View
3
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
1
Uusi hankintalaki ja tarjouskilpailun toteuttaminen
Keski-Suomen TE-keskus ja Keski-Suomen liitto13.6.2007
Vesa HaapamäkiMateriaalitoimen johtajaKeski-Suomen sairaanhoitopiiri
© Vesa Haapamäki 2
Esityksen teemat (1)
Hankintojen kokonaisuuden suunnitteluHankintakokonaisuuden analysointiHankintojen luokittelu
Hankintalain uudistuksen tavoitteet ja sisältöLakiuudistuksen keskeinen sisältö ja muutokset
Erilaiset hankintamenettelytAvoin ja rajoitettu menettelyPuitejärjestelytKilpailullinen neuvottelumenettelyNeuvottelumenettely
Tarjouspyynnön laatiminenKilpailutuksen valmisteluHankinnan kohteen määrittelyVaatimukset ja vertailuperusteet
2
© Vesa Haapamäki 3
Esityksen teemat (2)
Hankinnasta ilmoittaminen ja kilpailun aikaansaaminenHankinnasta ilmoittaminenTavara- ja palveluhankintojen erityispiirteitä
Tarjousten vertailuTarjousten kelpoisuuden varmistaminenVertailuperusteiden kuvaaminen ja soveltaminenPisteyttäminen ja pisteytyksen perusteleminen
Hankintapäätös ja sopimusHankintapäätösasiakirjatSopimuksen syntyminenPakollinen odotusaikaTilaus ja sopimus
Tarjouskilpailun keskeyttäminenOikeusturvakeinot
© Vesa Haapamäki 4
Hankintojen kokonaisuuden suunnittelu
3
© Vesa Haapamäki 5
OstajaprofiiliUseissa hankintayksiköissä hankinnat muodostavat merkittävimmän menoerän suhteessa toimintamenoihinCase Keski-Suomen SairaanhoitopiiriToimintamenot yhteensä 202,5 Me
Asiakaspalveluiden ostot 18,4 MeMuiden palveluiden ostot 14,8 MeAineet, tarvikkeet ja tavarat 36,9 MeMuut menot 1,1 Me
LisäksiInvestoinnit 15,0 Me
Hankintojen ohjauskulut ????
Hankintojen taloudellinen vaikuttavuus ~90 Me/vuosi
© Vesa Haapamäki 6
Hankintatoimen organisointi ja ohjaus (1)
Hankintojen tyypillinen organisointiHankintojen hoitamiseen kohdistetut panokset vsmahdollisuudet vaikuttaa tehokkuuteen ja organisaation taloudelliseen menestymiseen?Organisoitumista leimaa usein ajattelu, jossa hankintatoimen tulee keskittyä palvelurooliin Ostajat keskittyvät mahdollisimman edullisien ostoehtojen aikaansaamiseenOstosta aiheutuu vain kustannuksiaReagoivaa ostotoimintaaOsto toimii ”postikonttorina”, tilausten tekeminen, tarjouspyyntöjen muotoilu, tarjousyhteenvetojen tekeminen
Oston perinteinen rooli
4
© Vesa Haapamäki 7
Hankintatoimen organisointi ja ohjaus (2)
Tyypillinen organisointiPääosa hankinnoista hoidetaan hajautetusti
Vain materiaalihankinnat on tyypillisesti keskitetty (usein C-luokan hankintoja)
Suuri osa hankinnoista hoidetaan oman toimen ohella, ei päätoimisella hankintahenkilöstöllä
Julkisissa hankinnoissa suurin energia kuluu kilpailuttamisesta selviytymiseen
Kilpailuttaminen koetaan usein vain velvollisuudeksiKilpailuttamisvelvoitteen välttäminen?Hankinnan muu suunnittelu vaarassa jäädä taka-alalle
Todellinen työ toimittajan kanssa alkaa vasta lainvoimaisen hankintapäätöksen jälkeen
© Vesa Haapamäki 8
Hankintakokonaisuuden hallinta ja tehostaminen (1)
Hankintatoimen kyettävä kehittämään koko organisaation tehokkuuttaHaasteita, johon hankintojen tulee pystyä vastaamaan
Informaatio ostaa ulkoa vai tuottaa itse päätöksiä vartenPalveluiden hankinnassa kustannusrakenteeseen vaikuttaminen ja sen tunnistaminenOikeiden hankintakokonaisuuksien määritteleminenKokonaiskustannuksiin vaikuttaminen
Osaoptimoinnista luopuminenKilpailutilanteen aikaansaaminenMarkkinoiden tehokas hyödyntäminen ja markkinatuntemusOstamisen yhteistyökumppaneiden löytäminenEri organisaatioiden toimintoketjujen yhteen liittäminen
5
© Vesa Haapamäki 9
Hankintakokonaisuuden hallinta ja tehostaminen (2)
Jatkossa keskeinen haaste hankintojen kokonaisuuden ohjaus
HankintastrategiaMillä keinoin saamme hyödynnettyä markkinoilla olevat kilpailumahdollisuudet tehokkaimmin?Mitkä ovat tärkeimmät hankintamme?
