مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21

1

مهارات السكرتارية الحديثة 21فى القرن

2

3

قانون الفيلسوف

الصينى كونفوشيوس

4

الى الصور صنف مجموعتين

1234

567

2

4

5

1

35

6 7

2

4

لماذا؟؟؟

6

حدد ثالث ) أهداف / مهارات / نقاط ( تود أن تحصل عليها بنهاية تحسين

البرنامج : ................................................................................

................................................................................

........................

................................................................................

............

توقعاتك من البرنامج

7

هدف البرنامج:

إكس,,اب المش,,اركين المه,,ارات

والمع,ارف الالزم,ة ال,تي تمكنهم

من القي,,,ام بأعم,,,ال الس,,,كرتير

وم,,,,,,دير المكتب بالمف,,,,,,اهيم

والط,,,,,رق الحديث,,,,,ة بكف,,,,,اءة

وفاعلية.

8

محاور البرنامج:

مقدمة عن السكرتارية 1.

مقومات السكرتير الناجح ومدير 2.

المكتب الفعال .

أهم مسئوليات السكرتير ومدير 3.

المكتب

)دور الس,,,كرتير في االجتماعات ( •

9

محاور البرنامج:

. مهارات السكرتير الناجح ومدير 4

المكتب الفعال

االتصال الفعال .... طريق قوتك الذاتية 1.

مهارات التعامل مع الرؤساء والزمالء والزوار2.

المهارات المتالزمة للسكرتير 3.

التعامل مع ضغوط العمل 4.

التعامل مع المشكالت5.

X؟6. X ناجحا كيف تكتب تقريرا

10

مدير المكتب الناجح هو الذي يقوم بأداء ما ال يقل عن ......من العمل

اليومي لرئيسه.

ما رأيك في تلك المقولة ؟

11


وراء كل م,,دي,,ر ناج,,,,,ح س,,,,,كرتير ناجح

12


If you want to be a successful secretary, you must have personal qualities and skills or have the ability to acquire them.

13

السكرتارية هي »المنطقة العازلة« بين المدير وموظفيه من جهة، وبين المدير ومراجعيه »الخارجيين« من

جهة أخرى.


14


السكرتارية القلب النابض بالمنظمة

15

علق

16

هي مجموع,ة من المه,ام ال,تي يتعين القي,,,ام به,,,ا لمس,,,اعدة الم,,,دير على تحقي,,,ق أه,,,داف

المؤسسة .

مفهوم السكرتارية

17

الوح,,,,دة التنظيمي,,,,ة التابع,,,,ة هي : مهمة هاد إلينستلمديري اإلدارات

تحري,ر المراس,الت وإع,داد التق,ارير ومعالج,,,ة البري,,,د ال,,,وارد والص,,,ادر

ك.لوتنظيم أرشيف المكتب وغير ذاشتقت كلمة سكرتارية من أصل الكلمة

( والمشتقة من SECRETARY ) االنجليزية( أي سر...SECRETكلمة )

مفهوم السكرتارية

18

تعريف جمعية السكرتيرين المحترفين الدولية للسكرتير :

مساعد إداري يتقن مهارات " إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون إشراف مباشر،

ويتمتع بالقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود

الصالحيات الممنوحة له".

: تعريف السكرتير

19

هو الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ

أسراره وترتيب أعماله وتسجيل معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة

.ويسر

: تعريف السكرتير

20

متخصصة خاصة عامة

أنواع السكرتارية

21

السكرتارية العامة

السكرتارية الخاصة

السكرتارية المتخصصة

وهي إدارة أو قسTم هTام في أي منظمTTTTTTTTTTة أو منشTأة تتTولى إنجTاز كافTة األعمTTال المكتبيTTة على

مTTة ككTTل ظمسTTتوى المنمثTTTل أعمTTTال البريTTTد – النسTTTTTخ – التصTTTTTوير – المحفوظTTTTTTTTTTTTTTTات –

تTTTرتيب اإلسTTTتعالمات – المكTTTTTاتب وتأثيثهTTTTTا –مراقبTTTTTTTة الحضTTTTTTTور واإلنصTTTTراف – صTTTTيانة اآلالت المكتبيTة ومتابعTة أعمTTTTTTال إصTTTTTTالحها – وأعمTTTTال السTTTTنترال –وتوفTTTTTTير إحتياجTTTTTTات المنظمTTTTTTTTة من أدوات نظافTTTTTTTة و إطفTTTTTTTاء ومسTTTTTTTTTتلزمات األمن الTTTTداخلي والخTTTTارجي للمبTTTTTTTنى – ووضTTTTTTTع الالفتTTات اإلرشTTادية في

أماكنها الضرورية.

وهي تمثTل المعاونTات والخTدمات الTتي تقTدم لمكTاتب أحTد المTديرين أو الرؤسTTTاء لتيسTTTير أداء مهمتTTTTه وإنجTTTTاز عمله. كتحريTTTTTTTTTTTTر المراسTTTالت وإعTTTداد التقTارير ، واإلتصTاالت الهاتفيTTTة والكتابTTTة ، والنسTTخ ، والتصTTوير ، إسTTتقبال الزائTTرين ، تنظيم اإلجتماعTTTTات ،

تتلخيص المقTTTTTTTTاالوالتقTTارير المطولTTة ، تنظيم سTTTTTTTTTفريات qيراTTTTTرئيس ، وأخTTTTTالالقيTام بمTا يكلفTه بTه الTTTرئيس من أعمTTTال أخTTرى تتعلTTق بصTTلب

عمل المنظمة.

ويطلTTTTTTTق عليهTTTTTTTا السTTكرتارية الفنيTTة ، وهي عبTTTTTTTTTTارة عن المكTTTTTTاتب الفنيTTTTTTة اإلستشTTTTارية الTTTTتي تلحTTق بمكTTاتب كبTTار المسTTTئولين لتقTTTديم ودراسTة اإلستشTارات الفنيTTTTة المتخصصTTTTة على إختالف أنواعهTTTا مثTTTTTل السTTTTTكرتارية القانونيTة ، اإلقتصTادية ، الطبيTة ، الهندسTية ، اإلعالميTة وغيرهTا من مختلTTTTف المجTTTTاالت الفنيTTة ويتTTولى هTTذه

ت االوظTائف غالبTاq خTبرمن ذوي المTTTTTTؤهالت

العليا.

22

مقومات السكرتير

الناجح ومدير المكتب الفعال

23

مقومات السكرتير الناجح ومدير المكتب الفعال

عصف

ذهني

24

حسن -1المظهر والهندام

االمانة -2وحفظ السر

ةقو -3الشخصية

وحسن التصرف

الذاكرة ةقو -4 في ةدقالو

عملال

مرتب - 5ومنظم

مقومات السكرتير الفطرية ) الشخصية (

10

25

6- اإلخال ص

ةسرع -7و ةقدرالالبديهةالتركيز على

ةحيويال -8طانشالو

حسن -9في التصرف

المواقف

إحترام- 10اآلخرين

اإللتزام والعمل بأوقات

10 مقومات السكرتير الفطرية ) الشخصية (

26

مقومات السكرتيرالمكتسبة ) العلمية (

المؤهل العلمي المناسب .1.

