne pomoči mladim iskalcem zaposlitve.
• Zagotovljeno mentorstvo ljudem s težavami v duševnem zdravju.
• Prilagojena delovna mesta za invalide.
KAZALNIKI, VIRI INFORMACIJ
� Merila za merjenje napredka� Določite jih sami ter iz katerih virov informacij bo razvidno, da so bili doseženi
� Nivoji kazalnikov:-doseženi rezultati ( usposobljene osebe)-doseženi rezultati ( usposobljene osebe)-izvedene aktivnosti (izvedene delavnice)Primer:Kazalniki: 20 usposobljenih oseb, 4 izvedene delavnice,
Vir informacij: podpisne liste, poročilo z slikovnim gradivom
ARGUMENTACIJA
� Poznavanje tematike
� Navezovanje na nacionalne/eu politike in programe
� Navezovanje na obstoječe raziskave, analize predmetnega področja
� Navajanje virov
DOLGOROČNOST/TRAJNOST REZULTATOV
� Splošna koristnost
� Možnost uporabe po koncu projekta
Trajnostni učinek na ciljne skupine� Trajnostni učinek na ciljne skupine
� Možnosti nadaljevanja projekta po zaključku
REFERENCE
izvedeni projekti-(vodneje seznama, vključevanje v partnerske projekte)
projektna ekipa, (življenjepisi)projektna ekipa, (življenjepisi)
reprezentativna spletna stran
MULTIPLIKACIJSKI UČINEK/DISEMINACIJA
� Razširitev pozitivnih učinkov in izkušenj po koncu projekta
� Metode razširjanja projektnih rezultatov za širšo koristnost:koristnost:
-spletna stran projekta -publikacije (knjige, brošure,zloženke,učno gradivo…)
-avdiovizualni material
ODNOSI Z JAVNOSTMI
� Način komuniciranja/obveščanja ciljnih skupin:Pisno, elektronsko (e-obvestila), preko spletnih strani, družbeno-socialna omrežja (fb, twiter, linkedlin…), plakati, letaki, panoji,
Razmislite preko katerih org.struktur lahko Razmislite preko katerih org.struktur lahko dosežete čimvečje število deležnikov
� Odnosi z mediji (spletni mediji, radio, tv, tiskani mediji)
� Upoštevanje družbenih aspektov ciljnih skupin
TRAJNOSTNI VIDIK
� Socialni vidik-kako prospevamo k socialnem dialogu, morebitne socialne koristi, obravnava problemov socialnih skupin
� Okoljski vidik: morebitni negativni vplivi � Okoljski vidik: morebitni negativni vplivi projekta na okolje ter rešitve za zmanjšanje
� Gospodarski vidik; finančno zagotavljanje trajnosti projektnih rezultatov, dolgoročna gospodarska upravičenost projekta
(npr.ustvarjanje novih delovnih mest, ugodno podjetniško okolje…)
LOGIČNI OKVIR
� Analitična metoda za načrtovanje projektnega predloga
� kako načrtovane aktivnosti pripomorejo k doseganju ciljev v smislu virov, predpostavk in tveganj
Logika za pobudo
Objektivno preverljivikazalniki realizacije
Viri informacij insredstva preverjanja
Predvidevanja
Splošni cilji Kateri so splošni širšicilji projekta?
Kateri so ključnikaz., ki se nanašajo na s. cilje?
Kateri viri inf. sona voljo za preverjanje po kaz
Se ne izpolne
NamenProjekta
Katere specifične cilje bo projekt dosegel in s tem prispeval ksplošnim ciljem?
Kateri kazalniki jasno prikažejo, da je bil specifični cilj projekta dosežen?
Kateri viri inf.so že na voljo, ali se jih lahko zbere? Kakšne metode so potrebne za
Kateri dejavniki in pogoji sopotrebni za dosego ciljev, ki pa so izven koristnikovesplošnim ciljem? dosežen? potrebne za
pridobitev tehinformacij?
izven koristnikoveodgovornosti? (zunanji pogoji)Katera tveganja je potrebnoupoštevati?
Pričakovanirezultati
Kateri so pričakovanirezultati? (naštejte jih
S katerimi kaz.sebo merilo, ali je projekt dosegel in v kakšni meripredvidene rezultate inučinke?
