Управление документами, процессами и знаниями Банка...

Управление документами, процессами и знаниями Банка на базе EOS for SharePoint

www.EOS4SP.ru

www.EOS.ru

sharepoint@eos.ru

1. Потребности АКБ

2. Анализ Положения №397-П ЦБ РФ

3. Возможности системы

4. Рабочее место пользователя

5. Пример: согласование договоров

6. Организация базы знаний

7. Управление совещаниями

8. Мобильные решения

9. Реализованные проекты

10. Преимущества выбора

О чем пойдет речь?

ПЛАН презентации:

Компания ЭОС – это …

… более 550 000 рабочих мест

… более 6000 клиентов

… более 260 партнёров в России и СНГ

… 19 лет

на рынке

... лидер на рынке

Потребности АКБ

Управляйте

Зачем банку СЭД?

• Повышение эффективности и оптимизация бизнес-процессов

• Быстрый поиск необходимой информации

• Безопасное хранение и циркуляция документов внутри банка

• Настройка сложных, фиксированных автоматизированных цепочек согласования

• Полноценный аудит документов системы

Зачем банку СЭД?

• Коллективная работа и обсуждение рабочих вопросов в бизнес-контексте

• Организация личного информационного пространства. Нужные документы всегда будут под рукой

• Быстрее создавать типовые документы по заданным шаблонам

Ключевые потребности

• Автоматизация электронного документооборота (регистрация входящих/исходящих, процессы согласования документов, исполнение и контроль исполнения поручений)

• Организация электронного архива

• Организация Базы знаний (согласование и

публикация в хранилище нормативно-правовых актов (НПА))

• Автоматизация всего цикла управления совещаниями

• Хранение протоколов совещаний, контроль исполнения поручений по совещаниям

• Корпоративный портал: новости Банка, календарь

совещаний Банка, заявки на пропуска и курьера

Анализ

положения ЦБ РФ «О порядке создания,

ведения и хранения баз данных на

электронных носителях»

Банк России 21 февраля 2013 года утвердил Положение № 397-П «О порядке создания, ведения и хранения баз данных на электронных носителях», которое устанавливает • порядок создания, • ведения • и хранения баз данных на электронных

носителях, содержащих информацию об имуществе и обязательствах кредитной организации и их движении,

• а также порядок создания резервных копий баз данных на электронных носителях.

Положение Банка России № 397-П «О порядке создания, ведения и хранения баз данных на электронных носителях»

Кредитные организации обязаны включать в электронные базы данных сведения: • Информация об имуществе и обязательствах кредитной

организации и их движении;

• Информация о договорах и иных сделках, об иных документах, включая информацию о первичных учетных документах, отражающих совершение операций либо факты возникновения, изменения или прекращения прав или обязанностей кредитной организации, а также информацию о документах, определяющих права на имущество, основания возникновения, изменения, перехода, прекращения таких прав, их ограничениях (обременениях).

Положение Банка России № 397-П «О порядке создания, ведения и хранения баз данных на электронных носителях»

Перечисленные сведения включаются в электронные базы данных путем отражения информации о соответствующих документах с указанием реквизитов, обеспечивающих их идентификацию и поиск в определенном кредитной организацией месте хранения (хранилище, архиве) документов кредитной организации на бумажных носителях или в электронном виде, либо посредством размещения электронного образа такого документа.

Как раз таким хранилищем документов в электронном виде может быть СЭД.

Положение Банка России № 397-П «О порядке создания, ведения и хранения баз данных на электронных носителях»

Способ отражения в электронных базах данных информации должен обеспечить её хранение не менее чем пять лет с даты включения в электронные базы данных и обеспечить возможность доступа к такой информации по состоянию на каждый операционный день.

Положение Банка России № 397-П «О порядке создания, ведения и хранения баз данных на электронных носителях»

Создание резервных копий электронных баз данных кредитных организаций

• гибкая настройка прав доступа; • журналирование всех действий пользователя с

документом; • хранение документов не менее 5 лет; • возможность установления документам сроков

хранения; • возможность проведения автоматизированной

процедуры экспертизы ценности и выделения документов к уничтожению.

Положение Банка России № 397-П «О порядке создания, ведения и хранения баз данных на электронных носителях»

Итого. Требования к СЭД

Всем этим требованиям удовлетворяет система электронного документооборота EOS for SharePoint

Возможности системы

Управляйте

Всё что нужно от СЭД!

Согласование Входящие

Контроль Хранилище iPAD

Удобство Исходящие

Подписание СОГУ

Утверждение Шифрование

Поручения WorkFlow

Приказы Рабочие процессы

Сканирование ЭЦП

Договора Гибкость Факс

Планшеты Поиск

Личный сайт

Исполнение Маршруты

Внутренние

Производительность Надёжность Интеграция

3.

67% респондентов как ЕСМ-платформу

Удовлетворённость SharePoint

Согласно исследованиям OpenText

Большинство средних и крупных компаний США, Европы и России уже внедрили и использует корпоративные порталы, большинство на SharePoint

2. Удовлетворённость платформой среди основных бизнес-пользователей

62%

1. Удовлетворённость платформой среди ИТ-специалистов

73%

4.

