Vodenje projektov

Gabrijela Babič, Barbara Možina

KAJ JE PROJEKT

� Projekt je časovno omejeno namera z jasnimi cilji� Tipično za projekte je, da imajo omejene vire.� So vpeti v časovni, kadrovski in stroškovni okvirŠtiri faze projekta:� Štiri faze projekta:

1.oblikovanje projektne ideje2.načrtovanje projektnih aktivnosti3.izvajanje projekta4.zaključek projekta/vrednotenje

PROJEKTNA IDEJA

Identifikacija potreb

� ocena potreb ciljnih skupin/ deležnikov

ocena zmogljivosti organizacije za pripravo in � ocena zmogljivosti organizacije za pripravo in izvedbo

� kako: raziskave, intervjuji, fokusne skupine…

OBLIKOVANJE PROJEKTNE IDEJE

� Zakaj -kaj je problem, ki bi ga reševali

� Kaj-kaj želimo doseči, kakšni so cilji,kako bomo pripomogli k reševanju problema

� Kako-s katerimi aktivnostimi

� Kdaj –časovno obdobje projekta

� Koliko-potrebna sredstva za izvedbo

ANALIZA PROBLEMA

Ulov in prihodek ribiških družin se zmanjšuje

Kakovost rečnih voda se slabša

Rečni ekosistem je ogrožen, število rib se zmanjšuje

Št. obolenj, povezanih z vodo, se zvišuje

Velika količina Veliko gospodinjstev Velika količina odvrženih smeti v reko

Veliko gospodinjstev in tovarn izpušča odplake direktno v vodo

Ni nadzora nad onesnaževalci

Državni organi so neučinkoviti in povezani z interesi industrije

Ljudje se ne zavedajo nevarnosti odmetavanja odpadkov v reko

Obstoječa zakonodaja ne preprečuje direktnih izpustov v reko

Onesnaževanje ni prioriteta politikov

Ni javnega info/izobraževalnega programa

POSLEDICE SPLOŠNI CILJI

Problemsko drevo Drevo ciljev

OSREDNJI PROBLEM

VZROKI

NAMEN PROJEKTA

REZULTATI

PRILAGODITEV PROJEKTNE IDEJE RAZPISU

� Idealen pristop Že oblikovano idejo prilagodimo razpisuPrednosti: ni časovne stiske, upoštevamo vse faze, dobro pripravljen projektni predlogPraksa � Praksa na podlagi razpisa razvijamo projektno idejo Slabosti;časovna omejenost, rezultat :slabo pripravljen projektni predlog, izpuščamo faze potrebne za kvalitetno oblikovan predlog)

KLJUČNI ELEMENTI PROJEKTNEGA

PREDLOGA

� Specifični cilji, splošni cilji, rezultati� Kazalniki, viri informacij za kazalnike� Argumentacija� Dolgoročnost/trajnost p.rezultatovReference� Reference

� Multiplikacija/diseminacija� Odnosi z javnostmi� Trajnostni vidik� Logični okvir

SPLOŠNI, SPECIFIČNI CILJI

� Splošni (dolgoročni, osnovni cilji)so cilji, k katerimi bo projekt prispeval dolgoročno in je cilj širšega sektorja ali nacionalnega/evropskega programa na višji ravni

Npr:projekt prispeva k zmanjšanju ogroženosti Npr:projekt prispeva k zmanjšanju ogroženosti rečnega ekosistema

� Specifični ciljiso cilji, ki jih bo projekt dosegel v opredeljenem časovnem okvirju;

Npr: izboljšanje kakovosti rečnih vodazakonodaja ki preprečuje direktne izpuste v

reko

REZULTATI

� Rezultati projekta nastanejo do zaključka projekta z izvedbo aktivnosti in so potrebni za dosego specifičnih ciljev projekta.

� PrimeriPri razvoju programov usposabljanja bodo rezultati zapisani kot:kot:

Razvit/prilagojen program usposabljanja

Razvite nove metode dela z udeleženci (novi načini dela).

Razvito gradivo za udeležence usposabljanja/za mentorje

� Pri izvedbi programa usposabljanja so rezultati navadno zapisani kot naslednje trditve:

Ob koncu programa usposabljanja bodo udeleženci:

• vedeli več o …

• bili sposobni samostojno …

• razmišljali drugače o

� V okviru projektov, namenjenih povečanju zaposlitvenih � V okviru projektov, namenjenih povečanju zaposlitvenih priložnosti, bodo rezultati zapisani najpogosteje kot naslednje trditve:

• Izvedeno usposabljanje za …

• Oblikovan inovativen pristop celovite individualne pomoči mladim iskalcem zaposlitve.

