View
13
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Elektroniczny obieg faktur pod ELO 2011Skanowanie – Rozpoznawanie – opisanie - księgowanie
Elektroniczny obieg faktur pod ELO 2011Skanowanie – Rozpoznawanie – opisanie - księgowanie
Elke Schönemann, ELO Digital Office Sp. z o.o.e.schoenemann@elo-digital.pl
1919ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
O nas(Liczby, dane fakty)
• 280 pracowników, 130 w Niemczech,
• 400 Partnerów na świecie
• ELO jest w krajach: Niemiec, Austria, Szwajcaria, Czechy, Węgry, Polska, Asia
(Singapur), Australia
• Ca. 600.000 produktywne licencje w użyciu
• Ca. 6000 zrealizowanych projektów ELOprofessional / ELOenterprise
• ciągły wzrost coroczny powyższej 20%
• 2012 wzrost obrotów też o 19,8%
• Leader rynku w Niemczech (na podstawie użytkowników)
2020ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
O nasPartnerzy technologiczne
2121ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl1.2
Szef wydziału –
Drugi podpis
Otwarcie
Rejestracja
Sortowanie
Dystrybucja
Poczta wejście
Specjalista
Supervisor
Wydział, Oddział
Specjalista
Poczta wyjście
Często bałagan, wolne tempo załatwiania spraw!!
Jak (tradycyjnie) wygląda praca?
2222ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
Skanowanie
Indeksowanie
Poczta wyjście
Specjalista
Do archiwizacji
Szef działu
Jak może wyglądać praca pod ELO?
Wszystkie dokumenty „pod ręką”, szybkie tempo załatwiania spraw.
2323ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
Skanowanie
Indeksowanie
Poczta wyjście
Specjalista
Szef działu
Jak może wyglądać praca pod ELO w przyszłości?
Wszystkie dokumenty „pod ręką”, szybkie tempo załatwiania spraw.
Do archiwizacji, a
w przyszłości
bezpośrednio
do niszczarki
2424ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
Zarządzanie dokumentami z ELO Zarządzanie dokumentami z ELO
Papierfaks Aplikacje
ERP, CRM, CAD
E-Mail Archiwizowanieplików, Fileserver
PracownikPracownik Pracownik
2929ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
ELO ELO ELO ELO LinieLinieLinieLinie ProduProduProduProduktowektowektowektowe
� „„„„Out Out Out Out ofofofof thethethethe Box“Box“Box“Box“----ProduktProduktProduktProdukt
� DB Access (DB Access (DB Access (DB Access (Jet EngineJet EngineJet EngineJet Engine))))
� Fileserver ArchitectureFileserver ArchitectureFileserver ArchitectureFileserver Architecture
� MaMaMaMaksksksks.10 .10 .10 .10 miejsc prac w siecimiejsc prac w siecimiejsc prac w siecimiejsc prac w sieci
� mamamamaksksksks. 200.000 do. 200.000 do. 200.000 do. 200.000 dokkkkumentumentumentumentyyyy / / / /
ArchiArchiArchiArchiwumwumwumwum
� 4 4 4 4 ArchiArchiArchiArchiwawawawa
� FulltextFulltextFulltextFulltext----EngineEngineEngineEngine zawartezawartezawartezawarte
� Analiza OCR synchronicznyAnaliza OCR synchronicznyAnaliza OCR synchronicznyAnaliza OCR synchroniczny
� Rozpoznanie Rozpoznanie Rozpoznanie Rozpoznanie Barcode Barcode Barcode Barcode
� VB Script VB Script VB Script VB Script interfejs interfejs interfejs interfejs programistprogramistprogramistprogramist....
� Tylko do Tylko do Tylko do Tylko do WindowsWindowsWindowsWindows
� ClientClientClientClient----/Server/Server/Server/Server---- ArchiteArchiteArchiteArchitekturakturakturaktura
� MS SQL / Oracle / IBM MS SQL / Oracle / IBM MS SQL / Oracle / IBM MS SQL / Oracle / IBM DB2DB2DB2DB2
� MaMaMaMaksksksks 2.000.000.000 2.000.000.000 2.000.000.000 2.000.000.000 ddddooook.k.k.k.