Kateri viri informacij sona voljo za te kazalnike
Kateri so zunanji pogoji, ki morajobiti izpolnjeni, da bodo pričakovani rezulati doseženi v predvidenem času?
Dejavnosti Katere so ključnedejavnosti, ki jih jetreba izvesti in vKateremzaporedju,da bodo pričakovani
Sredstva: Katerasredstva so potrebna zaizvedbo teh dejavnosti:n.pr. osebje,
Kateri viri informacijso na voljo o potekuprojekta?Stroški: Kakšni so
Kateri predpogoji so nujniza pričetek projekta? Kateripogoji izven koristnikovega
IZVAJANJE IN UPRAVLJANJE PROJEKTA
� Vodenje projekta
Vrednotenje/evalvacija� Vrednotenje/evalvacija
� Poročanje
PROJEKTNO VODENJE
� Pomen projektnega vodenja
� Naloge vodstva projekta
Faze projektnega vodenja� Faze projektnega vodenja
� Oblike projektne organiziranosti in njihoveprednosti ter slabosti
� Elemente in veščine projektnega vodenja
� Pomen kontroliranja
PROCES
VLOGA VODJE PROJEKTOV
� analiza projekta in določanje temeljnih nalog,� postavljanje cene (ponudba, predračun, račun) z ustreznim pogajalskim prostorom,
� načrtovanje projektnih faz,� določanje časovnega roka,� določanje časovnega roka,� izbira projektnih virov (tehničnih, človeških),� nadzor napredovanja projekta,� dostava vseh zahtevanih projektnih rezultatov naročniku,
� zagotavljanje komunikacije med naročnikom in izvajalci ter posredovanje navodil vsem vpletenim
DEFINICIJA VODENJA:
� Vodenje projektov je spretnost vplivanja na druge ljudi s komuniciranjem, motiviranjem in nadzorom, da bi sodelovali v smeri postavljenega cilja.
� Vodenje projektov je vodstveni stil, ki omogoča, � Vodenje projektov je vodstveni stil, ki omogoča, da z istimi ljudmi in isto tehnologijo naredimo več, ker ustvarimo ugodne delovne pogoje.
STILI VODENJA
� Nesistimatizirani:�ad hoc, �dnevno, �razdrobljeno, �svobodno, �svobodno, �personalno, �brezosebno,�manipulativno
� Situacijski modeli - stili: � avtokratski/avtoritativni, �participativni, �skupinski, inovacijski
NAČELA VODENJA PROJEKTOV
� Principi: � vključevanje sodelavcev in usmerjanje njihovega obnašanja pri definiranju in izvajanju projekta (psihosociološki vidik),
� vključevanje virov in nadzor nad porabo sredstev (izvedbeni vidik).(izvedbeni vidik).
� Zlata pravila:� Nikoli ne sprožimo procesa, ki ga ne mislimo preverjati
� Stalno ugotavljamo, če proces teče po planu
OBLIKOVANJE PROJEKTNE SKUPINE
Za projekt izdelamo organizacijsko strukturo z:� organizacijsko shemo v kateri opredelimo položaj sodelujočih ( vodje projekta, vodje delov projekta, odgovorne osebe za posamezne naloge itd.),
� naloge in razporeditve na mesta in udeležence,� naloge in razporeditve na mesta in udeležence,� pristojnosti in odgovornosti sodelujočih,� formalne spremembe organizacijske strukture.Formalno strukturo dopolnjujejo neformalni odnosi, glede na potrebe in pogoje.
TIMSKO DELO
� dopolnjevanje znanja posameznikov (sinergija),� je ustvarjanje in ne sestanek za potrjevanje idej,� s ciljem morajo biti vsi člani seznanjeni predvsem zato, ker ga skupaj določijo,vsak član si postavi svoj delni cilj,� vsak član si postavi svoj delni cilj,
� pogovora ne širimo na teme, ki niso predvidene � vsi člani tima končajo z delom takrat, ko opravi delo celotni tim
� temelji na sodelovanju, poslušanju, sledenju, razpravi in uresničevanju skupnih idej. Kljub občasnim problemom in nasprotju vsak član prostovoljno posreduje informacije in znanje ter se pri delu polno angažira.
