Оперативный учет: точки внимания

руководителя

Тимур Хасаншин Email: TimurKh@msnet.ru1С-Мссофт.руtwitter: @khasikFB: @tkhasanshin

О прошлых и настоящих кризисах

• Кризис 1998 года• Сотрудник по работе с клиентами в B2B

• Кризис 2008 года• В 2007 году нам оставили останки

Интернет-магазина

• Каталог товаров не обновлялся полгода

• Автоответчик на email спрятанный в коде, копия писем конкуренту.

• Переадресация всех заказов с сайта

• MSSOFT.RU начинался с нуля.

• С начала 2010 присоединили закрывающихся конкурентов обратно

• Годовой оборот 2,5 млн. долларов

О прошлых и настоящих кризисах

Коэффициент официальной ликвидации организаций - отношение количества официально ликвидированных организаций за отчетный период к среднему количеству организаций, на 1000 организаций

Что будем рассматривать

• Финансовые показатели которые необходимо контролировать

• Как можно увеличить прибыль и рентабельность

• Шаги для повышения эффективности работы

Не все советы одинаково полезны

Не все советы одинаково полезны

• Популярные рекомендации в кризис:

• Необходимо управлять затратами – внедрите бюджетирование, сократите штат

• Необходимо увеличивать объем продаж – внедрите CRM, увеличьте рекламу и тд.

• Необходимо увеличить эффективность – используйте новую технологию

Миссия• Все фирмы, оказывающие профессиональные услуги, имеют одну и ту же

формулировку миссии вне зависимости от размера, отрасли или страны• предоставлять сервис высокого качества• открыть возможности для карьерного роста и профессионального удовлетворения

сотрудникам фирмы• достичь финансового успеха и роста фирмы.

• "Каждая фирма, оказывающая профессиональные услуги, если она собирается выжить, должна стремиться к этим трем целям: «сервис, удовлетворение и успех».

• Управление такой фирмой требует тонкого балансирования между требованиями клиентов, реальностями рынка человеческих ресурсов и экономическими амбициями самой фирмы

Дэвид Майстер. Управление фирмой, оказывающей профессиональные услуги.

Пер. с англ.- 2-е изд.- М.:Альпина Бизнес Букс, 2005 - 414 с.

Увеличение рентабельности

Повышение выработки

• Два варианта увеличение выработки:• Повышение часовой ставки

• Изменение эффективности • Увеличение % времени потраченного на оплачиваемые проекты

• Увеличение % времени работы сотрудников оплаченных клиентом

• Повысить свою часовую ставку на конкурентом рынке можно только

• Развитие своих навыков

• Специализация

• Инновации

• Предоставление услуг и сервисов, которые мотивируют клиента платить больше.

Повышение выработки - шаги

• Выбрали специализацию компании • Эти услуги по премиальным ставкам. Ваша эффективная часовая ставка растет.

• Контроль проектов• Все работы, выполненные вашими консультантами фиксируются и попадают в счета на

оплату.

• Большинство часов потраченных на проект оплачивается клиентом.

• Планирование свободных ресурсов. • Продаете небольшие проекты с фиксированным бюджетом, чтобы избежать простоя

ресурсов.

• Дополнительная выручка является вашей прибылью. Ваша эффективность растет.

Увеличение маржи

• Увеличение маржи может быть достигнуто за счет• гибкий подход к установлению часовых ставок

• (от уровня конкуренции, от текущей загрузки сотрудников, от требуемой компетенции)

• кадровые замены, когда молодые сотрудники могут выполнить работу с меньшими затратами, чем их старшие коллеги

• фокус на более прибыльных клиентах и услугах • (клиенты без издержек на общение, непрерывные проекты по поддержке и развитию)

• Ваша рентабельность растет , если • Вы можете менять часовые ставки в зависимости от ситуации.

• Вы можете назначать на задачи компетентный младший персонал и снизить свои затраты.

• Вы можете определить наиболее прибыльных клиентов, выделяете наиболее выгодные услуги и фокусируетесь на них.

