Projekt

1

Projekt

• Logický sled aktivít

• Jedinečnosť

• Konkrétny cieľ

• Využitie zdrojov

• Ohraničené trvanie

• Vútorná organizácia

• Logický sled aktivít

• Jedinečnosť

• Konkrétny cieľ

• Využitie zdrojov

• Ohraničené trvanie

• Vútorná organizácia

• Nadšenie

• Ztrata iluzií

• Panika

• Hľadanie vinníkov

• Potrestanie neviných

• Odmeny bez zásluh

• Nadšenie

• Ztrata iluzií

• Panika

• Hľadanie vinníkov

• Potrestanie neviných

• Odmeny bez zásluh

Zasadený do rámca (kontext) ostatných aktivítZasadený do rámca (kontext) ostatných aktivít

2

Project Management - kontext

Špecifikácia požiadaviek

Analýza Návrh Implementácia Testovanie

Cor

e W

orkf

low

s

Project Management

Configuration and Change Management

Quality Assurance

Training

Supp

orti

ng W

orkf

low

s

3

Project Management

• Správne naplánovanie, využitie a riadenie všetkých zdrojov počas trvania projektu.

• Vedie k dosiahnutiu stanovených cieľov v danom rozsahu, kvalite a cene.

4

Životný cyklus projektu

Zahájenieprojektu

Zahájenieprojektu

Ukončenieprojektu

Ukončenieprojektu

Riadenie projektu

FázyProblémy

RizikáRozhodnutia

Riadenie projektu

FázyProblémy

RizikáRozhodnutia

5

Princípy zahájenia projektu

• 15% - 20% celkového času

• Kľúčová fáza pre úspech

• Zaistiť všetko predtým, než projekt začne

• Vytvoriť kontrolné mechanizmy

• Jednotlivé elementy nie sú nemenné, odchýlka od plánu má svoj dopad

6

Zahájenie projektu

• Určiť Project Managera

• Vymedziť stakeholderov (najmä sponzora)

• Definovať cieľ a rozsah

• Navrhnúť organizáciu

• Naplánovať čas a zdroje

• Odhadnúť riziká

• Stanoviť prínos

7

Sponzor

• Zodpovedá za súlad projektu s potrebami firmy

• Má najväčší úžitok z projektu• Aktivity

– Odsúhlasuje cieľ a rozsah– Vedie radu projektu– Zaisťuje zdroje (ľudia, peniaze…)– Väzba na “Top management”

8

Rada projektu

• Kontroluje chod projektu až k jeho dokončeniu• Aktivity

– Určovať strategický smer– Odsúhlasovať predkladané riešenia– Zaisťovť zdroje– Poskytovať skúsenosti– Odstraňovať prekážky– Praidelne revidovať stav projektu

9

Kto by mal byť v rade projektu

• Sponzor

• Manager oddelenia, ktoré bude projektom najviac ovplyvnené

• Odborný garant projektu (napr. vedúci IT)

• (Ideálny počet členov je 3)

10

Projekt Manager

• Zodpovedá sa rade projektu

• Aktivity– Plánovanie– Riadenie ľudí (coaching)– Prideľovanie úloh– Kontrola kvality– Určovanie pokroku, reportovanie– Plánovanie a riadenie zmien

11

Udržovanie rovnováhy

RozsahRozsah KvalitaKvalita

NákladyNákladyČasČas

12

Cieľ projektu

• “Čo” Čo je nutné splniť

• “Tak, že” Spôsob, obmedzenia

• “Teda” Čo sa dosiahne

13

Príklad definovaného cieľa “Môj dom”

• Čo: Kúpiť dom

• Tak, že: Má záhradu

Je v dosahu MHD

Má možnosť parkovania

Nie je drahší jako 2Mio Sk

• Teda: Moja rodina bude kultúrne bývať

Nebudeme mať problémy s dopravou

Mesačne nezaplatíme viac jako 10tis. Sk

14

Rozsah projektu

• Určenie rozsahu z hľadiska– Ktoré oblasti bude/nebude projekt riešiť– Väzby na ďalšie systémy– Oddelenia/pobočky zainteresované na proj.