� MaMaMaMaksksksks. 1000 U. 1000 U. 1000 U. 1000 Użytkownikówżytkownikówżytkownikówżytkowników
� Nielimitowana ilość archiwówNielimitowana ilość archiwówNielimitowana ilość archiwówNielimitowana ilość archiwów
� Architektura modularnaArchitektura modularnaArchitektura modularnaArchitektura modularna
� AllAllAllAll----inininin----One 1One 1One 1One 1----ServerServerServerServer----SolutionSolutionSolutionSolution
� JavaJavaJavaJava----Technology Technology Technology Technology (J2EE)(J2EE)(J2EE)(J2EE)
� Analiza OCR Analiza OCR Analiza OCR Analiza OCR asynchronicznyasynchronicznyasynchronicznyasynchroniczny
� WorkflowWorkflowWorkflowWorkflow zawartezawartezawartezawarte
� VB VB VB VB iiii Java Scripting Java Scripting Java Scripting Java Scripting na Klientana Klientana Klientana Klienta
� Automation Server Automation Server Automation Server Automation Server zawartezawartezawartezawarte
� Strategia Strategia Strategia Strategia multiklientmultiklientmultiklientmultiklient
� Serwer tylko pod Serwer tylko pod Serwer tylko pod Serwer tylko pod WindowsWindowsWindowsWindows
� Wysoko skalowalnyWysoko skalowalnyWysoko skalowalnyWysoko skalowalnyyyyy
� Wysoka wydajnośćWysoka wydajnośćWysoka wydajnośćWysoka wydajność
� Różne Różne Różne Różne AccessmanageryAccessmanageryAccessmanageryAccessmanagery
� Możliwość instalacji w Możliwość instalacji w Możliwość instalacji w Możliwość instalacji w clustrachclustrachclustrachclustrach
� Wysoka dostępnośćWysoka dostępnośćWysoka dostępnośćWysoka dostępność
� Standard Standard Standard Standard MaMaMaMaksksksks. 10.000 users. 10.000 users. 10.000 users. 10.000 users
� MS MS MS MS SQL / Oracle / IBM DB2SQL / Oracle / IBM DB2SQL / Oracle / IBM DB2SQL / Oracle / IBM DB2
� Niezależnie od platformyNiezależnie od platformyNiezależnie od platformyNiezależnie od platformy
���� ���� ���� migracja możliwa���� ���� ����
RóżniceRóżniceRóżniceRóżnice
3535ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows Klient
3636ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows Klient
Java KlientJava Klient(Windows, Linux, Mac OS)
3737ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows Klient
Java KlientJava Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Web Access
3838ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows Klient
Java KlientJava Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Web Access
ELO Filesystem
3939ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows Klient
Java KlientJava Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Web Access
ELO Filesystem
Outlook Klient
4040ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows Klient
Java KlientJava Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Web Access
ELO Filesystem
Outlook Klient
Microsoft
Office KlientMicrosoft
Office Klient
4141ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows Klient
Java KlientJava Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Web Access
ELO Filesystem
Outlook Klient
Microsoft
SharePointMicrosoft
SharePoint
Microsoft
Office KlientMicrosoft
Office Klient
4242ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows Klient
Java KlientJava Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Web Access
ELO Filesystem
Outlook Klient
Microsoft
SharePointMicrosoft
SharePoint
Microsoft
Office KlientMicrosoft
Office Klient
Lotus Notes
ELO for
Lotus Notes
4343ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows Klient
Java KlientJava Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Web Access
ELO Filesystem
Outlook Klient
Microsoft
SharePointMicrosoft
SharePoint
SmartPhone, Tablet,
iPhone, iPad
Microsoft
Office KlientMicrosoft
Office Klient
Lotus Notes
ELO for
Lotus Notes
4646ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
6868ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
9494ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
ECM / DMS – ERP – CRM
ERP CRM
ECM
DMS
9595ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
ECM / DMS – ERP – CRM
ERP CRM
ECM
DMS
128128ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
Wrewolucja w e-fakturowaniu –
Dyrektywa Rady 2010/45/UE z 13.07.2010
Dyrektywa ta pozwala na stosowanie dowolnej technologii , która zapewnia autentyczność pochodzenia integralność treści i czytelność.
Fakturą elektroniczna jest każda faktura, która zawiera wymagane dane jako faktura i spełnia ww. wymogi.
