Андрей Нужин,заместитель генерального директора «Авиком»

1 июля 2014 года

Управление эффективностьюв юридических фирмах и адвокатских объединениях

300+ компаний-пользователей

Авиком – разработчик ProjectMate

7 государств, 46 городов присутствия

ПрофессиональныйIT-аутсорсинг

10 лет работы на юридическом рынке

Невозможно управлять тем, что нельзя измерить

– Том ДеМарко

Том ДеМарко –глава консалтинговой компании Atlantic SystemsGuild, специализирующейся на построении сложных бизнес-систем, управлении рисками, реинжиниринге, построении здоровой корпоративной культуры.

Источники

Ключевые показатели• Утилизация и реализация

• Оборачиваемость

• Безнадежный долг

• Сегментация клиентов

• Выручка на юриста

• Прибыль на партнера

Базовые показатели продажи времени

Утилизация

Реализация

часы, которые можно включить в счёт клиента

часы, которые фактически включены в счёт клиента

Ориентиры

Утилизация

• США: < 70% – плохой прогноз70-80% – ниже нормы80-85% – норма> 85% – хороший показатель

• Россия: 76,5% – хороший показатель

Реализация

• США: < 85% – признак проблем95% – хороший показатель

• Россия: 85% – отличный показатель

* Источники: статья “The New Normal: Restoring Profitability” By Arthur G. Greene;обзор «Формулы расчёта почасовых ставок» legalstudies.ru

Коэффициенты оборачиваемости

Начало работы

Выставление счёта клиенту

Оплата

Billing Turnover Rate

Collection Turnover Rate

Обратите внимание, если…

Незавершенная работа более 180 дней 22-36%

Дебиторская задолженность более 180 дней

20-33%

* Источник:“Law Firm Accounting and Financial Management”, Fifth Edition, 2012

Сегментация клиентов

Кол-во

пр-ов

Акт. /

Всего

Средняя

сумма

Кол.

cч.

Срок

опл.Задол. Выручка

1 / 1 184,0 9 15 25,2 1 656,0

1 / 1 244,3 1 42 24,4 244,3

4 / 4 109,7 2 29 219,5 219,5

1 / 1 145,4 6 7 179,2 872,4

1 / 1 202,6 2 15 50,4 405,2

2 / 2 177,2 4 21,6 189,1 679,5

8 / 8 886,0 20 108 945,5 3 397,3

Среднее: 8,1

Итого: 40,5

Сплинтер 2,6

Менеджер: Виноградов, Игорь Степанович

Bank InvestEuropa 10,4

Multi EST 4,8

Клиент %

Менеджер: Башилов, Евгений Викторович

СОТекс 19,7

G-Ray 2,9

Оплата по счетам

Смотрим отчет: Анализ выручки по клиентам

Производительность фирм

Рекомендации по управлению эффективностью

Выбирайте индивидуальные метрики для своего бизнеса

Собирайте и анализируйтеих на долговременнойоснове

Причины недостаточной эффективности,или 10 случаев, когда юрфирма теряет деньги1. Миримся с компьютерными сбоями2. Не учитываем всё время, которое можно

продать клиенту3. Не уходим от бумажного документооборота4. Плохо делегируем работу помощникам5. Не автоматизируем подготовку отчетов6. Начинаем работать с «плохими» клиентами7. Продолжаем работать

с «посредственными» клиентами8. Не возмещаем траты на подготовку печатных документов9. Не управляем своим временем10. Экономим на ИТ-консультантах

* Источник:“Ten Ways Law Firms Lose a Lot of Money”, By Janice Mucalov, The Canadian Bar Association

Миримся с компьютерными сбоями

Возможные потери

1 «потерянный» час каждый день (из расчета

на 3 компьютера, каждый из которых «сбоит» по 2 раза в день – от 10 до 15 минут)

x

240 рабочих днейx

$25/час =

от $6 000 до $9 000 в год

Не учитываем всё время, которое можно продать клиенту

Возможные потери

1400часов, которые можно включить в клиентские счетахот 10 до 30% невключенноговремени х

