View
3
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
1
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
A Tudásmenedzsment
beavatkozási területen
a szervezeti változások kezelése és
megvalósítása
A dokumentáció az elfogadott szakmai specifikáció és az ÁROP-1.2.18 azonosító jelű Szervezetfejlesztési
Program keretén belül a tudásmenedzsment módszertan alapján készült.
Projekt neve: Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság szervezetfejlesztési programja
Projekt száma: ÁROP – 1.2.18/A-2013-2013-0034
Készült: 2014.06.27
Helyszín: Kecskemét, Liszt Ferenc utca 19.
Dokumentum neve: KNPI_Tudásmenedzsment_dokumentáció.doc
Készítette: Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság, VANIN Vezetési Tanácsadó Kft. és RESPONSUM Kft.
2
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
Tartalomjegyzék 1 A módszertan célja és elvárása ........................................................................................................ 5
2 A KNPI elvárásai és eredménytermékei ........................................................................................... 5
2.1 Feladatok: ............................................................................................................................... 5
2.2 Megvalósítás módszere: .......................................................................................................... 5
2.3 Résztevékenységek: ................................................................................................................. 6
2.4 Eredménytermékek ................................................................................................................. 7
2.5 Tudásmenedzsment célok ....................................................................................................... 8
3 A módszertan alapján azonosított Tudásmenedzsment fő szakaszai és eszközei .............................. 9
3.1 A szervezet érettségi szintjének meghatározása a tudásmenedzsment területén ....................11
3.1.1 Tudásmenedzsment munkacsoport felállítása, szakmai koordinátor kijelölése ................11
3.1.2 Az egyén és a szervezet szintjén a tudás és tudásmenedzsment fogalmának definiálása .13
3.1.3 A Nemzeti Park Igazgatóságán már létező tudás beazonosítása.......................................15
3.1.4 Szervezeti tudáshálózat kialakítása, tudásmenedzsment kulcsszereplőinek kijelölése .....16
3.1.5 Működő tudásmenedzsment folyamatok azonosítása .....................................................19
3.2 A tudás architektúra létrehozása ............................................................................................21
3.2.1 A szervezeti tudásmenedzsment céljának meghatározása a szervezet stratégiai
célkitűzéseivel összhangban ...........................................................................................................21
3.2.2 Már meglévő tudás hozzáférésének biztosítása ...............................................................22
3.2.3 A folyamatosan megszerzett tudás megosztása a dolgozókkal.........................................22
3.2.4 A meghatározott tudásmenedzsment cél eléréséhez szükséges tudásfolyamatok
meghatározása és kialakítása .........................................................................................................23
3.2.5 A tudásmenedzsment célok szervezeti egységre történő lebontása ................................26
3.3 Tudás tárolása ........................................................................................................................27
3.3.1 IV. rendezvény került lebonyolítása a tudás tárolására, megoldására. .............................27
3.3.2 Két a szervezeti tudás megosztására alkalmas fórum kialakítása .....................................28
3.4 A Tudás megosztása ...............................................................................................................29
3.4.1 A tudásmegosztó folyamatok gyakorlati alkalmazása ......................................................29
3
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
3.5 A Tudás alkalmazása/felhasználása .........................................................................................30
3.5.1 A tudásmegosztó folyamatok gyakorlati alkalmazása és eredményességének mérése ....30
4 Értékelés ........................................................................................................................................32
5 Jogszabályi követelmények ............................................................................................................33
6 Mellékletek ....................................................................................................................................36
6.1 Melléklet 1 Szakmai koordinátor kinevezése ...........................................................................36
6.2 Melléklet 2 Tudásmenedzsment rendezvény meghívó ............................................................36
6.3 Melléklet 3 Tudásmenedzsment rendezvény prezentáció .......................................................36
6.4 Melléklet 4 KNPI_anonim kérdőív ...........................................................................................36
6.5 Melléklet 5 Tudásmenedzsment rendezvény összefoglaló ......................................................36
6.6 Melléklet 6 Tudásmenedzsment rendezvény jelenléti ív .........................................................36
6.7 Melléklet 7 Tudásmenedzsment rendezvény fotók .................................................................36
6.8 Melléklet 8 Kompetenciatérkép ..............................................................................................36
6.9 Melléklet 9 Tudásmenedzsment rendezvény meghívó ............................................................36
6.10 Melléklet 10 Tudásmenedzsment rendezvény prezentáció .....................................................36
6.11 Melléklet 11 Tudásmenedzsment rendezvény összefoglaló ....................................................36
6.12 Melléklet 12 Tudásmenedzsment rendezvény jelenléti ív .......................................................36
6.13 Melléklet 13 Tudásmenedzsment rendezvény fotók ...............................................................36
6.14 Melléklet 14 Ötletbörze I. KNPI ...............................................................................................36
6.15 Melléklet 15 Ötletbörze II. KNPI ..............................................................................................36
6.16 Melléklet 16 Aláíró lap ............................................................................................................36
Ábrák jegyzéke: 1. ÁBRA TUDÁSMENEDZSMENT CÉLFA .............................................................................................................................. 8 2. ÁBRA TUDÁSMENEDZSMENT ALCÉLOK........................................................................................................................... 9 3. ÁBRA TUDÁSMENEDZSMENT SZAKASZAI ........................................................................................................................ 9 4. ÁBRA TUDÁSMENEDZSMENT FELÉPÍTÉSE .......................................................................................................................10 1. TÁBLÁZAT A SZAKMAI KOORDINÁTOR ÉS A MUNKACSOPORT TAGJAI .....................................................................................11 5. ÁBRA KOMPETENCIATÉRKÉP (MELLÉKLET KOMPETENCIATÉRKÉP) .......................................................................................16 6. ÁBRA SZEMÉLYES TUDÁS FAJTÁI .................................................................................................................................17 2. TÁBLÁZAT HELYZETÉRTÉKELŐ (TERV) ..........................................................................................................................19 7. ÁBRA PROBLÉMAFA ................................................................................................................................................21 8. ÁBRA CÉLFA ..........................................................................................................................................................22 3. TÁBLÁZAT HELYZETÉRTÉKELŐ (TERV - TÉNY) ...............................................................................................................23
4
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
Rövidítések KNP - Kiskunsági Nemzeti Park KNPI - Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
5
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
1 A módszertan célja és elvárása
A Magyary Zoltán Közigazgatás-fejlesztési Program legfontosabb stratégiai célja a hatékony nemzeti
közigazgatás megteremtése az állami működés hatékonyságának, a közszolgáltatások színvonalának
emelése által. A programban kijelölt közigazgatás általános teljesítményfejlesztésével kapcsolatos célokat
a Kormány határozta meg, ezzel bevezetve a "Jó Állam" fogalmát. A Magyary Program megfogalmazása
szerint az állam "attól tekinthető jónak, hogy az egyének, közösségek, és vállalkozások igényeit a közjó
érdekében és keretei között, a legmegfelelőbb módon szolgálja." (Magyary Program 12.0, pp. 6.)
A jelen pályázat által elkészített dokumentáció a Magyary Zoltán Közigazgatás-fejlesztési Program
(Magyary Program) módszertani útmutató alapján az ÁROP-1.2.18/A pályázat szerint és az elfogadott
Szakmai koncepció szerint készült el.
2 A KNPI elvárásai és eredménytermékei
A KNPI által elfogadott szakmai koncepcióban foglaltak szerint a tudásmenedzsment alapvető feladata az,
hogy az Igazgatóságon belül már meglévő tudáshoz való hozzáférést biztosítsa, valamint annak
felhasználását a jövőben segítse. A KNPI számára nem állt rendelkezésre előzőleg hatékony eszköz a
szervezeten belüli tudás hatékony megosztására.
2.1 Feladatok:
A szervezet érettségi szintjének meghatározása a tudásmenedzsment területén, tudásmegosztás
tevékenység megvalósításának megtervezése, a szervezetben már meglévő tudás azonosítása, a
szervezeti tudásmenedzsment céljának meghatározása a szervezet stratégiai célkitűzéseivel
összhangban, a meghatározott tudásmenedzsment cél eléréséhez szükséges tudásfolyamatok
meghatározása és kialakítása, tudásmenedzsment kulcsszereplőinek kijelölése, a tudásmenedzsment
célok szervezeti egységre történő lebontása, a tudásmegosztó folyamatok működést elősegítő belső
tudásportál kialakítása.
