Case study zarządzanie projektem wdrożenia erp w przedsiębiorstwie it

Studium przypadku

Zarządzanie projektem wdroŜenia systemu ERP w przedsiębiorstwie IT

[email protected]

www.fideaeffect.com

WdroŜenie systemu ERP

Spis treści

slajd 1/22

1. Informacje ogólne o wdroŜeniu

2. Przyczyny wdroŜenia ERP

3. Wady wdroŜeniowca

4. Zalety wdroŜeniowca

5. Przeszkody w procesie wdroŜenia ERP

6. O czym zapomnieliśmy?

7. Narzędzie wspierające wdroŜenie ERP

8. Wynik wdroŜenia i wnioski


Środowisko wdroŜenia projektu

slajd 2/22

• Klient to spółka prywatna

• >350 pracowników

• 2 lokalizacje: Warszawa i filia

• 5 głównych branŜ: Telekomunikacja, IT, Rozwiązania

Specjalne, Woda i Energia, Gaz i Paliwa Płynne

• WdroŜeniowiec: zewnętrzny

• Baza danych ORACLE

• Środowisko testowe i produkcyjne

• Licencje: ograniczenie na ilość licencji jednoczesnych (65 szt.)


Zakres wdroŜenia projektu

slajd 3/22

4,5 mies.3,5 mies.

BIBusiness Intelligence

BDZBud Ŝetowanie

TRTransport

ZPZarządzanie Produkcj ą

CRMCRM

GMGospodarka Magazynowa

DYSprzeda Ŝ/Dystrybucja

STŚrodki Trwałe

KPKadry Płace

FKFinanse Ksi ęgowo ść

IV Etap (opcja)

III EtapII EtapI EtapObszar


Proces wdroŜenia projektu

slajd 4/22

Analiza informatyczna

WdroŜenie TestyAsysta powdroŜeniowa

Proces wdroŜenia pojedynczego etapu


Zespół wdroŜeniowy

slajd 5/22

Komitet Sterujący

DostawcaOprogramo-

wania

KlientFirma wdroŜeniowa

KP + zespół

KP + zespół

2. Przyczyny wdroŜenia ERP

Strategia rozwoju firmy ale i obawy

slajd 6/22

• Potrzeba wynikła ze strategii rozwoju firmy

• brak zintegrowanego systemu

• oszczędność kosztów (przykład - 5 odrębnych aplikacji w

kadrach)

• brak raportowania on-line

• „Sypiący się” dotychczasowy system finansowo-księgowy

• Konieczność sporządzenia sprawozdania finansowego

3. Wady wdroŜeniowca

Z czego klient był niezadowolony?

slajd 7/22

• projektowy styl zarządzania � presja ze strony

wdroŜeniowca na szybkie działania

• grupowanie godzin w „duŜe paczki”

• forsowanie mapowania procesów klienta do

filozofii działania systemu ERP

4. Zalety wdroŜeniowca

Co cieszyło klienta?

slajd 8/22

• Kompetencja konsultantów:

• Znajomość wdraŜanego systemu ERP

• Znajomość obowiązującego prawa

• Zgrany, uzupełniający się zespół konsultantów, pomimo geograficznego

rozproszenia

• Znakomite zarządzanie projektem po stronie wdroŜeniowca:

• Planowanie i realizacja: kto, kiedy, co ma do zrobienia?

• Ile godzin w jakim module jest do wykorzystania?

• „Przerzucanie” budŜetu godzin z jednego modułu do innego modułu

nie stanowiło problemu


Zmiany kluczowych interesariuszy

slajd 9/22

Przebywała na urlopie macierzyńskim w trakcie wdroŜenia systemu ERP

Szefowa kadr

Zmieniała się 2 razy w trakcie wdroŜenia systemu ERP

Główna księgowa

Zmieniał się 2 razy w trakcie wdroŜenia systemu ERP

Zarząd


Zmiana struktury organizacyjnej nr 1

slajd 10/22

Zarząd

Dep

arta

men

t IT

Dep

tDos

tępu

M

ultim

edia

lneg

o

Dep

tA

utom

atyk

i i

Ele

ktro

niki

Dep

tRoz

woj

u

Dep

tInw

.Lin

iow

ych

Spółka matka

Spó

łka

córk

a 1

Spó

łka

córk

a 2

Spó

łka

córk

a 3



slajd 11/22

BranŜa „Telekomunikacja”

BranŜa „Informatyka”

BranŜa „Woda i Energia”

BranŜa „Gaz i Paliwa”

Obszar Handlowy

Obszar Realizacji

BranŜa „Rozwiązania Specjalne”

