Bài giảng Microsoft Word

Bài giảng Microsoft Word

HỌC VIỆN NGÂN HÀNGTrung tâm đào tạo CNTT-TTTH Tel: (04)38522971-Email:ttth@hvnh.edu.vn

SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD

GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD Microsoft Word là một chương trình xử lý văn

bản cao cấp nằm trong bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office.

Tập tin chương trình có tên Winword.EXE

I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

1) ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ (FONT)– B1: Chọn (bôi đen) khối văn bản muốn định

dạng.– B2: FormatFont.

I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢNA) Font: Thay đổi mẫu chữ, dạng chữ+ Font: Xác định kiểu mẫu ký tự.+ Font Style: Xác dạng chữ (Ví dụ:

Đậm (Bold), nghiêng (Italic) đậm và nghiêng (Bold Italic))

+ Size: Thay đổi kích thước chữ.+ Underline: Chữ ghạch dưới.+ Font Color: Thay đổi Màu chữ.+ Effects: Các hiệu ứng ký tự:

- Strikethough: Gạch giữa 1 nét.- Double Strikethough: Ghạch giữa 2 nét.- Superscript: Chỉ số trên. - Subscript: Chỉ số dưới.

I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

B) Character Spacing: Để xác định khoảng cách và vị trí của các ký tự:– Spacing: Xác định khoảng

cách giữa các ký tự trong khối chọn được qui định tại mục By

– Position: Xác định khoảng cách giữa các dòng trong khối chọn được qui định tại mục By.

I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

C) Text Effects: Để tạo các hiệu ứng ánh sáng trên màn hình làm nổi bật các ký tự: Các hiệu ứng chỉ có tác dụng khi trình bày trên màn hình, khi in các hiệu ứng này không có tác dụng.

I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

FormatParagraphIndent and Spacing.

Alignment: Canh lề đoạn văn bản:– Left: Canh theo lề trái.– Right: canh theo lề phải.– Centered: Canh giữa trang.– Justified: Canh theo cả 2 lề.

I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢNIndentation: Qui định việc dời

các dòng theo hàng ngang dựa vào bố trí của Alignment.- Left: Biên trái của mỗi dòng cách lề

trái bao nhiêu.

- Right: Biên phải của mỗi dòng cách lề bao nhiêu.

- Special: Có 3 trường hợp chọn:+ None: Lề theo qui định của Left và

Right.

+ First line: Chỉ dời lề trái của dòng đầu tiên. (Xác định trong By)

+ Hanging: Chỉ dời lề trái của các dòng không phải dòng đầu tiên. (Xác định trong By)

I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Spacing: Quy định khoảng cách các dòng trong các đoạn.

– Before: Xác định khoảng cách của đoạn so với đoạn trên.

– After: Xác định khoảng cách của đoạn so với đoạn dưới.

– Line Spacing: Xác định khoảng cách giữa các dòng trong cùng một đoạn.

I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG KHUNG

– B1: Chọn khối (bôi đen) văn bản cần định dạng.

– B2: FormatBorder and Sharding.

• Border: Để xác định khung viền cho một số từ (Text) hay cho đoạn (Paragraph).

• Setting và Style: Chọn kiểu khung và kiểu đường viền.

• Preview: Hiển thị minh họa.• Color và Width: Chọn màu và độ

dày của khung.• Apply to:

– Text: Đóng khung cho một số từ.– Paragraph: Đóng khung cho các

đoạn văn bản.

I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢNSharding: Định dạng

màu nền.

– Fill : Chọn màu nền

– Pattern :+ Style: Chọn tỉ lệ kiểu nền.+ Color: Chọn màu.

I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG CỘT BÁO (COLUMNS):

– B1: Chọn khối văn bản cần chia cột.– B2: Format->Columns.

• Preset: Xác định một số dạng chia cột theo mẫu.

• Number of Columns: Xác định số cột theo ý muốn.

• Width and Spacing: Xác định chiều rộng mỗi cột và khoảng cách giữa hai cột.

• Line between: Xác định có hay không đường gạch đứng giữa hai cột.

