Можно ли обеспечить долговременную сохранность подлинника документа в электронном виде?

26 26 маямая 2015 2015 гг.. КонференцияКонференция ИнфоДокумИнфоДокум 2015 "2015 "ЭффективныйЭффективный документооборотдокументооборот вв органахорганах властивласти ии местногоместногосамоуправлениясамоуправления""

11

МожноМожно лили обеспечитьобеспечить долговременнуюдолговременнуюсохранностьсохранность подлинникаподлинника документадокумента

вв электронномэлектронном видевиде: : ЧтоЧто говорятговорят теориятеория ии практикапрактика??

Храмцовская Наталья Александровнак.и.н., ведущий эксперт по управлению документациейкомпании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО,

член Международного совета архивов

ЧтоЧто такоетакое ««подлинникподлинник»»??

nn ПодлинникПодлинник документадокумента: : ПервыйПервый илиилиединственныйединственный экземплярэкземпляр документадокумента

ГОСТГОСТ РР 7.0.87.0.8--2013 2013 ««СистемаСистема стандартовстандартов попо информацииинформации, , библиотечномубиблиотечному ии издательскомуиздательскому делуделу. . ДелопроизводствоДелопроизводствоии архивноеархивное делодело. . ТерминыТермины ии определенияопределения»», , пп.21.21

nn ПодлинникПодлинник ((originaloriginal) ) -- этоэто первыйпервый полныйполный ииэффективныйэффективный экземплярэкземпляр документадокумента, , тт..ее. . оригиналоригиналдолжендолжен обладатьобладать качествамикачествами первичностипервичности, , полнотыполнотыии эффективностиэффективности

ЛЛ..ДюрантиДюранти, , ««ДипломатикаДипломатика: : НовоеНовое применениеприменение длядля старойстаройнаукинауки»» ((Diplomatics: New Uses for an Old ScienceDiplomatics: New Uses for an Old Science), 1998 ), 1998 гг..


22

ГОСТ 2.102-2013 «ЕСКД. Виды и комплект-ность конструкторских документов», п.4.5

n 1. Оригинал:

Электронный КД: Документ, подписанный ЭПразработчика, имеющий в реквизитной частисоответствующий реквизит и предназначенныйдля проверки, установленного согласования иутверждения в качестве подлинника

n 2. Подлинник

Электронный КД: Документ, подписанныйвсеми установленными ЭП, имеющий вреквизитной части соответствующий реквизити предназначенный для изготовлениядубликата и/или копий


33

СШАСША, , ФедеральныеФедеральные правилаправилапредставленияпредставления доказательствдоказательств, , https://www.law.cornell.edu/rules/fre/rule_1001https://www.law.cornell.edu/rules/fre/rule_1001

nn ПодПод ««оригиналоморигиналом»» письменногописьменного документадокумента илиили записизаписипонимаетсяпонимается самсам письменныйписьменный документдокумент илиили записьзапись, , аа такжетакжелюбойлюбой аналоганалог илиили эквивалентэквивалент, , которыйкоторый, , согласносогласнонамерениямнамерениям выполнившеговыполнившего илиили создавшегосоздавшего егоего лицалица, , должендолжен производитьпроизводить тоттот жеже эффектэффект. .

ВВ отношенииотношении сохраняемойсохраняемой вв электронномэлектронном видевидеинформацииинформации подпод ««оригиналоморигиналом»» понимаетсяпонимается любаялюбаяраспечаткараспечатка -- илиили инаяиная визуальновизуально воспринимаемаявоспринимаемая выдачавыдача-- еслиесли онаона точноточно отражаетотражает информациюинформацию. . ДляДля фотографийфотографийпонятиепонятие ««оригиналаоригинала»» включаетвключает вв себясебя негативынегативы иисделанныесделанные сс нихних отпечаткиотпечатки. (Fed. R. Evid., 1001 (d)). (Fed. R. Evid., 1001 (d))


44

https://www.law.cornell.edu/rules/fre/rule_1001

ЧтобыЧтобы сохранитьсохранить ««работоспособныйработоспособный»»подлинникподлинник, , необходимонеобходимо::

nn СохранитьСохранить всевсе важнейшиеважнейшие качествакачества документадокумента: : достоверностьдостоверность, , целостностьцелостность, , аутентичностьаутентичность, , пригодностьпригодность ккиспользованиюиспользованию ((ГОСТГОСТ РР ИСОИСО 1548915489--11--2007, 2007, пп.7.2) .7.2)