2.2 Megvalósítás módszere:
Projektindító megbeszélést követően részletes projektterv készítése, vezetői interjú készítése és annak
feldolgozása, tudásmenedzsment kérdőív kiküldése és feldolgozása, brainstorming szervezése és
dokumentálása, műhelymunka, tudásáramlás folyamatát bemutató hálózati ábra elkészítése,
tudásmenedzsment workshop előkészítése és szervezése.
6
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
2.3 Résztevékenységek:
- Projekt indító megbeszélés és felkészülés a megbeszélésre: 2 nap
- Projekt munkacsoport összeállítása és projekt indító megbeszélés: 1 nap
- Vezetői interjú és annak feldolgozása: 1,5 nap
- Tudásmenedzsment kérdőív kiküldése, összegyűjtése és feldolgozása Excel táblában: 6 nap
- Ötletbörze (brainstorming) megszervezése, megtartása és dokumentálása: 4 nap
- A tudásáramlás folyamatát bemutató hálózati ábra elkészítése: 6 nap
- A helyzetértékelő sablon (TÉNY) kitöltése: 1,5 nap
- Javaslat készítése a szervezeti tudásmenedzsment céljára: 5 nap
- A vezetőség tájékoztatása a felmérés eredményeiről, a javaslatok prezentációja: 0,5nap
- A szervezet helyzetértékelő sablonján a valós és elvárt helyzet közötti eltérés elemzés: 2nap
- A célok eléréséhez szükséges folyamatok kijelölése: 3 nap
- A kijelölt tudásfolyamatok kialakítása: 4 nap
- szervezeti tudáshálózat kialakítása, tudásmegosztás kulcsszereplőinek kijelölése az adott szervezeti
egységek feladatköreinek viszonylatában: 4 nap
- Tudásmenedzsment workshop: 2×2nap
- SZMSZ, szervezeti ábra, a szervezet munkatársainak tudására vonatkozó adatok, a szervezeti
egységek szervezeti tudásvagyonára vonatkozó adatok, a szervezethez tartozó háttérintézményekre
vonatkozó adatok, szervezeti eljárások alapján a szervezeti tudástérkép /kompetenciatérkép
elkészítése: 5,5 nap
- Műhelymunka a tudásmenedzsment munkacsoport tagjai számára: 1 nap.
Összesen: 51 nap
Ennek az állapotnak a megváltoztatása érdekében a projekt során több tudásmenedzsment témájú
workshop kerül megrendezésre, melynek célja a szervezeten belüli tudáshalmaz azonosítása, és a
megosztásához szükséges folyamatok kialakítása. A workshop-ok eredményeképpen a KNPI dolgozói
között könnyebben áramlik majd a tudás, valamint a szervezetbe bekerülő új munkavállalók és a kilépők
tudásának felhasználása is javul.
Első lépésként egy tudásmenedzsment munkacsoport kerül felállításra, melynek élén egy szakmai
koordinátor áll. A munkacsoport célja, hogy a módszertanban bemutatott lépések segítségével találjon
megoldást az Igazgatóság által megfogalmazott célokra. Ehhez szükséges definiálni a szervezetnél lévő
7
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
tudást és az eddigi tudásmenedzsmentet, melyet Strukturált interjúk, Kérdőívek és Ötletbörze
segítségével célszerű megtenni.
Ezt követően egy Helyzetértékelés következik, melynek lényege hogy tisztán lássa a koordinátor, milyen
helyzetben van a szervezet a kiindulási állapotban, valamint hogy meghatározhassuk a szükséges
folyamatokat és tudásanyagokat melyekkel foglalkozni kell.
Következő lépés a Probléma- és Célfa felírása, amivel dokumentáljuk az eddigiek eredményét, és
összevetjük az Igazgatóság által megadott problémákkal. Ezt egy újabb Helyzetértékelés követi, melynek
során definiálhatjuk a következő lépéseket, a tudásmenedzsment céljait, ezeket a célokat pedig szervezeti
egységekre bontjuk a könnyebb kezelhetőség érdekében.
2.4 Eredménytermékek
Ezt követően pedig a rendelkezésre álló tények, adatok, eszközök, és célok alapján az elvárt
eredménytermékek a következők:
1. Szervezeti tudástérkép
2. Helyzetértékelési sablon
3. Szervezeti tudás megosztására alkalmas fórumok (2 db) bevezetése az egyéni és szervezeti
tudásmegosztásra
4. Rendezvényekre prezentáció
5. Összefoglaló beszámoló a rendezvényről
6. Jelenléti ív
8
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
2.5 Tudásmenedzsment célok
A tudásmenedzsment kialakításának előkészítéseként szükséges meghatározni a tudásmenedzsment
célját, azaz az a Nemzeti Park Igazgatósága konkrétan milyen célt kíván elérni a tudásmegosztás
területén, milyen cél elérése érdekében kívánja jelen módszertant felhasználni.
Ennek alapját a teljesítménymenedzsment célok adták, ahol meg voltak határozva a legfontosabb
célkitűzések mellett a szervezet alcéljai is. A szervezet stratégiája, a szervezeti célok és abból lebontott
tudásmenedzsment célok az alábbiak lettek:
1. ábra Tudásmenedzsment Célfa
A Nemzeti Park Igazgatóságán meglévő tudás hasznosulási formáit szükséges számba venni, azaz a
meglévő tudást milyen cél érdekében kívánja a szervezet felhasználni. Elsődleges szempont ennek
meghatározása során, hogy a szervezeten belül kívánják hasznosítani a szervezetnél, a munkavállalóknál
meglévő tudást, vagy külső célra is, akár bevétel szerzése érdekében. Ez a következő táblázatban lett
rögzítve
Tudásmenedzsment hasznosítása
Már meglévő tudás hozzáférésének biztosítása
Infrastruktúra fejlesztéssek
megosztó forumok szisztematikus, és
hatékony leszervezése osztálymegbeszélések
Folyamatosan megszerzett tudás megosztása a dolgozókkal
Belső Digitális rendszer létrehozása
osztálymegbeszélések
9
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
ÁBRA: Tudásmenedzsment célok levezetése a szervezeti célokból
Szervezeti célok
Tudásmenedzsment célok
Célok Célok megvalósítása
Tudás belső hasznosulása
- Már meglévő tudás hozzáférhetőségének biztosítása - Folyamatosan megszerzett tudás megosztása a dolgozókkal - Osztályok közötti tudásáramlás biztosítása - Tájegységek közötti
tudásmegosztás a szakmai munka elősegítéséért
- Infrastruktúra fejlesztéssel - megosztó fórumok szisztematikus, és hatékony leszervezésével - osztálymegbeszélések átgondolásával, vendégelőadó meghívásával
- Tájegység látogatások megszervezésével
Tudás külső hasznosulása
- Magyarországi és nemzetközi Nemzeti Parkok tudásának megosztása - Környezeti Nevelés erősítése
- Részvétel nemzetközi fórumokon - Részvétel országos fórumokon, szakkonferenciákon - A Nemzeti Park tudásának megosztása külsős személyekkel
- Természetvédelem tudatosítása (Környezeti Nevelés)
2. ábra Tudásmenedzsment alcélok
3 A módszertan alapján azonosított Tudásmenedzsment fő szakaszai és eszközei
3. ábra Tudásmenedzsment szakaszai
A módszertan 5 szakaszba rendezi a tudásmenedzsment folyamatát. Az 5 szakasz felépítése 15 lépésre van bontva. A módszertan szerinti felbontást alapul véve haladtunk a tudásmenedzsment projekt során. Az első szakasz a szervezet érettségi szintjének meghatározásához, a második szakasz a tudás
architektúra létrehozásához, a harmadik szakasz a tudás tárolásához, a negyedik szakasz a tudás
Érettségi szint
meghatározása
1 A tudás
architektúra létrehozása
2 A tudás tárolása 3 Tudás
megosztása 4 Tudás
felhasználása
(Fenntartás) 5
10
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
megosztásához, az ötödik szakasz a tudás alkalmazásához/felhasználásához nyújt módszertani
segédletet.
A következő ábrán bemutatjuk a tudásmenedzsment részletes felépítését.
