Materi presentation skill

WelcomeYES YOU CAN DO PRESENTATION

Sasaran Program

1. Meningkatkan keterampilan dasar dalam memberikan presentasi/pelatihan

2. Mengetahui konsep dasar presentasi

3. Membangun kemampuan memberikan presentasi/pelatihan

4. Membangun Sikap & mental menjadi Pembicara yang baik

POKOK BAHASAN

1. Pendahuluan

2. Konsep Dasar Presentasi

3. Bagaimana Menyiapkan Presentasi ?

4. Bagaimana Menyampaikan Presentasi ?( Teknik Presentasi )

PROSES PELATIHAN + BELAJAR

The right things

I feel good

I do my best

Habit

The right coach

Yes; I commitVideo

ComputerSatelit

Face to faceTape

Film

Books

Show me how ?I will ...

I can ...I want to ...

I need to ...

SIKLUS PENGEMBANGAN DIRI

KONSEP DASAR PRESENTASI

To Know, and not able toCommunicate what you

know,is not yet to know

PRESENTATION

What is Presentation ?

Selling Your Idea

Selling Your Message

KUNCI SUKSES PRESENTASI

Metode W 3 H

What, Who, When, How

W H A T

Mempersiapkan & Memahami APA yang akan disampaikan

Luangkan waktu untuk mempelajari “Apa yang akan disampaikan “

Jangan Bicara APA yang tidak perlu

W H A TJangan bicara APA yang tidak

anda sukaiBaca Referensi / buku-buku /

terbitan yang berkaitan dengan “ APA yang akan disampaikan ”

Kontekstual

W H O

Mengidentifikasi SIAPA Pendengar/audiens

Mengidentifikasi ciri-ciri PendengarGunakan Teknik Menjual ( Sale Approach )

W H E NMengatur waktu Presentasi dengan

membuat Lesson plan / Struktur penyampaian

Menentukan KAPAN dan berapa lama melakukan Introducing, Penyampaian isi, game, diskusi kelompok, ice breaking dll.

H O WTeknik Penyampaian :

Mulai dengan hal sederhana / netralKata-kata / kalimat efektifGunakan contoh : data/statistik,

illustrasi, gambar dll.

H O W

Gunakan bahasa tubuh yang benar guna menopang ucapan anda

Motivasi audiens untuk mendengarKonfirmasikan pikiran dan gagasan apakah

telah diterima

Mekanisme Presentasi

Enthusiasm

Confidence

Knowledged

Bagaimana Menyiapkan Presentasi ?

“ Barang siapa naik mimbar tanpa persiapan, akan turun tanpa penghormatan”.

- Cicero -

PERSIAPAN PRESENTASI

1. Mempersiapkan Bahan

2. Mempersiapkan Mental

1. MEMPERSIAPKAN BAHAN

“ Sebuah presentasi sebaiknya diumpamakan sebagai rok mini, cukup panjang untuk mencakup

topik namun cukup pendek agar tampak

menarik ”

- Winston Churchill -

Bagaimana Menyiapkan Bahan Presentasi :

TopikTentukan Pesan Utama/Garis BesarSiapkan Illustrasi Untuk Mendukung Pesan

UtamaSiapkan KesimpulanSiapkan Struktur Penyampaian/Lesson PlanTentukan Waktu Yang DibutuhkanLatihan Kepada Teman ( Dry-run )

Ex : Special shoes

Lesson PlanJudulSasaran Ringkasan Kegiatan / IsiWaktuMetodeMedia/Peralatan

Pedoman Penyusunan LESSON PLANJudul :

Sasaran Modul :

STEP CONTENTS TIME METHOD MEDIA

(Langkah) ( Ringkasan Kegiatan/Isi ) (Waktu) (Metode) (Alat)Intro

( Pengenalan )

Body( Isi Pokok )

Conclusion( Kesimpulan )

Struktur Lesson Plan

Pengenalan : Atensi, Memotivasi

( 15 % ) Ikhtisar & Hasil Yang

Diharapkan Isi Pokok : Penyampaian Isi ( Menimbulkan Minat

( 80 % ) Keinginan Untuk Mengetahui,

Penyampaian Secara Logika ) Penutup : Meninjau Kembali & Rangkuman,

( 5 % ) Kesimpulan

‘Dry-run’

Setelah semua materi selesai, perlu dilakukan ‘dry-run’dulu sebelum dilaksanakan untuk peserta/audiens sesungguhnya

DISKUSI KELOMPOK

2. MEMPERSIAPKAN MENTAL

Perasaan Apa yang kita alami ketika kita

berbicara/presentasi didepan umum?

