Upload
natasha-khramtsovsky
View
455
Download
9
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Выступление Натальи Храмцовской о современном делопроизводстве в Швейцарии по материалам исследований 2005-2006 годов на семинаре компании «Ренова Менеджмент АГ», июль 2007 Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "Modern records management in Switzerland" at the seminar organized by the Renova Management AG, Moscow, June 2007.
Citation preview
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 11
Современное делопроизводство вШвейцарии
по материалам исследований2005-2006 годов
Храмцовская Наталья Александровнаведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 22
ВВ презентациипрезентации использованыиспользованыматериалыматериалы::
�� ««Records Management Records Management --Aufbewahrungspraxis in der Aufbewahrungspraxis in der Schweiz. Wahrnehmung der Schweiz. Wahrnehmung der regulatorischenregulatorischenAnforderungen und deren Anforderungen und deren Umsetzung in Schweizer Umsetzung in Schweizer UnternehmenUnternehmen»», Dr. Pascal , Dr. Pascal SieberSieber & Partners AG und & Partners AG und Kompetenzzentrum Records Kompetenzzentrum Records Management GmbH, 2006.Management GmbH, 2006.
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 33
ВВ презентациипрезентации использованыиспользованыматериалыматериалы::
�� ««Records Management Records Management SurveySurveySchweiz in ausgewSchweiz in ausgewäählten Sektoren hlten Sektoren der Privatwirtschaftder Privatwirtschaft»»,, 2005/2006,2005/2006,Synthesebericht,Synthesebericht,httphttp://://www.iudchur.netwww.iudchur.net/...//.../RMSurveySchweiz.pdfRMSurveySchweiz.pdf
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 44
ПрактикаПрактика храненияхранения документовдокументов
�� НациональныеНациональныеорганизацииорганизацииотстаютотстают ввпрактикепрактике храненияхранениядокументациидокументации попосравнениюсравнению ссмеждународнымимеждународнымикомпаниямикомпаниями
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 55
УровеньУровень зрелостизрелостиделопроизводстваделопроизводства вв ШвейцарииШвейцарии
�� МеждународныеМеждународныеорганизацииорганизации -- нанатретьейтретьей стадиистадиизрелостизрелости, , национальныенациональные ––нана второйвторой стадиистадии
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 66
УровеньУровень законодательнозаконодательно--нормативныхнормативных требованийтребований
�� 138 138 предприятийпредприятийизиз 247 247 утверждаютутверждают, , чточтосталкиваютсясталкиваются ссоченьочень высокимивысокимиилиили высокимивысокимимеждународнымимеждународнымитребованиямитребованиями
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 77
СамооценкаСамооценка зрелостизрелости организацииорганизации
�� МеждународныеМеждународныеорганизацииорганизации, , принявшиепринявшиеучастиеучастие вв опросеопросе, , оценилиоценили своюсвою стадиюстадиюзрелостизрелости каккак болееболеепродвинутуюпродвинутую, , вв отличиеотличиеотот национальныхнациональныхорганизацийорганизаций
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 88
ЧисленностьЧисленность организацийорганизаций
�� ДвеДве третитрети международныхмеждународныхкомпанийкомпаний имеютимеютчисленностьчисленность персоналаперсонала отот11000 000 сотрудниковсотрудников ии вышевыше. .
�� РазмерРазмер национальныхнациональныхкомпанийкомпаний
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 99
РаспределениеРаспределение попо отраслямотрасляммеждународныхмеждународных компанийкомпаний
�� БольшинствоБольшинствомеждународныхмеждународныхкомпанийкомпаний работаютработаютвв банковскомбанковскомсекторесекторе, , фармацевтическойфармацевтическойпромышленностипромышленностиилиили занимаютсязанимаютсяпроизводствомпроизводством. .