Чаще выставляйте счета• Сокращение незавершенного производства

• Клиенты не платят деньги если им не выставить счет

• Период между законченными работами и выставленным счетом – потеря рабочего

капитала

• Разделение работ на небольшие оплачиваемы этапы

• Снижение дебиторской задолженности• Счета выставляются чаще – меньше разногласий с клиентом. Платежи приходят

быстрее, дополнительные обортные средства для компании.

• Презентация руководителя одной вебстудии: «Я смотрю на «дебиторку» и анализирую

рынок»

• Рост задолженности не значит что у клиентов нет денег. Это значит они не заплатили Вам!

Снижение операционных расходов

• Рентабельность выше если меньше времени сотрудники тратить на внутренние отчеты:

изменится процедура учета или отчеты будут формироваться автоматически.

• Сотрудники будут тратить меньше времени, обрабатывая таймшиты, исправляя ошибки

и создавая счета.

• Менеджеры будут тратить меньше времени на проверку того, все ли работы оплачены.

• Менеджеры будут тратить меньше времени на проверку счетов и оплат

• Ваша бухгалтерия будет тратить меньше времени на дискуссии с клиентом на предмет

корректности выставленных счетов

Точки внимания – ежедневный контроль

• Денежные средства• Поступление денежных средств• Остаток на счете• Планирование поступления и выплат - Анализ кассовых разрывов

• Согласование графика платежей по проектам

• Дебиторская задолженность• Объем• Глубина по периодам.

• Кредиторская задолженность

• Прибыль (убыток)

Повысим рентабельность- правильной стратегией !

Как повысить рентабельность проектного бизнеса1. Стратегия «Типизации»:

• «Повторяемость и воспроизводимость»,• «Стандартизация»,• «Технологизация».

2. Стратегия «Специализации»

• «Разработка отраслевого решения» • «Экспертный консалтинг»

3. Стратегия «Раскопка золотой жилы»

4. Стратегия «Сокращения потребностей». Философия «Серединный путь»

5. Стратегия «Золотого сечения»

6. Стратегия «Кадровая»:• «Замена»• «Производительность»• «Хороший руководитель проекта»

Стратегия «Типизации»

• «Повторяемость и воспроизводимость».Для удешевления процесса реализации проекта необходимо уметь пользоваться наработками полученными на других проектах и держать базу знаний, доступной, актуальной и понятной всем специалистам компании, регулярно и вовремя пополняемую всеми заинтересованными участниками.

• «Стандартизация»• Необходимо пользоваться и развивать внутри компаний технологии реализации

проекта, методики обследования и анализа клиента. Это позволит максимально свести технологии сложных проектов к стандартным.

• Подготовка стандартных шаблонов с ответами на вопросы клиентов

• «Технологизация»Разбивать сложные проекты, на небольшие которые способны выполнить 1-2 сотрудника с применением известных технологий. Во главе рук.проекта архитектор, отвечающий за целостность картины.

Стратегия «Специализации»

• Выбор отраслевой специализации (например, строительство, банк, салоны красоты и т.д.) позволяет существенно повысить эффективность проекта.

• Стратегия специализации позволяет сразу выйти на вид деятельности «Разработка решения», где сразу работает стратегия «Типизации» :

• «Повторяемость и воспроизводимость» - так как готовое отраслевое (специализированное) решение содержит в себе формализованную базу знаний, структуру проекта, связи объектов

• «Технологизация», т.к. позволяет использовать технологию похожего проекта

• «Стандартизация», т.к. можно применять типовые методики внедрения, которые могут быть разработаны под конкретную отрасль (предметную область) и программное решение.

• Дополнительный заработок в продажах marketplace

4. Стратегия «Раскопка золотой жилы»

• Раскопка «золотой жилы» - это находить эффективные рыночные ниши с большим объемом реализации.

• Корпоративные клиенты уровня холдинга, сделать для одного предприятия – перенести на многих.

• Бюджетные компании при политике входа сверху

• Минус: сложно держать постоянный устойчивый поток заказов– это лоббистская модель - для бюджетного рынка, для корпоративного – работа менеджера -аккаунта.