• Metóda pre stanovenie– Feasibility study, analýza prvotných požiadaviek

15

Príklad rozsahu projektu“Môj dom”

• Projekt zahŕňa– Kontaktovanie 3 miestnych realitiek

– Výber najvhodnejšej alternatívy

– Vybavenie úveru v banke

– Kúpu domu

• Mimo projektu– Prípadná rekonštrukcia domu

– Vybavenie domu zariadením

16

Organizácia projektu

• Rada projektu (sponzor)

• Project Manager

• Projektový tím

• Ostatné zdroje

17

Projektový tím

• Tím ľudí pridelený pre celú dobu trvania projektu

• Členovia sú individuálne zodpovední za jednotlivé podúlohy

• Počet <10

18

Ostatné zdroje

• Pracujú na projekte na “zakázku”

• Nie sú členmi tímu

• Nenesú zodpovednosť za projekt

• Sú “používaní” PM alebo tímom na konkrétne úlohy

• Príklad– konzultanti – programátori (v prípade outsourcingu)

19

Príklad organizácie projektu“Môj dom”

• Sponzor– Manželka

• Rada projektu– Manželka– Deti

• Project manager– “Hlava rodiny”

• Tím– Hlava rodiny– Strýko (stavebný inžinier)

• Ostatné zdroje– Banka– Realitka– Právnik

20

Cieľ• Čo: Kúpiť dom

• Tak, že: Má záhradu

Je v dosahu MHD

Má možnosť parkovania

Nie je drahší jako 2Mio Sk

• Teda: Moja rodina bude kultúrne bývať

Nebudeme mať problémy s dopravou

Mesačne nezaplatíme viac jako 10tis. Sk

Rozsah

• Projekt zahŕňa– Kontaktovanie 3 miestnych realitiek

– Výber najvhodnejšej alternatívy

– Vybavenie úveru v banke

– Kúpu domu

• Mimo projektu– Prípadná rekonštrukcia domu

– Vybavenie domu zariadením

Organizácia

• Sponzor– Manželka

• Rada projektu– Manželka

– Deti

• Project manager– “Hlava rodiny”

• Tím– Hlava rodiny

– Strýko (stavebný inžinier)

• Ostatné zdroje– Banka

– Realitka

– Právnik

21

Plánovanie

• Nutné princípy– Plány musia existovať– Plánovanie počas celého projektu (revízia)– Zodpovedný je PM– Rôzne úrovne plánovania pre rôznych členov– Detailný plán má zmysel iba pre najbližšiu fázu– Požívať nezávislých expertov a nástroje

22

Úrovne plánovania

• Plán projektu– Všeobecný, zahŕňa celý projekt– Počas zahájenia– Zoznam fáz a hlavných míľnikov– Používaný managementom (radou)

• Plán fázy/iterácie– Pripravný tesne před fázou/iteráciou– Detailný rozpis krokov a úloh

• Plán úlohy– Časový rámec, výstupy, zdroje

23

Plánovanie pri zahájení

• Identifikovať kľúčové etapy

• Odhadnúť potrebné zdroje

• Odhadnúť celkový čas

• Predbežný harmonogram

• Odhadnúť reálnosť

24

Plánovanie zdrojov = ľudia

• Na základe plánu úloh (aktivít)

• Dostupnosť požadovaných ľudí

• Motivačný systém (…)

• Potenciál využitia 60%-70%– Vzdelávanie – Administrácia– Dovolenka, nemocenská

25

Plánovanie zdrojov = peniaze

• Na úrovni úloh

• Pužívať aktuálne informácie

• Nezávislí experti

• Rezerva– Vyhnúť sa skrytým rezervám (otvorene

deklarovať)– 10%-20% (prihoďte 60% a je to O.K.)

26

Nástroje pre plánovanie (Gannt chart)

27

Riziká

• Nájsť maximum pri zahájení projektu

• Určiť– Pravdepodobnosť – Impact– Protiopatrenia– “Plán B” (ak riziko nastane)

• Oboznámiť stakeholderov s rizikami

28

Prínosy projektu

• Vychádzajú z cieľa

• Merateľné– redukcia nákladov, zvýšenie zisku,…

• Nemerateľné– vyšsia efektivita, strategická záležitosť,…

• Formulácia (PICS metóda)– Management očakáva konkrétne pozitívne prínosy,

ktoré sa objavia hneď s veľkou pravdepodobnosťou.