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1010
РаспределениеРаспределение попо отраслямотраслямнациональныхнациональных компанийкомпаний
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1111
МотивыМотивы длядля управленияуправления документамидокументами ввмеждународныхмеждународных компанияхкомпаниях
�� МеждународнымМеждународныморганизацияморганизациямделопроизводстводелопроизводствонеобходимонеобходимо, , ввпервуюпервую очередьочередь, , длядля тоготого чтобычтобывыполнятьвыполнятьзаконодательнозаконодательно--нормативныенормативныетребованиятребования ииуменьшитьуменьшитьюридическиеюридические, , финансовыефинансовые иирепутационныерепутационныерискириски
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1212
МотивыМотивы длядля управленияуправления документамидокументами ввнациональныхнациональных компанияхкомпаниях
�� ОсновнойОсновной интересинтересдлядля национальныхнациональныхкомпанийкомпанийпредставляетпредставляетисполнениеисполнениетребованийтребованийзаконодательствазаконодательстваии избежаниеизбежаниеюридическихюридических иифинансовыхфинансовыхрисковрисков
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1313
ВнутренниеВнутренние нормативныенормативныедокументыдокументы компанийкомпаний
�� ПочтиПочти тритри четвертичетверти всехвсехмеждународныхмеждународных организацийорганизаций, , попо ихих даннымданным, , ужеуже имеютимеютдействующуюдействующую ПолитикуПолитикууправленияуправлениядокументооборотомдокументооборотом..
�� ТолькоТолько половинаполовинанациональныхнациональных организацийорганизацийужеуже имеютимеют илиили разрабатываютразрабатываютПолитикуПолитику управленияуправлениядокументооборотомдокументооборотом..
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1414
СодержаниеСодержание политикиполитики вв областиобласти управленияуправления
документамидокументами вв международныхмеждународных компанияхкомпаниях
�� ПолитикаПолитикамеждународныхмеждународныхкомпанийкомпаний охватываетохватываеткаккак бумажныебумажные, , тактак ииэлектронныеэлектронныедокументыдокументы, , определяетопределяетдокументыдокументы, , подлежащиеподлежащиехранениюхранению, , ииуказываетуказывает срокисроки ихиххраненияхранения. .
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1515
СодержаниеСодержание политикиполитики вв областиобласти управленияуправления
документамидокументами вв национальныхнациональных компанияхкомпаниях
�� ПолитикаПолитика национальныхнациональныхкомпанийкомпаний охватываетохватываеткаккак бумажныебумажные, , тактак ииэлектронныеэлектронныедокументыдокументы, , определяетопределяетдокументыдокументы, , подлежащиеподлежащие хранениюхранению, , ии указываетуказывает срокисроки ихиххраненияхранения. .
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1616
ПрактикаПрактика храненияхранения документовдокументов ввмеждународныхмеждународных компанияхкомпаниях
�� БольшинствоБольшинствомеждународныхмеждународныхорганизацийорганизацийвыполняютвыполняютобязательстваобязательства попонадлежащемунадлежащемухранениюхранению юридическиюридическизначимыхзначимых документовдокументов. .
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1717
ПрактикаПрактика храненияхранения документовдокументов ввнациональныхнациональных компанияхкомпаниях
�� ВВ целомцелом, , национальныенациональныеорганизацииорганизациивыполняютвыполняют всевсеосновныеосновные требованиятребования ккхранениюхранению документовдокументов
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1818
СоставСостав архивируемыхархивируемых документовдокументов
�� ВВ большинствебольшинстве опрошенныхопрошенныхмеждународныхмеждународных компанийкомпанийдокументыдокументы ии информацияинформацияпередаютсяпередаются нана архивноеархивноехранениехранение..
�� УУ национальныхнациональных компанийкомпанийслабееслабее архивируютсяархивируютсядокументыдокументы, , поступающиепоступающие черезчерезсистемусистему мгновенныхмгновенных сообщенийсообщенийии системысистемы передачипередачи речиречи попо IPIP--протоколупротоколу..