اإللمام ببعض اللغات األجنبية .2.

إيجاد الكتابة على اآللة الكاتبة .3.

اإللمام بطرق الحفظ والتصنيف 4.

والفهرسة .

اإللمام بجميع القرارات واللوائح التي 5.

تقرها المنشأة .

أن يكون ملم بجانب من علم النفس 6.

والعالقات اإلنسانية

27

المهارات الواجب توافرها في السكرتير 12

ما هى المهارة ؟؟

هى أداء العمل بسرعة ودقة

وإتقان

28

1 -

التعامل مع

برامج الحاسب

اآللي

النسخ -2باللغتين العربية واإلنجلي

زية

حفظ -3وتنظيم وثائق ومحفوظات

المكتب

المهارات الواجب توافرها في السكرتير12

29

4 -

استخدام األجهزة الحديثة

مجال فياألعمال المكتبية

5- التحدث باللغة

اإلنجليزية

تحرير -6الرسائل وكتابة التقارير


30

7 -تلخيص المقاال

ت

8- التعام

ل بلباقة

مع اآلخري

ن

9- االتصا

ل الهاتف

ي


31

10 -تنظيم االجتماع

ات

11- تنظيم

مقابالت زوار

المكتب

12- تنظيم سفريا

ت المدير


32

هم مسئوليات السكرتير ومدير المكتبأ

إعداد- 1المراسال

ت والتقارير Correspondences


34

2 -معالجة المكالما

ت الهاتفية


35

3 -معالجة البريد


36

4 -الكتابة

و الطباع

ة


37

5 -الحفظ والتصني

ف


38

6 -تجميع المعلوما

ت

ويعتبر جمع المعلومات من أولى الخطوات التي

يقوم بها وقد يلجا إلى مصادر داخلية في

المنظمة أو خارجية بالنسبة لكافة األمور

التي تتعلق بطبيعة عمل المنظمة والمكتب من

قريب أو بعيد.


39

7 -استقبا

ل الزوار


40

تنظيم- 8المواعيد

والمقابالت واالجتماعا

ت


41

42

مواقف عملية فى مجال السكرتارية

اقرا الموقف وفكر في الحل

43

- االتصال الفعال .... طريق قوتك الذاتية1

% من وقته في االتصال باالخرين75يقضي االنسان

مهارات السكرتير الناجح ومدير المكتب الفعال

%( 85أوض,,حت بعض الدراس,,ات أن )من النج,اح ال,ذي يحقق,ه اإلنس,ان في عمل,ه يعتم,د في,ه على البراع,ة االتص,الية

%( فق,,ط تعتم,,د على المه,,ارات 15و)العملية أو المهنية المتخصصة.

44

مهارات السكرتير الناجح ومدير المكتب الفعال

- االتصال الفعال .... طريق قوتك الذاتية1على هارفارد في أجريت فصلوا 10000دراسة شخص

: العمل من

. العمل= في فشل الثلث

اإلتصال = . في فشل الثلثين

45

االتصال الفعال .... طريق قوتك الذاتية

مفهوم االتصال الفعال

هي عملية ارسال واستقبال المعلومات واالفكار والمشاعر بين االفراد والجماعات لتحقيق الفهم المشترك وانجاز العمل

المطلوب .

- االتصال الفعال .... طريق قوتك الذاتية1

46

تكوين الفكرةلدى)

المرسل( تحويل الفكرة

إلى رموز

نقل الفكرة

قناة خاللتسلم اتصال

الرسالة

التفسير

التصرف

فولجر ديفز نموذج

47


األهداف العشر لالتصال اإلداري

.1. التنظيمية لألدوار القبول درجة زيادة

التنظيمية 2. باألهداف االلتزام

القرارات 3. التخاذ الالزمة البيانات توفير

والمسئولية 4. والسلطة الواجبات توضيح

على 5. القرارات اتخاذ عمليات تسهيل. والتنفيذي التخطيطي المستويين

48


األهداف العشر لالتصال اإلداري

على 6. التعرف من المؤسسة في العاملين تمكينلهم . الموكلة المسؤوليات

بأصول 7. المتعلقة بالتعليمات الموظفين تعريفخطط تعديل او تأجيلها ودواعي األعمال تنفيذ

التنفيذالتي 8. والمعوقات اإلعمال تنفيذ مدى على التعرف

. عالجها وسبل تواجههاالمجتمع .9. و المؤسسة بين التعاون من نوع إيجاد

الخطط 10. تطبيق بضرورة الموظفين إقناعاألهداف . وتحقيق والبرامج

49


عTTTTTTوائTق االتصTTال الفعTTال

- ضعف ) اإلنصات (.1

- األلفTTTTTTTTTTTTTTTTاظ2

�قصد بها المشكالت التي تحد من فاعلية االتصال وي

- عوائق لغTTTTTTTTTTويTTة 3

50


عTTTTTTوائTق االتصTTال الفعTTال

- عوائق ثقافية واجتماعية 4

- عوائق نفسية وإنسانية5

�قصد بها المشكالت التي تحد من فاعلية االتصال وي

-عوائق بيئية6

51


فيلم االتصال الغير فعال

52


االنسان باالخرين % 75يقضي االتصال في وقته من

53


االنسان باالخرين % 75يقضي االتصال في وقته من

تنظيم االجتماعاتاالجتماع تعريف

او شخصين تجمع هو االجتماعفي الراي وتبادل للتشاور اكثر

معينة مشكلة

54

T طرح المعلومات وتبادل األفكار واآلراء 1حول موضوع االجتماع

- مناقشة سياسة طويلة األجل 2

- دراسة ظاهرة ما وتحديد أبعادها3

- االلتزام بواجب محدد 4

- دراسة موضوع متخصص والوصول إلى قرارات بشأنه 5

أهداف االجتماعات

- تنمية وتعزيز عالقة العاملين بالمنظمة . 6

T دراسة نتائج أداء معين لجهة معينة في وقت معين . 7

- الحصول على مساندة أو موافقة تجاه المسالة . 8

- التفاوض والمناقشة . 9

- دراسة قضية متنازع عليها واللجوء للتحكيم فيها . 10

أهداف االجتماعات

عناصر االجتماعات

موضوع االجتماع

العنصر المادي

العنصر البشرى

التفاعل

المشاركون

المكان وتجهيزا

ته

الذى يدور حوله

النقاش

مع المجتمعين تفاعلالمناقشة موضوع

الراي البداء

انواع االجتماعات

مزايا االجتماعات

للتعبيرعن 1 فيها المشتركين لجميع الفرصة اتاحة ,ارائهم

وموقف- 2 راي لحقيقة وتقديره مشترك كل فهم زيادةاالخرين

الدراسة- 3 من كافي اساس على قرارات الى الوصولوالمناقشة

لمصالح- 4 مراعاة اكثر تكون قرارات الى الوصولالجماعة

مقاومة- 6 التواجه ثم ومن الثقة تحوز تصدر التي القراراتالتنفيذ عند

اصحاب- 5 او السلطة وتحكم تاثير عن بعيدة تكون القراراتالشخصية المصالح

عيوب االجتماعات

احتكارهم 1 خالل من االفراد بعض سيطرة ,لمناقشات

عدم- 2 حالة في المرجوة النتيجة الى االجتماعات التؤدي قدالمهارة . من مناسب مستوى على لالجتماع رئيس وجوود