Стратегия «Сокращения потребностей

• Отказаться от оказания нерентабельных услуг и обслуживания соответствующих сегментов рынка.

• Например, возможно не стоит сложными мобильными приложениями, если у вашей компании нет для этого предпосылок (специалистов и опыта работы). Продать проект можно, и даже выполнить его из последних сил, но высока вероятность получить вместо прибыли – убытки.

• Однако, если вы осознано решите и начать развивать то или иное проектное направление, надо понимать, что на первом этапе это будут однозначно инвестиционные проекты.

• Не стоит хватать все проекты подряд – лучше определить типы проектов, которые приоритетны для выполнения компанией, исходя из принятой стратегии (ресурсов, потребностей, видения)

Философия выбора рынка «Серединный путь»

Сте

пень э

литн

ости

Высокие

риски

Оптимальное

соотношение:

Цена – Риски

Квалификация

Низкие

рискиСтандартные

сайты

Сложные

решения

Стратегия «Золотого сечения»

• Конкурентоспособная стоимость проекта порядка 60 у.е. в час.

• Конкурентоспособная стоимость проекта будет определяться способностью фирмы предоставлять услуги с конкурентоспособной стоимостью и хорошим качеством.

• Важно научиться выдерживать экономически эффективное соотношение специалистов разного уровня квалификации персонала в проекте, а именно младшего, среднего и старшего персонала.

• Вывод: структура проектных команд – важная составляющая прибыльности компании.

Стратегия «Кадровая»• Подстратегия «Замены»

• Построить технологии так, чтобы больше использовать работу молодых специалистов• Использовать технологии, заменяющие ручной труд. Например тестирование проводить в

автоматизированном режиме.

• Нанимать людей для «работы», а не для «карьеры». Для этого нужно владеть технологиями интервью и кадрового отбора.

• Приспособиться к «альтернативному стилю жизни» сотрудников, работающих неполный рабочий день или по гибкому графику». Например, быть лояльными к потребностям сотрудников, если вам их хочется сохранить.

• Подстратегия «Результативный и эффективный управляющий проектов»На основе книги: Михеев В.Н. Живой менеджмент проектов. - М.: Эксмо, 2007.

• Под результативностью понимается наилучшее достижение целей и получение результатов проекта.

• Под эффективностью понимается достижение заданных результатов наиболее экономичным способом

• В идеале РП всегда стоит перед выбором между результативностью и эффективностью того, что он делает. Для компании-исполнителя более выгоден эффективный управляющий, так как чем эффективнее (к.п.д.) он будет работать, тем меньшие затраты она понесет и, как следствие, большую прибыль получит.

Стратегия «Кадровая»Как выявлять эффективных РП? Заведомо НЕ брать профнепригодных!

• Профнепригодность руководителя проекта

• Не позитивный взгляд на окружающий мир;

• Ориентация не на цель, а на процесс;

• Подмена целей проекта на свои личные, непонимание или непринятие цели проекта;

• «Уход» от принятия решений;

• «Сваливание» ответственности на других;

• Сокрытие проблем (оставляет проблемы неразрешенными);

• Замыкание на себя всей работы по проекту, не умение делегировать (задачи, полномочия, ответственность и т.д.);

• «Заклинивание» на одной частной задаче;

• Не гибкий к изменениям, следствие – не «считает» ситуацию, не предугадывает ее развитие и тд.

• Не извлекает уроков из предыдущего опыта;

• Недоучитывает человеческий фактор (перекос в технические аспекты проекта);

• «Раздражает» всех участников проекта.

Стратегия Кадровая• Профессионализм руководителя проекта

• Системность и комплексность;

• Умение найти удовлетворение от реализации чужих «идей» и достижения чужих целей (проектных);

• Предугадывать (предчувствовать) ситуацию, изменения;

• Умение мотивировать участников проекта

• Готовность к неудачам и срывам (способность держать удар);

• Целевая установка (ориентация на цель, а не на процесс);

• Способность к актуализации;

• Чувство ответственности;

• Оптимизм, вера и позитивная картина мира;

• Способность «держать» цель;

• Активная жизненная позиция по проекту;

• Здравый смысл;

• Гармоничность и экологичность;

• Лидерство;

• Быть адекватным ситуации.