Perasaan yang kita alami : Berkeringat dingin (sweating) Mulut kering (dry mouth) Jantung berdebar (rapid heartbeat) Menguap berkali-kali Napas sesak/pola napas tidak normal Ketidakmampuan berbicara dengan lantang Muka tegang (tense face) Tubuh kaku susah bergerak Dengkul lemah (weak knees) Demam panggung (coldness) Perasaan gatal/gelisah TAKUT

10 perasaan paling menakutkan di AMERIKA

1. Berbicara di Depan Umum2. Ketinggian3. Serangga dan Kutu Busuk4. Masalah Keuangan5. Kedalaman Air6. Penyakit7. Kematian8. Terbang9. Kesendirian10. Anjing

Hal Yang ditakutkan Pembicara:

Tidak memenuhi harapan pendengarKehabisan bahanTidak menemukan kata yang tepatKwalitas materi burukKwalitas penyampaian burukMemperlihatkan kebodohan kitaMendapat malu - ejekan

T A K U T

“ Ketakutan merugikan lebih banyak orang dari pada apapun didunia ini “

- Ralph Waldo Emerson -

DISKUSI KELOMPOK

1. Hal Apa yang ditakutkan Pembicara ketika berbicara didepan umum ?

2. Apa penyebab rasa TAKUT ?

Penyebab Rasa Takut :

Trauma, membayangkan kegagalanBelum terbiasa mengendalikan rasa

takutPersiapan yang kurangMerasa tidak mampu

FAKTA :

1. Bukan hanya anda sendiri yang takut untuk berbicara di depan umum

2. Pada tingkat tertentu “ demam panggung” justru bermanfaat.

3. Pembicara ulung sekalipun tidak bisa menghilangkan “demam panggung” 100%

4. Penyebab rasa takut bisa dianalisa dan dikendalikan, umumnya karena belum biasa

5. Pikirkan mengapa mereka meminta anda berbicara

G. Pramudya,TOT 2002

Bagaimana Mengelola rasa TAKUT ?

MENGELOLA RASA TAKUT

Pendekatan rasionalLatihan olahfisikLatihan olah mentalTindakan praktis G. Pramudya,TOT 2002

“ Cara tercepat dan terbaik untuk mengalahkan rasa takut adalah dengan melakukan apa yang

kita takutkan “- Dale carnegie -

1. Pendekatan Rasional

1. Bukan hanya anda sendiri yang takut untuk berbicara di depan umum

2. Pada tingkat tertentu “ demam panggung” justru bermanfaat.

3. Pembicara ulung sekalipun tidak bisa menghilangkan “demam panggung” 100%

4. Penyebab rasa takut bisa dianalisa dan dikendalikan, umumnya karena belum biasa

5. Pikirkan mengapa mereka meminta anda berbicara

2. Latihan Olah Fisik

RelaksasiPengalihan

Rasa

3. Latihan Olah Mental

1. Bayangkan audiens manusia yang baik

2. Visualisasikan keberhasilan.

3. Self talk

4. Berpikir positif

4. Tindakan Praktis

Siapkan diri secara optimal

BAGAIMANA MENYAMPAIKAN PRESENTASI ?

( Teknik Presentasi )

1. ANATOMI PRESENTASI

1. PEMBUKAAN

2. ISI, TUBUH, INTI

3. KESIMPULAN, PENUTUP

PEMBUKAAN

PEMBUKAAN

Menarik Perhatian Sinyal Yang Harus Dikirimkan : Saya Kenal Anda Saya Menyukai Anda Saya Tidak Buang-buang Waktu Anda Saya Terorganisir Dengan Baik Saya Bisa Dipercaya

Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan :

Bagaimana Cara MENARIK Perhatian ?

•MENGGUGAH

•MENYENANGKAN

PENGGUGAHCeritakan Kisah Yang Dramatis Dan

Menciptakan EmpatiLibatkan Audiens Sesegera MungkinAjukan PertanyaanBeri Pujian Yang TulusKutipan Orang BijakLemparkan GuyonanLakukan Sesuatu Yang Menakjubkan

MENYENANGKAN

RamahHangatBersahabatKredibilitasGenuine

ISI, TUBUH, INTI

Fakta-faktaUrutan-urutanReferensi-referensiContoh-contohAnalogisPendapat-pendapatMudah diikuti

ISI, TUBUH, INTI

KESIMPULAN / PENUTUP

PENUTUP / KESIMPULAN Jika ada Point penting sebaiknya ditekankan

kembali pada Penutupan Rangkumlah presentasi kita Menggunakan anekdot Ajakan “bertindak” Mengulangi manfaat Pertanyaan retorik Pernyataan yang memotivasi Cerita singkat sebaiknya relevan dengan materi Akhirilah dengan penuh semangat Meneriakan slogan/motto/yel-yel