الوسط- 3 الرأي االجتماعات في تتخذ التي القرارات تمثل ما كثيرا .

واالنسجام- 4 التعاون وكذا المشاركين اختيار بحسن النتائج تتأثربينهم .

عن- - 5 الذهن خالين وهم االجتماع الى األعضاء بعض ياتي قداالجتماع . في المناقشة موضع الموضوعات

نجاح مقومات االجتماعات

والمكان 1 الوقت اختيار ,المناسبين

والمعلومات- 2 البيانات توفير الكاملة

االجتماع- 3 خطة وضع

االجتماع- 4 من الهدف وضعوتحديده

نجاح مقومات االجتماعات

ادارة- 7 على وقادرة فاعلة رئاسةبنجاح االجتماع

االنعقاد- 8 قبل االجتماع جدول اعدادمناسبة بفترة

بكل- 6 الرئيس انفراد تفادي

السلطة

على- 5 الرد حق فرصة تتاح ان

الرئيس .

مهام وواجبات السكرتير للتحضير لالجتماعاتقبل االجتماع

حجز القاعة التي تقرر االجتماع فيها.1.

توجيه الدعوة إلى المشاركين في االجتماع لحضوره.2.

إعداد كافة الملفات المتعلقة بالمواضيع المدرجة في جدول األعمال.3.

تذكير المشاركين بموعد االجتماع، وذلك قبل يوم من انعقاده.4.

التأكد من نظافة القاعة التي سيعقد فيها االجتماع.5.

تجهيز القاعة باألدوات المساعدة الالزمة6.

تصميم توزيع المقاعد في قاعة االجتماع.7.

وضع اسم المشترك أمام المكان الذي سيجلس فيه على الطاولة.8.

مهام وواجبات السكرتير للتحضير لالجتماعاتوضع أوراق وأقالم للكتابة على الطاولة أمام 9.قبل االجتماع

كل مقعد من المقاعد.إعداد سجل الحضور..10تأمين الماء والمرطبات واألكواب والمنافض.. 11لصق ورقة على باب قاعة االجتماع، مكتوب .12

عليها عبارة "اجتماع الرجاء عدم اإلزعاج".إعطاء التعليمات بعدم تحويل االتصاالت . 13

الواردة إلى المشاركين، أثناء انعقاد االجتماع، إال عند الضرورة القصوى.

استقبال وتوجيه المشاركين لدى حضورهم . 14 إلى مكان االجتماع

مهام وواجبات السكرتير للتحضير لالجتماعات االجتماعأثناءالجلوس في مكان مناسب يمكنه من االستماع 1.

إلى ما يقال وتسجيل كافة وقائع االجتماع.تمرير سجل الحضور على المشاركين والتأكد 2.

من أن الجميع قد وقع عليه.تدوين اسم ووظيفة كل شخص حضر االجتماع.3.تدوين أسماء األشخاص الذين تغيبوا عن حضور 4.

االجتماع، مع ذكر أعذار هذا التغيب )إذا وجدت(.

توزيع كافة المستندات والوثائق الالزمة على 5..المشاركين

X إلى ما يجري من مناقشات، 6. االستماع جيداX للتمكن من تسجيلها بشكل واستيعابها جيدا

سليم.

مهام وواجبات السكرتير للتحضير لالجتماعات االجتماعأثناء

تدوين وقائع االجتماع باختصار ال يخل باكتمال 7.الموضوع.

اإلشراف على تقديم الضيافة للمشاركين أثناء 8.فترة الراحة.

تسجيل كافة المقترحات التي قدمها 9.المشاركون خالل االجتماع، وتحديد ما إذا تم

رفضها أو اعتمادها أو تأجيلها.X كما .10 تدوين القرارات األساسية المتخذه حرفيا

وردت خالل المناقشات.تسجيل أسماء المشاركين الذين صوتوا مع أو .11

ضد أي قرار تم اتخاذه أو أي اقتراح تم تقديمه، وكذلك أسماء الذين امتنعوا عن التصويت وذلك

X لألنظمة المتبعة في هذا المجال. وفقاتدوين أسماء المشاركين الذين أوكلت إليهم .12

القيام بمهام معينة بعد االجتماع وتدوين هذه المهام بشكل دقيق وواضح

مهام وواجبات السكرتير للتحضير لالجتماعات االجتماعبعدمرافقة الضيوف الذين حضروا االجتماع إلى 1.

مدخل المؤسسة.عدم ترك أية ورقة على طاولة االجتماعات بعد 2.

مغادرة الجميع.جمع الملفات والوثائق ومحضر االجتماع وسجل 3.

الحضور، وحفظها في مكان آمن.الطلب إلى عامل النظافة بعد مغادرة الجميع 4.

العمل على تنظيف غرفة االجتماع والتأكد من قيامه بذلك على أكمل وجه.

إعداد محضر االجتماع النهائي والحصول على 5.توقيع رئيس االجتماع عليه، وتصوير نسخ منه

لتوزيعها على األشخاص المعنيين.إعداد المراسالت التي تم االتفاق على إعدادها 6.

خالل االجتماع.

مهام وواجبات السكرتير للتحضير لالجتماعاتتسجيل أي موعد الجتماعات قادمة تم تحديدها 7. االجتماعبعد

خالل االجتماع، وذلك في كل من مفكرته ومفكرة رئيس االجتماع، بما في ذلك موعد

عقد االجتماع المقبل إذا ما تم تحديده.فتح ملف لالجتماع المقبل والبدء بإعداد جدوله 8.

أعماله.تذكير األشخاص الذين تم تكليفهم بمسؤولية 9.

القيام ببعض المهام أو متابعة تنفيذ بعض X من القرارات، بالتزاماتهم هذه، والتحقق دوريا

X لما هو مقر أن ذلك يتم وفقا

69

شركة /........................

