Sustav za elektroničko uredsko poslovanje u Hrvatskim vodama · Sustav za elektroničko uredsko...

KLIJENTHrvatske vode

IZAZOVOsigurati podršku poslovnim procesima kako bi se oni provodili u skladu s propisima, zakonima i Urednom o uredskom poslovanju.

RJEŠENJESustav za elektroničko uredsko poslovanje dio je Sustava za upravljanje dokumentima (DMS) koji omogućava upravljanje predmetima kroz odgovarajuće poslovne procese uredskog poslovanja.

REZULTATUsklađenost sa zakonskim uredbama, transparentnost poslovanja i izvještavanja, bolja usluga korisnicima uz istovremeno višu razinu informacijske sigurnosti.

Javna uprava u prvom redu treba biti pristupačna i u službi građana i poslovnih subjekata. S tim ciljem, Hrvatske vode su implementirale sustav za elektroničko uredsko poslovanje kako bi svojim korisnicima omogućili brži pristup dokumentaciji, povećali produktivnost djelatnika i svoje uredsko poslovanje povezali s vanjskim tijelima i registrima.

Proces digitalizacije javne uprave predstavlja ključni aspekt jednostavnijeg poslovanja i pristupačnijih javnih usluga u službi građana. U skladu s tim, Središnji državni ured za e-Hrvatsku usvojio je dokument Standardni projekt elektroničkog uredskog poslovanja (SPEUP) kao vodič za uvođenje odgovarajućih informatičkih sustava u sva javnopravna tijela.

Kako bi ispunili zahtjeve SPEUP-a, Hrvatske vode uvele su novi sustav za elektroničko uredsko poslovanje uz migraciju svih podataka sa starog sustava. Zadaci novog sustava su digitalizirati sve dokumente koji se zaprimaju u tvrtku, automatizirati podatke s dokumenata i brzo distribuirati krajnjim korisnicima.

Prednosti sustava:

− jednaka usluga i uvjeti korištenja svim korisnicima koji imaju pristup sustavu odnosno djelatnicima Hrvatskih voda i građanima

− jednostavan i brz pristup do dokumentacije − smanjena mogućnost gubitka dokumenata − povećana produktivnost djelatnika Hrvatskih voda s obzirom na pojednostavljene proceduralne zadatke

− centralni nadzor za rukovodstvo nad cjelokupnim procesom uredskog poslovanja

− integracija s vanjskim tijelima i registrima

Sustav za elektroničko uredsko poslovanje u Hrvatskim vodama

Sustav za elektroničko uredsko poslovanje omogućuje:

− planiranje virtualnih dosjea predmeta, označavanje i dodavanje urudžbenog broja stvaratelja i primatelja akata te ostalih matičnih podataka (podaci za indeksiranje: adresa, iznos i sl.)

− primitak, otvaranje i pregled pošiljki − skeniranje, razvrstavanje preporučene pošiljke koje u posebnim omotnicama šalju sudovi, državna tijela i pravne osobe s javnim ovlastima (tzv. pismena) i signacija

− dostava pismena u rad − administrativno tehnička obrada akata − stavljanje u pismohranu i pohrana − izvještavanje rukovodstva prema unaprijed definiranim predlošcima

Sustav je baziran na aktivManager Document Management System (DMS) platformi, a implementiran je od strane KING ICT u suradnji s tvrtkom Aktivis, članicom grupe specijaliziranom za DMS rješenja.

Ova visoko prilagodljiva platforma omogućuje efikasniji razvoj i implementaciju složenih sustava bez ograničavanja budućih proširenja funkcionalnosti ili kapaciteta. Osnova je za out-of-the-box rješenja koja je moguće brzo i ekonomično prilagoditi potrebama korisnika. Zadovoljava potrebe širokog raspona korisnika od entry level do enterprise level rješenja.

O tvrtki KING ICT

KING ICT svojim korisnicima nudi cjelovita informatička i poslovna rješenja, od usluga savjetovanja, razvoja, izgradnje, održavanja informacijsko-komunikacijskih sustava do edukacije za njihovo korištenje. Tvrtka je regionalni sistem integrator, osnovana 1998. godine, kao jedna od članica M SAN grupacije. Sa sjedištem u Zagrebu, tvrtka ima urede u Sarajevu (Bosna i Hercegovina), Beogradu (Srbija), Skoplju (Makedonija) i Prištini (Kosovo).

Dodatne informacije na www.king-ict.hr

Zaprimanje i urudžbiranje dokumenata

Distribucija dokumenata

Arhiviranje

Otprema

Uvoz dokumenata u sustav

Skeniranje dokumenata