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TECNICAS DE ALMACENAJE I
TECNICO SUPERIOR EN LOGISTICA Y COMPRAS
UNIDAD I METRICAS
Tipos de mediciones y sus objetivos
Características de las métricas
Métricas validadas por la operación
Establecer un conjunto de métricas acordes
Evaluación de métricas
INTRODUCCIÓN AL ALMACENAJETÉCNICO
Conceptos Básicos
Métricas:
Son indicadores que permiten medir el desempeño organizacional. Toman en cuenta las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas organizacionales, y su principal objetivo es la toma de decisiones.
MétricasCual instrumento
utilizar
Quien es el responsable
Con que frecuencia se utiliza
Sistema de información
Toma de decisiones
Métricas
Importancia:
Lo que no se mide no se puede controlar y lo que no se puede controlar no se puede gestionar….
Métricas: Indicadores
Características
Miden cambios a través del
tiempo
Permiten valorar
resultados
Generar información
para toma de decisiones
MétricasMapa de Factores claves de éxito en una Gestión
Efectividad
Eficacia
Calidad
Satisfacción al cliente
Resultado
Productividad
Eficiencia
Actividad
Tiempos
Ejecución
Tipos de Indicadores
Temporales• Proyectos
únicos• Lapso finito
Permanentes• Procesos
organizacionales
• Revisión constante
• Evaluar entorno
Atributos de la información Generada por indicadores
Exactitud
Forma
Frecuencia
OportunidadOrigen
Temporalidad
Relevancia
Métricas
¿Que son indicadores Logísticos?
Son relaciones de datos numéricos y cuantitativos aplicados a la gestión Logística que permite evaluar el desempeño y el resultado de cada proceso
• Recepción
• Almacenamiento
• Despacho
• Entrega
• Transporte
• Compras
• Flujos de información
MétricasCaracterísticas de los indicadores de Gestión Logística:
Cuantificables
Ser expresado en números o porcentajes
utilizando cifras concretas
Sistema Logístico, repaso
Objetivos de los Indicadores Logísticos
Objetivos
Identificar problema operativos
Compararse con
competidores
Satisfacer las expectativas del cliente•Tiempo
Aprovechamiento de Recursos
Reducir Gastos,
aumentar eficiencia
Benchmarking
Esquema de implantación de indicadores Logísticos(1 de 2)
Conceptualizar cada paso del proceso
D
e
fi
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d
ir
Recolectar información
Cuantificar las variables
Esquema de implantación de indicadores Logísticos(2 de 2)
Establecer el indicador a controlar
Proyección y Benchmarking externos
Costos Logísticos en los Estados Contables
PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES.
La planificación operacional, busca un proceso eficiente y eficaz de los flujos de materiales.
Se ocupa de:
• Operaciones diarias
• Recibo y entrega de bienes
• Estándares de ejecución existentes
• Asignación de recursos
PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES.
Por qué es necesario planear?
El desequilibrio entre:
• Picking
• Preparación de pedidos
• Despacho
• Traslado
Podría provocar un estrangulamiento del proceso de entrega de productos
PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES.
Los instrumentos mas importantes para comprobar la calidad en la gestión logística se sustentan en indicadores de Gestión y Desempeño.
• Indicadores de Gestión Logísticos(KPI: Key performance indicador).
• Ejemplos:
• % de servicios atendidos• % Vejez del inventario• % exactitud del inventario
PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES.
KPI
Compra y abastecimiento
Producción e
inventarios
Almacenamiento
Transporte y
distribución
Costos y servicio
al cliente
Importaciones y
exportaciones
La capacidad de un almacén, se mide básicamente en términos del numero de unidades físicas de almacenamiento que es capaz de albergar dentro de sus instalaciones.
Las unidades de almacenamiento pueden ser:
• Un producto ( lavadoras, ejes, llantas, etc )
• Un conjunto de productos configurados en un solo paquete, caja master de 12/24 unidades.
• Un pallet que alberga varios productos o cajas
• Contenedores
CÁLCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA
• La capacidad de un almacén puede determinarse en términos de cifras definidas en 10.000 pallets, 3000 contenedores, 450 llantas, 1000 cajas de 12 uds, etc.
• Lo anterior corresponde a la cifra máxima de unidades de almacenamiento dentro de un Lay-out (plano establecido) establecido y según las técnicas de almacenaje empleadas.
CÁLCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA
CÁLCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA
• La capacidad requerida de un Almacén se basará en el stock normativo, se deben tomar en cuenta la organización del sistema:
• Sistema de posición fija(stock máximos)
• Sistema de posición aleatoria(stock promedios)
CÁLCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA
El Stock normativo está compuesto por dos factores:
• Lote promedio(stock base)
• División de la previsión anual de compras (por producto) entre la frecuencia de aprovisionamiento
• Stock de seguridad
• SS= (PME-PNE)*DM
COSTOS DE ALMACENAJE
Tipos de Costos
Espacio
Manipulación
Posesión de stocks
Instalaciones
Almacenamiento
Ocultos
Indicadores de Gestión Logística(KPI)
Compra y Abastecim
ientoProducción
e inventarios
Almacenamiento
Transporte y
distribución
Costos y Servicio al
cliente
Importaciones y
Exportaciones
Indicadores de Gestión Logística(KPI)Patrones para su especificación
Nombre• Debe definir claramente su objetivo y utilidad.
Forma de Cálculo• Fórmula matemática para el cálculo de su valor, lo cual indica la identificación exacta de los factores y la manera como ellos se relacionan.
Unidades• El valor de un determinado indicador está dado por las unidades las cuales varían de acuerdo con los factores que se relacionan.
Glosario• Es fundamental que el indicador se encuentre documentado en términos de especificar de manera precisa los factores que se relacionan en su cálculo. Ejemplo: Manual o cartilla de indicadores, en la cual se especifican todos los aspectos atinentes a los indicadores que maneje la organización.
Metas Establecidas• Parámetros, debe tener un valor óptimo planteado como objetivo a alcanzar, lo que permite su comparación y seguimiento.
Comportamiento histórico del indicador• Establece la tendencia.
Generación de valor• El mejor valor logrado para dicho indicador, bien sea en la organización o fuera de la misma.
Indicadores de Gestión Logística(KPI)
Compra y Abastecimiento:
Certificación de proveedores
Calidad de los pedidos
generados
Volumen de compra
Entregas perfectamente
recibidas
KPI: 1. Compra y Abastecimiento
Certificación de Proveedores:
Objetivo
•Conocer y controlar la calidad de los proveedores.
Calculo
•(Proveedores Certificados/Total de proveedores)*100
•Análisis: Incrementar al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
•Mensual
Responsable
•Compras
Impacto
•Consecuencias: costos de devoluciones, costo de volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, costo de inspecciones adicionales de calidad, pérdida de ventas, etc.
KPI: 1. Compra y Abastecimiento
Calidad de los Pedidos:
Objetivo
•Controlar la calidad de los pedidos generados por el Área de Compras.
Calculo•(Pedidos generados exitosamente/Total de pedidos)*100•Análisis: Incrementar al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
•Mensual
Responsable
•Compras
Impacto•Consecuencias: costo del lanzamiento de pedidos rectificadores, esfuerzo del personal de compras para identificar y resolver problemas, incremento del costo de mantenimiento de inventarios, pérdida de ventas, etc.
KPI: 1. Compra y Abastecimiento
Volumen de Compra:
Objetivo
• Controla la evolución del volumen de compra en relación con el volumen de venta.
Calculo
• (Total de las Compras / Total de las ventas)*100
• Análisis: disminuir en lo posible el resultado del indicador
Periodicidad
• Mensual
Responsable
• Compras
Impacto
• Conocer el peso de la actividad de compras en relación con las ventas de la empresa con el fin de tomar acciones de optimización de las compras y negociación con proveedores.
Indicadores de Gestión Logística(KPI)
Producción e Inventario:Capacidad de
producción utilizada
Rendimiento de maquinas
Rotación de mercadería
Duración del inventario
Vejez del inventario
Valor económico del
inventario
Exactitud del inventario
KPI: 2. Indicadores de Producción e inventario
Capacidad de Producción utilizada:Objetivo
•Controlar la utilización efectiva de las instalaciones (productivas, de almacenaje o transporte) de la compañía.
Calculo
•(Capacidad utilizada/capacidad máxima del recurso)*100
•Porcentaje de la capacidad disponible actualmente utilizada, calculado como la producción actual real (unidades, kilos, etc.), dividida por la máxima producción conseguible en operación de 24 horas, 7 días a la semana.
•Análisis: Incrementar al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
•Mensual
Responsable
•Producción
Impacto
•Sirve para medir el impacto generado por la utilización de la capacidad utilizada con respecto a la máxima utilización posible de las instalaciones.
