Curs Organització del propi temps

- 1 -

ORGANITZACIÓ DEL PROPI TEMPS

- 2 -

Gestió del temps o ser productiu?

• El temps es té o s’utilitza? • ¿Fer = Tenir temps?• No fem quelcom, una reunió, un informe, un

pressupost...perquè no hem tingut temps. • Em disculpo “perquè no he tingut temps”

No puc anar/fer perquè no tinc temps!

Queixa Generalitzada

1

Exercici

- 3 -

Tres regles senzilles i bàsiques

1. Prioritzar• Què és important?• Per a on començo?• Què deixo/delego?

2. Eficàcia• Quines tasques et donen més resultats?

3. Immediatesa• Si ho has de fer però no t’agrada, fes-ho ja!

- 4 -

1º Regla Prioritzar: Important, Urgent?• Què és important?

• Son les fonamentals per la nostre feina o per nosaltres com a persones.

• Què és urgent?• Tenen un temps concret, data

límit.

Com ho combinem?

1. Important i urgent• Solventar.• Però si estem sempre aquí...

2. Important i no urgent• Planifiquem i actuem

3. Urgent i no important• Deleguem, subcontractem?

4. No important no urgent• Dir no!

Matriu de Covey

2

Exercici

- 5 -

2º Regla: Eficàcia

• Regla de PARETO:

El 20% de l’esforç produeix el 80% dels resultats

Centrat en el que produeix els majors resultats!

3

Exercici

- 6 -

3º Regla: Fes-ho ja!

• Si has de menjar-te un “gripau”....no perdis el temps

– Menja-te’l ja i comença per el més gros!

- 7 -

Interrupcions i lladres del temps

• Quines son les principals vies de pèrdua de temps?

• Els més coneguts son: Visites inoportunes. Mal us del telèfon. No planificació de reunions. Mala delegació, mala gestió de

les trucades telefòniques. Donar prioritat a la urgència

en lloc de lo important.

Què fas per gestionar-los? 4

Exercici

- 8 -

Les tres columnes

1º pas: a on estic ara?

• Columna de l’ esquerra: M’agrada fer i participar en...

• Columna del mig: Delego o aplaço.• Columna de la dreta: No m’agrada i evito fer-

ho.

2º pas: Reconfigurar columnes

• Columna de l’esquerra Sols vols les cosses que son tasques d’alta

prioritat o projectes que no pots delegar a ningú en aquets moments.

Mou tots els articles delegables a la columna central i encercleu-los.

• Columna dreta Pots fer tres coses amb aquests elements:

o Delegar, aplaçar, aprendre a gaudir fent-los, posar-los en la columna central o a l’esquerra en un cercle.

3º pas: Prioritats

• En la columna de l’esquerra tens : Les activitat que t’agraden fer i no pots

delegar i també les que necessites millorar. • En la columna central

Lo delegable o temes que no et preocupen.

- 9 -

Hàbits per utilitzar les 3 regles

1. Dedica els primers 5 minuts i últims del dia a planificar i preparar el següent.

2. Prioritzar i planificar abans de passar a l'acció.

3. Planifica el més important quant els teu bioritmes estiguin alts.

4. Agrupar tasques relacionades entre si.

5. Cada tasca te un temps assignat, comprovar si falta si sobre.1. Deixar temps pels imprevist.2. Posar temps per pensar.3. Planifica per escrit, no de paraula.4. Revisa les planificacions i corregeix-

les.

- 10 -

Una història...

• Imagina que existeix un banc que cada matí abona en el teu compte una quantitat de 86.400 €.

• No exigeix documents, firmes ni avals i cada dia desinteressadament et dona aquesta suma exacte que suposa es la que necessites per viure.

• No acumula el saldo del dia anterior ni et permet fer transferències.

• No accepta pagaments diferits ni dipòsits a 30 dies.• Aquest banc tant estrany no arrastra el teu saldo d’un dia a

l’altre, cada nit borra el compte del que no has gastat.

Què faries?5

Exercici

- 11 -