DESARROLLO DE

HABILIDADES

DE SUPERVISIÓN

Hernando A. Solano QuinteroASECAT - COMFAMA

El papel del supervisor

• Planifica las tareas de los trabajadores

• Determina los resultados a obtener

• Organiza los recursos asignados

• Indica los métodos para realizar el trabajo

• Comunica los plazos y prioridades

• Suministra y pide información sobre el trabajo

• Alienta al trabajador para ejecutar la tarea

• Escucha los problemas del trabajador

• Facilita la solución de problemas

• Comprueba si las tareas se hacen a tiempo

El papel del supervisor

Dirección

Apoyo EspecialistasIngenieros,

administradores

Ejecutor

TrabajadoresOrie

ntador

Técnicos, supervisores

Colaborador

OBJETIVOS DE LA ADMININSTRACIÓN

Responsabilidades ante la Administración

Responsabilidades ante los trabajadores

NECESIDADES DE LOS TRABAJADORES

Interrelaciones del supervisor

Dificultades del supervisor

• Dilema entre trabajador o directivo

• Actuar como administrador sin preparación

• No contar con el respaldo de la Dirección

• Adoptar una posición equilibrada

• Muchas cosas por las cuales debe responder

Roles del supervisor

• ADMINISTRADOR

– Planea, programa

– Forma, entrena

– Verifica, controla

– Corrige, actúa

– Prepara informes

• TÉCNICO

– Conoce el trabajo

– Practica la seguridad

– Controla los costos

– Provee insumos

– Practica estándares

Habilidades que debe desarrollar el supervisor

1. Liderazgo transformador

2. Comunicarse en forma efectiva

3. Trabajar en equipo

4. Ayudar a resolver conflictos

5. Aplicar las normas de la empresa

6. Capacitar a los trabajadores

7. Promover la salud ocupacional

8. Apoyar el mejoramiento continuo

9. Administrar bien su tiempo

LIDERAZGO TRANSFORMADOR

Características de los líderes

1. Adoptan siempre una actitud proactiva

2. Orientan sus actos hacia resultados

3. Trabajan con entusiasmo y disciplina

4. Establecen relaciones ganar - ganar

5. Buscan comprender, luego ser comprendidos

6. Actúan con responsabilidad y humildad

7. Se renuevan mental, física y espiritualmente

Poder transformador del líder

• Crea un clima de trabajo basado en la confianza

• No critica, orienta y refuerza de las fortalezas

• Ayuda al trabajador estimulando su desempeño

• Reemplaza la mediocridad por la superación

• Cultiva los valores, los practica con el ejemplo

Ambiente laboral

Clima humano que perciben los integrantes de una organización en el que se desarrolla el trabajo cotidiano, que influye en la satisfacción personal y en la productividad.

Está relacionado con la manera de trabajar y de relacionarse en la organización y con la actividad de las personas.

Valores

Formas de ser y de actuar que las personas le dan con cierta importancia y que eligen en forma libre y consciente, que practican o buscan practicar.

Las organizaciones se apoyan en los valores para lograr una cultura y clima laboral que le brinde sentido al trabajo con ética y con responsabilidad social.