KPI: 2. Indicadores de Producción e inventario
Rendimiento de Maquina:
Objetivo
•Controlar la productividad de una máquina de manufactura con respecto a la capacidad máxima de utilización posible.
Calculo
•(Numero de unidades producidas / Capacidad máxima del recurso)*100•Análisis: Incrementar al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
•Mensual
Responsable
•Producción
Impacto•Medir el impacto de la capacidad por máquina actualmente utilizada con respecto a la máxima posible.
KPI: 2. Indicadores de Producción e inventario
Rotación de Mercadería:
Objetivo
• Controlar la cantidad de los productos/materiales despachados desde el centro de distribución.
Calculo• (Ventas
Acumuladas / Inventario Promedio mensual) = numero de veces
• Análisis: Incrementar al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
• Mensual
Responsable
• Almacén
Impacto
• Se debe mantener un elevado índice de rotación. Se requieren entregas muy frecuentes, con tamaños muy pequeños.
• Excelente comunicación cliente-proveedor.
KPI: 2. Indicadores de Producción e inventario
Duración del Inventario:
Objetivo
• Controlar los días de inventario disponible de la mercancía almacenada en el centro de distribución.
Calculo
• (Inventario final / Ventas promedio) * 30
• Análisis: Disminuir al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
• Mensual
Responsable
• Almacén
Impacto
• Altos niveles en ese indicador muestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materialización inmediata y que esta corriendo con el riesgo de ser perdido o sufrir obsolescencia.
KPI: 2. Indicadores de Producción e inventario
Vejez del Inventario:
Objetivo
• Controlar el nivel de las mercancías no disponibles para despacho por obsolescencias, mal estado y otros
Calculo• (Unidades
dañadas + obsoletas + vencidas) / Unidades totales del inventario) * 100
• Análisis: Disminuir al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
• Mensual
Responsable
• Almacén
Impacto
• Evaluar resultados con el fin de tomar acciones correctivas y evacuar la mercancía para que no afecte el costo del inventario de el almacén y el nivel de servicio al consumidor final.
KPI: 2. Indicadores de Producción e inventario
Vejez del Inventario:
Objetivo
• Controlar el nivel de las mercancías no disponibles para despacho por obsolescencias, mal estado y otros
Calculo• (Unidades
dañadas + obsoletas + vencidas) / Unidades totales del inventario) * 100
• Análisis: Disminuir al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
• Mensual
Responsable
• Almacén
Impacto
• Evaluar resultados con el fin de tomar acciones correctivas y evacuar la mercancía para que no afecte el costo del inventario de el almacén y el nivel de servicio al consumidor final.
KPI: 2. Indicadores de Producción e inventario
Valor Económico del Inventario:
Objetivo
• Medir y controlar el valor del inventario promedio respecto a las ventas.
Calculo
• (Costo de ventas del mes / valor del inventario físico) * 100
• Valor del último inventario físico y el costo de las ventas realizadas durante el último mes
• Análisis: Disminuir al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
• Mensual
Responsable
• Almacén• Ventas• Gerencia
Impacto• En un
periodo de tiempo se mide el nivel el valor del inventario de producto terminado en relación con las ventas al costo. Evaluando el cumplimiento de políticas.
KPI: 2. Indicadores de Producción e inventario
Exactitud del Inventario:
Objetivo
• Controlar y medir la exactitud en los inventarios en pos de mejorar la confiabilidad
Calculo
• (Valor de la diferencia / valor total del inventario) * 100
• Análisis: Disminuir al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
• Mensual
Responsable
• Almacén
Impacto
• Nivel de confiabilidad de la información de inventarios en centros de distribución con el fin de identificar los posibles desfases en los productos almacenados y tomar acciones correctivas con anticipación y que afectan la rentabilidad de las empresas.
Indicadores de Gestión Logística(KPI)
Almacenamiento:Costo Unidad Almacenada
Costo Unidad Despachada
Unidades despachadas
por colaborador
Costo por metro cuadrado
Costos despachos por
colaborador
Nivel de cumplimiento en
despachos
KPI: 3. Indicadores de Almacenamiento
Costo por Unidad Almacenada:
Objetivo
• Controlar el valor unitario del costo por almacenamiento propio o contratado.