Uwaga: W pełni wprowadzone musiało być do końca 2012 roku, w Polsce zostały dodatkowe zmiany w 2013 roku wprowadzone
Autentyczność pochodzenia: Przez kogo została wystawiona, ewentualne dane zawarte w właściwościach pliku, plus ewentualne archiwizowanie maila
Integralność treści: w fakturze nie można zmienić dane, nieedytowalny plik, ewentualnie archiwizowanie jako read only (Revisionsecurity)
Czytelność faktury: np. jako PDF/A, trzeba posiadać oprogramowanie do oglądania, ale taka faktura nie może podlegać zmianom w trakcie przechowywania
129129ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
ITPP3/443-51/13/MD - Możliwość archiwizowania faktur
otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie
elektronicznej (skanów zapisanych na serwerze …..)
Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy - 3 kwietnia 2013 r.FFF.Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób:• kontrahent wysyłał będzie fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki,• oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) skanowana będzie w dniu otrzymania jej przez Spółkę,• skan faktury potwierdzany będzie za zgodność z wersją papierową przez zarząd lub osobę upoważnioną, przy użyciu podpisu elektronicznego oraz znacznika czasu,• wersja elektroniczna (skan) przechowywana będzie na serwerze, kolokowanym w zewnętrznej firmie, z którą Spółka posiada podpisana umową dotyczącą
kolokowania serwera,• po wprowadzeniu faktury VAT na serwer, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania.Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą możliwości archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (skanów zapisanych na serwerze podmiotu trzeciego) w kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane regulacje z zakresu podatku od towarów i usług potwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać faktury otrzymane w formie papierowej tylko w postaci elektronicznej (skany zapisane na serwerze
podmiotu trzeciego), pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych. Potwierdzeniem powyższego jest fakt, że krajowy ustawodawca nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, tj. ustanowienia wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnioneFF..Tym samym Spółka będzie mogła dokonywać odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur VAT otrzymanych w formie papierowej, ale przechowywanych w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności
opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.
156156ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
Workflow
DMS-Client
Serwer Archiwum
Modularność
Barcode-/
RozpoznanieF
formularze
Fulltext / OCR
COLD-XML
Import
ERP
ArchivlinkBackup
Serwer
Click & View
Dostęp do
archiwum
Mobil
Replikacja
IntegracjaGovernment
Multi CAD
Podpis
elektroniczny
Web Access
ELO Digital Office sp. z o.o.
Faktury kosztoweELO Digital Office sp. z o.o.
Faktury kosztowe
203203ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
Faktury kosztoweRozwiązanie
SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforCOM,F
ELO
COLDBLP
XML EDI
Wymiana danych elektr.
Skrzynka
wejściowa Archiwum
ERP
ELO XCDocXtractor
Dokumenty elektroniczne
ELO Notes
półautomat
Barcode
OCR
Dokumenty-Papier
Ręcznie
DocXtractor
ELO Digital Office sp. z o.o.
Obiegi oparte na formularzachELO Digital Office sp. z o.o.
Obiegi oparte na formularzach
215215ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
Obieg oparte na formularzach –
Wniosek urlopowy
223223ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
BANF – Złożenie wniosku o realizowaniu
zamówienia
ELO Digital Office sp. z o.o.
Kancelaria
ELO Digital Office sp. z o.o.
Kancelaria
228228ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
KancelariaRozwiązanie
SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforCOM,F
ELO
COLDBLP
XML EDI
Wymiana danych
Skrzynka
wejściowa Archiwum
ERP/CRM
ELO XCDocXtractor
Dokumenty elektroniczne
ELO Notes
półautomat
Barcode
OCR
Dokumenty papierowe
ręcznie
DocXtractor
ELO Digital Office Sp. z o.o.
Zarządzanie aktamiELO Digital Office Sp. z o.o.
Zarządzanie aktami
234234ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
Zarządzanie Teczkami /SegregatoramiRozwiązanie
Archiwum
(ELO)
Archiwum
(Papier)
ELO Digital Office Sp. z o.o.
Zarządzanie umowamiELO Digital Office Sp. z o.o.
Zarządzanie umowami
242242ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
Zarządzanie umowamiRozwiązanie
(Przykład: Ponowne przełożenie przed terminem zakończenia)
Archiv
#Ponowne przeł. = 01.10.2014
#Termin zakończ. = 30.11.2014
#Przedmiot umowy = ….