Valores

• Autoestima

• Disciplina

• Honestidad

• Honradez

• Respeto

• Responsabilidad

• Constancia

• Cooperación

• Compromiso

• Aprendizaje

Las necesidades del trabajador

• Trabajar en lo que sabe y le gusta

• Recibir salarios y prestaciones justos

• Sentirse respetado y valorado

• Condiciones de trabajo seguras

• Estar enterado de los asuntos que le afectan

• Posibilidades de progresar

Estilos que deterioran el clima

• Comunicación deficiente, informal, rumores

• Falta de credibilidad y pérdida de confianza

• Dificultad para comprender las decisiones

• Excesiva concentración de las decisiones

• Anclarse rígidamente a un modo de pensar

Estilos que mejoran el clima

• Capacidad de escucha y de comunicación

• Coherencia personal, respeto y confianza

• Metas alcanzables según la capacidad

• Delegación de trabajo y atención de lo esencial

• Participación del grupo en lo que le compete

COMUNICACIÓN EFECTIVA

Comprender las claves de una buena comunicación

• Los elementos de que está constituida

• El contenido de la comunicación

• El clima o entorno de la comunicación

• Los medios útiles para poder comunicarse

• La comprensión de los mensajes

• Las formas de comunicación no verbal

Comunicación agresiva

• Trae como reacción enojo, tensión, ira

• Es un irrespeto a los derechos y sentimientos

• Los demás la interpretan como deseo de poder

• Termina también siendo un ataque ofensivo

• Reproduce sentimientos irracionales y violentos

Comunicación pasiva

• Posición fácil, dejar que las cosas se arreglen

• Actitud cómoda para preferir no encarar a otros

• Produce tensiones e intranquilidad interior

• Puede interpretarse como aceptación de la agresión

• Puede permitir al otro, cometer abusos

Comunicación asertiva

• Defender los derechos sin violar los de los demás

• Reducir la sensación molesta de no expresarse

• Discrepar abiertamente sin sentirse cohibido

• Aminorar las tensiones emocionales y el stress

• Aclarar afirmaciones equivocadas o infundadas

Señales de cambio personal

• Respeto a los demás para que me respeten

• Expreso mis sentimientos positivamente

• Mantengo auto-control y seguridad en mis actos

• Reconozco y doy la razón a quien la tiene

• Hago uso técnicas efectivas de comunicación

Aprender a escuchar

• Escuchar sin interrumpir a quien habla

• Guardar silencio si no se necesita hablar

• No emitir opiniones, hasta el final

• Ponerse en el lugar de los interlocutores

• Basar el diálogo en una relación de comprensión

EL TRABAJO EN EQUIPO

El trabajo en equipo

Un buen equipo de trabajo es una fuerza

dinámica compuesta por personas dispuestas a

trabajar y aportar sus ideas y conocimientos para

lograr los resultados que se proponen.

Cómo es un equipo efectivo

• Apoyo entre los miembros, sinergía

• Un claro entendimiento y colaboración

• Comunicación efectiva para tomar decisiones

• Confianza en las capacidad individuales

• Prevalecen los intereses del equipo

La eficacia del equipo de trabajo

1. Un LÍDER que integre los intereses

2. OBJETIVOS claros y compartidos

3. Identificar los PROBLEMAS correctos

4. RESPETAR las ideas y los sentimientos

5. COMPLEMENTARIEDAD en la tarea

6. COMUNICACIÓN clara entre los miembros

7. PARTICIPACIÓN y COMPROMISO

Ventajas del trabajo en equipo

• Incrementa la productividad

• Aumenta la calidad del trabajo

• Involucra sus miembros en las decisiones

• Aumenta la satisfacción laboral

• Se reducen las pérdidas de tiempo

RESOLUCIÓN DE

CONFLICTOS

Situación entre personas en la que coexisten unos fines o valores incompatibles. Las diferencias que surgen se relacionan con intereses, objetivos, hechos u opiniones.