Zarząd

Dep

arta

men

t IT

Dep

tDos

tępu

M

ultim

edia

lneg

o

Dep

tA

utom

atyk

i i

Ele

ktro

niki

Dep

tRoz

woj

u

Dep

tInw

.Lin

iow

ych



slajd 12/22





Obszar Handlowy

Obszar Realizacji






Obszar Handlowy

Obszar Realizacji



Skutki zmiany struktury organizacyjnej

slajd 13/22

• WraŜenie wiecznego bałaganu w firmie

• Zmiany kont księgowych

• Konflikty wśród średniego szczebla kierowniczego (ktoś

stracił stanowisko, ktoś inny awansował)


Pozostałe przeszkody

slajd 14/22

• Zmiana platformy sprzętowej – konieczność migracji danych

• Kompletnie nieprzygotowani pracownicy firmy do wdroŜenia ERP

• Gwałtowny opór części kierowników przed wdroŜeniem modułu gospodarki magazynowej (materiały i przyrządy)

• Chaos w CRM – ścieranie się róŜnych koncepcji działania

• Konflikty pomiędzy księgowością a innymi jednostkami organizacyjnymi (postrzeganie księgowości jako jednostki dominującej nad innymi jedn. organizacyjnymi)

6. O czym zapomnieliśmy?

MoŜna było uniknąć wielu problemów, gdyby…

slajd 15/22

Spory z dostawcą w przypadku znacznego ograniczenia liczby uŜytkowników systemu

MoŜliwość zmiany ilości licencji

Spory z dostawcą odnośnie płatności za licencje

Brak jasnej definicji daty działającego systemu

Warto nauczyć się samemu tworzyćraporty: potrafią duŜo kosztować

Generator raportów

Konieczność zlecenia przygotowania systemu ERP firmie wdroŜeniowej

Przygotowanie nowego roku

Internet/ IntranetKierownik Projektu

(aplikacja lokalna - Klient)

Serwer(aplikacja serwerowa)

Zdalny uŜytkownik(www)

Kierownictwo Organizacji

(www)

Kierownik Projektu (aplikacja lokalna - Klient)



P2ware Planner – architektura systemu zarządzania projektami

slajd 16/22


P2ware Planner – planowanie zakresu i harmonogramu

slajd 17/22


P2ware Planner – kontrola parametrów projektu

slajd 18/22

BudŜet i harmonogram wdroŜenia są pod kontrolą


P2ware Planner – udostępnienie obiektu przez www

slajd 19/22

Internet/ Intranet

Serwer(aplikacja serwerowa)



Wynik wdroŜenia

slajd 20/22

Zespół wdraŜający ze strony firmy wdroŜeniowej pozostał nie zmieniony przez 2 lata

Zespół wdraŜający

Pomimo zmian zarządów, kierownik projektu pozostał ten sam przez 2 lata

Kierownik Projektu

Program się sprawdził i stał sięstandardem przy prowadzeniu projektów

Narzędzie do zarządzania projektami

Nie wykorzystano godzin przewidzianych na wdroŜenie ERP – wykorzystano je do integracji ERP z systemem zarządzania projektami

Integracja z systemem zarządzania projektami

W trakcie wdroŜenia pojawili się nowi liderzy, którzy do tej pory byli niedoceniani

Nowi liderzy

Wszystkie zasadnicze moduły systemu ERP zostały wdroŜone

WdroŜenie udało się


PoraŜki

slajd 21/22

Nie wdroŜono opcjonalnego modułu BIBI

Ponad 2 lata zamiast 9 miesięcyCzas trwania wdroŜenia

Nie umiemy budować raportówRaporty

Brak modułu „szkolenia i kompetencje”skutkowało duŜymi problemami

Kadry

Część działów nie wdroŜyła modułuGospodarka magazynowa

Handlowcy nie wpisują swoich kontaktów/ spotkań do systemu

CRM


Co bym zrobił, gdybym powtórnie realizował wdroŜenie?

slajd 22/22

• Nauczyłbym się sporządzać raporty

• Lepiej przygotowałbym firmę (klienta) do wdroŜenia ERP

� Wyłoniłbym liderów obszarów (niektórzy się nie sprawdzili)

� Przygotowałbym uŜytkowników systemu (doszła im obsługa nowego programu)

� Uzgodniłbym z handlowcami proces CRM (brak świadomości wspólnego działania)

� Zorganizowałbym zajęcia z miękkich el. zarządzania dla kierowników średniego szczebla (uniknięcie konfliktów wynikłych z wielu reorganizacji)

Dziękuję za uwagę

[email protected]