4. ábra Tudásmenedzsment felépítése
I. szakasz: A szervezet érettségi szintjének meghatározása a tudásmenedzsment területén
1. módszertani lépés: szakmai koordinátor kijelölése
2. módszertani lépés: az egyén és a szervezet szintjén a tudás és tudásmenedzsment fogalmának definiálása
3. módszertani lépés: a szervezetnél már létező tudás beazonosítása (tacit és explicit)
4. módszertani lépés: a szervezetnél már működő tudásmenedzsment folyamatok beazonosítása
II. szakasz: A tudás architektúra létrehozása
5. módszertani lépés: a szervezeti tudásmenedzsment céljának meghatározása a szervezet stratégiai célkitűzéseivel összhangban
6. módszertani lépés: a meghatározott tudásmenedzsment cél eléréséhez szükséges tudásfolyamatok meghatározása és kialakítása
7. módszertani lépés: szervezeti tudáshálózat kialakítása, tudásmegosztás kulcsszereplőinek kijelölése
8. módszertani lépés: a tudásmenedzsment célok szervezeti egységre történő lebontása
III. szakasz: A tudás tárolása
9. módszertani lépés: a tudásmegosztó folyamatok működéséhez szükséges informatikai háttér/megoldások meghatározása és kialakítása
10. módszertani lépés: a szervezet munkatársai ismereteinek/képességeinek/szakterületi tapasztalatainak összesítése
IV. szakasz: Tudás megosztása
11. módszertani lépés: formális tudásmegosztási folyamatok kialakítása
12. módszertani lépés: informális tudásmegosztási folyamatok kialakítása
13. módszertani lépés: értékteremtő, hatékonyságnövelő tudásmegosztó folyamatok meghatározása
V. szakasz: Tudás alkalmazása/felhasználása
14. módszertani lépés: a tudásmegosztó folyamatok gyakorlati alkalmazása
15. módszertani lépés: a tudásmegosztás eredményességének mérése
11
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
3.1 A szervezet érettségi szintjének meghatározása a tudásmenedzsment területén
I. szakasz: A szervezet érettségi szintjének meghatározása a tudásmenedzsment területén
• 1. módszertani lépés: szakmai koordinátor kijelölése
• 2. módszertani lépés: az egyén és a szervezet szintjén a tudás és tudásmenedzsment
fogalmának definiálása
• 3. módszertani lépés: a szervezetnél már létező tudás beazonosítása (tacit és explicit)
• 4. módszertani lépés: a szervezetnél már működő tudásmenedzsment folyamatok
beazonosítása
3.1.1 Tudásmenedzsment munkacsoport felállítása, szakmai koordinátor kijelölése
Első lépés a célok megvalósításáért dolgozó csoport kijelölése, ahol szükséges egy szakmai koordinátor
kijelölése (ld. Melléklet 1 Szakmai koordinátor kinevezése), valamint a szervezetből tagok felkérése. A
mellékelt táblázat tartalmazza a KNPI által kialakított munkacsoport névsorát. Az ő feladatuk lesz
menedzselni az egyes módszertani lépések megvalósítandó feladatait. Céljuk, hogy a módszertanban
bemutatott lépések segítségével a szervezetben fellelhető explicit és tacit tudás feltérképezésével,
azonosításával, értékelésével, majd ezeket összegezve javaslatok megfogalmazásával segítse a
szervezeti tudásmegosztás hatékonyabbá tételét, illetve a szervezeti tudásmenedzsment fejlesztését.
A munkacsoport mérete a szervezet nagyságának és emberi erőforrás lehetőségeinek függvényében lett
kialakítva, melyben az igazgató tagként vesz részt, így a munkacsoport felelőssége és támogatottsága
maximális.
1. táblázat A szakmai koordinátor és a munkacsoport tagjai
sorszám Név Tagság Beosztás
1 Vajda Zoltán szakmai koordinátor Pályázatkezelési és Fejlesztési
osztályvezető
2 Baráné Kovács Mária tag Pályázati referens
3 Ludnai Tünde,
tag Természetvédelmi Őrszolgálati
osztályvezető
4 Klucsai Dávid, tag Területkezelési Osztályvezető
12
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
sorszám Név Tagság Beosztás
5 Sipos Ferenc, tag Természetmegőrzési Osztályvezető
6 Szabóné Bazsó Ágnes,
tag Pénzügyi és számviteli
osztályvezető
7 Aleksza Róbert, tag Térinformatikai csoportvezető
8 Krnács György, tag Természetvédelmi őr
9 Dr. Vadász Csaba, tag Természetvédelmi őr
10 Dr. Kovács Éva, tag Monitoring referens
11 Illésné Papp Mária, tag Vagyonkezelési referens
12 Filotás Zoltán, tag Erdészeti Osztályvezető
13 Bolla Bence, tag Erdészeti referens
14 Fokné Balog Ágnes, tag Bérügyi ügyintéző
15 Virág Ilona, tag Területkezelési Osztály
Csoportvezető
16 Tajti László tag Területkezelési igazgatóhelyettes
17 Kovács Erika tag Gazdasági Igazgatóhelyettes
18. Dr. Kardos Mária tag Jogi és igazgatási osztályvezető,
jogtanácsos
19 Dr. Magyar Gábor tag mb. Igazgató
13
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
3.1.2 Az egyén és a szervezet szintjén a tudás és tudásmenedzsment fogalmának definiálása
A módszertan második lépése, hogy feltérképezzük, hogy a vezetők és a dolgozók a tudásról és a tudásmenedzsmentről hogyan gondolkodnak. A rendezvényre meghívót készítettünk, mely a 2. számú melléklet „Melléklet 2_KNPI Meghívó rendezvény III.” dokumentumban található. Megrendezésre került az első rendezvény, melynek a menete és összefoglalója került rögzítésre ebben a pontban Rendezvény menete:
1. Prezentáció a Tudásmenedzsmentről 3 számú melléklet a rendezvényre a prezentáció
2. csoportokra osztás és a munkacsoport munkájának felosztása
3. Strukturált interjúk
4. Ötletbörzék
5. Anonim kérdőív kitöltés
6. Anonim kérdőív értékelés
Az Ötletbörze során arra kerestük a választ, hogy a dolgozók fejében milyen kép alakult ki a tudásról. Ennek keretében igen sokszínű válaszokat kaptunk, melynek összefoglalója alább olvasható: Először arra kértük a résztvevőket, hogy gondolkozzanak el azon, mire asszociálnak a tudásról, hogyan fogalmaznák meg azt. Sokféle választ született, meglepően absztrakt megfogalmazásoktól kezdve, egészen precíz elképzelésekig. A leggyakrabban emlegetett formái a tudásnak az iskola, könyv, és a tanulás volt, ami érthető hiszen ezek a fő módjai a tudás megszerzésének. Ezen kívül volt aki már a tapasztalatot emlegette, mint tudás megszerzésének formáját, illetve volt aki már rögtön a tudás hiányát emlegette. Ezt követően a tudás megosztásáról kérdeztük őket, mit gondolnak hol kerül a leginkább megosztásra a tudás. Érdekes válaszok születtek, hiszen általában a formális módszereket emlegetik az emberek, megbeszéléseket, vásárokat, előadásokat. a KNPI-nél azonban mindenkinél felmerültek informális módszerek is, mint a Pletykák, belső levelezések, stb. Tehát elmondhatjuk hogy a szervezet dolgozói tisztában vannak azzal hogy nem csak tárgyi tudás létezik, és nem csak az a tudás ami le van írva.