والصيانة للتشغيل العامة اإلدارة

أعمال جدول

الفني التدريب لجنة

يوم 2012يناير 4اجتماعالموضوع الرقم

السابق االجتماع محضر 1-السكرتارية مهارات برنامج 2-

التدريبية البرامج في المشاركين اسكان 3-

االجتماعات تنظيم برنامج حقيبة 4-

المحفوظات تنظيم برنامج خطة 5-

السكرتارية برنامج في المشاركون 6-

اآللي الحاسب شبكة 7-رقم ) االجتماعات قاعة (3تجهيزات 8-

المكتبية األعمال تطوير لجنة سكرتير مهام 9-

وأعمال موضوعات من يستجد ما 10-

اعداد جدول األعمال

مهارات التعامل مع الرؤساء والزمالء والزوار

طاعتهم واحترامهم وتنفيذ توجيهاتهم •الرؤساءخاصة إذا كانت ال تتعارض مع األنظمة

واللوائح المهارة والحكمة في اختيار األساليب •

المناسبة للتعامل مع كل مدير. فأسلوب التعامل مع المدير المتسلط يختلف عن أسلوب التعامل مع المدير المثالي. كما أن أسلوب التعامل مع المدير العدواني يختلف عن أسلوب التعامل مع المدير

المتداعي وهكذا


التعامل مع الجميع ليس بنفس • مع الزمالءالطريقة

مهارات التواصل البناء .•معرفة"أنماط الناس" : )العصبي/ •

االنبساطي/ المتمرد/ المراوغ/ المنظم/ الفوضوي/ إلخ..(


ثالثا مع الزوار

العناية الشاملة بالزوار.•حسن المعاملة .•صقل مهاراتك بأساليب علمية عملية •

مدروسة في التعامل مع أنماط الصديق - الثرثار - خشن الزوارومنهم

المعاملة - المستقر على أمره – المتردد - االيجابي المرن -المغرور

73

المهارات المتالزمة للسكرتيرمهارة فن بناء العالقات•

مهارات التعامل مع •

األخرين

مهارة جودة األداء الفائق •

فى بيئة العمل

74

المهارات األساسية الثالث للسكرتيرمهارة فن بناء

ويتم ذلك بالطرق اآلتي : العالقات باهميتهم .اشعار االخرين•اجعل شخصيتك جذابه .•انشئ انطباعا اوليا جيدا لدى •

االخرين. اجذب االخرين نحو وجهة نظرك .•امدح االخرين واثني عليهم.•انتقد ولكن بدون جرح .•انتق الكلمات الجيدة .•

75

المهارات األساسية الثالث للسكرتيرمهارات التعامل مع

األخرينيختلف األثر الناتج مع اآلخرين بحسب :

مضمون الحديث .•نوعية الكلمات المستخدمة .• طريقة الكالم أو السلوك المصاحب للكالم .•

ويأمرنا الله سبحانه وتعالى أن نلتزم الحكمة •والموعظة الحسنة في التعامل مع الناس

بصفة عامة.

X إلختالف طبيعة • وتختلف طريقة التعامل تبعاالعالقة مع اآلخرين حيث تختلف القدرات

علي الفهم واإلدراك لألمور .

المهارات األساسية الثالث للسكرتيرمهارة جودة األداء الفائق

التقنيات التي يمكنك ممارستها فى بيئة العمل لزيادة إنتاجيتك وأدائك:

استخدم مبدأ "تركيز القوة". •عدم العمل في تلك المهام التي –بغض •

النظر عن مدى جودة إنجازها- اليمكن أن تساعدك أو تجعلك تتقدم في حياتك

. المهنيةإدارة السكرتير لذاته.•إدارة السكرتير لوقت,,,ه.•

77

السكرتير وفن التعامل مع ضغوط العمل

كيف يمكن للسكرتير ومدير المكتب التعامل مع ضغوط

العمل بنجاح ؟

78


X : المعرفة الجيدة بالعمل • أوالX : المعرفة الجيدة باللوائح واألنظمة • ثانيا

والتنظيم اإلداري للمنظمة X : تكوين عالقات إنسانية طيبة مع • ثالثا

كافة األطراف X : تحسين طريقة العمل واألداء • رابعاX : تنمية مهاراته الشخصية • خامسا

الذاتية



79

السكرتير وخطوات ذكية للتعامل مع المشكالت

تنمية المهارات اإلدارية لحل المشكالت

تعريف المشكلة : هي الصعوبات التي تواجهنا عند

االنتقال من مرحلة إلى أخرى؛ وهي إم©ا تمنع الوصول أو تؤخره أو تؤثر

في نوعيته.


التحلي,,,ل - السببي,,,,ة- التأليف والتركيب.التفكير الشامل - التقدي,,,,,,ر.

الحدس )البصيرة(.استخدام الذاكرة.

االبتكار.القدرة الرقمية واللغوية.

المشكلة فرصة تحويل المشكلة الى فرصة ثمينة !:لمعنى المرادف للمشكلة عند الصينيين

هو: الفرصة !

تنمية المهارات اإلدارية لحل المشكالت


العصف الذهني1.

خريطة باريتو2.

خريطة األسباب والنتائج 3.

) الهيكل العظمي للسمكة (

أهم أساليب حل المشكالت

82

تعظيم عدد األفكار التي تطرح بدائل لتنفيذ حل المشكالت عن طريق المجموعات

-العصف الذهني1


تنفيذ جلسة عصف ذهني

83

% من 20 - 1906االقتصادي االيطالي باريتو - •% من الثروات في 80األفراد يستحوذون على

بالده .• X جوران الباحث في مجال إدارة الجودة - مجاال

أوسع فلم يشمل االقتصاد فقط بل شمل الكثير % 20من المناحي و ينص ذلك المبدأ على أن

% من النتائج .80من األسباب تؤدي إلى


Pareto- منحنى باريتو 2

Chart

¬ب األسباب من حيث ح»جم ت �ر» هو منحنى بياني يتأثيرها في المشكلة محل الدراسة

ما هو منحنى باريتو؟

84


Chart


مشكلة العيوب المتكررة في المنتج

�مكننا التغلب على كل الكثير من األسباب ويسبب بمجموعة من الحلول. ولكن أين نبدأ؟

أمامنا حلول كثيرة وبالطبع كلها تحتاج مجهود وموارد مادية فهل نختار بعض

الحلول بطريقة عشوائية أم يجب أن نطبق كل الحلول في آن واحد؟ هذا هو السؤال

�جيب عنه منحنى باريتو Paretoالذي يChart

المشكلة

االسباب

85


االسباب


Chart

86


االسباب


Chart

87


- خريطة األسباب والنتائج ) الهيكل العظمي 3

هذا المخطط يهدف إلى حصر جميع األسباب التي قد Fishbone Diagramللسمكة ( X من حصر تفكيرنا تؤدي إلى المشكلة المراد حلها. فبدالفي األسباب المعتادة فإن هذا المخطط يساعدنا على التفكير في كل األسباب الممكنة وبالتالي الوصول إلى

األسباب الحقيقية والتي قد تكون غير متوقعة. هذا المخطط :

يسهل عرض المشكلة وتوضيح األسلوب الذي اتبع •في الوصول إلى الحل.

