Projekt-Definition

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Projekt-Definition Ein Projekt ist ein Vorhaben, für

dessen Durchführung organisatorische Vorkehrungen getroffen werden und das bestimmte Merkmale aufweist.

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Projektmanagement - Definition Überbegriff für alle willensbildenden und -

durchsetzenden Aktivitäten im Zusammenhang mit der Abwicklung von Projekten Abgrenzung des Problems und der

Aufgabenstellung Vereinbarung der Ziele und des Vorgehens Einsatz, Disposition und Koordination von

personellen, finanziellen und sachlichen Ressourcen

Führung der Projektgruppe Überwachung und Steuerung des

Projektablaufs in inhaltlicher, terminlicher und kostenmäßiger Hinsicht

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Projekt-Charakteristika zeitlich begrenzt, Anfang/Ende vorgegeben/geplant vorgegebenes Ziel/Leistung (Aufgabe, Ergebnis) komplexes Vorhaben, Unterteilung in abhängige

Teilaufgaben begrenzte Mittel zur Durchführung,

Konkurrenzkampf um Ressourcen Beteiligung mehrerer Stellen und Personen keine Wiederholung, keine Routinetätigkeit Kosten/Budget geplant oder festgelegt Unsicherheit bzw. Risiko hinsichtlich Erreichung des

Projektzieles, Einhaltung von Kosten und Terminen

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Software-Projektmanagement Klassischer Ansatz

Planung Steuerung Kontrolle

Zusätzliche Dimensionen Mitarbeiter-Qualifikation Eingesetzte Technologie Wahl der Projektorganisation Erkennung von Risiken

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Säulen des Projekts

Projekterfolg

Pla

nung

Kompetenzen

Kon

trol

le

Qua

litä

t

Rol

len

Def

init

ion

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Projektplanung bei Projektbeginn bzw. Projektfortführung Aufgaben

Projektauftrag formulieren Projektleiter ernennen Personal- und Organisationsplanung Einsetzen des Projektmanagements, Freigabe

des Projektauftrags, Freimachen der Projektmitarbeiter

Planung der Teilaufgaben, Budget- und Aufwandsplanung, Terminfestlegung

Festlegung des Dokumentations- und Berichtswesens

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ProjektauftragHandlungsspielraum + Verantwortungsbereich

festlegen

Ausgangssituation Projektziele Nutzen Projektabgrenzung Randbedingungen Projektorganisation Termine und Aufwand Art und Form der Ergebnisse Risiken Zusatzvereinbarungen

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Projektsteuerung Aufgaben

detaillierte Aufgabenzuordnung Festlegung der einzusetzenden

Methoden und Werkzeuge Leiten, Vorantreiben des Projekts Motivieren der Mitarbeiter Konflikte klären und lösen Koordination der Projektarbeit

innerhalb der Projektgruppe Kontakt mit der „Umgebung“ halten

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Projektkontrolle Kontrolle hinsichtlich

Arbeitsfortschritt Qualität Terminsituation Aufwand

Berichtswesen Entscheidungsberichte Fortschrittsberichte

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Ziele der Projekt-Kontrolle Planabweichungen möglichst frühzeitig

erkennen und rechtzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten

Fehler in der Aufwandsschätzung erkennen, für zukünftige Projekte lernen

Termine, Aufwand und Kosten immer gemeinsam betrachten

Entwicklungsergebnisse überprüfen bzw. Einhaltung der Qualitätssicherungs-Maßnahmen kontrollieren

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Projektorganisation Festlegung der Projektorganisation Einordnung von Arbeitsgruppen,

Steuerungs- und Entscheidungsgremien mit deren Aufgaben, Kompetenzen und wechselseitigen Beziehungen

Formen Reine Projektorganisation (Task-Force) Einfluß-Projektorganisation Matrix-Projektorganisation