Kuluanalyysi/ABC-analyysi Ostosalkkuanalyysi
Mitä tavoitteita asetamme hankinnoille?Miten hankinnat tulee organisoida, että ne tukevat tavoitteiden saavuttamista?Miten varmistetaan hankintoja tekevän henkilöstön osaaminen?Koska hankintayhteistyötä kannattaa tehdä?Yhtymäkohdat muihin strategioihin
© Vesa Haapamäki 10
Hankintakokonaisuuden hallinta ja tehostaminen (3)
Hankintojen tehostamismahdollisuudet Tuotteistetut sopimuskokonaisuudetSopimukset ja vastuut oltava selvätSopimusten ohi ostamisen vähentäminenHankintatapahtumien määrän vähentäminenPuite/kausisopimusten määrän ja kattavuuden lisääminenKaikkea ei kannata tilata - palvelusopimuksetSähköisten järjestelmien hyväksikäyttöEri tyyppisten hankintojen tekemiselle on olemassa selkeät käytännöt
Hankintayhteistyö muiden toimijoiden kanssa Seudullinen, maakunnallinen, kansallinen …Yhteishankintayksikkö
6
© Vesa Haapamäki 11
Hankintalain uudistuksen tavoitteetja sisältö
© Vesa Haapamäki 12
Julkiset hankinnat osana EU:n sisämarkkinapolitiikkaa
Julkisten hankintojen sääntely liittyy EU:n sisämarkkinapolitiikkaan
Tavoitteena tehostaa sisämarkkinoiden toimivuuttaJulkisia hankintoja koskevalla sääntelyllä pyritään edistämään yhteisön perustamissopimuksen mukaisesti
Tavaroiden vapaata liikkuvuuttaPalvelujen tarjoamisen vapautta Sijoittautumisvapauden periaatteiden toteutumistaSyrjimättömyyttä
Edellisistä johdettuja periaatteita: tasapuolisen kohtelun, avoimuuden sekä suhteellisuuden periaatteet
7
© Vesa Haapamäki 13
Uudet hankintadirektiivit
Uudet hankintadirektiivit voimaan 30.4.2004Julkisia rakennusurakoita sekä julkisia tavara- ja palveluhankintoja koskevien sopimusten tekomenettelyjen yhteen sovittamisesta annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2004/18/EY),
hankintadirektiivi (aiemmin kutsuttu myös viranomaisdirektiiviksi)
Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi vesi- ja energiahuollon sekä liikenteen alan hankintoja koskevien sopimusten tekomenettelyjen yhteen sovittamisesta (2004/17/ETY)
erityisalojen hankintadirektiivi, (aiemmin kutsuttu myös peruspalveludirektiiviksi)
© Vesa Haapamäki 14
Uusi hankintalainsäädäntö
Koostuu seuraavista osista:
Laki julkisista hankinnoista perustuu hankintadirektiiviin
Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postialan hankinnoista
perustuu erityisalojen hankintadirektiiviin
Asetus julkisista hankinnoista
8
© Vesa Haapamäki 15
Lain tarkoitus ja periaatteet (1)
Lain tarkoituksena on velvoittaa julkiset viranomaiset ja muut hankintayksiköt kilpailuttamaan hankintansa sekäsäädellä hankintojen ja käyttöoikeussopimusten kilpailuttamisessa noudatettavista periaatteista sekäkilpailuttamisen menettelytavoista
Julkisten varojen tehokas käyttöSuunnitelmalliset ja tehokkaat hankinnat
Hankintalaissa säännellään vain hankintojen kilpailuttamisesta. Laissa ei säännellähankintayksiköiden vastuulla olevien toimintojen ulkoistamisesta eikä muistakaan hankintoihin liittyvistästrategisista seikoista
© Vesa Haapamäki 16
Lain tarkoitus ja periaatteet (2)
Hankintayksikkö päättää ostettavasta tavarasta, palvelusta tai urakasta. Hankintayksikkö myös määrittelee ostamiensa tuotteiden laadun ja sisällön omien tarpeidensa mukaisesti jo ennen kilpailutusprosessiaLain tavoitteena on edistää yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia mahdollisuuksia julkisten hankintojen toteuttamiseenHankinnassa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteetToiminta avointa ja vaatimukset suhteutettuja
9
© Vesa Haapamäki 17
Lain soveltamisala (1)
Hankintayksikön määritelmä ennallaanHankintayksiköitä
valtion viranomaisetkunnat, kuntayhtymät, kuntien liikelaitoksetkirkko ja seurakunnatjulkisoikeudelliset laitokset
yleisen edun tarkoitus ilman teollista tai kaupallista luonnettavaltion tai kunnan määräysvalta
julkisella tuella tehtävät hankinnatvesi-, energiahuollon-, liikenteen ja postialan yksiköt (erityisalojen hankintalainsäädäntö)
© Vesa Haapamäki 18
Lain soveltamisala (2)
Lakia sovelletaan hankintasopimusten tekemiseen 'Hankintasopimuksella' tarkoitetaan kirjallista sopimusta, joka on tehty yhden tai useamman tarjoajan ja yhden tai useamman hankintayksikön välillä ja jonka tarkoituksena on tässä laissa tarkoitetun rakennusurakan toteuttaminen, tavaran hankinta tai palvelun suorittaminen taloudellista vastiketta vastaan.