– B3: Click nút OK để hoàn tất thao tác.

I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG DROP CAP

– B1: Chọn ký tự hay từ muốn định dạng.

– B2: Format->Drop cap, hộp thoại Drop cap xuất hiện:

• Position: Có 3 mẫu để chọn dạng trình bày.

• Option qui định:– Font: Xác định Font.– Lines: Xác định số dòng mà ký tự chiếm chỗ.– Distance from text: Xác định khoảng cách hàng

ngang từ ký tự này đến đoạn.

– B3: Click nút OK để hoàn tất thao tác.

I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

ĐỊNH DẠNG BULLET AND NUMBERING – B1: Chọn khối văn bản hoặc dừng con trỏ

tại vị trí cần định dạng– B2: Formatbullet & numbering.– B3: Khai báo:

• Bulleted: Chèn các ký hiệu đặc biệt• Numbered: Đánh số thứ tự vào đầu

mỗi đoạn.• Outline Numbered: Dùng cho đánh số

thứ tự cho văn bản có cấu trúc nhiều cấp.

• None: Không có chọn.

I. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG TABB1: Chọn hàng cần định dạng.B2: FormatTabs.

– Tab stop position (vị trí dừng): xác định vị trí của điểm dừng Tab (theo thước ngang).

– Alignment (Canh lề): xác định dữ liệu nhập vào được trình bày theo Tab stop: Canh trái (Left), giữa (Center), Phải (Right), canh theo dấu thập phân (Decimal) hoặc gạch đứng (bar) tại Tab stop.

– Leader (Dấu dẫn): Xác định dạng thể hiện khi gõ Tab.

B3: Nhắp vào nút <Set> để xác định cho một Tab stop. Qui trình lặp lại cho Tab stop khác.

B4: Nháy vào nút <OK> để hoàn tất thao tác định dạng Tab.

II. CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT (SYMBOL)

- B1: Chọn vị trí cần chèn.

- B2: InsertSymbol.

- B3: Chọn Wingdings (hoặc Symbol) trong mục Font.

- B4: Chọn ký tự cần chènInsert.

- B5: Nhấn Cancel để đóng hộp thoại.

III. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH ẢNH VÀO VĂN BẢN

1) CHÈN AUTOSHAPE.

- B1: InsertPictureAutoshape.

- B2: Chọn các biểu tượng tương ứng và vẽ vào văn bản.

- Lưu ý: khi chọn biểu tượng, thấy xuất hiện “Create your drawing here” thì nhấn phím Delete rồi hãy vẽ.

(Có thể sử dụng thanh công cụ Drawing).

IV. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH ẢNH VÀO VĂN BẢN

2) Chèn hình ảnh từ thư viện Clip Art.-B1: InsertPictureClip Art.-B2: Chọn Organizine Clips ở khung bên phảiLaterOffice CollectionsChọn các thư mục để xem hình ảnh.-B3: Kéo thả hình vào văn bản.

IV. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH ẢNH VÀO VĂN BẢN

3) Chèn hình từ File bất kỳ trong máy tính.

-B1: InsertPictureFrom file.

-B2: Chọn nơi chứa hình trong mục Look in.

-B3: Chọn hình cần chènInsert.

IV. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH ẢNH VÀO VĂN BẢN

4) Chèn chữ nghệ thuật Word Art.-B1: InsertPictureWord Art.-B2: Chọn kiểu muốn tạoOk.-B3: Chọn Font,SizeNhập nội dungOk.

V. BIỂU ĐỒ Là hình vẽ trực quan diễn đạt dữ liệu

có trên một bảng.

Có nhiều loại biểu đồ: Hình cột, hình tròn, hình nón …

1) Tạo biểu đồ:

b1: Chọn vùng dữ liệu muốn tạo

b2: InsertPicturechart.

b3: Đóng bảng dữ liệu đi kèm và nhấn ra khỏi biểu đồ để kết thúc.

V. BIỂU ĐỒ

2) Hiệu chỉnh biểu đồ:

b1: Nhắp đúp lên biểu đồ

b2: Thay đổi hình dạng biểu đồ

(Nhắp phải tại vùng biên / Chart type hiện hộp)

b3: Chọn một dạng biểu đồ, nhắp OK.