Calculo
• Costo de Almacenamiento / numero de unidades almacenadas
• Análisis: Disminuir al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
• Mensual
Responsable
• Almacén
Impacto
• Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y así poder decidir si es mas rentable subcontratar el servicio de almacenamiento o tenerlo propio.
KPI: 3. Indicadores de Almacenamiento
Costo por Unidad Despachada:
Objetivo
• Controlar los costos unitarios por manejo de las unidades de carga del Almacén.
Calculo
• Costo operación del almacén / Total de unidades despachadas
• Análisis: Disminuir al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
• Mensual
Responsable
• Almacén
Impacto
• Sirve para costear y controlar el porcentaje de los gastos operativos de la bodega respecto a las unidades despachadas.
KPI: 3. Indicadores de Almacenamiento
Costo unidades despachadas por colaborador:
Objetivo
• Controlar la contribución de las unidades despachadas por persona en el Almacén.
Calculo
• Numero de unidades despachadas / Total de colaboradores
• Análisis: Incrementar al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
• Mensual
Responsable
• Almacén
Impacto
• Sirve para comparar la participación en unidades de cada empleado, teniendo en cuenta la carga laboral así poder comparar con otros almacenes afines.
KPI: 3. Indicadores de Almacenamiento
Costo despachos por colaborador:
Objetivo
• Conocer la contribución de cada empleado.
Calculo
• Costo operativo del almacén / numero de funcionarios del almacén
• Análisis: Disminuir al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
• Mensual
Responsable
• Almacén
Impacto
• Sirve para costear el costo con el que participa cada empleado dentro de los gastos de la empresa, con el fin de reducirlo en forma continua.
KPI: 3. Indicadores de Almacenamiento
Nivel de Cumplimiento en Despachos:
Objetivo
• Controlar la eficacia de los despachos efectuados por el centro de distribución.
Calculo
• Numero de despacho atendidos a tiempo / numero total de despachos requeridos
• Análisis: Incrementar al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
• Mensual
Responsable
• Almacén
Impacto
• Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribución y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega.
KPI: 3. Indicadores de Almacenamiento
Costo por metro cuadrado:
Objetivo
• Cuantificar el costo del área de almacenamiento respecto a los costos de operación interna.
Calculo
• Costo total operativo/ Total de área del almacén
• Analizar el valor de mantener un metro cuadrado de infraestructura.
• Disminuir al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
• Mensual
Responsable
• Almacén
Impacto
• Sirve para costear el valor unitario de metro cuadrado y así poder negociar valores de arrendamiento y comparar con otras cifras de almacenes similares.
Indicadores de Gestión Logística(KPI)
Transporte y Distribución:
Indicadores transporte y distribución
Costo de transporte vs
costo de ventas
Costo operativo por
conductor
Comparativos costo de transporte
KPI: 3. Indicadores de Transporte y Distribución
Costos de Transporte vs Ventas:
Objetivo
• Cuantificar el costo del área de almacenamiento respecto a los costos de operación interna.
Calculo
• Costo total operativo/ Total de área del almacén
• Analizar el valor de mantener un metro cuadrado de infraestructura.
• Disminuir al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
• Mensual
Responsable
• Almacén
Impacto
• Sirve para costear el valor unitario de metro cuadrado y así poder negociar valores de arrendamiento y comparar con otras cifras de almacenes similares.
KPI: 3. Indicadores de Transporte y Distribución
Costos Operativos por Conductor:
Objetivo
• Cuantificar el costo del área de almacenamiento respecto a los costos de operación interna.
Calculo
• Costo total operativo/ Total de área del almacén
• Analizar el valor de mantener un metro cuadrado de infraestructura.
• Disminuir al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
• Mensual
Responsable
• Almacén
Impacto
• Sirve para costear el valor unitario de metro cuadrado y así poder negociar valores de arrendamiento y comparar con otras cifras de almacenes similares.
KPI: 3. Indicadores de Transporte y Distribución
Comparativo Costos de Transporte:
Objetivo
• Cuantificar el costo del área de almacenamiento respecto a los costos de operación interna.
Calculo
• Costo total operativo/ Total de área del almacén
• Analizar el valor de mantener un metro cuadrado de infraestructura.
• Disminuir al máximo el resultado del indicador
Periodicidad
• Mensual
Responsable
• Almacén
Impacto
• Sirve para costear el valor unitario de metro cuadrado y así poder negociar valores de arrendamiento y comparar con otras cifras de almacenes similares.
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