Uusi laki koskee lisäksi käyttöoikeussopimuksia'Palveluja koskevalla käyttöoikeussopimuksella’tarkoitetaan muuten samanlaista sopimusta kuin julkista palveluhankintaa koskeva sopimus, paitsi että palvelujen suorittamisen vastikkeena on joko yksinomaan palvelun käyttöoikeus tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä
10
© Vesa Haapamäki 19
Lain soveltamisala (3)
Lakia sovelletaan tavara- ja palveluhankintoihin osittain eri tavoin Palveluiden osalta hankinnat jaetaan kahteen kategoriaan
Ensisijaiset palvelutYksityiskohtaisempia direktiivistä johtuvia määräyksiäEdellyttää mm. EU-laajuista ilmoittamista
Toissijaiset palvelutKevyempiä menettelytapasäännöksiäEi EU-laajuista ilmoitusvelvollisuutta
© Vesa Haapamäki 20
Ensisijaiset ja toissijaiset palvelutEnsisijaiset palvelut1. Huolto- ja korjauspalvelut2. Maakuljetuspalvelut3. Ilmaliikenteen henkilö- ja tavarankuljetuspalvelut4. Maaliikenteen ja ilmaliikenteen postinkuljetus5. Teleliikennepalvelut6. Rahoituspalvelut7. Tutkimus- ja kehittämispalvelut8. Tietojenkäsittelypalvelut ja niihin liittyvät palvelut 9. Laskentatoimen palvelut, tilintarkastus- ja
kirjanpitopalvelut10. Markkinatutkimus- ja otantatutkimuspalvelut11. Liikkeenjohdon konsulttipalvelut ja niihin liittyvät
palvelut12. Arkkitehtipalvelut; tekniset suunnittelupalvelut ja
tekniset kokonaispalvelut; tieteelliset ja tekniset konsulttipalvelut; tekniset testaus- ja analysointipalvelut
13. Mainospalvelut 14. Rakennusten puhtaanapitopalvelut ja isännöinti- ja
kiinteistönhoitopalvelut15. Palkkio- tai sopimusperustaiset julkaisu- ja
painamispalvelut16. Jätevesi- ja jätehuoltopalvelut: puhtaanapito ja
vastaavat palvelut
Toissijaiset palvelut1. Hotelli- ja ravintolapalvelut
2. Rautatiekuljetuspalvelut
3. Vesikuljetuspalvelut
4. Tuki- ja avustavat kuljetuspalvelut
5. Oikeudelliset palvelut
6. Työnvälitys- ja henkilöstönhankintapalvelut
7. Tutkinta- ja turvallisuuspalvelut paitsi panssariautopalvelut
8. Koulutuspalvelut ja ammatilliset koulutuspalvelut
9. Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut
10. Virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut
11. Muut palvelut
11
© Vesa Haapamäki 21
Lain soveltamisalan rajauksia (1)
Lakia ei sovelleta seuraaviin hankintoihinSalassa pidettävät hankinnatHankinnat sotilaalliseen käyttöönKansainvälisten sopimuksen perusteella tehtävät hankinnatOlemassa olevien rakennusten tai muun kiinteän omaisuuden hankintaa tai vuokraustaTelevisio- ja radiotoiminnan harjoittajien ohjelmien ostoa, kehittämistä ja tuotantoaArvopaperien tai muiden rahoitusvälineiden liikkeeseenlaskuun, ostoon, myyntiin tai siirtoon liittyviä rahoituspalvelujaVälimiespalvelutTutkimus- ja kehityshankkeetTyösopimukset
© Vesa Haapamäki 22
Lain soveltamisalan rajauksia (2)
Muita rajauksiaYhteishankintayksiköltä tehtävät hankinnatYksinoikeuteen perustuvat palveluhankinnatSidosyksikköhankinnat (in-house)
”Tätä lakia sovelletaan hankintoihin, jotka hankintayksikkötekee sellaiselta yksiköltä, joka on siitä muodollisesti erillinenja päätöksenteon kannalta itsenäinen. Lakia ei kuitenkaan sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee siitämuodollisesti erilliseltä ja päätöksenteon kannalta itsenäiseltä yksiköltä, jos hankintayksikkö yksin tai yhdessämuiden hankintayksiköiden kanssa valvoo yksikköä samalla tavoin kuin se valvoo omia toimipaikkojaan ja, jos yksikköharjoittaa pääosaa toiminnastaan sen omistavien hankintayksiköiden kanssa”
12
© Vesa Haapamäki 23
Kynnysarvot ja lain soveltaminenEU-kynnysarvon ylittävät hankinnat
•137.000/211.000 € tavarat ja palvelut • 5,3 milj. € rakennusurakat
Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat
•15.000 € Tavarat ja palvelut
•50.000 € Sosiaali- ja terveyspalvelut
•100.000 € urakat
Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat
Direktiivien menettelytapavelvoitteet- EU-laajuinen ilmoittaminen - Direktiivien hankintamenettelyt - Valitusoikeus markkinaoikeuteen
Hankintojen kilpailuttamisvelvoite- Säännökset hankintamenettelystä,
joustavuutta direktiivien velvoitteisiin - Ilmoitusvelvoite - Valitusoikeus markkinaoikeuteen
Lain soveltamisalan ulkopuolelle- Ei valitusoikeutta markkinaoikeuteen - Oikaisuvaatimus mahdollinen
© Vesa Haapamäki 24
HankintayhteistyöYhteishankintayksikkö
Yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan hankintayksikköä, joka hankkii toisille hankintayksiköille tarkoitettuja tavaroita tai palveluja taikka tekee julkisia hankintoja koskevia sopimuksia ja hankintayksiköille tarkoitettuja rakennusurakoita, tavaroita tai palveluja koskevia puitejärjestelyjä. Edellytyksenä on, ettäyhteishankintayksikkö on nimenomaisesti perustettu edellämainittujen tehtävien hoitamisen tarkoituksessa tai niiden hoitaminen on määrätty yksikön toimialaksi. Lisäksi edellytyksenäon, että yhteishankintayksikkö harjoittaa pääosaa toiminnastaan sen omistavien hankintayksiköiden kanssa.
