Økonomisjefssamling Drammen 23. – 24. oktober 2008

ØkonomisjefssamlingDrammen

23. – 24. oktober 2008

2

AGENDA:

Status Felles Administrative systemer – samarbeid i UNINETT FAS regi

Erfaring fra pilotinstitusjonene Bestillingssystem – Torill Erikson, HiO Prosjektstyringssystem – Kjetil Hellang, UiA

IT-strategi for de felles administrative systemene

Videreutvikling av systemene

Hva skjer neste år?

3

Status Felles Adm Systemer

4

Status Felles Adm Systemer

Agresso

5

Status Felles Adm Systemer

Status:

-Oppgradering til ver 5.5

- Site-lisens som inkluderer Excellerator for alle

- Enkel oppgradering

- Kursing på 5.5 har er gjennomført

- Konvertering til test er i gang, tilgang i løpet av denne uka

- Produksjon slutten av november / begynnelsen av des.

Agresso

6

Status Felles Adm Systemer

Risiko:

- 5.5 begynner å bli et modent produkt

- Grensesnitt oppgraderes og testes

- Spesielt mot PSV

- Sette av nok tid internt til å gjøre seg kjent med 5.5

Status:

-Oppgradering til ver 5.5

- Site-lisens som inkluderer Excellerator for alle

- Enkel oppgradering

- Kursing på 5.5 har er gjennomført

- Konvertering til test er i gang, tilgang i løpet av denne uka

- Produksjon slutten av november / begynnelsen av des.

Agresso

7

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Contempus

8

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Status:

- 4 nye institusjoner

- Tar i bruk ny modul, matching, ved innføring av Proceedo

- Kjøpt av BasWare

- Contempus eget brukerforum 13. – 14. november

Contempus

9

Status Felles Adm Systemer

AgressoRisiko:

- Kvalitet på matchinger mot bestillinger

- Avstemming mot Proceedo

- Hva skjer med Contempus etter oppkjøpet?

Status:

- 4 nye institusjoner

- Tar i bruk ny modul, matching, ved innføring av Proceedo

- Kjøpt av BasWare

- Contempus eget brukerforum 13. – 14. november

Contempus

10

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Contempus

Proceedo

11

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Status:

- Pilot godkjent etter sommeren

- HiO og HiL i regulær drift

- Utrullingspulje 1 og 2 har kommet i gang med arbeidet, oppstart i des 08 og jan 09

- 3 siste puljer i Q2 2009

- Opprettelse av prioriteringsråd, arbeidsgruppe og brukerforum

- HiO vil dele sine erfaringer med dere etterpå

Contempus

Proceedo

12

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Status:

- Pilot godkjent etter sommeren

- HiO og HiL i regulær drift

- Utrullingspulje 1 og 2 har kommet i gang med arbeidet, oppstart i des 08 og jan 09

- 3 siste puljer i Q2 2009

- Opprettelse av prioriteringsråd, arbeidsgruppe og brukerforum

- HiO vil dele sine erfaringer med dere etterpå

Contempus

Proceedo

Risiko:

- Implementering av FEIDE

- Intern organiser: fullmaktsstruktur, bestillere, varemottak

- Intern kapasitet og kompetanse

- Videreutvikling – både på innkjøps-/bestillerområdet og for systemet

- Prosessforståelse og prosess-forbedringer blir viktig

13

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Contempus

Proceedo

SAP HR

14

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Status:

- Forbedringsprosjekt med KD som oppdragsgiver startet

- Foreslå og gjennomføre tiltak for å bli bedre fornøyd med SSØ

- 1) Opprette prioriteringsråd for SAP HR i sektoren, samlet, og krevende kunde

- 2) Arbeides med endrings- og utviklingsprosess, koordineres med tilsvarende prosess hos SSØ for å sikre god samhandling med leverandøren

- FEIDE på ESS er bestilt, målsetn er at pilot skal opp før nyttår (UiA)

- Belastningsfullmakt fra KD til SSØ muliggjør utvikling og implementering av endringsønsker

Contempus

Proceedo

SAP HR

15

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Risiko:

- Ikke fått prosjektplan for Feide på ESS fra SSØ, tidsplan mangler

- Forbedringstiltak er ikke endelig akseptert hos SSØ

- Blir vi enige om en sam-handlingsprosess med SSØ som vi tror på?

- Prioriteringsråd etableres ikke før samhandlingsprosess er på plass

- Større oppgradering av SAP HR hos SSØ i slutten av 2009, medfører restriktiv holdning til endringsutvikling.

Status:

- Forbedringsprosjekt med KD som oppdragsgiver startet

- Foreslå og gjennomføre tiltak for å bli bedre fornøyd med SSØ

- 1) Opprette prioriteringsråd for SAP HR i sektoren, samlet, og krevende kunde

- 2) Arbeides med endrings- og utviklingsprosess, koordineres med tilsvarende prosess hos SSØ for å sikre god samhandling med leverandøren

- FEIDE på ESS er bestilt, målsetn er at pilot skal opp før nyttår (UiA)

- Belastningsfullmakt fra KD til SSØ muliggjør utvikling og implementering av endringsønsker

Contempus

Proceedo

SAP HR

16

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Contempus

Proceedo

SAP HRArtemis

17

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Contempus

Proceedo

SAP HRArtemisStatus:

- Pilot ferdig før jul (HiB & UiA)

- Utrulling etter nyttår, når institusjonene selv ønsker det

- For de som ikke har meldt seg på, kan gjøre avrop fra 1.1.2009

- System med ulikt brukergr.snitt for enkle og avanserte brukere!