61%

как платформу для СЭД

Microsoft SharePoint – это «пластилин»

О Microsoft SharePoint

Портал в другой мир

Microsoft SharePoint – наиболее популярная ECM-платформа

1. НЕОГРАНИЧЕННО МАСШТАБИРУЕМОСТЬ платформы и успешные внедрения крупных проектов (корп. порталы и поисковые системы).

SharePoint – не СЭД

Производительность платформы SharePoint

2. УМЕНЬШЕНИЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ – типичная проблема, с которой сталкиваются заказчики при крупных внедрениях СЭД на SharePoint (большие структуры данных, сложные запросы).

ИТОГ: Единственное решение таких проблем – серьезная переработка и оптимизация внутренних технологических процедур и компонентов платформы, используемых в рамках СЭД.

1. картотеки проектов, документов и поручений;

2. журналы работы с документами и поручениями;

3. автоматизация вопросов согласования и утверждения документов;

4. гибкие и удобные в работе средства настройки рабочих-процессов (workflow);

5. возможность организовать юридически значимый электронный документооборот;

6. контроль исполнительской дисциплины;

All inclusive

Всё учтено в EOS for SharePoint

7. функция замещения сотрудников и делегирования;

8. отчёты по проектам, документам и исполнителям;

9. работа со сканерами, потоковыми сканерами и штрих-кодами;

10. необходимое разграничение прав доступа к проектам, документам, поручениям и пр.;

11. автоматизированное рабочее место пользователя;

12. мобильные места для сотрудников;

13. производительность и масштабирование ;

14. и многое другое.

All inclusive

Всё учтено в EOS for SharePoint

Рабочее место пользователя

Делитесь

Рабочее место и замещение

Возможность работы за несколько сотрудников

Проекты документов

Поручения

Личные папки

E-mail уведомления

Пример:

Работа с договорами

Согласование

Утверждение

Регистрация

Журналы

Внешнее согласование

Внешнее согласование

Поручения

Контроль исполнения поручений

Настройка и

автоматизация

бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов

Организация электронного

архива

Формирование дел и архив

1. Поддержка принятой в организации номенклатуры дел;

2. Механизм списания документа в дело;

3. Просмотр перечня документов, списанных в дело;

4. Поддержка работы с многотомными делами;

5. Возможность закрыть дело и открыть его снова для поступления в него новых документов.

Поддержка принятого в организации порядка ведения архивного фонда документов:

Формирование дел и архив

«Архивное дело»

Возможности подсистемы «Архивное дело»: 1. Отдельная подсистема

2. Поточное сканирование

3. Поиск документов и дел

4. Веб-доступ к архиву

5. Формирование дел

6. Классификация документов

7. Топографирование архива

8. Учёт и контроль движения дел

9. Контроль сроков хранения

10. Экспертиза ценности

11. Выделение дел к уничтожению

12. Передача на гос. хранение в систему «АРХИВНЫЙ ФОНД»

«АРХИВНОЕ ДЕЛО» – это «коробочный» продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.

Организация базы знаний

База знаний Банка

База знаний обычно призвана решить следующие задачи:

• возможность централизованного поиска документов;

• возможность поиска документов с использованием классификаторов;

• версионное хранение документов;

• разграничение прав доступа в зависимости от роли.

База знаний Банка

Исходными данными для базы знаний выступают:

• Договоры

• Канцелярия (входящие-исходящие)

• Внутренние документы (приказы, распоряжения)

• ДСП

База знаний Банка

Для организации базы знаний идеально подходит платформа Microsoft SharePoint, которая позволяет создать файловый архив с гибкими правами доступа, правилами архивации. Использование EOS for SharePoint значительно расширяет возможности самой платформы SharePoint в части организации базы знаний, добавляя гибкие возможности по поиску, правам доступа, процессов согласования поступающих в базу документов и их хранения.

Управление совещаниями

Этапы работы с совещаниями

Планирование • Календарь

совещаний

Проведение • Рабочая область

совещания

Оформление • Протокол

совещания

Исполнение

• Поручения по совещанию

Планирование

1. Создание события в календаре SharePoint или через MS Outlook

2. Планирование наличия участников и ресурсов (например, переговорных комнат или оборудования)

3. Добавление файла с повесткой дня

4. Оповещение участников о проведении совещания по e-mail (в т.ч. с согласованием повестки дня)

Проведение

1. Ознакомление участников с повесткой дня

2. Фиксация хода совещания

3. Принятие решений по пунктам повестки

4. Использование материалов рабочей области

Исполнение

1. Получение задач исполнителями на рабочие места

2. Работа с задачами, ввод отчетов об исполнении

3. Контроль исполнения, работа с отчетом по срокам исполнения

Будьте на связи

Мобильные решения

Линейка мобильных решений

АРМ Руководителя (Win7)

АРМ Руководителя (Win8)

iPAD – Портфель руководителя

iEOS (iOS)

Реализованные проекты

в банковской отрасли

• Центральный Банк России

• Западно-Сибирское отделение Сберегательного Банка РФ

• ОАО «Банк Возрождение»

• ЗАО «КБ ДельтаКредит»

• ОАО АКБ «Российский Капитал»

• ОАО Коммерческий банк «Петрокоммерц»

• ОАО «ТрансКредитБанк»

Некоторые клиенты

Более 200 банков стали

клиентами ЭОС

• На первом этапе состоялся пилотный запуск проекта по действующей акции компании ЭОС «Быстрый Старт».