Valtiolla esim. HanselYhteishankintayksikkö vastaa kilpailuttamisesta operatiivisesti ja juridisesti
13
© Vesa Haapamäki 25
HankintayhteistyöHankintarenkaat
Hankintalaki ei tunnista hankintarengas käsitettäSovittava, minkä laajuista yhteistyötä tehdäänYhteinen valmisteluRatkaistavia kysymyksiä
Jäsenten sitoutuminenKustannusten jakaminenPäätöksenteko
ToimeksiantohankinnatHankinnan tekeminen annetaan toisen tehtäväksi
Edellytettävä, että tekijä noudattaa hankintalainsäädäntöäHankintayksikkö kuitenkin vastuussa hankintamenettelystä
© Vesa Haapamäki 26
Erilaiset hankintamenettelyt
14
© Vesa Haapamäki 27
Hankintamenettelyt (1)
Vähäisiä muutoksia kokeneet hankintamenettelyt Avoin menettelyRajoitettu menettelyNeuvottelumenettely
Käyttömahdollisuudet määritelty aiempaa tarkemminSuorahankinta
Käyttömahdollisuudet määritelty aiempaa tarkemmin
Uudet hankintamenettelytKilpailullinen neuvottelumenettelyPuitejärjestelyDynaaminen hankintajärjestelmä (asetukseen)Sähköinen huutokauppa (asetukseen)
© Vesa Haapamäki 28
Hankintamenettelyt (2)
Avoin menettelyHankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen ja sen ohella lähettäämahdollisesti tarjouspyyntöjä soveliaiksi katsomilleen toimittajille ja, jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdätarjouksen
Käytettävissä kaikissa hankinnoissa
Menettelyn kulku
Hankinta-ilmoitus Tarjouspyyntöjen
lähetysTarjoukset Tarjousvertailu +
hankintapäätös Sopimus Toiminnankäynnistyminen
15
© Vesa Haapamäki 29
Hankintamenettelyt (3)
Rajoitettu menettelyHankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen
Käytettävissä kaikissa hankinnoissaEhdokkaiden karsinta ennen tarjouspyynnön lähettämistä
Menettelyn kulku
Hankinta-ilmoitus Osallistumis-
hakemukset Tarjoajien valinta Tarjouspyyntöjen
lähetys Tarjoukset Tarjousvertailu +hankintapäätös Sopimus Toiminnan
käynnistyminen
© Vesa Haapamäki 30
Hankintamenettelyt (4)
NeuvottelumenettelyHankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikköneuvottelee hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa tarjoajien kanssa
Käyttöä sallittua vain erityisten edellytysten täyttyessä
Menettelyn kulku
Hankinta-ilmoitus Osallistumis-
hakemukset Tarjoajienvalinta Neuvottelut
Tarjoukset Tarjousvertailu +hankintapäätös Sopimus Toiminnan
käynnistyminen
16
© Vesa Haapamäki 31
Hankintamenettelyt (5)
SuorahankintaHankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisematta hankintailmoitusta valitsee menettelyyn mukaan yhden tai useamman toimittajan ja neuvottelee sopimuksen ehdoista heidän kanssaanKäyttö rajoitettu erityistilanteisiin, kuten
Avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei lainkaan tarjouksia/osallistumishakemuksiaTekninen, taiteellinen, yksinoikeuden suojelemiseen liittyvä syyHankintayksiköstä riippumaton äärimmäinen kiireTutkimus/kokeilu/tuotekehitys (ei-kaupallinen)Tavarahankinnat edullisesti liiketoiminnan lopettavalta, konkurssipesältä tai vastaavalta Yksittäistapauksissa sosiaali-, terveys- ja koulutuspalvelujen hankinnoissa
© Vesa Haapamäki 32
Hankintamenettelyt (6)
Neuvottelumenettelyn käyttö EU-kynnysarvon ylittävissähankinnoissa
Avoimessa, rajoitetussa tai kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä on saatu tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä
Ei ilmoitusta, jos mukaan otetaan kaikki tarjouksen jättäneetHankinnan luonne tai riskit eivät mahdollista etukäteistäkokonaishinnoitteluaPalveluhankinnassa, kuten rahoituspalvelujen ja asiantuntija- tai muiden henkisten palvelujen hankinnassa, jos hankinnan luonteen vuoksi tarjouspyyntöä tai tehtävänmäärittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäenRakennusurakassa, jos rakennustyö tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai kehittämistä vartenKäyttöoikeusurakan saajan valinnassa
17
© Vesa Haapamäki 33
Hankintamenettelyt (7)
Neuvottelumenettelyn käyttö EU-kynnysarvon alittavissahankinnoissa ja toissijaisten palveluiden hankinnassa
Kuten EU-kynnysarvot ylittävässä hankinnoissa, lisäksi voidaan käyttääseuraavissa tapauksissa:Kaikissa tavara- ja palveluhankinnoissa, joiden ennakoitu kokonaisarvo on alle 50.000 euroa sekä rakennusurakoissa, joiden kokonaisarvo alle 500.000 euroaTutkimus-, selvitys-, suunnittelu, arviointi- ja koulutushankinnassa, joka edellyttää palvelun tarjoamisesta vastaavan henkilöiden asiantuntemuksen ja pätevyyden erityistä arviointiaJulkisen ja yksityisen sektorin sopimusperusteiset ja rakenteelliset yhteistyöjärjestelyt sekä kehitysluonteiset, pitkäkestoiset hankinnatValtakunnallisesti ja alueellisesti keskitettävissä sosiaali- ja terveyspalveluiden hankinnoissaMonialaista erityisosaamista edellyttävät palveluhankinnat (esim. sosiaali- ja terveys alan palveluhankinnat)Palvelua koskevat käyttöoikeussopimukset