Спасибо!Всем прибыльных проектов!

Тимур Хасаншин Email: TimurKh@msnet.ru1С-Мссофт.руtwitter: @khasikFB: @tkhasanshin

Бонус - трэк, про зарплату и финансы

• Две крайности схем оплаты• Окладная

• Сдельная %• При повышении стоимости для клиента не сильно меняется

рентабельность

• Зависит от того есть ли заказы

• Форма оплаты труда• Фиксированния часть (оклад)

• Переменная часть (премия) с коэффициентом удовлетворённости

• Базовая премия от показателя (например, выработка в часах)

Оценка экономики

Оценка минимальной стоимости часа• Средняя зарплата на рынке 40 000 руб.

• Оклад 35 000 руб.

• Часовой тариф = Оклад * 0,2*100= 70 руб.

• Выработка 100 часов в месяц. (примерно 5 часов в день)

• Базовая премия=Часовой тариф*Часы=70*100=7000

• Зарплата= Оклад +Премия= 42000.

Идеальный ФОТ

• Больничные - 2%

• Отпускные – 1/12

• Премию годовую 1/12

• Расходы на соцпакет 7%

ФОТ=42000*(1+0,02+0,08+0,08+0,07)=52500

Выработка = ФОТ/0,35=150000

Стоимость часа = 1500 руб.

Финансовая модель - компания

• Юридическое лицо, система налогообложения - УСН, Налог 6%

• Показатели руб.

• Годовая выручка 3 064 320 (~250 000 в месяц)

• Расходы 2 400 000 (50% ЗП специалистов )

• Чистая прибыль 664 320

• Рентабельность 27,68 %

• 80% работ оплачено

• Незавершенное производство 120000

• Дебеторская задолженность 250 000

• Компания использует льготы в социальные фонды.

Финансовая модель - допущения

• В месяц сотрудники - по сопровождению сайтов, SMM, контексту вырабатывают в среднем по 88 оплаченных часов в мес. или 1056 часов в год- по проектным работам вырабатывают в среднем по 120 оплаченных часов в мес., что в среднем 1440 часов в году

• Цена часа работ плавающая:

• 1200 руб. работы по сопровождению сайтов

• 2100 руб. высокая квалификация, сложные проекты.

• Компания развивается, если на зарплату прямых исполнителей идет не более 35% от объема работ, - стабильна, если не более 45%

• В модели рассчитывается только бизнес оказания услуг.

• Рассматривается бизнес компании Санкт-Петербурга, для расчетов в регионах нужно брать другие расценки на работы и з.пл. персонала в соответствии с региональным коэффициентом.

• Все проекты заканчиваются в срок, укладываются в планируемые бюджеты, итого закрыты полностью оплаченными актами.

• Рассматриваются наиболее характерных направления бизнеса, реально бизнес –направлений может быть гораздо больше: учебный центр, консалтинг и пр.

Начальное значение

Новый вариант

Изменение прибыли

Улучшили

Незавершенноепроизводство

120 000 96 000 2880 20%

Дебиторская задолженность

250 000 200 0006000

20%

% времени потраченного на оплачиваемые проекты

70% 72% 87552 2,50%

% времениработы сотрудников оплаченных клиентом

80% 82% 76608 2,50%

ИзмененияУменьшим дебиторскую задолженность и незавершенное производство на 20%

Увеличим эффективность на 2,5%

Незначительные улучшения

Начальное значение

Новый вариант

Влияние на Прибыль

Выручка 3 064 320 3 228 480164660

Расходы 2 400 000 2 391 1208800

Чистая прибыль 664 320 1 002 020 337 000

Рентабельность 27,68% 45%

• Высвободили оборотных средств 74 000, при стоимости 12%

Спасибо за внимание!

Тимур Хасаншин Email: TimurKh@msnet.ru1С-Мссофт.руtwitter: @khasikFB: @tkhasanshin