Как упорядочить творческий процесс проектирования

Университет управления проектами

КАК УПОРЯДОЧИТЬ ТВОРЧЕСКИЙ

ПРОЦЕСС ПРОЕКТИРОВАНИЯ?Нормирование, управление загрузкой ресурсов,

комплексный подход в управлении проектами ПИР

Мельникова Елена, CAPM PMI

Демченко Алексей, к.э.н.

Департамента Проектных Решений и Технологий

АО «ПМСОФТ»

2

Сомнения ПИ при внедрении системы управления проектами

― Проектирование является лишь небольшой частью Большого Проекта и

не нуждается в детальном планировании и контроле

― Информационные системы слишком сложные для масштабов проектов

ПИ

― На разработку и поддержание графиков уйдет значительная часть

времени (которое в большинстве случае и так жестко ограничено)

― График – красивая картина на стене у высшего руководства, полностью

оторванная от реальной жизни проекта

«У нас принято торопиться

начать стройку, но каждая минута,

потраченная на проектирование,

экономит 10 минут при реализации,

а каждый рубль сэкономит 5-8 руб.»

ВЕДОМОСТИ, 28.05.2013 Герман Греф

Когда затраты на применение методов управления проектами

в проектировании окупаются?

3

Особенности процесса разработки проектно-сметной документации

Участие исполнителей в нескольких проектах

одновременно

Неравномерность распределения загрузки

исполнителей

Взаимодействие специальностей

Необходимость управления коммуникациями

“Творческий” характер процессаВыбор, итеративный характер,

вариантность решений

Стихийный характер процессаВлияние множества внешних и

внутренних факторов

Что усложняет внедрение УП?

Что говорит о необходимости

внедрения подходов УП?

Что усложняет внедрение УП?

4

Типовые проблемы проектного института в управленческом цикле

Сложность

детализации

планов проекта

и загрузки


Отсутствие

системы

приоритезации

проектов и

поручений

Недостаточность

нормативов по

срокам и

трудозатратам

Отсутствие прогноза

отклонений по

срокам,


Фрагментарное

прогнозирование

загрузки ресурсов,

(в т.ч. по портфелю

проектов)

Разрозненность КСП


привязки KPI по

проектам

Не вовлеченность РП в

оценку персонала по

результатам проекта

Сложность контроля

членов команды

проекта из смежных

департаментов

Недостаточность

оценки прогресса

выполнения работ

Неравномерное

распределение

загрузки ресурсов


системного

учета

внепроектной

загрузки

Низкий контроль отклонений

по фактическим



системы

управления

изменениями

Высокая трудоемкость составления

отчетности

Фрагментарный контроль

достижения промежуточных

результатов

Искаженная оценка

текущего состояния

бюджета проекта

Отсутствие единой

сквозной системы

отчетности по

проектам

для каждого

уровня

управления

Реактивный

подход к

управлению

проблемами и

рискам

Сложность оценки влияния

перераспределения

ресурсов на выполнение

смежных проектов и

поручений

Фрагментарная

практика

постпроектного

анализа

Планирование и прогнозирование

Организация и координация работ

Проектная мотивация и

стимулированиеВыполнение работ

Мониторинг выполнения работ

Контроль выполнения

Учет АнализРегулирующие

воздействия

Значимость проблемымин макс

5

Лучшие практики УП в проектном институте

Календарно-сетевое планирование разработки ПСД с учетом дополнительных работ и внешних факторов

График как инструмент поддержки коммуникаций со смежниками и Заказчиком

Прогнозирование исполнения договорных обязательств и получения финансовых результатов на основе графика проектирования

Планирование и прогнозирование загрузки исполнителей с учетом изменений и внепроектных работ

Оценка объема незапланированных работ

База знаний по проектам

6

Календарно-сетевое планирование разработки ПСД с учетом дополнительных

работ и внешних факторов

Предпроектныеработы

Исходные данные Изыскания

Согласования ИзмененияУстранение замечаний

Контрольные встречи с

ЗаказчикомАвторский надзор Разработка ПСД

7

График как инструмент поддержки коммуникаций

со смежниками и Заказчиком

Обоснования сроков и стоимости выполнения работ перед Заказчиком с помощью качественного графика проекта (как под текущий запрос, так и для примеров на основе объектов-аналогов)

Планирование и учет ключевых событий по коммуникациям

• Сбор и получение ИД

• Получение задания на проектирование

• Передача и получение заданий от смежных подразделений

• Передача ПД на экспертизу

• Выпуск документации

Формирование статус-отчетов о ходе проекта для Заказчика и руководства ПИ

Использование графика как средства для протоколирования изменений в проектах, принимаемых на плановых совещаниях

Обоснование объема закрытия дополнительных работ по проекту

8

Прогнозирование исполнения договорных обязательств и получения

финансовых результатов на основе графика проектирования

Календарный план

Фиксация договорных

обязательств, мониторинг и

прогнозирование сроков

выполнения этапов работ

Укрупненное планирование и

контроль потребления ресурсов

График выполнения работ

Технологическое

планирование работ по

проекту, планирование и

анализ загрузки ресурсов,

оперативный контроль

выполнения работ, управление

изменениями

График 1 уровня

График 2 уровня

Этапы

календарного

плана

Работы по

разработке ПСД

9

Планирование и прогнозирование загрузки исполнителей с учетом изменений и

внепроектных работ

t, время

r, т

руд

озатр

аты

Трудозатраты по проекту 1(в пределах доступного уровня потребления)