© Vesa Haapamäki 34
Hankintamenettelyt (8)
Kilpailullinen neuvottelumenettelyHankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee ilmoituksen ja johon kaikki toimittajat voivat pyytää saada osallistua ja, jossa hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa löytääkseen yhden tai useampia ratkaisuja, jotka vastaavat sen tarpeita ja, joiden perusteella valittuja ehdokkaita pyydetään tekemään tarjouksensa
Käytettävissä erityisen monimutkaisissa hankinnoissa, joshankintayksikkö ei pysty objektiivisesti määrittelemään hankinnan oikeudellista tai rahoituksellista luonnetta taikka teknisin eritelmin teknisiä keinoja, joilla sen tarpeet tai tavoitteet voidaan täyttääTarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus
18
© Vesa Haapamäki 35
Hankintamenettelyt (9)
PuitejärjestelyPuitejärjestelyllä tarkoitetaan yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistäsopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessatehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot kuten hinnat ja suunnitellut määrät
Puitejärjestelyyn valittavien toimittajan valinta avoimella tai rajoitetulla menettelylläToimittajia valittava 1, 3 tai useampiaPuitejärjestely voi olla voimassa enintään 4 vuottaHankintasopimukset tehtävä puitejärjestelyn alkuperäisten osapuolten keskenJos kaikkia sopimusehtoja ei ole vahvistettu, ”kevennetty” kilpailutus puitejärjestelyyn valittujen kesken
© Vesa Haapamäki 36
Hankintamenettelyt (10)
Puitejärjestelykilpailutuksen toteuttaminenPuitejärjestely yhden toimittajan kanssa
Jos kaikki järjestelyt ehdot vahvistettu kilpailutusvaiheessa, hankinnat voi tehdä ilman kilpailutustaPuitejärjestelyssä hankintayksikkö voi tarpeen vaatiessa pyytää toimittajaa täsmentämään tarjoustaan
Puitejärjestely useamman toimittajan kanssa Jos kaikkia ehtoja ei ole vahvistettu, on hankinnat ”minikilpailutettava” puitejärjestelyyn valittujen osapuolten kesken
Tarjoukset on pyydettävä kirjallisestiTarjouspyynnössä hankinnan kohdetta ja ehtoja voi tarvittaessa täsmentääJos kaikki ehdot on vahvistettu, hankinnat mahdollista toteuttaa ilman ”minikilpailutusta”
19
© Vesa Haapamäki 37
Hankintamenettelyt (11)
Puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat Tarjouksen tekemiselle varatta riittävä aika”minikilpailutuksissa” tarjouksista on valittava paras käyttäen noudattaen ennalta asetettua valintaperustetta ja vertailukriteereitäLaissa ei oteta kantaa
Onko minikilpailutuksista tehtävä hankintapäätös?Voiko minikilpailutuksista valittaa Markkinaoikeuteen?Tuleeko minikilpailutuksista tehdä erillinen hankintasopimus?
Puitejärjestely sopii sellaisille tavara- ja palveluhankinnoille, joissa
Hinnat vaihtelevat voimakkaasti
Hinnat ja muut ominaisuudet kehittyvät nopeasti
Hankintayksikön ei kannata sitoutua kiinteisiin hintoihin tai ehtoihin
© Vesa Haapamäki 38
Tarjouspyynnön laatiminen
20
© Vesa Haapamäki 39
Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu
Suunnitteluvaiheessa ratkaistaan hankinnassa onnistuminen
Uusi hankintalaki ei säätele hankintojen suunnittelua
Hankinnan suunnitteluvaiheessa kannattaa perehtyätoimialaanTarvitaanko yksi vai useampia sopimuskumppaneita?Sopimuskauden pituus?Onko hankinta kertaluonteinen vai toistuva?Millainen on todellinen tarpeemme?
Tarpeellisia ominaisuuksia ja ”hienoja lisäarvo-ominaisuuksia”Halun ja tarpeen erottaminen
© Vesa Haapamäki 40
Tarjouspyynnön keskeiset osat (1)
Kaikissa tarjouspyynnöissä tulisi määritellä seuraavat osa-alueet
Tarjouksen tekijälle asetettavat vaatimukset ja vaadittavat selvitykset
Hankinnan kohteen määrittely
Tarjouksen ehdottomat muotovaatimukset
Keskeiset noudatettavat sopimusehdot
Tarjouksen valintaperusteet
21
© Vesa Haapamäki 41
Hankinnan määrittely (1)
Tekniset eritelmät laadittava Viittaamalla standardeihin, teknisiin hyväksyntöihin tai suunnitteluun, laskentaan tai rakennusurakoiden toteuttamiseen tai tuotteiden tuottamiseen liittyviin teknisiin eritelmiin
Suorituskyvyn tai toiminnallisten vaatimusten perusteella
Teknisissä eritelmissä ei saaMainita tiettyä valmistajaa tai tiettyä alkuperää olevia tavaroita
Viitata tavaramerkkiin, patenttiin, tyyppiin, alkuperään, erityiseen menetelmään tai tuotantoon siten, että viittaus suosii tai syrjii tiettyjä tarjoajia.