29

Riadenie projektu

• PDCA cyklus– Plan– Do– Check– Adjust (Act)

30

Ľudia - základ úspechu

• Typy chovania– Inovátori (všetko nové je dobré)– Prispôsobivý (vždy si nájdu niečo pozitívne)– Faktografovia (nechajú sa presvedčiť číslami)– Odporovači (všetko nové je zlé)

• Výrazné typy ovplivňujú organizáciu

31

Sledovanie postupu

• Pravidelné (1/2 týždne)– Kde sme a čo sme urobili– Koľko práce ešte zostáva– Predpoveďdo konca projektu– Analýza odchýliek od plánu– Protiopatrenia

• Informovať okolie

32

Status report dokument

• Kedy– Na konci etapy, alebo– Při nečakanom probléme/zmene

• Obsahuje– Stav– Problémy (čo s nimi)– Upravený plán– Najbližšie kroky

33

Uzavretie Projektu

• Vykonáva PM, a odsúhlasuje rada projektu

• Zhodnotenie vykonanej práce

• Súhrn ponaučení

• Naznačenie ďalších možností

• Prechod od projektu ku bežnej prevádzke

34

Rational Unified Process

Basic project management concepts

35

Iteration planning• Iteration

– a “mini-project” (from planning to release)– key drivers of the objective: risk, criticality, coverage

• Determinig length– allways a fixed overhead!– from 1-6 months– short (<1 month) mainly in Construction phase

• Determining number– Simple(Low) [0, 1, 1, 1]– Typical [1, 2, 2, 1] =>

• [prototype; arch. prototype, arch. baseline; int. release, initial operation release; product release]

– High [1, 3, 3, 2]– More iterations required

• inception: a new application domain• elaboration: new architecture• construction: complex and large product• transition: minimize tie to market

36

Benefits of an iterative approach

• Accomodating changes

• Mitigating risks

• Increasing reuse

• Learning

• Higher quality

37

Evaluate the iteration

• Collect metrics (progress)

• Compare actual and expected

• Consider external change

• Examine evaluation criteria

38

Risk (1)

• Risk management takes care of unknown aspects of software development

• Strategies– Risk avoidance– Risk transfer– Risk acceptance

• Risk mitigation

• Contigency plan (“Plan B”)

39

Risk (2)• Identify risk

– involve all parties (use homogenous groups)

– ask “what can go wrong” (i.e. events that decrease the likelihood to deliver product)

– brainstorming

– to identify risk to be responsible for it

• Group and rank identified risks

• Identify risk avoidance strategies– non-essential requirements

– not enough resources

• Identify risk mitigation strategies– allocate actions to early iterations

– use prototypes (identify features to be tested)

– benchmarking (performance risks)

• Identify contingency stratgies– for each risk

• Identify risk indicators

40

Risk types• Resource risks

– Organization

– Funding

– People

– Time

• Business risks

• Technical risks– Scope

– Technology

– External dependency

• Schedule risks (85%)

41

Phases and major milestones

42

Project phases (1)• Inception

– project’s scope and boundary– critical use cases – candidate architecture– estimate overall cost and schedule– estimate potential risks– Outcome:

• General vision, use case model, business case, risk assesment, project plan

• Elaboration– analyze problem domain– establish sound architectural foundation (finalize architectural decisions)– eliminate highest risks– “mile wide and inch deep” view of the systém– architecture, plan, risks are stable– Outcome

• Use case model (80%), supplementary requirements, software architecture document, iteration plan

43

Project phases (2)• Construction

– manufacturing process

– managing resources and controlling oeprations

– optimize cost, schedule and quality

– parallel construction increments can be spawned

– Outcome• Software product, user manual

• Transition– transition the software to user community

– develop new releases (finish or add some features)

– correct problems

– develop user oriented documentation

– train users

– support

44

Major milestones• Inception (Lifecycle Objectives Milestone)

– Stakeholders agreement on scope, cost/schedule estimate

– Credibility of estimates, pririties, risks, and development process

– Actual expenditures versus planned

• Elaboration (Lifecycle Architectre Milestone)– Is the vision stable

– Is the architecture stable

– Is plan for construction of sufficient detail and fidelity

– Stakeholders agreement that vision can be met if the plan is executed

– Actual expenditures versus planned

• Construction (Initial Opertional Capability Milestone)– Is product release stable to be deployed

– Are stakeholders ready for the transition to user community

– Actual expenditures versus planned

• Transition– Is user satisfied

– Actual expenditures versus planned

45

Staffing (1)

• Inception (focus: project scope and business case)– PM

– Architect

– 1-2 developers (prototype)

• Elaboration (focus: architecture and prototype)– Architecture team

• analytical and design skills (and other SE skills), leadership skills

– Prototyping team

– Small design teams• focus on generic mechanisms and technologies

– Test team• prepare test environment

46

Staffing (2)

• Construction (focus: build system’s functionality and maintain architecture integrity)– Architecture team

• keep an eye on designers, acting as technical leaders

– Construction team• cross functional - design and implementation skills, organized horizontaly

– Test teams• execute test and write reports

• Transition (focus: deploy final realease)– Trainers

– Infrastructure logistics experts

– Architecture team (and PM)• change requests