يجبر الجميع على التفكير في المشكلة بعمق بدل •من التسرع في اقتراح الحلول.

88



Fishbone Diagramللسمكة ( -ارسم الجزء األول من المخطط ودون وصف 1

المشكلة المراد حلها في رأس السمكة. حاول كتابة المشكلة بشكل دقيق ومختصر.

افترض أننا نتج شوكوالتة وأننا نعاني من كثرة ألشكاوى من جودة المنتج .

89


- اجتهد في كتابة 2العناصر األساسية

المكونة أو المؤثرة على المنتج أو الخدمة

مثل


Fishbone Diagramللسمكة (

90


- اكتب كل األشياء المؤثرة على كل سبب من األسباب 3الرئيسية. الحظ أنك تكتب كل ما هومؤثر في هذا السبب أو

العنصر وال تستبعد أو تقيم أي شيء في هذه المرحلة. ال تهمل أي سبب بغض النظر عن توقعك لعالقته بالمشكلة

األصلية.



91


:qيتم تحليل كل األسباب المدونة في المخطط. بعض رابعا األسباب يمكن استبعادها نتيجة لوجود معلومات متاحة تؤكد

أن هذا السبب غير موجود لدينا. البعض اآلخر قد يحتاج عمل فحوصات أو إجراءات للتأكد من كون هذا السبب حقيقي. وبالتالي فسننتهي ببعض األسباب المحتملة وبعد الفحص

والقياسات نصل إلى سبب أو أسباب حقيقية



92


X : المعرفة الجيدة بالعمل • أوالX : المعرفة الجيدة باللوائح واألنظمة • ثانيا

والتنظيم اإلداري للمنظمة X : تكوين عالقات إنسانية طيبة مع • ثالثا

كافة األطراف X : تحسين طريقة العمل واألداء • رابعاX : تنمية مهاراته الشخصية • خامسا

الذاتية



93

% من 20 - 1906االقتصادي االيطالي باريتو - •% من الثروات في 80األفراد يستحوذون على

بالده .• X جوران الباحث في مجال إدارة الجودة - مجاال

أوسع فلم يشمل االقتصاد فقط بل شمل الكثير % 20من المناحي و ينص ذلك المبدأ على أن

% من النتائج .80من األسباب تؤدي إلى

خريطة باريتو


94

وعاء يحمل حقائق خاصة بمشكلة معينة ، تعرض Xا ، بطريقة مبسطة ، مع ذكر عرضXا تحليلي

االقتراحات التي يجب أن تتمشى مع النتائج التي تم التوصل إليها بالبحث والتحليل .

ما هو التقرير؟

كيف تكتب تقريراq ناجحاq؟

95

موثق.1.

Xا 2. ا توثيقي Xا ومصدرXيعتبر مرجع

للمعلومات ،وخاصة عند حدوث خالفات.

يمكن نقله ألكثر من جهة دون تغيير محتواه أو 3.

مضمونه.

يمكن الرجوع إليه أكثر من مرة أثناء التنفيذ.4.

X للموظفين الجدد ، بل لألشخاص 5. يعتبر دليال

القدامى في العمل.

ميزات التقرير الكتابي:


96

Xا بلغة واضحة ومفهومة 1. يجب ان يكون مكتوبوسليمة، وخط مقروء ) إن لم يكن مطبوعXا(.

أن يعطى الوقت الالزم إلعداده وتنفيذه. 2.

أن يقدم في وقت مناسب.3.

.4.X أن يكون شامال

أضف شروطا أخرى:5.

شروط التقرير الكتابي :


97

مهارات في كاتب التقرير نفسه تساعده على زيادة فعاليته، مثل:

– القدرة على التفكير المنطقي. 1 – القدرة على االستنتاج والربط بين األمور.2 – القدرة على التفسير وتبسيط األفكار.3 – القدرة على التعبير والصياغة، واختيار األلفاظ 4

والتعبيرات المناسبة. – التمكن من قواعد اللغة واإلمالء.5

المهارة في كتابة التقارير


98

التحديد الواضح والدقيق للمشكلة أو الموضوع.1.

تحليل المشكلة أو الموضوع بهدف تحديد نطاق 2.التقرير.

وضع خطة أو جدول عمل أو برنامج للخطوات 3.التي تتبع إلعداد التقرير )يأخذ بعين االعتبار

الوقت الالزم(.القيام باألبحاث والدراسات الالزمة )البحث عن 4.

الحقائق(.

خطوات إعداد التقرير


99

تنظيم الحقائق التي أسفرت عنها األبحاث 5.والدراسات السابق إجراؤها.

Xا.6. تفسير الحقائق إذا كان التقرير تفسيري

إعداد المسودة األولى للتقرير.7.

ا كتابة التقرير في صورته النهائية، 8. Xوأخيروتحريره بعد إدخال أو حذف المطلوب.



100

أوالq: تحديد المشكلة أو الموضوع Defining the Problem



والتحديد الدقيق لمشكلة أو موضوع التقرير يستلزم اتباع مايأتي:

- قراءة مستند التفويض بعناية.1Xا إلعطاء 2 - إذا لم يكن مستند التفويض كافي

صورة واضحة عن الموضوع المطلوب إعداد تقرير بشأنه، فيجب على الشخص المكلف بإعداد

التقرير مناقشة الشخص الذي طلب منه إعداد التقرير .

- إذا كان موضوع التقرير يتطلب معرفة 3متخصصة، فيجب استشارة المتخصص المناسب

داخل المنشأة )كاستشارة أحد القانونيين أو المهندسين(.

101

Drawing aثانياq: تصميم جدول عمل Work Schedule



يحدد الشخص المكلف بإعداد التقرير ما يلي:الوقت المطلوب فيه التقرير في صورته 1.

النهائية.– اإلمكانات البشرية التي يمكن االستعانة بها 2.

سواء من داخل المنشأة أو من خارجها – عند تحليل النتائج التي توصل إليها وتفسيرها.

اإلمكانات الفنية المتاحة )آالت كاتبة ، آالت 3.طباعة …إلخ( والوقت المتاحة فيه هذه

اإلمكانات.