Jos ei mahdollista, liitettävä ilmaisu ”tai vastaava”
© Vesa Haapamäki 42
Tarjouspyynnön sisältö (1)
Uusi hankintalaki asettaa vaatimuksia myös tarjouspyynnölle
Tarjouspyyntö tehtävä kirjallisesti
Suullinen tarjouspyyntö sallittu vain poikkeustilanteissa
Laadittava niin selväksi, että tarjoajat voivat sen perusteella antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia
Hankintayksikön keinoja: lomakkeet, infotilaisuus jne.
Tarjouspyynnössä/hankintailmoituksessa oltava mm. seuraavat tiedot:
Viittaus julkaistuun hankintailmoitukseenMäärä-aika tarjouksen tekemiselleVaatimukset koskien ehdokkaiden tai tarjoajien taloudellista asemaa, teknistä kelpoisuutta ja ammatillista pätevyyttä
22
© Vesa Haapamäki 43
Tarjouspyynnön sisältö (2)
Tarjouspyynnössä/hankintailmoituksessa oltava mm. seuraavat tiedot:
Ilmoitettava tarjouksen valintaperuste tai kokonaistaloudellistaedullisuutta käytettäessä tarjouksen valintakriteerit
Tarjousten voimassaoloaika
Tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa oltava myös muut tiedot, joilla on merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjouksen tekemisessä:
hankinnan kohteen määrittely ja laatuvaatimuksettekniset eritelmätvaihtoehtojen sallittavuustärkeimmät sopimusehdot
Jos tarjouspyyntö tai hankintailmoitus eroavat sisältönsä puolesta, on noudatettava sitä, mitä on ilmoitettu hankintailmoituksessa
© Vesa Haapamäki 44
Hankinnasta ilmoittaminen ja kilpailunaikaansaaminen
23
© Vesa Haapamäki 45
Ilmoitusvelvollisuus hankinnoissa (1)
Uudessa hankintalaissa säädetään julkisesta ilmoitusvelvollisuudesta kaikkien lainsoveltamisalaan kuuluvien hankintojen osalta
Nykyinen käytäntö pyytää tarjouksia pelkästään tietyiltätoimittajilta ei enää hyväksyttävää
Ilmoittamisvelvollisuus perustuu direktiiveihinOikeuskäytännössä ilmoitusvelvoite on katsottu ehdottomaksi muotovaatimukseksi
Ilmoitusvelvoitteen laiminlyöminen johtanut oikeuskäytännössä hankintapäätöksen kumoamiseen ja velvoitteeseen kilpailuttaa hankinta uudelleen
PK-yritykset kokeneet hankinnoista tiedon saamisen välillä erittäin hankalaksi
© Vesa Haapamäki 46
Ilmoitusvelvollisuus hankinnoissa (2)
EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat (pl. toissijaiset palvelut)
Hankintayksikön toimitettava julkaistavaksiEnnakkoilmoitus yli 750.000 e/v hankinnoilleHankintailmoitusJälki-ilmoitus
EU-laajuinen ilmoittaminenEU-kynnysarvon alittavat hankinnat ja toissijaiset palvelut
Kansallinen ilmoittamisvelvollisuus
Ilmoitusten sisällöistä tullaan antamaan erillinen asetus1.6 alkaen kaikki ilmoitukset jätetään osoitteessawww.hankintailmoitukset.fi
24
© Vesa Haapamäki 47
Ilmoitusvelvollisuus hankinnoissa (3)
Ilmoitusmäärät Suomessa
EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat € Kpl Valtio 900 miljoonaa 400 Kuntasektori 2,7 miljardia 1 200 YHTEENSÄ 3,6 miljardia 1 600 Kynnysarvojen väliset hankinnat € Kpl Valtio 2,25 miljardia 10 000 Kuntasektori 6,75 miljardia 30 000 YHTEENSÄ 9 miljardia 40 000 Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat € Kpl Valtio 340 miljoonaa satojatuhansia Kuntasektori 1,02 miljardia yli miljoona YHTEENSÄ 1,36 miljardia yli miljoona Osuus kokonaisarvosta € noin % EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat 3,6 miljardia 25 Kynnysarvojen väliset hankinnat 9 miljardia 65 Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat 1,36 miljardia 10
© Vesa Haapamäki 48
Vähimmäismääräajat (1)
Avoin menettely Rajoitettu menettely NeuvottelumenettelyOsallistumishakemusten määräaika
- 37 pv 37 pv
Sähköinen hankintailmoitus- 7 pv - 7 pv - 7 pv
Tarjousaika52 pv 40 pv
Tarjouspyyntö saatavilla internetissä
-5 pv -5 pv
Ennakkoilmoitus julkaistu
Osallistumishakemusten määräaika - 37 pv
Tarjousaika22 pv 22 pv
Määrä-ajat EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa
25
© Vesa Haapamäki 49
Vähimmäismääräajat (2)
Lisäksi käytettävissä nopeutettu menettely, jos määrä-aikojen noudattaminen rajoitetussa menettelyssä tai neuvottelumenettelyssä on kiireen vuoksi mahdotonta
Osallistumishakemusten jättämiseen varattava vähintään 15 pvTarjousajan oltava vähintään 10 päivää
Määrä-ajat EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa ja toissijaisissa palveluhankinnoissa
Laki ei määrittele erikseen määräaikoja hankintaprosessin eri vaiheilleTarjouksen tekemisen suhteen on määritelty, että hankinnan laatu ja laajuus huomioon ottaen varataan kohtuullinen aika tarjouksen tekemiselle
Määrä-aikoja pidennettävä, jos edellyttää paikalla käyntiä
© Vesa Haapamäki 50
Vapaaehtoinen ilmoittaminenLaissa määritellyt vähimmäismääräajat ovat tyypillisesti aivan liian lyhyitä oikean kilpailun aikaansaamiseksi
Pidempien aikojen käyttäminen ei ole kiellettyäHankkeista saa ja kannattaa kertoa jo paljon aikaisemmin, esimerkiksi
Merkittävien kilpailutushankkeiden listaaminen budjetin laatimisen yhteydessäErillinen tiedote, että hankinnan valmistelu alkaaTiedottamalla jonkun kilpailutuksen valmistelun aloittamisesta
Keskustelemalla markkinoilla toimivien muiden yritysten kanssa
Tietopyynnöt
26
© Vesa Haapamäki 51
Markkinoiden rakentaminen ja kilpailun aikaansaaminen (1)
Ostaja on yleensä se, joka estää kilpailun aikaansaamisenKilpailutushankkeiden aikataulut ovat usein este kilpailun syntymiselle
Hankinnasta ilmoittaminen
Tarjousaikataulu
Toimitus- tai palvelutuotannon aloitusaikataulu
Maksuaikataulut
Mihin olemme valmiita sitoutumaan?