PRIMACY - RECENCY

Borobudur Megawati rumput makan handuk meja sandal

kemeja kompor sabun minum baju keledai gelas

kursi rumah rusa pagar sumur Jakarta Rike Diah Pitaloka

2. MELATIH KEMAMPUAN BERPRESENTASI

1. Penampilan/Busana

2. Bahasa Tubuh

3. Mengelola Suara

4. Menghadapi dan Menanggapi Audiens

1. PENAMPILAN/BUSANA1. Kenali gaya pendengar dan sesuaikan dengan

pendengar dan situasi (kepantasan)

2. Lebih baik konservatif daripada terlalu modis

3. Bersih, rapih, sehat dan nyaman

4. Saku baju atau celana tidak menonjol dan berisik

5. Asesoris tidak menyilaukan dan gemerincing

6. Hindari “norak” atau “ndeso”

7 %

Kata

55%

Bahasa Tubuh

2. BAHASA TUBUH

38%

Nada Suara

2. BAHASA TUBUH

1. Ekspresi wajah

2. Kontak mata

3. Kaki dan pola gerakan

4. Gerakan tangan

5. Postur - bahu - badan

6. Posisi dasar

1. EKSPRESI WAJAH

1. 55% pesan dipancarkan lewat wajah

2. Senyum yang tulus

3. Gerakan kepala : anggukan, gelengan, sapuan, dll

4. Memancarkan ketenangan

5. Tidak merunduk, wajah tegak tetapi tetap ramah

6. Daya gunakan secara optimal

2. KONTAK MATA

1.

2. Untuk kelompok kecil tatap setiap individu

3. Untuk kelompok besar, berikan tatapan untuk setiap sektor

Hindari ;

2. KONTAK MATA

4. Tahan kontak mata + 2 - 5 detik untuk tiap audiens atau sektor

5. Ingat! Mata adalah cerminan jiwa dan hati (Leonardo Da Vinci)

6. Kontak mata lakukan bertahap

3. KAKI DAN POLA GERAKAN

1. Berdiri lebih baik dari pada duduk2. Pisahkan kedua kaki dengan tumit lebih rapat

Pria + 20 cm, wanita +10 cm

Rileks dan Siap

3. KAKI DAN POLA GERAKAN

3. KAKI DAN POLA GERAKAN

4. Berdiri secara alamiah, penuh tenaga dan tegak (jangan seperti tentara tegap) pada point yang dipilih

3. KAKI DAN POLA GERAKAN

5. Bila berjalan pastikan punya maksud (sengaja)6. Menetap beberapa detik di tempat yang dituju7. Bila pindah secara konsisten, usahakan hanya 3

langkah dan kembali ke point semula8. Berjalan atau pindah dengan mantap dan percaya

diri9. Jika suasana Friendly, bisa berjalan lebih dekat ke

arah audiens10.Jika ada audiens yang tampak kurang berminat

bisa berjalan seolah-olah ke arahnya11.Jika selesai presentasi, berjalan dengan perasaan

puas dan percaya diri

3. KAKI DAN POLA GERAKAN

4. GERAKAN TANGAN

Prinsip :

1. Harus ilustrative dan hindari abstrak

2. Gunakan dengan maksud

3. Hindari berdomisili seolah-olah pada satu lokasi

1. Gerakan ilustrasi :a. Pertumbuhan, peningkatan atau kebalikanb. Menunjuk atau mengarahc. “Meminta” atau “memberi”d. Ukuran, jumlah

2. Jangan memegang hal-hal yang tidak perlu3. Jangan meremas-remas, mengusap-usap, atau

meng-”klik-klik’’-kan

4. GERAKAN TANGAN

4. Variasikan gerakan dan terkontrol

5. Jangan melakukan gerakan yang tidak perlu:

a. Memegang-megang hidung, rambut, telinga, dagu, dll

b. Merasa “risih” dengan pakaian/asesoris; pegang-pegang baju, dasi, celana, kaca mata, jam, cincin, dll

c. Memukul-mukul badan dan benda-benda lain

d. Memainkan pointer, spidol, dll

4. GERAKAN TANGAN

6. Yang disarankan

7. Hindari

4. GERAKAN TANGAN

5. POSTUR, BAHU, BADAN

1. Tegak, yakin, positif, terbuka, percaya diri, ketenangan, antusias

2. Hindari

6. POSISI DASAR

1. Disarankan

6. POSISI DASAR

2. Hindari

6. POSISI DASAR

2. Hindari

6. POSISI DASAR

2. Hindari

3. MENGELOLA SUARA

3 V yang harus dimiliki Pembicara/Presenter :

• VISUAL• VOKAL

• VERBAL

55 %38 %

7 %

V O K A L

Volume ( Keras, Lunak )Speed ( Cepat, Lambat )Enunciation ( Ucapan jelas, Bersih )Flow ( Aliran,Arus, Lancar, Fasih )Accent ( Logat, Dialek )Pitch ( Melengking, Berat )