102

,Researching Dataثالثاq: البحث عن الحقائق Facts, and Ideas



Organizing theرابعاq: تنظيم الحقائق Findings

وهناك أربعة أنواع رئيسية من المعلومات يمكن التصنيف على أساسها وهي:

.Qualitative Dataمعلومات نوعية • .Quantitative Dataمعلومات كمية • .Chronological Data معلومات زمنية • .Geographical Dataمعلومات جغرافية •

103

Interpretingخامساq: تفسير الحقائق the Findings



وفيما يلي بعض األخطاء التي يقع فيها الكثير من كاتبي التقارير والتي تؤثر في كفاءة التقرير

المعد:الوصول إلى توصيات متسرعة.•وضع افتراضات خاطئة لبعض المالحظات.•االعتماد على إحصائيات غير سليمة.•افتراض أسباب خاطئة لبعض الظواهر موضوع •

البحث والمالحظة.إهمال بعض العوامل والمتغيرات عند تفسير •

الحقائق والمعلومات.

104

سادساq: كتابة التقرير في صورته األولية



ويتلخص إعداد المسودة األولى للتقرير بمرعاة مايلي :

- 3- بناء هيكل التقرير وتطويره . 2المقدمة . -1 . الخاتمة

سابعاq: كتابة التقرير في صورته النهائية

105

- كتابة عناصر 1الموضوعات


قائمة ترتيب العناصر– المقدمة 1

– الموضوع.1-1– األهداف أو األغراض من الكتابة.1-2– األهمية.1-3

كتابة التقرير

106



قائمة ترتيب العناصر

- موضوعات التقرير2- الفكرة الرئيسة األولى.2-1

- فكرة ثانوية.2-1-1– فكرة ثانوية. 2-1-2 – فكرة ثانوية.2-1-3– الفكرة الرئيسة الثانية2-2

– فكرة ثانوية.2-2-1 – فكرة ثانوية.2-2-2


107



قائمة ترتيب العناصر- الخاتمة3

- مختصر بالموضوع.3-1- النتائج.3-2- التوصيات أو االقتراحات.3-3


108

نظام الحروف واألرقام التي يمكن استعمالها إلعداد العناصر


109

نظام الحروف واألرقام التي يمكن استعمالها إلعداد العناصر


110

تطبيق عملياختر موضوعXا إلعداد تقرير حوله ، ثم قم بإعداد

ا قدر اإلمكان من نصف Xعناصره . كن مختصرصفحة إلى صفحة فقط .



111

- استخدام األشكال 2والرسوم البيانية



112

عالمات الترقيم هي الرموز التي يستخدمها الكاتب لتقسيم الكالم وإيضاح معانيه.

وأهم عالمات الترقيم المتداولة النقطة ).( والفاصلة )،( وعالمة االستفهام )؟( وعالمات

التعجب ) ! ( وعالمات التنصيص )" "( والنقطتان ] [ والشرطة ) ,,, (.):( والمعوقفات

استخدم عالمات الترقيم



113

- النقطة ).( ... متى تستخدم ؟؟1- الفاصلة )،(2

تسمى أيضا الفصلة والفارزة والشولة. وهي تدل على أن معنى ما قبلها مرتبط بما بعدها وهي

تستخدم في مواطن منها ما ياتي :- بين الجمل المعطوفة على بعضها •بين العبارات المتوالية في الجملة الواحدة •

الطويلة في غالب األحيان.بين األعداد عند عدها.•بين االسم المنادى والجملة التي بعده.•



114

-عالمة االستفهام ) ؟ ( متى تستخدم ؟3


- عالمة التعجب )!(4- النقطتان ):(5- عالمتا التنصيص "..."6- القوسان ) (7] [ :- المعقوفان 89:"TT" رطةTالش -


115

تمرين 42ص

استعمل عالمات الترقيم في الصفحة التالية


116

تمرين 42ص

استعمل عالمات الترقيم في الصفحة التالية


117


- اإلطناب والحشو1 - إهمال القارئ5

- النماذج والتعابير 2النمطية

- غياب االلتزام 6

- التعابير المبهمة 3 - البناء للمجهول7

- العبارات السلبية 4

- تغلب على مشكالت الكتابة3

118

- اإلطناب والحشو1


كلمة واحدة خير من كلمتين.• كلمة في الجملة 17اقصر عدد الكلمات على •

أو أقل.استعمل أسلوب التنقيح بدقة.•الكلمات القصيرة أفضل من الطويلة.•Xا في كتابتك.• حاول أن تكون طبيعياقرأ كتابتك بصوت عال بعد االنتهاء من •

التقرير، يجب أن تكون طبيعية ومفهومة.

- تغلب على مشكالت الكتابة3

119


أنهª أستمرار االضاءة أطفئ النور

االلتزام برفع العائدات زيادة الضريبة

في هذا الوقت من الزمن اآلن ، حاليqا

في حال حدوث إذا حدث

ا ألن qنظر بسبب

في وقت آخر ا qالحق

تجاوز الحدود تجاوز

كل واحد منهم الجميع

في رأيي الشخصي برأيي

هذا مرهون بحقيقة مفادها السبب هو

يتشبث باألمر بشدة يتمسك

مكان ليس بقريب بعيد

في هذا الوقت من عدم االستقرار

االقتصادي

ارتفاع األسعار ) أو انخفاضها (

امثلة لإلطناب والحشو

120

121

مهارات االتصال الهاتفي

هاتف:الوضع جهاز - 1

أهم قواعد االتصال الهاتفي مايلي:

122

القTدرة على التعامTل مTع أجهTزة الهاتف:

X يجب على الس,,كرتير أن يك,,ون ق,,ادراعلى تش,غيل أجه,زة اله,اتف المتط,ورة X على بكف,اءة وفاعلي,ة، وأن يك,ون ق,ادراص,,يانتها وبرمجته,,ا بم,,ا يخ,,دم مص,,لحة

العمل وضمان عدم توقفها.

مهارات االتصال الهاتفي

أهم قواعد االتصال الهاتفي مايلي:

123

الرد بسرعة، وأن ال يترك جرس الهاتف عند 1.

مرات.....سماعه ألكثر من

يحرص على التعريف بنفسه واسم المنشأة 2.

.التي يعمل بها

X وتركز على ما 3. X جيدا يجب أن تكون منصتا

.يقوله المتصل

.تعطيه الوقت الكافي ألن يدلي بحديثه4.

من جميع النقاط التي ذكرت لك وأن التاكد 5.

تستوضح من المتصل إذا كان لديك غموض أو

سوء فهم عن المعلومات التي ذكرت لك.

أسس معالجة االتصاالت الهاتفية

الواردة

124

.عدم مقاطعة المتحدث6.

يوحي للمتصل بأنه متابع ومنصت له كقول 7.كلمة "نعم" بين الحين واآلخر.

X في جمع المعلومات والبيانات 8. أن يكون دقيقامن المتصل.

أن تتقن مهارة تدوين المالحظات والرسائل 9.من المتصل وأن تحرص على ذلك.