Olemmeko ostajina uskottavia
© Vesa Haapamäki 52
Markkinoiden rakentaminen ja kilpailun aikaansaaminen (2)
Kuinka synnyttää aito kilpailu? Uudet toimijat huomioidaan aikatauluissa
Tiedottamisaikataulu, tarjousaikataulu, palveluiden tuotannon aloitusaikataulu
Määritellään kilpailutettavat kokonaisuudet huomioiden myös markkinoilla toimivat yrityksetSopimusajan pituus järkevä suhteessa vaadittaviin investointeihin
Ostaja myyjän saappaissaHyvän tarjouspyynnön rakentamisessa auttaa ajattelu, jossa ostaja asettuu myyjän asemaan, ja pohtii millaisiin kysymyksiin tarjoaja törmää tarjousta laatiessaan
27
© Vesa Haapamäki 53
Markkinoiden rakentaminen ja kilpailun aikaansaaminen (3)
Riskin maksaa OstajaTarjouskilpailussa yritykset eivät halua ottaa hallitsemattomia riskejäOlemmeko tarjouspyynnössä kuvanneet asiat sellaisella tarkkuudella, että tarjoaja voi sulkea pois ”turhat” riskit
Esim. palveluissa asiakkaiden määrä
Laskutusperusteet
Henkilöstömitoitus
Miten pitkissä sopimuksissa on ratkaistu hintojen muuttaminen?
© Vesa Haapamäki 54
Tarjousten vertailu
28
© Vesa Haapamäki 55
Tarjoajien valinta (1)
Yleisperiaate: ehdokkaiden tai tarjoajien sulkeminen tarjouskilpailusta suoritettava ennen tarjousten vertailua
Hankintamenettelyn vaiheittaisuus
Tarjoajien kelpoisuuden selvittämiseksi hankintayksikkövoi pyytää tarjoajilta selvityksiä ja asettaa vaatimuksia
Esim. koskien taloudellista ja teknistä suorituskykyä, ammatillista pätevyyttä
Varmistetaan tarjoajien kyvykkyys
Vaatimusten on liityttävä hankinnan toteuttamiseen ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen
© Vesa Haapamäki 56
Tarjoajien valinta (2)
Pakollisia poissulkemisperusteitaEhdokas tai tarjoaja on tuomittu (lainvoimainen tuomio)
Osallistumisesta rikollisjärjestön toimintaan, lahjuksen antamisesta, törkeästä avustuspetoksesta, törkeästä rahanpesusta
Poissulkemisvelvollisuudesta voidaan poiketa vain yleistä etua koskevan pakottavan syyn perusteella
Muita poissulkemisperusteitaNykyinen käytäntö
Voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos tarjoaja konkurssissa, verojen maksuvelvoitteen laiminlyönti jne.
Tarjoajan kelpoisuusehtojen ja valintakriteerien erottaminen toisistaan!