14
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
A Rendezvényen belül sor került a már meglévő tudásfolyamatok azonosítására, a szervezet tagjai által. A Rendezvényen beazonosított, a fejlesztés előtt is létező tudásmenedzsment-folyamatok a következőek:
1. Vezetői Értekezletek
2. Állományi Értekezletek
3. Osztály Értekezletek
4. Belső kommunikáció
5. Intranet
6. Folyosói megbeszélések
7. Pletykák
A megkérdezettek többsége nagyon jónak értékelte a Vezetői és állományi értekezleteket, valamint az informális formákat, úgy mint a folyosói kötetlen, vagy egyeztetet beszélgetéseket, és a különböző pletykákat. Ennek fő oka lehet az, hogy a munkavállalók többségében nyitottabbak a kötetlenebb formájú kommunikációk esetében. Egy kötött értekezlet vagy megbeszélés esetében többször visszatartják a szereplők a negatív kritikákat, félve a következményektől. Osztálytól függő az Osztályértekezlet megítélése, azonban jellemző trend ennek a negatív osztályzása. Ez mindenképpen egy fontos szempont a lépések kidolgozásában, hiszen azt mutatja, hogy osztály szinten a tudásmenedzsment vagy nem elég jól megszervezett, eredményes, vagy az is lehet, hogy nincs rá szükség, hiszen az informális megosztási csatornákon már lezajlik a tudásmegosztás. Mindezekből elmondhatjuk, hogy a KNPI a módszertanban megjelölt formális és informális tudásmenedzsment folyamatokból egyaránt rendelkezik pár módszerrel. A fejleszthető terület tehát nem a módszerek hiányánál, hanem azok rendszerezésénél, kihasználtságánál, kivitelezésénél kell keresni. A Struktúrált kérdőívek alapján pedig a következők derültek ki. Az Igazgatóság már rendelkezik módszerekkel a tudás megosztására, a kifejlesztés alatt álló rendszer, kedvező jeleket mutat, illetve a személyes átadás is létezik, azonban ad-hoc jellegű, így a minősége erősen változó. Rengeteg tudás származik a fajok ismeretéből, és ezt a tudást főleg a hagyományos úton osztják meg egymással az Igazgatóságnál. A jogi tudás már dokumentálva van, és ez is nagy jelentőséggel bír. A dolgozók számára eddig is rendelkezésre állt az információ mely szüksége volt számukra akár egy jelentős szakmai vita esetén, azonban az elérhetőség, és az átadás minősége, sebessége kifogásolható. A megkérdezett vezetők szerint a legfőbb problémák az erőforráshiányból, pénzszűkéből, illetve a munkaerő nagyfokú leterheltségéből fakadnak. Mivel kifejezetten Tudásmenedzsment stratégia nem létezik, így ennek kialakítása, és ezekért felelős személyek kinevezésével ez a probléma, főleg a
15
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
munkaerő leterheltség, megoldható. Ezen kívül egy egységes, rendszeres tudásmegosztó fórum jelent még megoldást. A meglévő informatikai rendszer továbbfejlesztése, befejezése, ha úgy tetszik, nagyban elősegíteni pedig a rendszerzett tudás hozzáférését. Anonim kérdőív összegzés (Melléklet 4: KNPI_anonim kérdőív) A kérdőív kiküldésekor a dolgozók tájékoztatva lettek:
a kérdőív anonimitásáról,
milyen folyamat keretében történik a kérdőív kitöltése;
miért stratégiai fontosságú a kérdőív kitöltése, és mihez járul hozzá
mi a kérdőív célja, annak várható eredménye;
mik a további feladatok;
mikor kap visszacsatolást a kitöltő a kérdőív eredményeiről;
kitöltési határidőről,
visszaküldés módjáról;
Az anonim kérdőív összegzése a módszertan további lépéseiben felhasználásra került. Rendezvény összegzése: Melléklet 5 Tudásmenedzsment rendezvény összefoglaló
3.1.3 A Nemzeti Park Igazgatóságán már létező tudás
beazonosítása
A munkacsoporttal történő Workshop-okon lezajlott gyakorlatokon felmértük a KNPI-nél már létező tudást, melyeket ezek után vizsgálhatunk, hogy milyen tudásmenedzsment folyamatokon esnek át. Az Anonim interjúk során kiderült, hogy a szervezet nem azonosította még a kritikus tudással rendelkező személyeket, tehát a kritikus tudás forrása még felfedetlen. Ez egy igen fontos szempont, hiszen a tudásmenedzsmenthez elengedhetetlen definiálni, hogy honnan származik az, amit meg szeretnénk osztani a dolgozókkal. A kérdőívek szerint a dolgozóknak igenis van igényük egy aktív Tudásmenedzsment rendszerre. Többen is megjelölték a Tudásmenedzsment kialakítását, mint célszerű fejlesztést a jövőre. Az állomány pedig már most is aktívan osztja meg a tudást egymással, de a hatékonysága az eddigi folyamatoknak megkérdőjelezhető. A megkérdezettek átlagosan 2-5 embert keresnek meg naponta segítségkéréssel, ami gyakorlatilag tudásmegosztásnak minősül. Ez azonban jelenleg főleg ad-hoc jellegű találkozók keretében zajlik, hiányzik a rendszerezett, megfigyelt és felügyelt folyamat ezek mögül.
16
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
A jelenlegi állapot szerint dokumentumkezelő programokat eddig is használnak, különböző tudásbázisok is léteznek, megtalálhatóak bizonyos információk több belső portálon, intraneten, valamint létezik már egy belső könyvtár is ahol számos, fontos információt tartalmazó dokumentum tárolásra került. Azonban ezek kihasználtsága nagyon alacsony, illetve nem egységes az egész szervezetre nézve. Ezekből kifolyólag az egyik ok, ami többször is megjelölésre került a megfelelő technikai háttér, ille tve annak hiánya. Ez annak a problémának a kivetülése, mi szerint a létező digitális adatbázisok nem egységesek, esetenként átláthatatlanok, fejletlenek. Másik fő ok, melyet sokszor megjelöltek az erőforráshiány. Ez megint magyarázza az eddigi rendszerekkel szembeni panaszokat, hiszen kijelölt felelősök nélkül nehéz kézben tartani egy ilyen kritikus területet, és ez volt az egyik konkrét probléma a kérdőívek szerint is. KNPI nem rendelkezik Tudásmenedzsment stratégiával, és emiatt erre kijelölt személlyel sem, aki ezt megszervezni, menedzselné. A kérdőívek 22. és 23. kérdései alapján a munkacsoport összeállítja a kritikus tudás tulajdonosairól kialakított térképet (tudástérkép/kompetenciatérkép). Ez alapján elkezdhető a tudásfolyamatok kialakítása, hiszen a tudás forrása már meg lett jelölve.
3.1.4 Szervezeti tudáshálózat kialakítása, tudásmenedzsment kulcsszereplőinek kijelölése
5. ábra Kompetenciatérkép (Melléklet kompetenciatérkép)
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
10
Tudásbirtokosok említettsége
17
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
6. ábra Személyes Tudás fajtái
A Tudástérkép összeállítását követően a tudásvagyon felmérése következik. Az anonim kérdőívek alapján beazonosított tudásbirtokosokat elemezve feltárható a mindennapokhoz szükséges tudás minősége és mennyisége. Ezek a tudások, melyeket naponta megosztanak a dolgozók, jellemzően a napi működéshez szükséges információkat tartalmaznak, adminisztrációs folyamatok, beszámoló készítéshez szükséges információk, és egyéb tudások. Többségük Explicit tudás, dokumentálható, és a kérdőívek alapján az elérhetőségük elégséges. A KNPI tudása sok részből tevődik össze. Az osztályoknak külön külön és megosztva is nagyon komoly és szerteágazó tudása van. Ezen tudások egy része megosztásra kerül, mert
a napi munkához szükséges, pl. hatóság felé való adatszolgáltatás esetén ezen jelentéseket több osztály tudásából kell összeállítani, míg vannak olyan tudások, melyek nem kerülnek megosztásra, csak az osztály belső használatához szükségesek. A NPI számára a tudásmenedzsment hatékonysága abban rejlik, hogy azon explicit vagy tacit tudásokat
18
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
melyek mások számára alapvető fontosságú, legyen az külső partner, hatóság, vagy másik osztály, hogyan tudja hatékonyan megosztani. A Szervezeti tudásvagyont felmérő táblázat:
Témakörök Van/nincs Elérési útvonal
Szervezeti ábra Van Internet
A szervezet
munkatársainak
tudására vonatkozó
adatok
összegyűjtése
Van Pénzügyi osztályon elzárva
A szervezeti
egységek szervezeti
tudásvagyonára
vonatkozó adatok
összegyűjtése
van szervezeti egység szint
vezető és munkatársai által
elérhető dokumentációkban,
számítógépen
A szervezet
munkaszabályzatait
szabályzó eljárások
összegyűjtése
van Utasítások irattárban
elérhetőek
Szervezeti eljárások
összegyűjtése van irattárban elérhetőek
Szervezeti
eljárásokhoz
kapcsolódó sablonok
részben titkárság, osztályvezetők
19
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
3.1.5 Működő tudásmenedzsment folyamatok azonosítása A már működő folyamatokat egy úgy nevezett helyzetértékelő sablon kitöltésével összegezzük. A helyzetértékelő kitöltését a szakmai koordinátor végzi, az eddigi lépések során felderített információk alapján. A kérdőívekre beérkező válaszok alapján kitölthető, kiegészítve a strukturált interjú és az ötletbörze során nyert információkkal. Az egyes szempontok kapcsán a szervezet jelenlegi állapotát, rendelkezésre álló eszközeit,
erőforrásait írjuk.