Conflicto

Fuentes de conflicto

• COMUNICACIÓN: falta de información, interpretación

• ESTRUCTURAS: procesos ineficaces, desorden

• RELACIONES: estereotipo, percepción, uso de poder

• INTERESES: Incompatibilidad, preferencias

• VALORES: Creencias, filosofías, puntos de vista

Naturaleza del conflicto

• Necesidades o deseos insatisfechos, inconformidad

• Diferentes percepciones, estilos de personalidad

• Ver solo lo que se quiere ver, desconocimiento

• Imposición, dominación, exigencia, coerción

• Las personas reaccionan a todo lo que las afecta

Cuando evitar el conflicto

• El asunto no es importante, hay cosas más graves

• Nos damos cuenta que no tenemos razón

• Dejar que el ánimo se calme para reducir tensiones

• Resolver el conflicto por medios más eficaces

• Alguien puede resolver el conflicto

Cuándo cooperar

• Unirse en lo que es importante para ambas partes

• Sumar intereses junto con los de los otros

• Combinar distintas perspectivas del problema

• Tener absoluta confianza en la otra parte

• Resolver problemas que sean comunes

Solución directa del conflicto

• Identificar el problema o situación determinada

• Analizar las causas y circunstancias que lo originan

• Analizar los efectos que puede generar el conflicto

• Considerar las barreras que impiden superarlo

• Examinar intereses y percepciones que lo generan

Separar el problema de las personas

• Enfrentar el problema, no a las personas

• Ponerse en el lugar de la otra parte

• No deducir las intenciones con base en temores

• Comentar las mutuas percepciones

• Evitar culpar a otros de los propios problemas

Controlar las emociones

• Reconocer las emociones propias y ajenas

• Permitir que el otro se desahogue, ser tolerante

• No reaccionar ante emociones desbordadas

• Escuchar atentamente lo que dice la otra parte

• No perder la calma, mantener el equilibrio

APLICACIÓN DE LAS NORMAS

DE LA EMPRESA

Conductas de indisciplina

• Negligencia, pereza, falta de cooperación

• Impuntualidad, falta al trabajo

• Vicios, malas costumbres

• Daño al patrimonio, hurto, sustracción

• Falta de iniciativa o de esfuerzo

• Dolo, falsedad, engaño

Tomar medidas disciplinarias

• Reunir toda la información y pruebas posibles

• Analizar las circunstancias, datos y hechos

• Considerar los antecedentes del trabajador

• Escuchar atentamente al trabajador

• No actuar con el estado de ánimo alterado

• Estudiar o presentar el caso a las directivas

Atender las quejas del trabajador

• Prestar atención a lo que dice el trabajador

• Investigar, reunir datos y hechos

• Ser claro y concreto en la respuesta

• Ser justo, admitir los errores si existen

• Tramitar la queja si ésta no le compete

CAPACITACIÓN

DE LOS

TRABAJADORES

Detectar necesidad de capacitación

• Incremento del desperdicio y el reproceso

• Bajos índices de calidad y productividad

• Despidos frecuentes de personal

• Índices elevados de accidentalidad

• Retrasos no acostumbrados, incumplimiento

Aplicar métodos de enseñanza

1. Preparar al trabajador

2. Explicar el procedimiento, paso a paso

3. Demostrarle cómo se hace el trabajo

4. Hacerle preguntas

5. Probarlo dejándolo que haga el trabajo

6. Corregirle los defectos

7. Dejarlo trabajar en forma gradual

Otros métodos de capacitación

• Instrucciones verbales individuales

• Instrucciones verbales de grupo

• Conferencias y pláticas

• Demostración práctica de operaciones

• Instrucciones escritas, guías, manuales

SALUD OCUPACIONAL Y

SEGURIDAD INDUSTRIAL

Responsabilidad patronal

– El trabajador ingreso sano debe retirarse sano,

– El empleador debe brindar al trabajador un

medio de trabajo seguro,

• Sin riesgos fisicos,

• Sin riesgos químicos,

• Sin riesgos biológicos

Qué responsabilidad le incumbe al supervisor

• Ayudar a identificar los factores de riesgo laborales

• Apoyar planes y programas de salud ocupacional

• Contribuir a identificar las causas de los accidentes

• Enseñar al trabajador a prevenir los accidentes

• Establecer o mantener métodos de trabajo seguros

• Aplicar y hacer que se apliquen medidas de seguridad

Planear bien los trabajos

• Uso de los recursos:

– Tiempo

– Materiales, insumos

– Equipos, maquinaria

– Espacio

• Trabajos por turnos

• Presión por trabajos urgentes

• Técnicas de programación

MEJORAMIENTO CONTINUO

Garantía

de la

calidad

Calidad intrínseca del producto o

servicio

Costo del producto o del

servicio

Cumplimiento en el sitio y momento de

la entrega

Moral del trabajador

Seguridad del trabajador y del

cliente

Satisfacción del cliente

Componentes de la calidad

Conceptos sobre el control de calidad

• Calidad en primer lugar

• Acción orientada a los pocos vitales

• Utilización de hechos y datos

• Calidad asegurada por el control del proceso

• Control a las causas fundamentales

El papel del supervisor en los procesos de mejora

• Ayudar a identificar procesos a mejorar

• Obtener datos y hechos para controlar procesos

• Controlar los estándares de calidad

• Identificar y resolver problemas de mala calidad

• Ayudar a controlar los costos de la calidad

Herramientas de control de calidad

ESTRATIFICACIÓN

HOJA DE VERIFICACIÓN

GRÁFICO DE PARETO

DIAGRAMA CAUSA-EFECTO

DIAGRAMA CORRELACIÓN

HISTOGRAMA

Identificar el problema principal

Facilitar la recolección de datos

Jerarquizar la solución a los problemas

Visualizar conjunto de causas

Verificar la la relación entre dos variables

Estadística del comportamiento de una variable del proceso

Ayudar a reducir costos

• Reducir desperdicio de material y reproceso

• Ahorrar tiempo, actuar oportunamente

• Mejorar el rendimiento en el trabajo

• Gasto con prudencia o con moderación

• Mejorar los métodos de trabajo

Mantener orden y limpieza

• Mejorar los hábitos y métodos de trabajo

• Establecer programas de limpieza

• Manejar y almacenar los materiales

• Preservar la salud de los trabajadores

• Evitar accidentes de trabajo

• Mejorar el aspecto de las instalaciones

Inspecciones de orden y limpieza

• EQUIPOS

– Equipo dañado

– Congestión

– Fugas y goteos

• MATERIALES

– Apilamiento

– Pasillos obstruidos

• INSTALACIONES

– Objetos en desorden

• ELEMENTOS

– Baños, sanitarios

– Lockers, vestiers

– Bolsos, maletines

ADMINISTRACIÓN

EFECTIVA DEL TIEMPO

• Capital que podemos utilizar en lo que queremos

• De su uso depende estilo de vida, salud y felicidad

• Decisivo para el trabajo, el hogar y la vida

• Es un recurso que es no renovable

• Saber aprovecharlo para vivir en armonía

Administrar bien el tiempo

Quita tiempos más frecuentes

• Falta de comunicación, indicaciones poco claras

• Falta de disciplina, voluntad y perseverancia

• Indecisiones y aplazamientos innecesarios

• Incapacidad de decir NO, cuando es necesario

• Dedicación a cosas inútiles o innecesarias

Planear con anticipación

Tener claridad en los objetivos

Conocer lo necesario e importante

Pensar y actuar analizando detalles

Prever lo que pueda pasar

Prever situaciones inesperadas

Evitar los retrasos

Si un trabajo se debe hacer, hay que hacerlo pronto

Lo que se empieza se debe terminar

Abordar primero las situaciones más difíciles

Evitar actividades que son una pérdida de tiempo

Empezar las actividades con puntualidad

Equilibrar el uso del tiempo

Actividades laborales

Desarrollo personal - aprendizaje

Rutinas: comer, dormir, aseo, transportarse

Recreación personal y familiar

Espacio para la intimidad y aislamiento

Compromisos sociales y familiares