أن تحرص على تزويد المتصل بالمعلومات .10التي يريدها إذا كانت في حدود صالحياتك أو

.توجيهه للجهة المسؤولة بكياسةعلى السكرتير التخلص من جميع العوامل . 11

وغير المؤثرة على سماع المتحدث كالضوضاءذلك.


الواردة

125

في حالة وجود أكثر من هاتف في المكتب والسكرتير مشغول مع

.الهاتف ووردت مكالمة أخرى


ماذا تفعل في الحاالت اآلتية :

126

مدير في العدم رغبة استقبال المكالمة


ماذا تفعل في الحاالت اآلتية :

في حالة تلقيك كسكرتير مكالمة مستعجلة وهامة

والمدير في اجتماع

127

.التخطيط الجيد والمنظم ألي مكالمة1.

.التأكد من أرقام الهواتف التي يتصل بها2.

ال يقطع االتصال عند تأخر الشخص المطلوب 3.)اعطية فرصة من ....الى .....مرات(

عند رد الطرف اآلخر إبدأ بتعريف نفسك 4.وبالمنشأة التي تعمل فيها قبل أن يطلب منك

ذلك.إذا كنت تعتقد بأن مكالمتك ستطول وضح 5.

ذلك لمستقبل مكالمتك مع ذكر األسباب ، واالستفسار من مستقبل مكالمتك إن كان

وقته يسمح بذلك.


الصادرة

128

إذا كنت تنوي إجراء مكالمة هاتفية لربطها 6.بمديرك تأكد من أن وقت مديرك يسمح

باستقبال المكالمة.أن ينهي السكرتير المكالمة بطريقة ودية 7.

ومؤدبة.أن يلتزم السكرتير باإليجاز غير المخل في 8.

المعنى خالل المكالمة الهاتفية.أن تكون على دراية تامة باستخدام األدلة الهاتفية 9.

والمحلية والدولية، واألدلة الخاصة.إذا كانت اتصاالت السكرتير متعددة يفضل أن . 10

X لهذا الغرض ليسهل على X معدا يستخدم نموذجاالسكرتير عملية االتصال.


الصادرة

129

مفهوم تنظيم مقابالت المدير تنظيم وقته فيما يتعلق بالنشاطات

واألعمال التي يؤديها في المكتب والتي ستقبال المراجعين وإدارة اتتضمن

المقابالت أو اللقاءات واالجتماعات الفردية، والسفريات

تنظيم مقابالت المدير

االعتبارات العامة لتحديد مواعيد المقابالت

- أن يكون تحديد المواعيد في األوقات التي يفضلها المدير . 1

- اإلقالع عن تحديد المواعيد في بداية 2األسبوع – او قبل سفر المدير او بعد حضوره

من السفر مباشرة .

- وضع فاصل زمني بين كل لقاءين حتى يتمكن المدير 3من تسجيل مالحظاته عن اللقاء األول واالطالع على بعض

الوثائق المتعلقة باللقاء الثاني .

- مراعاة التنسيق بين المواعيد التي ارتبط بها 4لمدير بنفسه مع المواعيد التي قام السكرتير

بتسجيله في سجل الزيارات أو األجندة

- تسجيل ارتباطات المدير في سجل خاص بذلك أو 5في ) األجندة ( والتنسيق مع المدير باستمرار في هذا

الشأن .

- عدم إدخال أي زائر من خارج الشركة قبل إبالغ 6 المدير بذلك


132

- في حالة اعتذار المدير عن إجراء المقابلة يجب 7على السكرتير أو السكرتيرة أن يقدم اعتذاره

بلباقة وان يعرض على الزائر تحديد موعد آخر .

- قد تستضيف الشركة شخصية من دولة أجنبية من 8أصحاب العالقات بالشركة وهنا يجب على السكرتير أن

يتأكد من إجراء وإعداد البروتوكول والترتيبات الالزمة في مراحل الزيارة .


2012االحد / / 2012 السبت / /

.......................................

.......................................

......................................

......................................

......................................

.......................................

......................................

.......................................

.......................................

......................................

.........................................

.........................................

........................................

........................................

حفظ وتنظيم الوثائق والمحفوظات

المحفوظات تعني تجميع كافة الوثائق التي تحمل

معلومات ليمكن الرجوع إليها مستقبال. هي اية مادة تحمل معلومات الوثيقة

سواء كانت ورقة او شريطا او مسجال او كتابا او خريطة او احصائية او بيانيا الى غير

ذلك من أنواع الوثائق .

134

135

انواع المحفوظات

محفوظات -1نشيطة

محفوظات -2النشاط متوسطة

غير -3 محفوظات نشطة• المستديمة• المنتهية

المتداولة الحية الوثائق وهيالمنظمة ادارات اليها ترحع التياألعمال النجاز مستمرة بصفة

وحدات في تحفظ وهياي – ادارة كل في المحفوظات

الموظفين ايدي تحت انهاوتخصصاتهم أعمالهم . حسب

136


محفوظات -2النشاط متوسطة

) المؤقتة ) عليها يطلق ما وهيالسجالت في وتتمثل

الحاجة تدعو التي والمستنداتفترات على اليها للرجوع

العمل طبيعة حسب متباعدةمن النوع وهذا المنظمة فييحفظ ان اما المحفوظات

وفق وذلك الالمركزية بوحداتكل في المتبع اإلداري التنظيم

. منظمة

137


غير -3 محفوظات نشطة

واألوراق السجالت وهي

التدعوالحاجة التي والمستنداتعدم او العمل النتهاء ربما اليهاسنوات لمرور او اليها الحاجة

يتم – ان بعد وهذا عليها عديدةمستديمة ) , قسمين الى فرزها

ومنتهية(

138


المستديمة

التي والسجالت األوراق وهيمتعلقة ملتزمات مبادئ تضمناهمية ذات او العامة بالمصالح

تاريخية مثل ابدا عنها اليستغنى وهذه

الدول واتفاقيات العقودالسارية والقرارات واالوامر

مهما يعتبر مما وغيرها المفعولفتبقى مهمة انها في يشك او

وتحفظ

139


المنتهية

العمل ينتهي التي األوراق هيقيمة اي لها ليس او تماما بها

الزائدة والصور مسودات مثلالصادرة الكراسالت من

اجتماعات الى والدعواتباالعياد التهاني وبطاقات

عليها مضى التي والمناسباتفي النظر يجب فهذه كبير وقت

منها التخلص امر

اهمية المحفوظات

الى 1 المعلومات وصول ضمان T

باسرع منها المستفيدين ايديتكلفة وبادنى جهد واقل وقت

المعلومات- 2 من االستفادة تيسير

سرعة بمعنى الوثائق تضمنها التيالمستفيدين الى المعلومات توصيل

المنظمة- 3 وثائق على المحافظة

او الحريق او الضياع او التلف منبها السرية المعلومات افشاء

التنظيم الفني للمحفوظات

1- التصني

ف

2- الترقي

م

اعداد -3الفهار

س

142

1 -ويقصد به تكوين مجموعات متشابهه التصنيف

من الوثائق ذات الصفات او الخصائص المتجانسة وفصل الوثائق غير

المتشابهة تبعا لدرجة اختالفها وذلك أنواع بغرض التعرف على اي منها بسهولة.