2. táblázat Helyzetértékelő (TERV)
Folyamat
TÉNY
Rendelkezik a szervezet TM stratégiával?
nem
Van-e a szervezetnek elkülönített forrása a TM-el kapcsolatos kiadásokra?
Igen
Milyen formális tudásmegosztó
csatornák léteznek a szervezeten belül?
Értekezletek, éves jelentések, szakanyagok, e-
Milyen informális tudásmegosztó csatornák léteznek a szervezeten belül?
Beszélgetések, folyosói, kávé, cigi szünet, ebédlői megbeszélések, közös étkezések, két háromszemélyes találkozók
A szervezeten belül milyen mértékben vannak az egyes munkafolyamatok dokumentálva?
Pénzügy teljesen Projektek teljesen Hatósági munka teljesen
Oktatási teljesen Környezeti Nevelés teljesen
A szervezeten belül milyen mértékben kerül megosztásra az egyes szervezeti egységeknél dokumentált tudás?
Nagymértékben, de nem jó hatékonysággal, nincs tökéletes fóruma
A dokumentált tudás milyen
mértékben kerül a későbbiek során hasznosításra?
A folyamatok input tudásának mértékétől függően, de a szükséges tudás nagymértékben hasznosul
Technológia
A szervezet rendelkezik-e a tudásmegosztást támogató technológiával?
részben
A szervezeti tudás milyen mértékben kerül megosztásra a kialakított technológiai háttér segítségével?
Ami működik, ott nagy mértékben, ami nincs feltéve a közös rendszerre ott kis mértékben
20
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
Humán erőforrás
Dokumentáltan felmérésre kerül-e a szervezetben a munkatársak feladataik ellátásához szükséges tudása?
Teljesítmény értékelés formában
A munkatársak készségei és kompetenciái milyen rendszerességgel kerülnek kiértékelésre?
Teljesítmény értékelés formában éves szinten
A kompetenciák fenntartása és növelése érdekében a szervezet tart-e rendszeres tudásfrissítő képzéseket?
Teljesítmény értékelés és szakmai megítélés után szakmai konferenciákon való részvétel
Van-e a szervezetnek módszere arra, hogy azonosítsa a kritikus tudással rendelkező dolgozókat?
nincs
Van-e a szervezetnek programja a szervezeten belüli kritikus tudás megőrzésére?
Dokumentálva osztályszinten
Van-e a szervezeten belül TM
folyamatok koordinálásáért felelős személy?
eddig nem volt
Tett-e lépéseket a szervezet annak érdekében, hogy TM folyamatok tudatossá váljanak a munkatársainak tevékenységében?
tájékoztatások a tudásmegosztás fontosságáról
Milyen módon ösztönzi a szervezet a
dolgozókat a tudásmegosztásra?
elismerés, vezetői köszönet
21
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
3.2 A tudás architektúra létrehozása
3.2.1 A szervezeti tudásmenedzsment céljának meghatározása a szervezet stratégiai célkitűzéseivel összhangban
A szervezeti tudásmenedzsment célját a következő tényezők határozzák meg:
a szervezet stratégiai célkitűzése;
a szervezet stratégiai célkitűzése és a tudásmenedzsment közti viszonyrendszer;
az I. szakaszban elvégzett módszertani lépések összesítő értékelése;
jelen módszertani lépés során a szervezet munkatársai által megrajzolt problémafa és célfa
eredményei.
7. ábra Problémafa
Érettségi szint
meghatározása
1 A tudás
architektúra létrehozása
2 A tudás tárolása 3 Tudás
megosztása 4 Tudás
felhasználása
(Fenntartás) 5
Információ megosztás alacsony
szintje/hiánya
Meglévő tudás nem elég elterjedt
Akadozó kommunikáció a dolgozók között
Rendszertelen kommunikáció a dolgozók között
Elégtelen infrastruktúra
Rendszerezett tudáskönyvtár
hiánya
Meglévő információs
eszközök elavultak
22
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
8. ábra Célfa
A KNPI Probléma- és Célfájának elemzése után az Igazgatóság és a munkacsoport együttesen két célt tűzött ki a tudásmenedzsment projekt elé.
3.2.2 Már meglévő tudás hozzáférésének biztosítása
Az anonim kérdőívek és rendezvény egyik nagy tanulsága az volt, hogy a kritikus tudást birtokló emberek kiléte sem mindig biztos, nehezen definiálható. A másik tanulság pedig az, hogy még ha meg is tudjuk határozni a birtokosokat, ez a tudás nagyon nehezen, akadályozva jut el a többi érintetthez, akiknek szüksége lenne rá. Mindebből adódik, hogy a KNPI teljesítménye nagyot nőne amennyiben ezt a nehezen elérhető tudást, könnyebben és széles körben elérhetővé tudnánk tenni. A továbbiakban tehát a projekt egyik iránya a már megszerzett tudás hozzáférésének hatékonyabb biztosítása lesz.
3.2.3 A folyamatosan megszerzett tudás megosztása a dolgozókkal
Az előző pontból kiindulva, ha a már megszerzett tudás áramlása is hatékonyabbá tehető a szervezeten belül, az új tudásokkal szintén ez a helyzet. A kisebb nagyobb workshopok és interjúk során erre főleg az informális folyamatokat jelölték meg. Bár az informális csatornák is eredményesek lehetnek, a szervezett és nyomon követhető folyamatokat előnyben részesülnek, mivel ezeknek az eredménye könnyebben és gyorsabban elemezhető.
Információ megosztás szintjének növelése
Meglévő tudás elterjesztése
Könnyíteni a tudás áramlását
Rendszert vinni az információáramlásba
Fejleszteni az információs
infrastruktúrát
Tudáskönyvtár létrehozása
Meglévő eszközök jobb kihasználása
23
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
3.2.4 A meghatározott tudásmenedzsment cél eléréséhez szükséges tudásfolyamatok meghatározása és kialakítása
A Célfában meghatározott célok eléréséhez több lépést is meg kel határozni, hogy a folyamat gördülékenyen haladjon. Definiálni kell az alaphelyzetet, a kiindulási pontot, illetve a jövőben meglépendő lépéseket.
3. táblázat Helyzetértékelő (TERV - TÉNY)
Folyamat
TÉNY TERV
Rendelkezik a szervezet TM stratégiával?
nem részben
Van-e a szervezetnek elkülönített forrása a TM-el kapcsolatos kiadásokra?
Igen igen
Milyen formális
tudásmegosztó csatornák léteznek a szervezeten belül?
Értekezletek, éves
jelentések, szakanyagok, e-Mail
Egyes fórumokkal
kiegészítve, melyeket a módszertan tartalmaz
Milyen informális tudásmegosztó csatornák léteznek a szervezeten belül?
Beszélgetések, folyosói, kávé, cigi szünet, ebédlői megbeszélések, közös étkezések, két háromszemélyes találkozók
megfelelő
A szervezeten belül milyen mértékben vannak az egyes munkafolyamatok dokumentálva?
Pénzügy teljesen Projektek teljesen Hatósági munka teljesen Oktatási teljesen Környezeti Nevelés teljesen
megfelelő
A szervezeten belül milyen mértékben kerül megosztásra az egyes szervezeti egységeknél dokumentált tudás?
Nagymértékben, de nem jó hatékonysággal, nincs tökéletes fóruma
megfelelő
A dokumentált tudás milyen mértékben kerül a későbbiek során hasznosításra?
A folyamatok input tudásának mértékétől függően, de a szükséges tudás nagymértékben hasznosul
megfelelő
Technológia
24
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
A szervezet rendelkezik-e a tudásmegosztást támogató technológiával?
részben nincs változás
A szervezeti tudás milyen mértékben kerül megosztásra a kialakított technológiai háttér segítségével?