VODJA SI POMAGA
� s pisno razmejitvijo odgovornosti in pristojnosti posameznikov, da ni dvojnih pooblastil,
� z določitvijo “tehnik obnašanja”, ki uvajajo skupinsko delo in omilijo konflikte,
� z zahtevo, da sodelujoči podpišejo dokumente, s � z zahtevo, da sodelujoči podpišejo dokumente, s katerimi soglašajo,
� z vprašanji KAJ, ZAKAJ in KDO iščejo rešitve. Manj pomembno je KAKO.
� z neprestanim planiranjem po spremembah v projektu rešuje probleme negotovosti.
FAZE VODENJA…
� Organiziranje - priprava aktivnosti in potrebnih virov v medsebojni povezavi v ciljno usmerjenem procesu projekta.
� Koordiniranje - usklajeno delovanje vseh aktivnosti k skupnemu končnemu cilju. aktivnosti k skupnemu končnemu cilju.
� Kontroliranje - preverjanje poteka del in doseganje vmesnih in končnih ciljev.
� Vrednotenje in ocenjevanje - ugotavljanje doseganja ciljev v kvantitativnem in kvalitativnem pogledu
ELEMENTI IN VEŠČINE PROJEKTNEGA
VODENJA
� Integracijsko vodenje in upravljanje � Upravljanje vsebine in obsega ter nadzor� Upravljanje časa� Upravljanje stroškov Upravljanje kakovosti � Upravljanje kakovosti
� Upravljanje človeških virov� Upravljanje tveganj in nadzor nad njimi
KONTROLIRANJE
� Namen : sprotno ugotavljanje odstopanj kriterijev projekta od planiranih vrednosti.
� Kontroliramo: časovne roke, porabo sredstev in učinkovitost dela.
� Elementi projektne kontrole: � Elementi projektne kontrole: � periodična (tedenska, dnevna…) poročila o stanju, � spremljanje terminov, finančnih izdatkov� zagotavljanje, da so deležniki projekta seznanjeni z napredovanjem projekta.
� Orodja za spremljanje projekta:
-večji projekti-razvita programska orodja; microsoft project, microsoft office project, časovni gantogram, …gantogram, …
-manjši projekti: priprava tabel, časovni termin, finančni načrt, logični okvir projekta,…
DELOVNI NAČRT
Načrt aktivnosti
Kdo Št. dni Stroški Izdelki in storitve
Rezultat
Delovni sklop 1Vodenje in koordinacija
Delovni sklop 2Popis kulturne dediščinedediščineAktivnost 2.1Aktivnost 2.2Aktivnost 2.3
Delovni sklop 3Priprava zbornikaAktivnost 3.1Aktivnost 3.2
Delovni sklop 4Promocija in razširjanjeAktivnost 4.1
ENOSTAVEN TERMINSKI NAČRT
Aktivnosti
Jan. Feb Mar Apr Maj Jun Jul Avg Sept
Akt.1
Akt.2Akt.2
Akt.3
VREDNOTENJE (EVALVACIJA):
� Več kot analiza doseganja ciljev – ugotavljanje dodane vrednosti
� Interpretacija rezultatov, indikatorjev,…Ocenjevanje aktivnosti� Ocenjevanje aktivnosti
� Usmerjeno v nadaljnje delo - uporabnost rezultatov za npr. nov projekt
POROČANJE
� Upoštevanje nacionalne zakonodaje, skladnost z zahtevami naročnika.
� Vsebinsko poročilo:-izvedene aktivnosti-doseženi kazalniki-doseženi kazalniki-rezultati-napredekPodporni dokumenti k vsebinskem poročilu� Finančno poročilo:
-opis nastalih stroškov-podporna dokumentacija
HRAMBA DOKUMENTACIJE
� Kronološka razvrščenost� Preglednost� Posebne mape/ločena hramba� Originalni dokumenti (tehnični in finančni):poročila, liste prisotnosti, fotografije, kopije poročila, liste prisotnosti, fotografije, kopije partnerskih računov, računovodske listine …
� Revizija : hramba 5 let
OSEBNO SVETOVANJE (POPREDHODNI NAJAVI)LJUBLJANA, RIMSKA 6LJUBLJANA, RIMSKA 6LITIJA, PONOVIŠKA 12TEL: 059 927 619
DODATNE INFORMACIJE:
Stičišče NVO osrednje Slovenije
info@srce-me-povezuje.si
Recommended