التصنيف1-

التصنيف

الموضو عي

2-التصني

ف الجغرا في

3- التصني

ف الزمني

4- التصني

ف االسم ي

5- التصني

ف الشكلي

143

او : الترقيم ثانياالترميز) (

باالرقام سواء لوثائق رموز وضع بانه الترقيم ويعرف به ويقصدارقاما الرموز هذه وتعتبر معا االثنين او الهجائية بالحروف لو الحسابية

للوثائق

طرق الترقيم

1 - الترقي

م العادي المرك ب

2- الترقي

م الهجائ

ي

3- الترقي

م المزدو

ج

144

اعداد -3الفهارس

بهدف الوثائق تلك تحويها التي والمعلومات للوثائق كامل وصف وهىجهد واقل وقت باسرع استرجاعها تسهيل

اشكال - 1 الفهارس

فهرس السج

ل.

2 -فهرس البطاق

ات.

حفظ في الحديثة الطرقالمعلومات واسترجاع

في الحفظ المختلفة بانواعها الوثائق ترتيب عملية هويضمن محدد بنظام االرشيف داخل المتاحة الحفظ اوعيةبسرع منها وثيقة اي الى الوصول بموجبه ويمكن سالمتها

الحاجة عند

معالجة- 1 اجراءات انتهاء من التاكدحفظها . في البدء قبل الورقة موضوع

السكرتير على يجب الحفظ وعنداآلتية والقواعد االسس : مراعاة

الحديثة الطرقواسترجاع حفظ في

المعلومات اوعية الحفظ في المختلفة بانواعها الوثائق ترتيب عملية هو

ويمكن سالمتها يضمن محدد بنظام االرشيف داخل المتاحة الحفظالحاجة عند بسرع منها وثيقة اي الى الوصول بموجبه

المختص- 2 لموظف تاشيرة وجود من التاكدعليه متفق مكان في الحفظ يفيد بما

على يجب الحفظ وعندمراعاة السكرتيروالقواعد االسس

: اآلتية




بسرعة- 3 حفظها المطلوب األوراق حفظ . تأجيل ودون باول اول

على يجب الحفظ وعنداالسس مراعاة السكرتير

اآلتية : والقواعد

ستحفظ- 4 الذي الملف رقم تحديدبدقة الورقة فيه




على يجب الحفظ وعنداالسس مراعاة السكرتير

اآلتية : والقواعدبارقام- 5 الواحد الملف اوراق ترقيم

وموضوع حفظها تواريخ حسب مسلسسلةالجهة في بالرقامة او باليد سواء الرقم

العلوية . اليسرى




ملف- 6 كل محتويات قائمة اعدادباول . اول اوراقه كافة فيها تسجل

على يجب الحفظ وعنداألسس مراعاة السكرتير

اآلتية : والقواعد

150

اشكال الحفظ

1 -الحفظ

الراسي

2 -الحفظ

االفقي

3 -الحفظ

الواقف

151

تنظيم اسسباالرشيف الحفظ

الحفظ- 1 لعملية يصلح مناسب مكان تجهيز

او- 2 الخشبية كالدواليب للوثائق مناسبة حفظ باوعية المكان تزويدالشانون ) ( االرفف ذات المعدنية

راسي- ) – 3 وثيقة لكل المناسبة الحفظ طريقة اتباعواقف – ( افقي

الملفات- 4 في األوراق لحفظ محددة اجراءات اتباع

عملية- 5 لتسهيل حفظها المرادج الوثائق كل فهرسةاالسترجاع

152

حفظ إجراءاتفي األوراق

الملفاتوجدت- 1 ان الممزقة األوراق ترميم

تماما- 2 المنتصف من الورقة بطي وذلك األوراق تخريمالتخريم مكان لتحديد

الملف- 3 حافة عن منها الزائد طي اي األوراق تهذيبالسفلى او العليا

تواريخها- 4 او لرموزها تبعا األوراق ترتيب

بالملفات- 5 األوراق ايداع

153

حفظ إجراءاتفي األوراق

الملفاتاو- ) 6 باليد التسلسلي بالرقم األوراق ترقيم

الرقامة (

بغالف- 7 تثبت والتي محتويات قائمة في األوراق اثباتالداخلي الملف

سالمة- 8 من لتاكد الالزمة المراجعة اجراءاتالحفظ

او- 9 ادراج او ارفف كانت ان االوعية في الملفات حفظدواليب

154

صيانة المحفوظات

االستعمال- 1 لكثرة نتيجة تتمزق التي الملفات اغلفة تحديد

نتيجة- 2 تتمزق التي األوراق تثبيت اعادةالملفات استعمال

والحشرات- 4 التعرية عوامل من له تتعرض مما الملفات حماية

الحريق- 5 اخطار من الملفات وقاية

افشاء- 6 يضر قد التي والوثائق الملفات سرية على المحافظةالعامة بالمصلحة اسرارها

155

سفريات : تنظيم رابعاالمدير

خذ السفر فى برغبته المدير يبلغك عندما: االتية المعلومات منه

اجتماعات او بمواعيد ارتباطه عدم من التاكد

قضاءها ينوى التى والفترة السفر وتاريخ يوم

اليه الذاهب البلد

فيه النزول يرغب الذى الفندق مواصفات

156

تنظيم : رابعاالمدير سفريات

هذه تاكيد وبعدباالتى : قم المعلومات

رسالة ثم هاتفيا بالزيارة المقصودين واالشخاص بالجهة االتصالالفاكس طريق عن رسمية تاكيدية

الفترة تلك خالل الطيران لشركة الرحالت جدول على الحصول

والتقاليد والعادات المواصالت وحركة المناخ عن فكرة أخذ

التاكيد وانتظار بالفاكس رسمية برسالة بحجزالفندق قم

كالتالى : نموذج فى المدير سفر أعمال جدول باعداد قم

157

اليوم التاريخ الساعة

الى : من

المهمة مالحظا

ت

السبت / / 2010 9:30ص : 8م

مركز زيرة

هاوس جويز

االحد / / 2010 م11ص : 10 فى نزهة

حديقة

158

غيابه خالل مكتبه بادارة الخاصة التعليمات المدير من خذ

غيابه خالل المتصلين قائمة للمدير رتب

منظمة بصورة الوارد البريد للمدير رتب

اعماله ببعض وتذكيره عليه لالطمئنان يوميا به اتصل

سفريات : تنظيم رابعاالمدير

المعلومات هذه تاكيد وبعدباالتى : قم

Business

مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21