–– ДостоверностьДостоверность –– документдокумент достаточнодостаточно полнополно ии точноточно отражаетотражаетфактыфакты, , ии нана негонего можноможно положитьсяположиться вв деловойделовой деятельностидеятельности

–– АутентичностьАутентичность –– достоверностьдостоверность сс точкиточки зрениязренияделопроизводстваделопроизводства: : наличиеналичие необходимыхнеобходимых реквизитовреквизитов иивзаимосвязейвзаимосвязей, , позволяющихпозволяющих подтвердитьподтвердить авторствоавторство, , времявремясозданиясоздания ии назначениеназначение документадокумента

–– ЦелостностьЦелостность –– полнотаполнота ии неизменностьнеизменность содержательногосодержательногоконтентаконтента


55

ДляДля этогоэтого нужнонужно: : nn СохранитьСохранить информационныйинформационный контентконтент –– тото сообщениесообщение, , котороекоторое документдокумент передаетпередает –– ии егоего читаемостьчитаемость

–– ПроблемаПроблема воспроизведениявоспроизведения документадокумента изиз--заза устареванияустареванияоборудованияоборудования, , ПОПО, , носителейносителей ии форматовформатов

–– ПодобныйПодобный опытопыт накопленнакоплен начинаяначиная сс 19601960--хх годовгодов–– ОсновныеОсновные методыметоды: : конверсияконверсия//миграциямиграция ии эмуляцияэмуляция

nn СохранитьСохранить юридическуююридическую значимостьзначимость ии доказательнуюдоказательную силусилудокументадокумента

–– ПроблемаПроблема повторнойповторной проверкипроверки электронныхэлектронных подписейподписей, , отметокотметок временивремени ии тт..пп. (. (ликвидацияликвидация УЦУЦ ии утратаутратадокументациидокументации, , компрометациякомпрометация криптоалгоритмовкриптоалгоритмов, , ……))

–– РискРиск утратыутраты необходимыхнеобходимых метаданныхметаданных ии связейсвязей сс другимидругимидокументамидокументами


66

ЧтоЧто показываетпоказывает практикапрактика

nn СохранитьСохранить потокпоток битовбитов ии егоего носительноситель относительноотносительнонесложнонесложно

nn МогутМогут возникнутьвозникнуть проблемыпроблемы сс читаемостьючитаемостью ии правильнойправильнойинтерпретациейинтерпретацией информацииинформации

nn ВВ длительнойдлительной перспективеперспективе маловероятномаловероятно, , чточто удастсяудастсяперепроверитьперепроверить усиленныеусиленные электронныеэлектронные подписиподписи

nn ВажноВажно сохранитьсохранить нене толькотолько самсам документдокумент, , ноно ии егоегометаданныеметаданные ии взаимосвязивзаимосвязи сс другимидругими документамидокументами, , аа такжетакжесведениясведения оо цепочкецепочке егоего ответственныхответственных хранителейхранителей, , ввсовокупностисовокупности подтверждающиеподтверждающие егоего подлинностьподлинность


77

ЧтоЧто вв итогеитоге::

nn ЭлектронныйЭлектронный объектобъект вововременивремени сохранитьсохранитьможемможем

nn ДоступДоступ, , возможновозможно, , обеспечимобеспечим

nn НеНе можемможемгарантироватьгарантировать, , чточто егоегонельзянельзя будетбудет успешноуспешнооспоритьоспорить


88

МнениеМнение ведущихведущих мировыхмировых экспертовэкспертов

nn ОбеспечитьОбеспечить долговременнуюдолговременную сохранностьсохранность (75 (75 летлет ии болееболее) ) вв неизменномнеизменном видевиде подлинникаподлинника электронногоэлектронного документадокумента, , сссохранениемсохранением егоего пригодностипригодности кк использованиюиспользованию, , юридическойюридической значимостизначимости ии доказательнойдоказательной силысилы, , невозможноневозможно

nn РеальноРеально можноможно обеспечитьобеспечить созданиесоздание ии сохранностьсохранностьпригодныхпригодных кк использованиюиспользованию заверенныхзаверенных копийкопийэлектронныхэлектронных документовдокументов, , вв идеалеидеале имеющихимеющих равнуюравную ссподлинникомподлинником юридическуююридическую силусилу. . ЭтаЭта идеяидея лежитлежит вв основеосновеметодаметода конверсииконверсии//миграциимиграции..