• Zagotovljeno mentorstvo ljudem s težavami v duševnem zdravju.

• Prilagojena delovna mesta za invalide.

KAZALNIKI, VIRI INFORMACIJ

� Merila za merjenje napredka� Določite jih sami ter iz katerih virov informacij bo razvidno, da so bili doseženi

� Nivoji kazalnikov:-doseženi rezultati ( usposobljene osebe)-doseženi rezultati ( usposobljene osebe)-izvedene aktivnosti (izvedene delavnice)Primer:Kazalniki: 20 usposobljenih oseb, 4 izvedene delavnice,

Vir informacij: podpisne liste, poročilo z slikovnim gradivom

ARGUMENTACIJA

� Poznavanje tematike

� Navezovanje na nacionalne/eu politike in programe

� Navezovanje na obstoječe raziskave, analize predmetnega področja

� Navajanje virov

DOLGOROČNOST/TRAJNOST REZULTATOV

� Splošna koristnost

� Možnost uporabe po koncu projekta

Trajnostni učinek na ciljne skupine� Trajnostni učinek na ciljne skupine

� Možnosti nadaljevanja projekta po zaključku

REFERENCE

izvedeni projekti-(vodneje seznama, vključevanje v partnerske projekte)

projektna ekipa, (življenjepisi)projektna ekipa, (življenjepisi)

reprezentativna spletna stran

MULTIPLIKACIJSKI UČINEK/DISEMINACIJA

� Razširitev pozitivnih učinkov in izkušenj po koncu projekta

� Metode razširjanja projektnih rezultatov za širšo koristnost:koristnost:

-spletna stran projekta -publikacije (knjige, brošure,zloženke,učno gradivo…)

-avdiovizualni material

ODNOSI Z JAVNOSTMI

� Način komuniciranja/obveščanja ciljnih skupin:Pisno, elektronsko (e-obvestila), preko spletnih strani, družbeno-socialna omrežja (fb, twiter, linkedlin…), plakati, letaki, panoji,

Razmislite preko katerih org.struktur lahko Razmislite preko katerih org.struktur lahko dosežete čimvečje število deležnikov

� Odnosi z mediji (spletni mediji, radio, tv, tiskani mediji)

� Upoštevanje družbenih aspektov ciljnih skupin

TRAJNOSTNI VIDIK

� Socialni vidik-kako prospevamo k socialnem dialogu, morebitne socialne koristi, obravnava problemov socialnih skupin

� Okoljski vidik: morebitni negativni vplivi � Okoljski vidik: morebitni negativni vplivi projekta na okolje ter rešitve za zmanjšanje

� Gospodarski vidik; finančno zagotavljanje trajnosti projektnih rezultatov, dolgoročna gospodarska upravičenost projekta

(npr.ustvarjanje novih delovnih mest, ugodno podjetniško okolje…)

LOGIČNI OKVIR

� Analitična metoda za načrtovanje projektnega predloga

� kako načrtovane aktivnosti pripomorejo k doseganju ciljev v smislu virov, predpostavk in tveganj

Logika za pobudo

Objektivno preverljivikazalniki realizacije

Viri informacij insredstva preverjanja

Predvidevanja

Splošni cilji Kateri so splošni širšicilji projekta?

Kateri so ključnikaz., ki se nanašajo na s. cilje?

Kateri viri inf. sona voljo za preverjanje po kaz

Se ne izpolne

NamenProjekta

Katere specifične cilje bo projekt dosegel in s tem prispeval ksplošnim ciljem?

Kateri kazalniki jasno prikažejo, da je bil specifični cilj projekta dosežen?

Kateri viri inf.so že na voljo, ali se jih lahko zbere? Kakšne metode so potrebne za

Kateri dejavniki in pogoji sopotrebni za dosego ciljev, ki pa so izven koristnikovesplošnim ciljem? dosežen? potrebne za

pridobitev tehinformacij?

izven koristnikoveodgovornosti? (zunanji pogoji)Katera tveganja je potrebnoupoštevati?