• Настройка основного ряда процессов заняла всего 3 рабочих дня.

• По результатам пилотного проекта, руководством компании было принято решение о полнофункциональном внедрении

М2М Прайвет Банк

Особенности проекта:

• настроена работа с нормативной документацией, её хранение с гибкими правами доступа, организовано публичное хранилище документов (База знаний);

• согласование договоров по хозяйственной деятельности; счета, приказы, служебные записки;

• настроены гибкие правила оповещения сотрудников по задачам;

• настроена работа с поручениями по документам;

• настроена регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

• настроены индивидуально личные сайты пользователей;

• интерфейс системы выполнен в фирменном стиле компании.

М2М Прайвет Банк

Были автоматизированы процессы:

• Процесс согласования стал более прозрачным, что позволило

• исключить потерю документов,

• уменьшить сроки согласования,

• увеличить ответственность сотрудников.

М2М Прайвет Банк

Результаты:

• Развитая структура НСИ (много связанных справочников)

• Большое количество прописанных маршрутов согласования,

ознакомления и рассмотрения

• Перенос базы действующих нормативных актов (НПА)

• Публикация НПА из СЭД в библиотеку SharePoint

для ознакомления сотрудников

• Совещания: формирование поручений

по мероприятиям Календаря

• Заявки на выдачу прав доступа к инф. системам Банка

• ЭП и шифрование (2 этап)

Особенности проекта:

• Автоматизация электронного документооборота (регистрация входящих/исходящих, процессы согласования документов, исполнение и контроль исполнения поручений)

• База знаний (согласование и публикация в хранилище нормативно-правовых актов (НПА))

• Весь цикл управления совещаниями • Хранение протоколов совещаний, контроль исполнения поручений по

совещаниям • Интеграция с почтовой системой для ведения единого календаря

совещаний • Новости Банка • Календарь совещаний Банка • Заявки на пропуска и курьера • Интеграция с кадровой системой для ведения единого штатного

расписания и управления правами доступа в СЭД.

Решены следующие задачи:

• В рамках проекта автоматизировано 200 рабочих мест

• Процесс согласования стал более прозрачным, что позволило

• исключить потерю документов,

• уменьшить сроки согласования,

• увеличить ответственность сотрудников.

• Организовано хранилище нормативно-правовых актов (НПА), регламентирующих деятельность банка

Результаты:

Преимущества комплексной системы автоматизации

системы управления документами и

бизнес-процессами

БОЛЬШЕ, чем просто СЭД!

ЗАДАЧИ, решаемые при расширенном внедрении: 1. Управление совещаниями

Подготовка совещания, согласование, уведомления, протоколы встречи, поручения

2. Электронное хранилище Справочники; Библиотеки общих файлов;

3. Заявки HelpDesk; Канцтовары; Переговорные; Пропуска; Курьеры

4. Управление проектной деятельностью Единый узел с информацией и документами проекту

5. Корпоративный портал Контакты сотрудников; Тел. Справочники; Новости; Форумы; Календари; Рабочие области; Блоги / Вики-страницы; Базы знаний

1. Ещё большая гибкость системы и простота обслуживания силами штатного системного администратора;

2. Кастомизация интерфейса системы под требования и дизайн клиента;

3. Полная интеграция с пакетом Microsoft Office;

EOS for SharePoint VS не платформенная СЭД

Зачем вам просто СЭД?

4. Мультиязычность (русский, украинский, английский и французский языки). Возможность перевода на другие языки;

5. Возможность решения других бизнес-задач: хранилище, корп. портал, офисные заявки и др.

6. Возможности объединить данные из разных ИТ-систем: ERP, CRM, Project и т.д.

1. Полноценная СЭД на SharePoint

2. Готовое коробочное решение, что подразумевает минимум доработок.

3. Высокое быстродействие и масштабирование

4. Возможность легко переходить на новые версии платформы SharePoint

5. Наличие клиентов как для iPAD, так и Windows («толстый» клиент)

Зачем вам просто СЭД?

EOS for SharePoint VS другие СЭД на SharePoint

6. Поддержка SharePoint Foundation

7. Опыт внедрения и использование данного решения как в коммерческих, так и государственных структурах

8. Полный комплект документации и обучающих видео-уроков

9. Более 260 партнёров по России и СНГ

10. Доступная цена и выгодные условия поставки.

Больше информации, демо-версия, партнёры, описание проектов и многое другое на сайтах

www.eos4sp.ru www.eos.ru

sharepoint@eos.ru