Dane indeksowe
ELO Digital Office Sp. z o.o.
Zarządzanie e-MailamiELO Digital Office Sp. z o.o.
Zarządzanie e-Mailami
248248ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
E-Mail ManagementRozwiązanie
ArchiwumGateway
Mailserwer
Po stronie klienta(Mailbox) Po stronie serwera(Mailbox)Dziennik
Mailboksy
Mailboks
Możliwe szenariusze:
253253ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
Uprawnienia do dokumentów i elementów struktury (folderów)
Pan Kowalski Pan Schmidt
Księgowość, Dział Kadrowy Księgowość
Podanie o
praceZarobki
Zamówienia
Potw. dostawy
FakturyPotw. dostawy
Zamówienia Faktury
254254ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
� Przy założeniu iż przy codziennej pracy : 6 minut/godzinę każdy pracownik zajmuje się szukaniem, archiwizowaniem, uporządkowaniem, F..
� To jest : 10% czasu pracy !!!
� Każdy pracownik kosztuje bez uwzględnienia kosztów miejsce pracy FF PLN/rok
� 10% z tego są FFFPLN !!!
Argumentacja pożyteczności:
„Rachunek 6-minutowy“
255255ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
Archiwum papierowe
1 segregator = 500 arkuszy1 metr półki = 12 segregatorów = 6.000 arkuszy
6 metrowych półek do wysokości 1,80 m = 1 metr regału1 metr regału = 70 segregatorów = 35.000 arkuszy
Archiwum elektroniczne ELO
1 dokument = ca. 60 KB1 dyskietka = 1,4 MB = ca. 28 dokumentów
1 CD-ROM = 650 MB = 13.000 dokumentów = 26 segregatorów
1 Hard Disk = 20 GB = 400.000 dokumentów = 800 segregatorów= 66,67 metry półek = 11,1 m Regału
Porównanie objętości archiwów
258258ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
Wybrane nowe Referencje 2012Wybrane nowe Referencje 2012
262262ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
Z listy klientów w Polsce
• PKP Cargo
• PGE Rzeszów
• NFZ Szczecin
• Zarząd dróg wojewódzkich w Krakowie
• Powiatowy Urząd Pracy w Stargardzie Szczecinskim
• Eurobank
• Bank Spółdzielczy w Skierniewicach
• PIU Warszawa
• Zarząd Morskich Portów Szczecin i Świnoujście S.A.
• Wirtualna Polska S.A.
• Muzeum historyczne m.st. Warszawy
• Zarząd portu Gdańsk
• Bertelsmann Arvato
• Weltbild Polska
• Workservice
• Centrum Nauki Kopernik w Warszawie
• Home.pl
• Marvipol S.A.
266266ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
Zarządzanie Dokumentami z ELOZarządzanie Dokumentami z ELO
Live
Demo
Live
Demo
296296ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
Co należy robić?
� Bezpośredni kontakt do ELO� E-Mail gorzow@elo-digital.pl
� Strona webowa www.elo.com
� Tel. +48 (95) 783 66 90
� Kontakt z jednym z naszych Partnerów Biznesowych
� Odwiedzić ELO na różnych konferencjach w Polsce
� Test ELO poprzez wersję Demo
� Możliwość ustalenia terminu prezentacji u Państwa
e.schoenemann@elo-digital.pl
297297ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
Pytania & Odpowiedzi
Dziękujemy za uwagęFF
355355ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl
ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D-70191 Stuttgart
ELO Digital Office Sp. z o.o., ul. Kombatantów 34, PL 66-400 Gorzów Wlkp.
ELO Digital Offi ce, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional i ELOenterprise są znakami towarowymi ELO Digital Office GmbH w Niemczech i / lub w innych krajach. Microsoft®, MS®, Windows®, Word® i Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innych krajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępuje szczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególności właściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów ELO, warunków umowy i cen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach ELO oraz u Partnerów Biznesowych ELO i / lub u Partnerów Handlowych ELO. Informacje o pro- duktach są zgodne z aktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma ELO nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność z określonymi przepisami prawnymi. Klient jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa oraz innych przepisów prawa krajowego i międzynarodowego. Zmiany, pomyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody ELO Digital Office GmbH, bądź spółek powiązanych.
© Copyright ELO Digital Office GmbH 2013. Wszelkie prawa zastrzeżone
Recommended