V. BIỂU ĐỒ

3) Định dạng biểu đồ:Nhắp phải vào vùng biên của biểu đồ

Chart option.a) Thẻ Title:

Chart Tile: Tiêu đề biểu đồ.Category (X) axis: Chú thích trục X.Series (Y) axis: Số liệu trục Y.Value (Z) axis: giá trị trục Z (chỉ có tác dụng cho đồ thị không

gian 3 chiều).

b) Thẻ Axes: Hiện/ ẩn giá trị, chú thích các trục.

XII. BIỂU ĐỒ

c) Thẻ Grirdline: Hiện ẩn đường lưới trên các trục X, Y, Z.

Major: Đường lưới chính.Minor: đường lưới phụ.

d) Thẻ Legend: Hiện ẩn bảng giải thích các ký hiệu, đường nét của biểu đồ.Show legend: Hiển thị ghi chú.Placement: Chọn vị trí đặt ghi chú.

e) Thẻ Data label: Dán nhãn biểu đồ.Values: hiện ẩn số liệu trên từng thành phần của biểu đồ (người ta

hay cho biểu hiện số liệu trên từng thành phần để dễ quan sát.)

VI. BẢNG BIỂUI. CẤU TRÚC BẢNG:

Cấu trúc của một bảng (Table) gồm nhiều cột (Column), nhiều dòng (Row). Giao của cột với dòng gọi là ô (Cell).

II. TẠO BẢNG:– B1: Nhắp chuột vào vị trí cần tạo bảng.– B2: TableInsertTable …

• Number of columns: xác định số cột của bảng.

• Number of rows: xác định số dòng của bảng.

– B3: Nhắp vào nút OK để hoàn tất thao tác tạo một bảng.

VI. BẢNG BIỂU

III. CÁC THAO TÁC TRONG BẢNG:

1. Chọn cột – hàng - ô– Chọn cột: Để chuột phần trên bảng thấy chuột hiện

hình () rồi nhấn. – Chọn hàng: Để chuột ngoài vùng trái bảng thấy chuột

hình () rồi nhấn.– Chọn ô: chỉ cần nhấn chuột ngay tại ô cần chọn.– Để chọn nhiều ô: thì ta kéo chuột từ ô đầu đến ô cuối

hoặc ta dùng kết hợp với phím Shift.

VI. BẢNG BIỂU

2. Thay đổi chiều cao hàng, độ rộng cột:– Để chuột trên các đường phân cách hàng, cột xuất hiện

hình dạng mũi tên hai chiều, giữ và kéo để thay đổi độ rộng cho cột hay chiều cao cho hàng.

3. Nhập nội dung: Khi nhập nội dung trong một ô nếu:– Nhấn các phím di chuyển: Chuyển con trỏ sang ô

khác.– Nhấn Enter: Tạo thêm một đoạn mới vẫn còn ở trong ô.

VI. BẢNG BIỂU

4. Định dạng:

a) Chuyển hướng trình bày dữ liệu trong bảng:– B1: Chọn phạm vi cần

định dạng.– B2: FormatText

Direction.– B3: Chọn chiều muốn

thể hiện nội dung.– B4: Nhắp OK

VI. BẢNG BIỂU

b) Canh hàng dữ liệu trong ô: Sử dụng các nút trên thanh Table and Border để canh văn bản vào vị trí thích hợp trong ô.

VI. BẢNG BIỂU5. Đóng khung và định dạng nền cho bảng: (Giống

Đóng khung đoạn văn bản).

6. Chèn thêm dòng, cột, ô vào bảng:

– B1: Chọn dòng, cột, ô nơi muốn chèn.

– B2: Thực hiện lệnh TableInsert …

• Rows Above: Hàng chèn vào nằm phía trên.

• Rows Below: Hàng chèn vào nằm bên dưới.

• Columns to the left: Cột chèn vào nằm bên trái.

• Columns to the right: Cột chèn vào nằm bên phải.