Ami működik, ott nagy mértékben, ami nincs feltéve a közös rendszerre ott kis mértékben
nincs változás
Humán erőforrás
Dokumentáltan felmérésre kerül-e a szervezetben a munkatársak feladataik ellátásához szükséges tudása?
Teljesítmény értékelés formában
Teljesítmény értékelés formában
A munkatársak készségei és kompetenciái milyen rendszerességgel kerülnek kiértékelésre?
Teljesítmény értékelés formában éves szinten
Teljesítmény értékelés formában éves szinten
A kompetenciák fenntartása és növelése érdekében a szervezet tart-e rendszeres
tudásfrissítő képzéseket?
Teljesítmény értékelés és szakmai megítélés után szakmai konferenciákon
való részvétel
Teljesítmény értékelés és szakmai megítélés után szakmai konferenciákon való részvétel
Van-e a szervezetnek módszere arra, hogy azonosítsa a kritikus tudással rendelkező dolgozókat?
nincs kilépő interjú
Van-e a szervezetnek programja a szervezeten
belüli kritikus tudás megőrzésére?
Dokumentálva osztályszinten
Dokumentálva osztályszinten
Van-e a szervezeten belül TM folyamatok koordinálásáért felelős személy?
eddig nem volt van
Tett-e lépéseket a szervezet annak érdekében, hogy a TM
folyamatok tudatossá váljanak a munkatársainak tevékenységében?
tájékoztatások a tudásmegosztás fontosságáról
Tudásmenedzsment értekezletek
Milyen módon ösztönzi a szervezet a dolgozókat a tudásmegosztásra?
elismerés, vezetői köszönet
megegyező
Az Anonim kérdőívek elemzése után tisztább képet lehet felállítani a tudásmenedzsment eredeti helyzetéről. A kérdőívekből tisztán kiolvasható, hogy kik azok a dolgozók, vezetők, alkalmazottak, akiknél
25
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
kritikus tudás leledzik. Ez a tény azért fontos, mert innen tudjuk elkezdeni a tudás feltérképezését és a jövőbeni folyamatok kulcsszereplőit. A Célfa alapján a meglévő tudás áramlását könnyíteni az egyik fő feladat. A kérdőívek alapján a tudás forrását már sikerült azonosítani, így az egyik fő feladat egy központi, rendszerezett kommunikációs fórum kialakítása, mely során a dolgozók együttesen szerezhetnek új tudást, illetve kerülhetnek a már meglévő tudás birtokába. Ezek a kulcsszereplők lesznek azok, akik majd effektív részt vesznek a fórumokon, és átadják a tudásukat a többi dolgozónak. Fontos lesz tehát már a projekt közben bevonni őket, és bevonni őket a tervezésbe.
26
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
3.2.5 A tudásmenedzsment célok szervezeti egységre történő lebontása
A szervezeti tudásmenedzsment célok a célfából levezetve egységesek az igazgatóhelyettes pozíciókban: Területkezelési igazgatóhelyettes:
- Az osztály tudásáramlásának biztosítása - A meglévő rendszeres fórumok biztosítása - A meglévő tudás megosztása - Rendszeresen használt eszközök biztosítása
Általános igazgatóhelyettes: - Az osztály tudásáramlásának biztosítása - A meglévő rendszeres fórumok biztosítása - A meglévő tudás megosztása - Rendszeresen használt eszközök biztosítása
Gazdasági igazgatóhelyettes: - Az osztály tudásáramlásának biztosítása - A meglévő rendszeres fórumok biztosítása - A meglévő tudás megosztása - Rendszeresen használt eszközök biztosítása
Igazgató
Belső ellenőr
Jogi és Igazgatási
Osztály
Birtokügyi és
Nyilvántartási
Csoport
Informatikai
Csoport
Általános
igazgatóhelyettes
Gazdasági
igazgatóhelyettes
Területkezelési
igazgatóhelyettes
Erdészeti Osztály
Területkezelési
Osztály
Természetvédelmi
Őrszolgálati Osztály
Ökoturisztikai és
Környezeti Nevelési
Osztály
Pályázatkezelési és
Fejlesztési Osztály
Természetmegőrzési
Osztály
Pénzügyi és
Számviteli Osztály
Üzemeltetési
Osztály
II. Dél-Dunemente-Bácska
Természetvédelmi
Tájegység
III. Homokhátság
Természetvédelmi
Tájegység
Tisza-völgy
Természetvédelmi
Tájegység
I. Felső-Kiskunsági
Természetvédelmi
Tájegység
9. ábra Szervezeti ábra
27
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
3.3 Tudás tárolása
3.3.1 IV. rendezvény került lebonyolítása a tudás tárolására,
megoldására.
A rendezvényre meghívót küldtünk ki, mely a 9 számú mellékletben található: „Melléklet 9
Tudásmenedzsment rendezvény meghívó” cím alatt.
A Rendezvény menete:
Prezentáció az eddig elért eredményekről 10 számú melléklet „Melléklet 10 Tudásmenedzsment
rendezvény prezentáció”
Célok eléréséhez szükséges folyamatok kialakítása
Szervezetben lévő potenciálok átbeszélése
két tudásmegosztásra alkalmas fórum megvitatása
A kiválasztott fórumok részletes átbeszélése
Ebben a lépésben a célok eléréséhez szükséges folyamatok kialakításáról van szó. Nagyon fontos, hogy
ne feledkezzünk meg az informális folyamatokról sem, hiszen azok épp oly hasznosak, és eredményesek
tudnak lenni, mint egy megszervezett és ellenőrzött, formális csatorna.
A KNPI-nél ez különösen igaz, hiszen a kérdőívekből kiderül, hogy az informális csatornák sokkal
kihasználtabbak és hatásosabbak, mint a formálisak. Az asszociációs feladatoknál is sokkal többen hoztak
fel informális folyamatokat, mint formálisakat. Többen felvetették a Pletykát, mint fő információforrást.
A fentiekből levonva a következtetést, a projekt nem fókuszál az informális folyamatokra, hiszen azokhoz
viszonyítva a formális folyamatok, és az információs eszközök sokkal inkább el vannak maradva. Erre a
módszertan az egy-két havi rendszerességgel elküldött szervezeti hírlevelet és a tematikus műhelymunkát
javasolja.
A hírlevél alkalmas a dolgozók rendszeres tájékoztatására a tudásmenedzsment és tudásmegosztás
aktuális változásairól, valamint bármilyen egyéb új eszköz, esemény hasznosításáról, megtörténtéről.
A tematikus műhelymunkát pedig főleg a tudásmenedzsmenttel foglalkozóknak javasolja a módszertan,
hiszen a bevezetett eszközöket figyelni is kell, mennyire hasznosulnak, és a megfigyelések alapján
alakítani, módosítani a rendszert. A jövőben pedig érdemes fontolóra venni újabb eszközök bevezetését,
illetve egyéb reformokat.
28
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
Tehát mint a projekt fő célja, a meglévő tudás megosztásának megvalósítása az elsődleges. A
módszertanban leírt lépéseknek köszönhetően a következő eredményekre, eszközökre esett a választás.
3.3.2 Két a szervezeti tudás megosztására alkalmas fórum
kialakítása
A KNPI által kijelölt munkacsoporttal való egyeztetések, valamint az előbbiekben bemutatott módszertani
lépések eredményeinek fényében a projekt eredményének a következő célt tűztük ki.
3.3.2.1 Tudásmegosztó továbbképzések az állománygyűlés kiegészítésével
A KNPI a jövőben havi rendszerességgel fog továbbképzéseket szervezni az egész állomány számára. Ennek keretében az aktuális, KNPI működését és életét befolyásoló témákról lesz szó, amelyekről fontos tájékoztatni a dolgozókat. Ilyen téma lehet a KNPI-t érintő jogszabályváltozásokról való tájékoztatás, nemzetközi eseményekről való beszámoló, illetve bármilyen egyéb releváns téma. Ezeken a rendezvényeken kerül sor a hónap során megszerzett új tudás megosztására is. A havi rendszeresség előnye az, hogy a kritikus tudás birtokosai, rendszeresen megoszthatják ezt a többi dolgozóval, így naprakész lesz az állományi tudás, és javulni fog a KNPI teljesítménye. Célunk egy tudatos és hatékony információcsere biztosítása a Nemzeti Park eredményességének javításáért. Mindezekről Prezentáció készül, melyet az erre a célra létrehozott Belső Digitális Hálózatban dokumentálnak és megőrizek, hogy így később is elérhetőek legyenek a prezentációban foglalt információk. Az elérhetőség biztosítja a rendezvényen részt venni nem tudó kollégák információ biztosítását és az ismétlés mint fontos tudást rögzítő technika alkalmazásának biztosítását.