Pričakovanirezultati

Kateri so pričakovanirezultati? (naštejte jih

S katerimi kaz.sebo merilo, ali je projekt dosegel in v kakšni meripredvidene rezultate inučinke?

Kateri viri informacij sona voljo za te kazalnike

Kateri so zunanji pogoji, ki morajobiti izpolnjeni, da bodo pričakovani rezulati doseženi v predvidenem času?

Dejavnosti Katere so ključnedejavnosti, ki jih jetreba izvesti in vKateremzaporedju,da bodo pričakovani

Sredstva: Katerasredstva so potrebna zaizvedbo teh dejavnosti:n.pr. osebje,

Kateri viri informacijso na voljo o potekuprojekta?Stroški: Kakšni so

Kateri predpogoji so nujniza pričetek projekta? Kateripogoji izven koristnikovega

IZVAJANJE IN UPRAVLJANJE PROJEKTA

� Vodenje projekta

Vrednotenje/evalvacija� Vrednotenje/evalvacija

� Poročanje

PROJEKTNO VODENJE

� Pomen projektnega vodenja

� Naloge vodstva projekta

Faze projektnega vodenja� Faze projektnega vodenja

� Oblike projektne organiziranosti in njihoveprednosti ter slabosti

� Elemente in veščine projektnega vodenja

� Pomen kontroliranja

PROCES

VLOGA VODJE PROJEKTOV

� analiza projekta in določanje temeljnih nalog,� postavljanje cene (ponudba, predračun, račun) z ustreznim pogajalskim prostorom,

� načrtovanje projektnih faz,� določanje časovnega roka,� določanje časovnega roka,� izbira projektnih virov (tehničnih, človeških),� nadzor napredovanja projekta,� dostava vseh zahtevanih projektnih rezultatov naročniku,

� zagotavljanje komunikacije med naročnikom in izvajalci ter posredovanje navodil vsem vpletenim

DEFINICIJA VODENJA:

� Vodenje projektov je spretnost vplivanja na druge ljudi s komuniciranjem, motiviranjem in nadzorom, da bi sodelovali v smeri postavljenega cilja.

� Vodenje projektov je vodstveni stil, ki omogoča, � Vodenje projektov je vodstveni stil, ki omogoča, da z istimi ljudmi in isto tehnologijo naredimo več, ker ustvarimo ugodne delovne pogoje.

STILI VODENJA

� Nesistimatizirani:�ad hoc, �dnevno, �razdrobljeno, �svobodno, �svobodno, �personalno, �brezosebno,�manipulativno

� Situacijski modeli - stili: � avtokratski/avtoritativni, �participativni, �skupinski, inovacijski

NAČELA VODENJA PROJEKTOV

� Principi: � vključevanje sodelavcev in usmerjanje njihovega obnašanja pri definiranju in izvajanju projekta (psihosociološki vidik),

� vključevanje virov in nadzor nad porabo sredstev (izvedbeni vidik).(izvedbeni vidik).

� Zlata pravila:� Nikoli ne sprožimo procesa, ki ga ne mislimo preverjati

� Stalno ugotavljamo, če proces teče po planu

OBLIKOVANJE PROJEKTNE SKUPINE

Za projekt izdelamo organizacijsko strukturo z:� organizacijsko shemo v kateri opredelimo položaj sodelujočih ( vodje projekta, vodje delov projekta, odgovorne osebe za posamezne naloge itd.),

� naloge in razporeditve na mesta in udeležence,� naloge in razporeditve na mesta in udeležence,� pristojnosti in odgovornosti sodelujočih,� formalne spremembe organizacijske strukture.Formalno strukturo dopolnjujejo neformalni odnosi, glede na potrebe in pogoje.

TIMSKO DELO

� dopolnjevanje znanja posameznikov (sinergija),� je ustvarjanje in ne sestanek za potrjevanje idej,� s ciljem morajo biti vsi člani seznanjeni predvsem zato, ker ga skupaj določijo,vsak član si postavi svoj delni cilj,� vsak član si postavi svoj delni cilj,

� pogovora ne širimo na teme, ki niso predvidene � vsi člani tima končajo z delom takrat, ko opravi delo celotni tim

� temelji na sodelovanju, poslušanju, sledenju, razpravi in uresničevanju skupnih idej. Kljub občasnim problemom in nasprotju vsak član prostovoljno posreduje informacije in znanje ter se pri delu polno angažira.