29
© Vesa Haapamäki 57
Tarjouksen valinta (1)
Yleisiä vaatimuksia tarjouksen valintaperusteiden ilmoittamiselle ja soveltamiselle
Valintaperusteet ilmoitettava tarjouspyynnössä
Hankintayksikön on valittava tarjous, joka on hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin
Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet hankintayksikön päätettävissä
Vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen eivätkä saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapauttaVertailuperusteet eivät saa olla syrjiviäVertailuperusteilla tulisi pääsääntöisesti olla taloudellista merkitystähankintayksikölleOltava objektiivisiaKustannuksille annettava riittävä painoarvo
© Vesa Haapamäki 58
Tarjouksen valinta (2)
Tarjouksen valintaperusteiden ilmoittaminen EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa
Tarjouksen valintaperuste tulee olla hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisinKäytettäessä valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta, vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissaPainoarvot voidaan ilmaista myös ilmoittamalla kohtuullinen vaihteluväliJos suhteellisen painotuksen ilmoittaminen ei mahdollista, vertailuperusteet ilmoitettava tärkeysjärjestyksessäVertailuperusteina ei saa käyttää tekijöitä, jotka liittyvät tarjoajien ominaisuuksiin
30
© Vesa Haapamäki 59
Tarjouksen valinta (3)
Tarjouksen valintaperusteiden ilmoittaminen EU-kynnysarvon alittavissa ja toissijaisissa palveluhankinnoissa
Tarjouksen valintaperuste tulee olla hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisinKäytettäessä valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta, arvioinnissa käytettävät vertailuperusteet on ilmoitettava tärkeysjärjestyksessä hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössäErityistä asiantuntemusta, ammattitaitoa ja henkilökohtaista palvelusuoritusta edellyttävissä hankinnoissa voidaan tarjousten valinnassa huomioida henkilöstön kelpoisuuden vähimmäisvaatimukset ylittävä pätevyys, kokemus ja ammattitaito
© Vesa Haapamäki 60
Tarjouksen valinta (4)
Tarjousten vertailun tulee tapahtua vain tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti laadittujen tarjousten välillä
Uusia vertailuperusteita ei mahdollista keksiä vertailuvaiheessaMaO: Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan tarjouspyyntöävastaamattoman tarjouksen hylkääminen ei ole ainoastaan oikeus HY:lle, vaan myös velvollisuus, jotta tarjousten asianmukainen vertailu ja sitä kautta tarjoajien yhdenvertainen kohtelu olisi mahdollinen
Laatu arviointikriteerinäKuvattava tarjouspyynnössä, mitä tarkoitetaan!Oikeustapauksissa on todettu, että hankintayksikön on kuvattava tarjouspyynnössä, mitä laatu on sille ko. hankinnan yhteydessä
31
© Vesa Haapamäki 61
Hankintamenettelyn keskeyttäminen
© Vesa Haapamäki 62
Hankintamenettelyn keskeyttäminen (1)
Hankintalaissa ei ole säännöksiä hankintamenettelyn keskeyttämisestä
Hankinta voidaan keskeyttää perustellusta syystä. Jos hankinta kuitenkin päätetään toteuttaa myöhemmin, aiempaan menettelyyn osallistuneitten tarjoajien tasapuoliset ehdot ja mahdollisuudet tulee turvata myös uudessa tarjousmenettelyssä.Ratkaisevana sen arvioinnissa, onko hankintayksikköhankintamenettelyn keskeyttäessään menetellyt julkisista hankinnoista annettujen oikeusohjeiden vastaisesti, on pidettävä sitä, onko hankintayksikkö hankinnan keskeyttäessään menetellyt ehdokkaita tai tarjoajia syrjivästi
32
© Vesa Haapamäki 63
Hankintamenettelyn keskeyttäminen (2)
Hankinnan keskeyttämisen perusteita harkittaessa tulisi ottaa huomioon esimerkiksi
Onko tarjouskierros alun perin järjestetty tarkoituksella, ettei hankintaa sen perusteella tultaisi tekemään
Hankintayksikön vilpitön mieli tarjousmenettelyä aloitettaessa, hankintasäännösten kiertotarkoitus, tasapuolisuus ja syrjimättömyys uutta tarjouskierrosta järjestettäessä
© Vesa Haapamäki 64
Hankintapäätös ja sopimus
33
© Vesa Haapamäki 65
Hankintapäätös ja -sopimus (1)
Hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekätarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava Päätös ja tarvittavat valitusosoitukset annettava tiedoksi asianosaisille
Hakemusosoitus (kunnat ja kuntayhtymät)Oikaisuvaatimusohje
Päätös saa lainvoiman 14 päivän kuluttua tiedoksisaannistaValitusaika ei ala kulua, jos päätöstä ei ole perusteltu ja tiedoksiantoa ole suoritettu asianmukaisesti
© Vesa Haapamäki 66
Hankintapäätös ja -sopimus (2)
Sopimuksen syntymisajankohta kannattaa määritellä jo tarjouspyyntöönEU-kynnysarvo ylittävissä hankinnoissa sopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi
Määrä-ajasta poikkeaminen mahdollista erityisissä tilanteissa
Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on tehtävä hankintaa koskeva kirjallinen sopimusPienissä hankinnoissa kannattaa muistaa, että tilauskin on ”sopimus”
34
© Vesa Haapamäki 67
Hankinta-asiakirjojen julkisuus (1)
Hankinta-asiakirjoihin sovelletaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudestaTarjouspyyntö on julkinen, kun se on allekirjoitettuTarjouskilpailuasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille, kun hankintapäätös on tehty
Lähtökohtaisesti kaikki tarjousasiakirjat ovat julkisia asiakirjoja pois lukien liike- tai ammattisalaisuudetTarjouspyynnössä kannattaa edellyttää, että tarjoaja erottaa liike-tai ammattisalaisuudet omaksi liitteekseen
Hankintayksikkö ratkaisee, onko jokin asia liike- tai ammattisalaisuus vai eiTarjouskilpailuasiakirjat tulevat yleisölle julkisiksi asianosaisille, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty
© Vesa Haapamäki 68
OikeusturvakeinotHankinta-asioissa muutoksenhakukanavana toimii Markkinaoikeus Markkinaoikeuden toimivallasta; MO voi
Poistaa kokonaan tai osaksi hankintapäätöksenKieltää hankintayksikköä panemasta päätöstä täytäntöönVelvoittaa korjaamaan virheellinen menettelyMäärätä hyvitysmaksun
Jos muutoksenhaku koskee Hallinto- tai kuntalaista johtuvia seikkoja, tulee asiaa koskeva oikaisuvaatimus jättää kunnan toimielimelleMuita oikeusturvakeinoja
Vahingonkorvauskanne käräjäoikeudelleOikaisuvaatimusKantelu EY:n komissiolle
35
© Vesa Haapamäki 69
Kiitos !
Vesa Haapamäkivesa.haapamaki@ksshp.figsm 050 516 7814
Recommended