3.3.2.2 Belső Digitális Hálózat létrehozása a meglévő Tudás számára A KNPI a projekt előtt már rendelkezett Belső Digitális hálózattal, ám ezt, az interjúk során kapott információk alapján, nem használják ki a benne rejlő potenciál szintjéig. Az Igazgatósággal egyetértésben tehát célul tűztük ki, hogy ezt a jelenlegi Intranet-et továbbfejlesztve, egy minőségi, megbízható és széles körű információkat tartalmazó Digitális Könyvtárat hozzunk létre 2014 május végéig a már megszerzett tudás tárolásának és hatékony felhasználásának céljából. Ebbe a hálózatba kerülnek majd feltöltésre az előbb említett pontban megtartott Prezentációk, valamint a mindenki számára fontos információk, melyek lehetnek jogszabályok, pályázati információk, céges információk, szakdolgozatok, a Nemzeti Parkban elhelyezett flórával és faunaval kapcsolatos cikkek, felfedezések és számos NPI-val kapcsolatos szakmai anyag.
29
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
3.4 A Tudás megosztása 3.4.1 A tudásmegosztó folyamatok gyakorlati alkalmazása
A Tudás Megosztása pontban vállaltak gyakorlati alkalmazását felügyelni, lebonyolítani
szakmailag kompetens személyekkel kell végeztetni hogy maximálisan kihasználjuk az ebben rejlő potenciált a szervezeti fejlődés területén. Eben a lépésben nagyon fontos figyelni, hogy valóban a szervezeti célok megvalósítása felé haladjon a szervezet, vagyis konstans figyelem kell övezze ezeket a módszereket, és gondos tervezés kell megelőzze mindet. A következő lépés keretében pedig kideríthető, hogy ez mennyire sikeres.
Javasolt műhelymunka tematikáját érdemes tartani, de annak gyakoriságát a tudásmenedzsment folyamatai során kell meghatározni.
Műhelymunka javasolt tematikája
1. Meglévő formális tudásmegosztási folyamatok azonosítása
2. A meglévő formális tudásfolyamatok hasznosíthatósága
3. A tudásfolyamatok hasznosítása a szervezetben
4. A pozitív, illetve a negatív válaszok ok-okozati értékelése
5. Megoldási javaslat?
6. Végső javaslatok megtétele
7. A műhelymunkák eredményeinek ismertetése
A rendezvénnyel kapcsolatos dokumentáció a 11. számú mellékletben található „Melléklet 11
Tudásmenedzsment rendezvény összefoglaló”.
30
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
3.5 A Tudás alkalmazása/felhasználása
3.5.1 A tudásmegosztó folyamatok gyakorlati alkalmazása és
eredményességének mérése A tudásmegosztó folyamatok esetében a legfontosabb az alkalmazás során, hogy ki legyen választva egy vezető, aki ezt a fórumot biztosítja. A szakmai koordinátor igazgatói megbízással látja el ezt a feladatot. A választott eszközök hatását mérni kell, ám a tudásmenedzsment fejlesztésnek a hatásait mérni csak szubjektíven lehet, nehéz megfelelő mérési rendszert kialakítani. Ennek
létrehozása egy külön projektet is igénybe vehetne, ezért ennél a szubjektívebb megközelítés került alkalmazásra, vagyis az eddig használt Helyzetértékelő megoldás kerül kézbe, melyet szélesítünk egy Eredmény oszloppal a már benne található Terv és Tény oszlop mellé.
Folyamat
TÉNY TERV EREDMÉNY
Tudásmenedzsment stratégia létrehozása
nem részben Prezentációk, információ jelentős változása
Tudásmenedzsment forrás elkülönítése
Igen igen igen
Formális
tudásmegosztó csatornák létrehozása
Értekezletek, éves
jelentések, szakanyagok, e-Mail
Egyes fórumokkal
kiegészítve, melyeket a módszertan tartalmaz
80%-ban jól
működnek
Informális tudásmegosztó csatornák létrehozása
Beszélgetések, folyósói, kávé, cigi szünet, ebédlői megbeszélések,
közös étkezések, két háromszemélyes találkozók
megegyezik megfelelő
Munkafolyamatok dokumentálása
Pénzügy teljesen Projektek teljesen Hatósági munka teljesen Oktatási teljesen Környezeti Nevelés teljesen
megegyezik megfelelő
Dokumentált tudás megosztása
Nagymértékben, de nem jó
megegyezik megfelelő
31
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
hatékonysággal, nincs tökéletes fóruma
Dokumentált tudás hasznosítása
A folyamatok input tudásának mértékétől függően, de a szükésges tudás nagymértékben hasznosul
megegyezik megfelelő
Technológia
Tudásmegosztást támogató technológia létrehozása
részben nincs változás nincs változás
Tudásmegosztást támogató technológiai háttér kihasználása
Ami működk, ott nagy mértékben, ami nincs feltéve a közös rendszerre ott kis mértékben
nincs változás nincs változás
Humán erőforrás
Munkatársak feladataik ellátásához szükséges
tudásának dokumentálása
Teljesítmény értékelés formában
Teljesítmény értékelés formában
megfelelő
Munkatársak készségeinek és kompetenciáinak kiértékelése
Teljesítmény értékelés formában éves szinten
Teljesítmény értékelés formában éves szinten
részben megfelelő
Kompetenciák
fenntartása és növelése érdekében a szervezett tudásfrissítő képzések szervezése
Teljesítmény
értékelés és szakmai megítélés után szakmai konferenciákon való részvétel
Teljesítmény értékelés
és szakmai megítélés után szakmai konferenciákon való részvétel
megfelelő
Kritikus tudással rendelkező dolgozók azonosítása
nincs kilépő interjú fejesztendő. Nincs kiforrott rendszer
32
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
Kritikus tudás megőrzése
Dokumentálva osztályszinten
Dokumentálva osztályszinten
megfelelő
Szervezeten belül a tudásmegosztás felelőseinek meghatározása
eddig nem volt van megfelelő
Tudásmegosztás folyamatok tudatossá válásának ösztönzése
tájékoztatások a tudásmegosztás fontosságáról
Tudásmenedzsment értekezletek
Javuló
Tudásmegosztás ösztönzése
elismerés, vezetői köszönet
megegyező megfelelő
A Helyzetértékelésen kívül a különböző hírlevelek is segítenek a mérésben, hiszen ezen keresztül tájékoztathatjuk a dolgozókat a következő eseményről, illetve erre válaszolva, ebben feltett kérdéseket alkalmazva közvetlen visszacsatolás nyerhető a résztvevőktől. Fontos hogy a tudásmenedzsment kulcsszereplői rugalmasak és asszertívak legyenek, hiszen előfordulhat hogy egyes rosszul működő folyamatokat újra kell gondolni.
4 Értékelés A Projekt egyik fő eredménye a havi rendszerességgel megrendezésre kerülő továbbképzés. A szakmai munkacsoporttal és az Igazgatósággal együtt kialakított rendszer lényege tehát hogy rendszeresen tájékoztassuk a dolgozókat az újonnan megszerzett tudásról, és rendelkezésükre bocsássuk azt. Ennek egyik oldala az, hogy új tudás megszerzésére törődni kell. Ennek több módja is rendelkezésre áll. Egyik tanácsolt módszer, hogy kijelölt dolgozókat küldjenek el nemzetközi vagy belföldi szakmai eseményekre, vásárokra, kiállításokra, ahol új, modernebb tudásra tehetnének szert. Ezt később a belső továbbképzésen, prezentáció keretében továbbadhatnák a többi alkalmazottnak.
