Мастер-класс:Создание бизнес-процесса

«Согласование документа»Автоматизируем бизнес-процесс

Докладчики: Михаил ФилипповАлександр Давыдов

7 апреля 2016

Современная проблема бизнеса – много дел, мало времени!

Бизнес-процесс - что это?

Бизнес-процесс - алгоритм выполнения определенных действий для получения заданного результата.

Бизнес-процесс - может быть описан текстом или представлен графически.

Правильно выстроенный бизнес-процесс позволяет выбрать кратчайшее расстояние до цели, понимать, где вы находитесь, в любой момент пути, и не сбиться с него.

В Битрикс24 бизнес-процессы — маршруты, следуя по которым, достигается нужная цель (заключение сделки, доставка товара, прием заказа и пр.).

Дизайнер бизнес-процесса - система визуального программирования.

В Битрикс24 бизнес-процессы могут быть созданы для различных сущностей, например:

Лид

Контакт

Компания

Список

Сделка

Для общих документов компании:

- договоры;- счета;- заявки;- заявления;- и т.д.

CRM

Процессы в ленте

Способы запуска бизнес-процесса:

1. автоматически по событию:○ создание документа;○ изменение документа;

2. пользователем (вручную);

Что дает использование автоматизированных бизнес-процессов:

1. Сокращение времени на обработку документов.

2. Сокращение времени на коммуникационные процессы (не надо ходить по отделам с бумагами и ждать людей, чтобы их подписать или согласовать).

3. Возможность быстрого изменения бизнес-процессов.

4. Сокращаются задержки, связанные с промедлением подписания важных и срочных документов, подготовкой отчетов и пр., что серьезно сокращает внепроизводственные расходы и убытки.

До автоматизации бизнес-процессов

После автоматизации бизнес-процессов

Как мы работаем

1-й этап. Встреча с клиентом или общение онлайн. Получение информации о предметной области, обсуждение задачи.

2-й этап. Формализация задачи.

3-й этап. Разработка ТЗ.

4-й этап. Разработка автоматизированного БП

5-й этап. Тестирование БП

6-й этап. Создание инструкции по использованию БП

7-й этап. Сдача проекта заказчику.

Два варианта. 1. БП разрабатывался в портале заказчика и сдается по факту.2. БП разрабатывался на тестовом портале и сдается в виде файла. Заказчик самостоятельно импортирует его в своей Битриск24.

Боевой пример - автоматизация БП «Согласование документа»

Менеджер компании подготавливает документы (договоры с клиентами, доп. соглашения и пр.). Каждый документ должен быть согласован с юристом. Процесс согласования может быть итерационным (постоянные исправления пунктов, формулировок).

После согласования с юристом менеджер согласовывает документ с клиентом. Процесс согласования может быть итерационным (постоянные исправления пунктов, формулировок).

После согласования с клиентом требуется еще раз согласовать с юристом (клиент мог внести некорректные формулировки).

Если юрист что-то поменял, опять надо согласовать с клиентом.

Когда все довольны, документ подписывается директором и высылается почтой клиенту.

менеджер юристклиент

документдокумент

директор

секретарь

документ

документ

Рассмотрим работу БП на тестовом портале

Общая трудоемкость разработки БП «Согласование документа»

1. Анализ предметной области, создание технического задания – 4 ч.

2. Разработка автоматизированного бизнес-процесса – 12 ч.

3. Тестирование бизнес-процесса, доработка и исправление – 2 ч.

4. Написание инструкции для пользователя – 2 ч.

ИТОГО – 20 ч.

В разных проектах от 15 до 40 часов.Каждая переделка ~ +5-15 часов

Александр Давыдов, руководитель отдела интернет-маркетинга

dav@intervolga.ru+7 905 063 76 99

Михаил Филиппов, руководитель направлений внедрения Битрикс24

filippov@intervolga.ru+7 904 770 47 87