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Taskforce - Organigramm

Geschäftsleitung

ProjektleitungFertigungs-

leitungVertriebs-

leitungPersonal-leitung

PTM PTM PTM

Projekt Linie

PTM = ProjektTeamMitarbeiter

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Taskforce - Charakteristik Projektmitarbeiter werden aus

Stammabteilung herausgelöst, unter Leitung eines Projektleiters zu neuer Org.-Einheit zusammengefaßt

Projektmitarbeiter arbeiten vollamtlich am Projekt, ist Projektleiters weisungsunterstellt

Projektleiters hat weitreichende Kompetenzen und hohes Maß an Verantwortung in inhaltlicher, terminlicher und finanzieller Hinsicht

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Taskforce - Vor-/Nachteile Vorteile

schnelle Reaktion bei unvorhergesehenen Situationen

starke Identifikation mit dem Projekt hilft in schwierigen Situationen

einheitliches Vorgehen durch umfassende Kompetenzen des Projektleiters

Nachteile Schwierigkeiten bei

Rekrutierung bzw. Wiedereingliederung der Projektmitarbeiter

Verlockung zu autoritärem Führungsstil

wenig Interesse an fachlicher Weiterbildung

Beanspruchung nur zeitweise benötigter Spezialisten bzw. Hilfsmittel

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Einfluß-Projektorganisation - Organigramm

Geschäftsleitung

Projektleiter

Fertigungs-leitung

Vertriebs-leitung

Personal-leitung

PTM/MA

PTM/MA

PTM/MA

Volle Weisung Volle Weisung Volle Weisung

Einfluß Einfluß Einfluß

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Einfluß-Projektorganisation -Charakteristik Organisationshierarchie bleibt

unverändert, wird um Projektkoordinator ergänzt

Projektkoordinator hat keine Weisungsbefugnis, verfolgt Projektverlauf in inhaltlicher, terminlicher und finanzieller Hinsicht, informiert Linieninstanzen, schlägt Maßnahmen vor

Projektkoordinator benötigt ungehinderten Zugang zu projektrelevanten Informationen

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Einfluß-Projektorganisation – Vor-/Nachteile Vorteile

Hohes Maß an Flexibilität beim Personaleinsatz

keine organisatorische Umstellung erforderlich

Nachteile Wer übernimmt Verantwortung für das

Gesamtprojekt? Geringes Bedürfnis Schwierigkeiten über

Abteilungsgrenzen zu lösen geringe Reaktionsgeschwindigkeit bei

Störungen, da die Linieninstanzen für Entscheidungen zuständig sind

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Matrix-Projektorganisation - Organigramm

Geschäftsleitung

Projektleiter

Fertigungs-leitung

Vertriebs-leitung

Personal-leitung

PTM/MA

PTM/MA

PTM/MA

Disziplinarische Weisung

Fachlich/funktionale

Weisung

Disziplinarische Weisung

Disziplinarische Weisung

Fachlich/funktionale

Weisung

Fachlich/funktionale

Weisung

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Matrix-Projektorganisation –Charakteristik

Kombination von Taskforce und Einfluß-Projektorganisation

Linienorganisation wird um zusätzliche Dimension erweitert

Projektmitarbeiter sind in administrativen und nicht projektbezogenen Belangen dem Linienvorgesetzten unterstellt

in Projektbelangen hat Projektleiter das Zugriffsrecht

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Matrix-Projektorganisation – Vor-/Nachteile Vorteile

Projektleiter fühlt sich für Projekt verantwortlich

ganzheitliche Betrachtung wird gefördert

„funktionaler Heimathafen“ der Projektmitarbeiter hat positive Auswirkungen

Nachteile Kompetenzkonflikte

zwischen Projekt- und Linienautorität

großer Aufwand für Kompetenzabgrenzung

Verunsicherung bei Vorgesetzen und Mitarbeitern führt zu persönlichen Belastungen

hohe Anforderungen an Informations- und Kommunikationsbereitschaft