Másik módja lehet vendégelőadók meghívása. Más nemzeti parkoktól, más szervezetektől, esetleg egyetemekről, külföldi egységektől, akik megadott témában előadást tarthatnának, bemutatva ezzel egy új szempontot adott problémáról, szélesítve ezzel a gondolkodásmódot a szervezetnél, új megvilágításba helyezni a jelenlegi és jövőbeni állapotokat. Mindazonáltal elmondható, hogy a projekt eredményeként megvalósuló tudásmenedzsment folyamatok nagyban fogják segíteni a KNPI működését, és jövőbeni céljainak elérését.
33
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
5 Jogszabályi követelmények
1996. évi LIII. törvény a természet védelméről
481/2013. (XII. 17.) Korm. rendelet a környezetvédelmi, természetvédelmi, vízvédelmi hatósági és
igazgatási feladatokat ellátó szervek kijelöléséről
2009. évi XXXVII. törvény az erdőről, az erdő védelméről és az erdőgazdálkodásról
153/2009. (XI. 13.) FVM rendelet az erdőről, az erdő védelméről és az erdőgazdálkodásról szóló 2009. évi
XXXVII. törvény végrehajtásáról
346/2008. (XII. 30.) Korm. rendelet a fás szárú növények védelméről
1998. évi XXVIII. törvény az állatok védelméről és kíméletéről
1995. évi LIII. törvény a környezet védelmének általános szabályairól
2003. évi XXXII. törvény a Washingtonban, 1973. március 3. napján elfogadott, a veszélyeztetett vadon élő
állat- és növényfajok nemzetközi kereskedelméről szóló egyezmény kihirdetéséről
13/2001. (V. 9.) KöM rendelet a védett és a fokozottan védett növény- és állatfajokról, a fokozottan védett
barlangok köréről, valamint az Európai Közösségben természetvédelmi szempontból jelentős növény- és
állatfajok közzétételéről
269/2007. (X. 18.) Korm. rendelet a NATURA 2000 gyepterületek fenntartásának földhasználati
szabályairól
275/2004. (X. 8.) Korm. rendelet az európai közösségi jelentőségű természetvédelmi rendeltetésű
területekről
292/2008. (XII. 10.) Korm. rendelet a veszélyeztetett vadon élő állat- és növényfajok nemzetközi
kereskedelmét szabályozó nemzetközi és európai közösségi jogi aktusok végrehajtásának egyes
szabályairól
348/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet a védett állatfajok védelmére, tartására, hasznosítására és
bemutatására vonatkozó részletes szabályokról
67/1998. (IV. 3.) Korm. rendelet a védett és fokozottan védett életközösségekre vonatkozó korlátozásokról
és tilalmakról
16/2009. (X. 8.) KvVM rendelet a barlangok felszíni védőövezetének kijelöléséről
1996. évi LV. törvény a vad védelméről, a vadgazdálkodásról, valamint a vadászatról
34
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
79/2004. (V. 4.) FVM rendelet a vad védelméről, a vadgazdálkodásról, valamint a vadászatról szóló 1996.
évi LV. törvény végrehajtásának szabályairól
2007. évi CVI. törvény az állami vagyonról
2011. évi CXCVI. törvény a nemzeti vagyonról
2010. évi LXXXVII. törvény a Nemzeti Földalapról
2007. évi CXXIX. törvény a termőföld védelméről
1994. évi LV. törvény a termőföldről
2013. évi CXXII. Törvény a mező- és erdőgazdasági földek forgalmáról
2013. évi CCXII. törvény a mező- és erdőgazdasági földek forgalmáról szóló 2013. évi CXXII. törvénnyel
összefüggő egyes rendelkezésekről és átmeneti szabályokról
262/2010. (XI. 17.) Korm. rendelet a Nemzeti Földalapba tartozó földrészletek hasznosításának részletes
szabályairól
474/2013. (XII. 12.) Korm. rendelet az elővásárlási és elő-haszonbérleti jog gyakorlása érdekében az adás-
vételi és a haszonbérleti szerződés hirdetményi úton történő közlésére vonatkozó eljárási szabályokról
12/2012. (VI. 8.) VM utasítás a nemzeti parkigazgatóságok természetvédelmi célú vagyonkezelési
tevékenységének egységes szakmai alapelvek szerinti ellátásáról
356/2007. (XII. 23.) Korm. rendelet a földhasználati nyilvántartás részletes szabályairól
2011. évi CXCIX. törvény a közszolgálati tisztviselőkről
2012. évi I. tv a munka törvénykönyvéről
1997. évi CLIX. törvény a fegyveres biztonsági őrségről, a természetvédelmi és a mezei őrszolgálatról
29/2012. (III. 7.) Korm. rendelet a közszolgálati tisztviselők képesítési előírásairól
273/2012. (IX. 28.) Korm. rendelet a közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről
35/1998. (II. 27.) Korm. rendelet a közigazgatási szakvizsgáról
174/2011. (VIII. 31.) Korm. rendelet a közigazgatási és az ügykezelői alapvizsgáról
10/2013. (I. 21.) Korm. rendelet a közszolgálati egyéni teljesítményértékelésről
9/2000. (V.19.) KöM rendelet a Természetvédelmi Őrszolgálat Szolgálati Szabályzatáról
4/2000. (I. 21.) Korm. rendelet a természetvédelmi őrökre, illetve őrszolgálatokra vonatkozó részletes
szabályokról
2011. évi CVI. törvény a közfoglalkoztatásról és a közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó, valamint egyéb
törvények módosításáról
35
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról
368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról
2000. évi C. törvény a számvitelről
2011. évi CVIII. törvény a közbeszerzésekről
1995. évi XCIII. törvény a védett természeti területek védettségi szintjének helyreállításáról
1993. évi II. tv. földrendező és földkiadó bizottságokról
1992. évi II. törvény a szövetkezetekről szóló 1992. évi I. törvény hatálybalépéséről és az átmeneti
szabályokról
1997. évi CXLI. törvény az ingatlan-nyilvántartásról
2004. évi CXL tv. a közigazgatási eljárás és szolgáltatás általános szabályairól
1993. évi XLVIII. törvény a bányászatról
1959. évi IV. tv. a Polgári Törvénykönyvről
1997. évi LXXVIII. törvény az épített környezet alakításáról és védelméről
312/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet az építésügyi és építésfelügyeleti hatósági eljárásokról és
ellenőrzésekről, valamint az építésügyi hatósági szolgáltatásról
2012. évi CLXXXV. törvény a hulladékról
2011. évi CXXVIII. törvény a katasztrófavédelemről
2001. évi LXIV. törvény a kulturális örökség védelméről
2003. évi XXVI. törvény az Országos Területrendezési Tervről
1996. évi XXI. törvény a területfejlesztésről és a területrendezésről
1995. évi LVII. törvény a vízgazdálkodásról
2013. évi CII. törvény a halgazdálkodásról és a hal védelméről133/2013. (XII. 29.) VM rendelet a
halgazdálkodás és a halvédelem egyes szabályainak megállapításáról
2009. évi CXLIV. törvény a vízitársulatokról
36
Kiskunsági Nemzeti Park Igazgatóság
szervezetfejlesztési programja
6 Mellékletek
6.1 Melléklet 1 Szakmai koordinátor kinevezése
6.2 Melléklet 2 Tudásmenedzsment rendezvény meghívó
6.3 Melléklet 3 Tudásmenedzsment rendezvény prezentáció
6.4 Melléklet 4 KNPI_anonim kérdőív
6.5 Melléklet 5 Tudásmenedzsment rendezvény összefoglaló
6.6 Melléklet 6 Tudásmenedzsment rendezvény jelenléti ív
6.7 Melléklet 7 Tudásmenedzsment rendezvény fotók
6.8 Melléklet 8 Kompetenciatérkép
6.9 Melléklet 9 Tudásmenedzsment rendezvény meghívó
6.10 Melléklet 10 Tudásmenedzsment rendezvény prezentáció
6.11 Melléklet 11 Tudásmenedzsment rendezvény összefoglaló
6.12 Melléklet 12 Tudásmenedzsment rendezvény jelenléti ív
6.13 Melléklet 13 Tudásmenedzsment rendezvény fotók
6.14 Melléklet 14 Ötletbörze I. KNPI
6.15 Melléklet 15 Ötletbörze II. KNPI
6.16 Melléklet 16 Aláíró lap
Recommended