Трудозатраты по проекту 3(превышающие доступный уровень потребления)


t, время

r, т

руд

озатр

аты

Общая информация по

загрузке ресурса в

портфеле

R1

R2

R2

R1

R3

R2+R3

Балансировка

портфеля проектов

Укрупненное календарно-

сетевого и ресурсного

планирования по проектам

R1

R2

R2

R1

R4

R2+R3

Уточнение графиков

проектов и ресурсных

назначений

t, время

r, т

руд

озатр

аты







t, время

r, т

руд

озатр

аты

Общая информация по

загрузке ресурса в

портфеле

R1

R2

R2

R1

R3

R2+R3

Балансировка

портфеля проектов

Укрупненное календарно-

сетевого и ресурсного

планирования по проектам

R1

R2

R2

R1

R4

R2+R3

Уточнение графиков

проектов и ресурсных

назначений

10

Оценка объема незапланированных работ

! !

!

Как планировалось:

Как реализовалось:

t - ? $ - ?

r - ?

11

База знаний по проектам. Формирование корпоративных нормативов

Перечень контрольных

событий

Сроки разработки томов ПД /

комплектов РД

Стоимость и трудозатраты на разработку томов ПД / комплектов

РД

Физ. объем объекта

разрабатываемой ПСД (м, м2, кол-во

расчетов, и пр.)

Сроки согласований ПД

и РД

Контрольный перечень исходных

данных

Объем дополнительных

работ

12

Формирование базы нормативов для определения производительности и единичных

расценок

РЕЗУЛЬТАТ ПРОЕКТИРОВАНИЯ (ФО,

ЛИСТ ПРОЕКТНОЙ ПРОДУКЦИИ И ПР.)

ТРУДОЕМКОСТЬ

СТОИМОСТЬ

― Оценка труда каждого

проектировщика на основе

количественного показателя

― Реалистичная оценка

сроков разработки

документации и заданий

смежникам на основе

показателей

производительности

― Анализ загрузки отделов

на основе показателей по

производительности и

численности

― Реальное понимание

стоимости работ для участия

в конкурсах

― Подготовка базы расценок

для перехода на форму

контрактов по возмещению

затрат

13

От технологии к нормам

Объединенное служебно-техническое зданиеИдентификатор работы

Название работы Длительность(ч.)

Трудозатраты(руб.)

Объединенное служебно-технологическое зданиеОбъединенное служебно-технологическое здание 363 417,193.00

A1000 Начало работы 0 0.00

A1210 Окончание работы 0 0.00

ТЗ, съемка, геология, градостроительный план, ТУ, состав и площади помещений,категории,штаты,штампТЗ, съемка, геология, градостроительный план, ТУ, состав и площади помещений,категории,штаты,штамп0 0.00

A1010 ТЗ, съемка, геология, градостроительный план, ТУ, состав и площади помещений, категории, штаты, заполненный штамп

0 0.00

Расположение здания на площадке, его размеры, съемка, штампРасположение здания на площадке, его размеры, съемка, штамп13 10,647.00

A1015 083 (Технологическая часть) 13 10,647.00

A1020 Расположение здания на площадке, его размеры, съемка, штамп

0 0.00

Сигнальный генплан с указанием планировочных отметокСигнальный генплан с указанием планировочных отметок8 7,784.00

A1025 094 (Генплан) 8 7,784.00

A1030 Сигнальный генплан с указанием планировочных отметок

0 0.00

Материалы для проект-я сигнального планаМатериалы для проект-я сигнального плана 13 10,647.00


A1040 Материалы для проект-я сигнального плана (набор помещений, категории, штаты, сигн. генплан, матер. изысканий, штамп)

0 0.00

Сигн. экземп. чертежей строительной части (планы, разрезы, фасады)Сигн. экземп. чертежей строительной части (планы, разрезы, фасады)64 33,472.00

A1045 072 (Архитектурно-строительная часть) 64 33,472.00

A1050 Сигн. экземп. чертежей строительной части (планы, разрезы, фасады)

0 0.00

Сигн. экземп. строит. чертежей, генплан, технол. чертежи с расст.оборуд. и тчк подвода инж.коммунСигн. экземп. строит. чертежей, генплан, технол. чертежи с расст.оборуд. и тчк подвода инж.коммун13 10,647.00


A1060 Сигн. экземп. строит. чертежей, генплан (с отметками полов), технол. чертежи с расст.оборуд. и тчк подвода инж.коммун.