nn ПриПри этоэто самсам подлинникподлинник можноможно нана всякийвсякий случайслучай сохранятьсохранять–– ужеуже каккак ««музейныймузейный артефактартефакт»»


99


1010

ИтогИтог исследованийисследований вв рамкахрамкахпроектапроекта InterPARESInterPARES

nn «…«… НевозможноНевозможно сохранитьсохранитьэлектронныйэлектронный документдокумент; ; можноможнолишьлишь сохранитьсохранить способностьспособность егоеговоспроизводитьвоспроизводить..»»http://www.interpares.org/book/interpares_book_f_part3.pdfhttp://www.interpares.org/book/interpares_book_f_part3.pdf

http://www.interpares.org/book/interpares_book_f_part3.pdf

Вывод проекта InterPARES, 2001 г.

n «Любая политика, стратегия или стандарт повопросам обеспечения долговременнойсохранности документов должны ... исходитьиз понимания того, что невозможносохранить электронный документ какхранимый физический объект: можно лишьсохранить способность воспроизводить этотдокумент.»

Из книги «Обеспечение долговременной сохранностиаутентичных электронных документов: Результаты проектаInterPARES» (The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of the InterPARES Project), http://www.interpares.org/book/index.htm


1111

http://www.interpares.org/book/index.htm

АналогияАналогия: : ДревнерусскиеДревнерусские летописилетописи

nn БольшинствоБольшинство летописейлетописейсохранилосьсохранилось вв видевиде копийкопий ((вв тт..чч. . частичночастично переработанныхпереработанных) ) —— этоэтотт..нн. . ««спискисписки»», , созданныесозданные вв XIVXIV——XVIII XVIII векахвеках

nn НаНа фотофото: : ЛаврентьевскаяЛаврентьевская летописьлетопись—— однаодна изиз древнейшихдревнейших русскихрусскихлетописейлетописей. . ВВ составесоставе летописилетописи ——««ПовестьПовесть временныхвременных летлет»» иипоследующиепоследующие летописныелетописные статьистатьи, , доходящиедоходящие додо 1305 1305 годагода


1212

ДляДля полноценногополноценного обеспеченияобеспечениядолговременнойдолговременной сохранностисохранности требуетсятребуется

nn ПризнаниеПризнание законодательствомзаконодательством невозможностиневозможности обеспечитьобеспечитьдолговременнуюдолговременную сохранностьсохранность электронныхэлектронных подлинниковподлинников ииподдержкаподдержка возможностивозможности заменятьзаменять ихих надлежащимнадлежащим образомобразомизготовленнымиизготовленными ии удостовереннымиудостоверенными копиямикопиями

nn РегламентацияРегламентация принциповпринципов ((нене технологийтехнологий!), !), соблюдениесоблюдениекоторыхкоторых обеспечиваетобеспечивает долговременнуюдолговременную сохранностьсохранностьэлектронныхэлектронных документовдокументов безбез ущербаущерба длядля ихих юридическойюридическойзначимостизначимости ии доказательнойдоказательной силысилы

nn ЗакреплениеЗакрепление вв законодательствезаконодательстве праваправа архивовархивов ((иидоверенныхдоверенных третьихтретьих сторонсторон?) ?) нана проведениепроведение конверсииконверсииэлектронныхэлектронных документовдокументов ии заверениезаверение созданныхсозданных копийкопий


1313

1414

ПриглашаюПриглашаю ВасВас нана моймой блогблог: : http://rusrim.blogspot.com/http://rusrim.blogspot.com/

аа такжетакже нана моимои каналыканалы нана Slideshare Slideshare ии YouTubeYouTube


http://rusrim.blogspot.com/

Business

Можно ли обеспечить долговременную сохранность подлинника документа в электронном виде?