VODJA SI POMAGA

� s pisno razmejitvijo odgovornosti in pristojnosti posameznikov, da ni dvojnih pooblastil,

� z določitvijo “tehnik obnašanja”, ki uvajajo skupinsko delo in omilijo konflikte,

� z zahtevo, da sodelujoči podpišejo dokumente, s � z zahtevo, da sodelujoči podpišejo dokumente, s katerimi soglašajo,

� z vprašanji KAJ, ZAKAJ in KDO iščejo rešitve. Manj pomembno je KAKO.

� z neprestanim planiranjem po spremembah v projektu rešuje probleme negotovosti.

FAZE VODENJA…

� Organiziranje - priprava aktivnosti in potrebnih virov v medsebojni povezavi v ciljno usmerjenem procesu projekta.

� Koordiniranje - usklajeno delovanje vseh aktivnosti k skupnemu končnemu cilju. aktivnosti k skupnemu končnemu cilju.

� Kontroliranje - preverjanje poteka del in doseganje vmesnih in končnih ciljev.

� Vrednotenje in ocenjevanje - ugotavljanje doseganja ciljev v kvantitativnem in kvalitativnem pogledu

ELEMENTI IN VEŠČINE PROJEKTNEGA

VODENJA

� Integracijsko vodenje in upravljanje � Upravljanje vsebine in obsega ter nadzor� Upravljanje časa� Upravljanje stroškov Upravljanje kakovosti � Upravljanje kakovosti

� Upravljanje človeških virov� Upravljanje tveganj in nadzor nad njimi

KONTROLIRANJE

� Namen : sprotno ugotavljanje odstopanj kriterijev projekta od planiranih vrednosti.

� Kontroliramo: časovne roke, porabo sredstev in učinkovitost dela.

� Elementi projektne kontrole: � Elementi projektne kontrole: � periodična (tedenska, dnevna…) poročila o stanju, � spremljanje terminov, finančnih izdatkov� zagotavljanje, da so deležniki projekta seznanjeni z napredovanjem projekta.

� Orodja za spremljanje projekta:

-večji projekti-razvita programska orodja; microsoft project, microsoft office project, časovni gantogram, …gantogram, …

-manjši projekti: priprava tabel, časovni termin, finančni načrt, logični okvir projekta,…

DELOVNI NAČRT

Načrt aktivnosti

Kdo Št. dni Stroški Izdelki in storitve

Rezultat

Delovni sklop 1Vodenje in koordinacija

Delovni sklop 2Popis kulturne dediščinedediščineAktivnost 2.1Aktivnost 2.2Aktivnost 2.3

Delovni sklop 3Priprava zbornikaAktivnost 3.1Aktivnost 3.2

Delovni sklop 4Promocija in razširjanjeAktivnost 4.1

ENOSTAVEN TERMINSKI NAČRT

Aktivnosti

Jan. Feb Mar Apr Maj Jun Jul Avg Sept

Akt.1

Akt.2Akt.2

Akt.3

VREDNOTENJE (EVALVACIJA):

� Več kot analiza doseganja ciljev – ugotavljanje dodane vrednosti

� Interpretacija rezultatov, indikatorjev,…Ocenjevanje aktivnosti� Ocenjevanje aktivnosti

� Usmerjeno v nadaljnje delo - uporabnost rezultatov za npr. nov projekt

POROČANJE

� Upoštevanje nacionalne zakonodaje, skladnost z zahtevami naročnika.

� Vsebinsko poročilo:-izvedene aktivnosti-doseženi kazalniki-doseženi kazalniki-rezultati-napredekPodporni dokumenti k vsebinskem poročilu� Finančno poročilo:

-opis nastalih stroškov-podporna dokumentacija

HRAMBA DOKUMENTACIJE

� Kronološka razvrščenost� Preglednost� Posebne mape/ločena hramba� Originalni dokumenti (tehnični in finančni):poročila, liste prisotnosti, fotografije, kopije poročila, liste prisotnosti, fotografije, kopije partnerskih računov, računovodske listine …

� Revizija : hramba 5 let

OSEBNO SVETOVANJE (POPREDHODNI NAJAVI)LJUBLJANA, RIMSKA 6LJUBLJANA, RIMSKA 6LITIJA, PONOVIŠKA 12TEL: 059 927 619

DODATNE INFORMACIJE:

Stičišče NVO osrednje Slovenije

info@srce-me-povezuje.si