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1919
ПолнотаПолнота архивацииархивации
�� БольшинствоБольшинство международныхмеждународныхкомпанийкомпаний хранятхранят, , попо ихихинформацииинформации, , юридическиюридическизначимыезначимые документыдокументы должнымдолжнымобразомобразом ии вв полномполном объемеобъеме
�� НациональныеНациональные компаниикомпании, , попо ихихмнениюмнению, , уступаютуступаютмеждународныммеждународным вв организацииорганизациихраненияхранения электроннойэлектронной почтыпочты
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2020
ИспользуемыеИспользуемые носителиносители информацииинформации
�� ОпрошенныеОпрошенные международныемеждународныеорганизацииорганизации применяютприменяют, , каккакправилоправило, , электронныеэлектронныеинформационныеинформационные носителиносителиразличногоразличного родарода; ; лишьлишь немногиенемногиекомпаниикомпании полагаютсяполагаются нана какойкакой--тотоодинодин конкретныйконкретный видвид носителяносителя
�� НациональныеНациональные компаниикомпании слабослабоосвоилиосвоили такиетакие технологиитехнологии, , каккакпрограммныепрограммные WORMWORM--носителиносители, , ЭЦПЭЦП ии микрографиямикрография
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2121
ИспользуемыеИспользуемые форматыформаты
�� МеждународныеМеждународныеорганизацииорганизации делаютделаютставкуставку, , вв первуюпервую очередьочередь, , нана форматформат pdfpdf. . ТакжеТакжеширокошироко распространеныраспространеныофисныеофисные форматыформатыMicrosoftMicrosoft OfficeOffice ии TIFF TIFF
�� НациональныеНациональные компаниикомпанииболееболее активноактивно используютиспользуюттакиетакие форматыформаты, , каккак XML XML ииEDIFACTEDIFACT
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2222
ЭлектронныеЭлектронные архивыархивы
�� ВВ большинствебольшинствемеждународныхмеждународных иинациональныхнациональных компанийкомпанийправаправа доступадоступаограниченыограничены, , аа архивархивфизическифизически ииорганизационноорганизационно отделенотделенотот документарногодокументарногохраненияхраненияспециализированныхспециализированныхподразделенийподразделений иисистемысистемы дублированиядублирования
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2323
БумажныеБумажные архивыархивы
�� ПраваПрава доступадоступа кк бумажномубумажному архивуархивувв международныхмеждународных ии национальныхнациональныхкомпанияхкомпаниях сходнысходны сс аналогичнымианалогичнымиправамиправами длядля электронногоэлектронного архиваархива. . БезопасностьБезопасность документовдокументовбумажногобумажного архиваархива обеспечиваетсяобеспечиваетсязаза счетсчет организационныхорганизационных иитехническихтехнических мермер..
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2424
БюджетБюджет
�� ОколоОколо 40% 40% международныхмеждународных ииоколооколо 30% 30% национальныхнациональныхорганизацийорганизаций инвестируетинвестирует свышесвышеполумиллионаполумиллиона швейцарскихшвейцарскихфранковфранков вв годгод вв созданиесоздание ииосуществлениеосуществление управленияуправлениядокументооборотомдокументооборотом
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2525
ОжидаемыеОжидаемые измененияизменения бюджетабюджета
�� ВВ течениетечение следующихследующих трехтрехлетлет ожидаетсяожидается, , чточто 76% 76% международныхмеждународных ии 72% 72% национальныхнациональных компанийкомпанийбудутбудут инвестироватьинвестироватьбольшебольше средствсредств вворганизациюорганизацию храненияхранениядокументациидокументации ввсоответствиисоответствии сстребованиямитребованиямизаконодательствазаконодательства
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2626
КонсультационныеКонсультационные услугиуслуги
�� ЗаЗа оперативноеоперативноеуправлениеуправлениедокументооборотомдокументооборотом ввмеждународныхмеждународныхкомпанияхкомпаниях отвечаютотвечаютспециалистыспециалисты попо ИТИТ иименеджерыменеджеры приприконсультационнойконсультационнойподдержкеподдержкеюридическогоюридического отделаотдела..
�� ТретьТреть международныхмеждународныхии 20% 20% национальныхнациональныхорганизацийорганизацийрегулярнорегулярно пользуютсяпользуютсяуслугамиуслугами независимыхнезависимыхконсультантовконсультантов..
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2727
ПроблемыПроблемы вв управленииуправлении документамидокументамивв международныхмеждународных компанияхкомпаниях
�� ВВ вопросахвопросах управленияуправлениядокументооборотомдокументооборотоммеждународныемеждународные компаниикомпании, , преждепрежде всеговсего, , сталкиваютсясталкиваются ссорганизационнымиорганизационнымипроблемамипроблемами..
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2828
ПроблемыПроблемы вв управленииуправлении документамидокументами ввнациональныхнациональных компанияхкомпаниях
�� ВВ вопросахвопросах управленияуправлениядокументооборотомдокументооборотомнациональныенациональные компаниикомпании такжетакжевв первуюпервую очередьочередь сталкиваютсясталкиваютсясс организационнымиорганизационнымипроблемамипроблемами..
ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2929
Вопросы?