$200/час =

от $28 000 до $84 000 в год на каждого юриста

Не уходимот бумажногодокументооборота

Возможные потери

$3 600 за 4 шкафа для хранения документов

+

$1 500 в год за аренду дополнительной офисной площади

(30 кв. м. по $50 за кв. м. в год)+

$2640 в год за ксерокс (при лизинге за $220в месяц) =

от $7 740+ в год

Плохо делегируем работу помощникам

Возможные потери

(200 часов работы, которую мог бы выполнить помощник х$200 за час работы юриста) -

(200 часов работы, которую мог бы выполнить помощник х$25 за час работы помощника) =

$35 000 в год на каждого юриста

Не автоматизируем подготовку отчетов

Возможные потери

0,25 часа «потерянного» времени в деньх240 рабочих днейх

$200 за час =

$12 000 в год на каждого юриста

Не возмещаем траты на подготовку печатных документов

Возможные потери$0,02 за страницу х

от 300 000 до 600 000 страниц в год =

от $6 000 до $12 000 в год

Не управляем своим временем

Возможные потери

1400часов, которые можно включить в клиентские счета, в год хот 10 до 30% невключенного времени х

$200/час =

от $28 000 до $84 000 в год на каждого партнера

Экономим на ИТ-консультантах

Возможные потери сложно оценить, порядок цифр –

сотни и тысячи долларов

Теория, мой друг, суха, Но зеленеет жизни древо

– «Фауст», Гете

Эффективность продаж по клиенту: данные

Утилизация,

час.

Реализация,

час.

Эффективность,

%

Стоимость,

USD

Средняя ставка,

USD

Январь, 2013 253 174 69 125,25 495

Февраль, 2013 313 350 112 148,22 474

Март, 2013 428 485 113 135,00 315

Апрель, 2013 157 128 82 60,58 386

Май, 2013 451 120 27 259,00 574

Июнь, 2013 253 174 69 122,15 483

Июль, 2013 313 335 107 85,40 273

Август, 2013 315 315 100 182,00 578

Сентябрь, 2013 157 215 137 82,00 522

Октябрь, 2013 118 80 68 49,50 419

Ноябрь, 2013 377 120 32 96,00 255

Декабрь, 2013 189 180 95 119,20 631

Среднее: 277 223 80,5 122 450

ИТОГО: 3 324 2676 1464,3

Время Продажа

Период

0

100

200

300

400

500

600

700

Стоимость и средняя ставка

Стоимость, USD

Средняя ставка, USD

Эффективность продаж по клиенту: графики

020406080100120140160

0

100

200

300

400

500

600

Утилизация и реализация времени и эффективность по клиентам

Утилизация,час.

Реализация, час.

Эффективность, %

Анализ продажи времени по сотрудникам: данные

Часы % Часы %

Партнер

Иванов И.И. 110 100 10 10 35 40 -5 -13 5 2 21,00 190,91

Петров П.П. 80 100 -20 -20 44 40 4 10 4 2 26,40 330,00

5 2 47,40 260,45

Старший юрист

Сидоров С.С. 176 150 26 17 82 80 2 3 8 4 28,70 163,07

Яковлев Я.Я. 140 150 -10 -7 75 80 -5 -6 7 4 26,25 187,50

8 4 54,95 175,28

Юрист

Башилов Б.Б. 140 160 -20 -13 65 100 -35 -35 7 3 13,00 92,86

Виноградов И.И. 160 160 0 0 105 100 5 5 8 5 21,00 131,25

Свиридов И.К. 176 160 16 10 50 100 -50 -50 8 2 10,00 56,82

8 3 44,00 93,64

7 3 146,35 164,74

Продано

Средняя

ставка

USDНормаОтклонение

Часы

Выручка

тыс. USD

Учтено / утилизация

ИТОГО:

За день, час

Учтено

Продано / реализация

ОтклонениеСотрудникЧасы Норма

Анализ продажи времени по сотрудникам: графики

-25

-20

-15

-10

-5

0

5

10

15

20

Отклонение утилизации от нормы, %

-60

-50

-40

-30

-20

-10

0

10

20

Отклонение реализации от нормы, %

Эффективность сотрудника: данные

Эффективность сотрудника: графики

Эффективность сотрудника: графики

Для юридических фирм и адвокатских

объединений действует бесплатный пробный период 30 дней.

Начните прямо сейчас – просто отправьте нам запрос:

http://projectmate.ru/buy/trial_version/trial_version.ivp