- Aktivitet som frivillig dimensjon i økonomimodellen

- UiA vil dele sine erfaringer med dere litt senere

18

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Risiko:

- Mulighet for kostnads-belastning på komb av prosjekt og aktivitet i forsystemer

- Få påmeldte institusjoner til å dele felleskostnadene på

- Intern organisering og modenhet for prosjektstyring

Status:

- Pilot ferdig før jul (HiB & UiA)

- Utrulling etter nyttår, når institusjonene selv ønsker det

- For de som ikke har meldt seg på, kan gjøre avrop fra 1.1.2009

- System med ulikt brukergr.snitt for enkle og avanserte brukere!

- Aktivitet som frivillig dimensjon i økonomimodellen

- UiA vil dele sine erfaringer med dere litt senere

Contempus

Proceedo

SAP HRArtemis

19

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Contempus

Proceedo

SAP HRArtemis

ePhorte

20

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Status:

- Problemer med PDF-konvertering

- Har vært avdekket sikkerhetshull, disse er nå tettet. Forbedringsprosess mot leverandøren er i gang.

- Eget brukerforum for ePhorte i UH-sektoren

- Forbedre oppgraderingsprosedyrene fra leverandørene

- Mulig integrasjon mot EasyRecruiter

Contempus

Proceedo

SAP HRArtemis

ePhorte

21

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Risiko:

- Leverandørens holdning til sikkerhet i systemet

- PDF-konvertering medfører at man ikke får lukket saker

- Ressurssituasjonen hos underleverandøren USIT

- Institusjonene har ikke vært på samme versjon av systemet

- Styring av videreutvikling

Status:

- Problemer med PDF-konvertering

- Har vært avdekket sikkerhetshull, disse er nå tettet. Forbedringsprosess mot leverandøren er i gang.

- Eget brukerforum for ePhorte i UH-sektoren

- Forbedre oppgraderingsprosedyrene fra leverandørene

- Mulig integrasjon mot EasyRecruiter

Contempus

Proceedo

SAP HRArtemis

ePhorte

22

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Contempus

Proceedo

SAP HRArtemis

ePhorteFS

23

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Status:

- Stort antall nye kunder forventes i 2009, overgang fra MStas Contempus

Proceedo

SAP HRArtemis

ePhorteFS

24

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Status:

- Stort antall nye kunder forventes i 2009, overgang fra MStas Contempus

Proceedo

SAP HRArtemis

ePhorte

Risiko:

- Kapasitet – krever koordinert overgang

- Styringsstruktur etter at dette blir et system for alle i sektoren?

FS

25

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Contempus

Proceedo

SAP HRArtemis

ePhorteFS

KGV

26

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Status:

- UiS er i gang med elektronisk konkurranse

- Utrullingspulje 1 og 2 har fått opplæring

- Pulje 3 og 4 i løpet av året

- Resten i jan og feb 09

- Man får tilgang etter man har vært på kurs

- Ikke konsernløsning, pga kontraktsmodul

Contempus

Proceedo

SAP HRArtemis

ePhorteFS

KGV

27

Status Felles Adm Systemer

Agresso

Risiko:

- Systemet oppfattes som litt umodent

- Maler må på plass og inn i systemet – mye arbeid

- Innkjøpsfaglig kompetanse internt, OG kapasitet?

- Tilleggskostnad for maler kjøpt av UiB, UiO og NTNU

- Integrasjon mot ePhorte

Status:

- UiS er i gang med elektronisk konkurranse

- Utrullingspulje 1 og 2 har fått opplæring

- Pulje 3 og 4 i løpet av året

- Resten i jan og feb 09

- Man får tilgang etter man har vært på kurs

- Ikke konsernløsning, pga kontraktsmodul

Contempus

Proceedo

SAP HRArtemis

ePhorteFS

KGV

28

Erfaring fra pilotene

Bestillingssystem Torill Erikson, HiO

Prosjektstyringssystem Kjetil Hellang, UiA

29

Integrasjoner

Agresso

Contempus

Proceedo

SAP HRArtemis

ePhorteFS

KGV

30

Integrasjoner vs arkitektur

Agresso

Contempus

Proceedo

SAP HRArtemis

ePhorte

FS

KGV

FAOS-rapportens Arkitekturprinsipper

Tjenesteorientering

Interoperabilitet

Tilgjengelighet Sikkerhet

Åpenhet

FleksibilitetSkalerbarhetEnhetlig Brukergr.snitt

31

Integrasjoner, arkitektur og STRATEGI

Agresso

Contempus

Proceedo

SAP HRArtemis

ePhorteFS

KGV

32

Styringsstruktur - videreutvikling

Kontraktseier

Prio.råd

Arbeidsgr.

Kompetanse-forum

Brukerforum

Leverandør

Vurdere / Foreslå

Prioriterte endringer

Arrangere

Forankre

Bestille

33

Hva skjer neste år?

Agresso ABM byttes ut med Agresso Planner

Utnytte rapporteringsmuligheter i Excelerator

Utrulling BSS, PSV og KGV Demo av PSV Kompetanseforum Prosjektstyring Anskaffelse av felles plagieringssystem Kompetansebygging og leveranser på

integrasjon og arkitektur Studieadministrasjon – Alle over på FS?

34

Hva skjer neste år – Forts.?

Videreutvikling av eksisterende systemer SAP HR – Ny versjon & Forbedring av

prosess med SSØ BSS – Brukerforum, samskipnaden på

ehandel? PSV – Brukerforum, kompetanseforum KGV – Erfaring med elektroniske

anskaffelser Contempus – eFaktura, forbedring av

matching Prosesstilnærming – se bestilling og

fakturahåndteringsområdet i sammenheng Følge arbeidet som UHR gjør innen strategi og

organisering for de administrative systemene

35

Takk for meg!

Spørsmål?