0 0.00

Задание на ввод инженерных сетей в зданиеЗадание на ввод инженерных сетей в здание 10 29,348.00

A1061 222 (Водоснабжение и канализация) 7 6,881.00

A1062 223 (Тепловые сети) 7 4,382.00

A1063 272 (Электроснабжение) 10 11,700.00

A1064 293 (Связь) 5 6,385.00

К4 К1

2013 2014

31-Окт-13

31-Окт-13

083 (Технологическая часть)

01-Ноя-13

094 (Генплан)

04-Ноя-13


06-Ноя-13

072 (Архитектурно-строительная часть)

18-Ноя-13


19-Ноя-13

222 (Водоснабжение и канализация)

223 (Тепловые сети)

272 (Электроснабжение)

293 (Связь)

Перечень и технология выполнения работ

Плановые длительности и трудозатраты: первичная

база нормативов

Детальная база нормативов по отделам и

специальностям

14

Формирование детальных нормативов

― От позиции к конкретным работам отделов: пример метода

формирования детальных нормативов

15

Переход на контракты на основе возмещаемых затрат

Сметно-нормативый (базисно-индексный) метод определения стоимости проектной продукции -метод определения стоимости проектно-сметных работ для строительства на основании Справочников базовых цен па проектные работы для строительства (СБЦ).

• Недостаточная точность данного метода

из-за заложенного в него механизма

усреднения как базовых цен на проектные

работы, так и индексов пересчета

базисной стоимости в текущий уровень

цен

• Затруднение его использования в целях

корректного определения стоимости

проектных работ на стадии технико-

экономических обоснований инвестиций и

других предпроектных проработок

• Метод возмещения затрат при определении стоимости

проектной продукции - метод определения стоимости

проектно-сметных работ для строительства на основании

себестоимости и уровня рентабельности, сложившихся в

проектной организации.

• Ресурсно-нормативный метод для стоимостной оценки

проектной продукции применяется количество, определенных

экспертным методом, совокупных трудозатрат

проектировщиков на разработку одного графического и

текстового документа каждого комплекта и раздела, входящих

в проектно-сметную документацию

• Недостаток метода

возмещения затрат

заключается в том, что в

процессе разработки

проектно-сметной

документации Заказчик не

имеет возможности

осуществлять контроль за

фактическими

трудозатратами

проектировщиков.

• Недостаток ресурсно-

нормативного метода –

отсутствие/недостаточные

нормативов по

проектированию

16

Комплексная информационная система

управления проектами для проектного института

Календарно-сетевое планирование,

Управление портфелями и программамиУправление рисками

САПР, PDMВизуальное

моделирование

Проектный

документооборот,

технический архив

Администрирование

проектов, управление

поручениями и

коммуникациями

Проектное

бюджетирование

Управление

контрактами в

проектах

Сбор фактических

данных по выполнению

подрядных работ

Учет фактических

трудозатрат


Сметно-аналитический

комплекс, база

расценок и нормативов

Системы поддержки

обучения

специалистов

База знаний, ключевые

номенклатурные

справочники, НСИ

Бухгалтерская

система

Аналитическая

отчетность, BI, OLAP

17

Комплексная информационная система

управления проектами для проектного института


Управление портфелями и программами


данных по выполнению

подрядных работ








Управление портфелями и программами


данных с удаленных

площадок







Primavera P6 EPPM

PMProgress, PMAgent

PM.exchange

eTimeMachine

Timesheets

18

Календарно-сетевое планирование. Структура проектов

Уровни доступа

пользователей к

информации

Структура проектов

Разграничение уровней

доступа к информации

19

Структура ресурсов

На каждый ресурс может быть

назначен индивидуальный

календарь, определяющий рабочее

время исполнителя

Для каждого ресурса может быть

указано несколько расценок, в

зависимости от выполняемой

работы, проекта и т.д.

Для каждого ресурса определен

список ролей, которые он может

выполнять, с указанием

квалификации

20

Анализ загрузки ресурсов

Определение пределов

потребления,

выявление перегрузок,

анализ доступных

резервов по группам

ресурсов или ролей

Анализ загрузки

ресурсов или ролей

по портфелю

проектов в целом

21

Выполнение по шагам

Состав операций (шагов ) по

каждой работе, вес операции,

отметка о завершении, текстовые

заметки по каждому шагу работ

22

Табель исполнителя

Вопросы к

руководителю

проекта

Непроектные

порученияФактические

трудозатраты

Коммуникация с

командой

проекта

23

Автоматизация создания графика на основе нормативов и шаблонов простых

проектных действий

База нормативов и

шаблонов простых

проектных действий

График проекта

24

Факторы успешного внедрения системы управления проектами

― Компетенции сотрудников ПИ, включая все уровни руководства

― Становление проектной культуры

― Формирование базы нормативов и шаблонов ППД

― Формирование структурных единиц и/или выделение персонала под

реализацию функции обеспечения процессов управления проектами

(офис управления проектами, планировщик)

― Постепенное освоение областей знаний управления проектами: от

базовых к «продвинутым» (риски, качество процессов УП)

― КСП как средство принятия управленческих решений: многопоточная

обратная связь по данным из системы

Университет управления проектами

Спасибо за

внимание!

Мельникова Елена

[email protected]

Демченко Алексей

[email protected]

Вопросы

ГК ПМСОФТ

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Business

Как упорядочить творческий процесс проектирования