Mengontrol Vokal :

VOLUME

Cukup terdengar untuk audiens ± 50 orang dalam ruangan maximal 10 X 10 meter

Volume harus bervariasiHindari “berteriak” dan “pecah”

SPEED

Jangan terlalu cepat atau lambat idealnya 150 kata permenit

Latihlah kecepatan suara kita melalui rekaman

ENUNCIATION

Bunyi vokal dan konsonan harus jelas

Jangan Sengau

F L O WHindari kata-kata yang tidak perlu,

jangan terlalu banyak

( e…e,…em….. Em….Apa itu namanya…. Ya…..ya…..ya kan…dll)

Astaga Denissss....Jangan sekali lagi Bapak

memergoki kamu Menggosok gigi anjingmu

dengan sikat gigiku

ACCENT

Jangan risau dengan dialek atau logat kita

Latihan dapat mengurangi dialek yang kental

P I T C H

Suara Melengking atau beratDapat dilatih sehingga tidak

melengking atau terlalu berat

3. MENGHADAPI & MENANGGAPI AUDIENS

PERTANYAANMANFAAT :1. Berinteraksi secara aktif dengan

audiens.2. Memperjelas pesan yang akan

disampaikan.3. Menguatkan presentasi,

menambah bukti dan contoh-contoh.

4. Mengetahui tingkat keseriusan audiens terhadap topik kita.

5. Mengetahui tingkat pemahaman audiens terhadap materi (sarana umpanbalik).

6. Wahana untuk memperbaiki

TIDAK SETIAP PERTANYAANHARUS DIJAWAB

1. Ajukan pertanyaan balik.

2. Melontarkan ke semua audiens.

3. Meminta kepada rekan atau ahli yang ada di ruangan untuk menanggapi.

4. Tidak bersedia menjawab untuk alasan tertentu: kerahasiaan, etika, keamanan, dll.

5. Menolong penanya untuk menemukan jawabannya.

6. Memberikan komentar, contoh dan pengalaman serupa (analogi) yang berkaitan dengan pertanyaannya.

TIPS MENANGGAPI PERTANYAAN

1. Tetap bersikap positif terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.

2. Simpati terhadap penanya dan simak pertanyaannya dengan aktif, minta ulang/ringkas bila kita belum jelas.

3. Ucapkan terima kasih yang tulus untuk pertanyaannya.

4. Ulangi/ringkas pertanyaannya sebelum menjawab.

5. Pastikan pertanyaan sesuai dengan topik pembicaraan, bila tidak sesuai dengan topik, situasi, waktu dan kondisi; tolak dengan halus atau janjikan untuk diulas pada waktu berikutnya.

6. Fokuskan pada kesepakatan bersama. Jangan dialog dua arah dengan satu penanya. Jawaban tidak hanya ditujukan kepada penanya.

7. Beri kesempatan pada pendengar lain untuk menanggapi.

TIPS …. (lanjutan)

8. Bila kita tidak tahu jawabannya, katakan secara jujur dan janjikan kita akan mencarikan jawabannya dan bila sudah didapat kita akan sampaikan.

9. Bersikap adil; terima pertanyaan dari seluruh audiens (sesuai dengan waktu yang tersedia).

10. Kalimatkan ulang pertanyaan negatif.

11. Jawaban seringkas mungkin dan berkualitas, jangan gunakan kata-kata klise.

TIPS …. (lanjutan)

12. Setelah menjawab, periksa kembali apakah sipenanya sudah jelas atas tanggapan yang ada.

13. Bila waktu habis, sedangkan perannya masih ada, tanggapi secara elegan dan (beri tawaran kesempatan/cara lain).

14. Bila sekaligus banyak yang angkat tangan, tunjuk siapa yang pertama dan siapa yang kemudian.

TIPS …. (lanjutan)

ALAT BANTU

1. Alat Bantu Visual

2. Alat Bantu Non Visual

Terdiri dari dua jenis :

( Mikropon, Kursi, Meja, Panggung, Note Standart dll )

ALAT BANTU VISUAL

1. Menarik Perhatian

2. Memperjelas dan mempermudah pengertian

3. Meneguhkan atau memantapkan pengingatan

4. Presentasi lebih menyenangkan dan dinikmati

5. Menguatkan Pesan

Fungsi Utama :

Dampak Komunikasi

Penciuman = 3 %Pengecap = 4 %Peraba = 7 %Pendengaran = 11 %Penglihatan = 75 %

Doug Malouf, 1988

Jenis Alat Bantu Yang Umum Digunakan :

White Boards ( electronis atau manual )FlipchartOverhead ProjectorVideo dan FilmMultimedia - PC

Perangkat Computer (Laptop), LCD ( Liquid Crystal Display)

TERIMA KASIH