• Cells: Chèn ô Xuất hiện hộp đối thoại: Chèn và dịch các ô hiện hành sang phải Chèn và dịch các ô hiện hành xuống dưới

Chèn cả dòng Chèn cả cột

VI. BẢNG BIỂU

7. Xoá dòng, cột, ô trong bảng:

B1:Chọn dòng, cột, ô nơi muốn xoá– Xoá bảng (Table)– Xoá cột (Columns)– Xoá dòng (Rows)– Xoá ô (Cells)

B2: TableDelete:

VI. BẢNG BIỂU8. Nhập nhiều ô thành 1 ô.

- B1: Chọn nhiều ô để nối thành 1 ô.

- B2: Thực hiện lệnh Table Merge Cells.

9. Chia 1 ô thành nhiều ô.

- B1: Nhấn chuột vào ô cần chia.

- B2: TableSplit cellshiện hộp thoại.

- B3: Khai báo số hàng, số cột, nhắp Ok.

VI. BẢNG BIỂU

10. Chỉnh chiều cao các dòng, độ rộng cột bằng nhau:

- B1: Chọn các dòng hay các cột cần định dạng.

- B2: Nhắp vào biểu tượng trên thanh Table and border.

Chiều cao hàng Độ rộng cột

VI. BẢNG BIỂU

12. Sắp xếp các dữ liệu trên một bảng:

- B1: Chọn phạm vi các dòng muốn sắp xếp

- B2: TableSort.+ Sort By: Chọn cột sắp xếp ưu tiên.

+ Then By: Cột tiếp theo nếu cột trước trùng.

+ Type để xác định dạng sắp xếp theo kiểu dữ liệu nào: Kiểu văn bản (Text), kiểu số (Number) hay kiểu ngày tháng (Date).

+ Ascending (tăng dần) hay Descending (giảm dần).

- B3: Nhắp nút <OK> để hoàn tất thao tác sắp xếp dữ liệu trong bảng.

VI. BẢNG BIỂU

13. Tính tổng cuối cột số trong một bảng:

- B1: Di chuyển con trỏ đến ô dưới cùng của cột số.

- B2: Chọn TableFormula …

- B3: Nhập công thức và các chọn lựa khác trong hộp đối thoại.

+ Fomular: Công thức tính toán,

có dạng: “=tên hàm(tham số)”

+ Number format: Chọn kiểu định dạng kết quả.

(VD: #.### kết quả có phân cách hàng ngàn).

- B4: Nhắp nút OK, kết quả sẽ trình bày tại ô dưới cùng.

VI. BẢNG BIỂU

* Một số hàm trong Word:- Sum: Tính tổng

- Product: Tính tích.

- Min: Nhỏ nhất

- Max: Lớn nhất.

- Average: Tính trung bình.

* Một số tham số:- left: trái

- Right: Phải

- Above: Bên trên

- Below: Phía dưới

14. Dùng Tab trong bảng:- Thiết lập Tab trong một

ô như với văn bản.- Dùng Ctrl + Tab để di

chuyển đến điểm Tab trong bảng.

Tạo bảng dữ liệu (trong Exel):

Ví dụ tạo 3 cột chứa: Họ và tên; Chức vụ; Địa chỉ

Tạo văn bản chính:

Ví dụ:

Kính mời Ông/Bà:

Chức vụ:

Đơn vị:

VII. TẠO VĂN BẢN TRỘN THƯ

Tools/Letters and Mainings/mail merge

Chon Next cho tới khi xuất hiện Brows

Chọn tệp dữ liệu

Chọn trường sử dụng.

Sử dụng thanh công cụ

Hoàn tất chọn in hoặc xem.

VII. TẠO VĂN BẢN TRỘN THƯ

Văn bản trình bày cần rõ ràng các đầu mục

Chọn đầu mục cần đưa vào mục lục:

VIII. TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG

Tạo đầu mục mới

Kiểu, cỡ chữ đầu mục

Chọn Insert/Reference/Index and table

VIII. TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG

Tạo Password cho văn bản

Password cho phép sửa

Password dùng để mở