SAP Success Book

Edición especial para

HISTORIAS DE ÉXITOLAS EMPRESAS QUE UTILIZAN LAS SOLUCIONES SAP COMPARTEN SUS HISTORIAS DE ÉXITO.

Stratesys

DEDICADO A NUESTROS CLIENTES ACTUALES Y FUTUROS.La innovación es la verdadera ventaja competitiva de una empresa de éxito. Lo que lanza y mantiene en movimiento la maquinaria industrial tiene origen en la creación de nuevos productos y nuevas metodologías de producción y distribución, en la apertura de nuevos mercados y en la innovación en cualquier nivel de la organización.

No faltan en nuestro país ejemplos de éxito de empresas de cualquier tamaño y en todos los sectores de actividad, como modelos de innovación. Empresas que responden de forma eficaz a los desafíos y a las oportunidades asociadas a la incertidumbre del nuevo contexto económico, listas para reconsiderar continuamente las propias estrategias.

Flexibilidad y rapidez en el cambio son las principales competencias que distinguen y caracterizan a una empresa de éxito, donde las Tecnologías de la Información constituyen el elemento central de esta innovación.

SAP, líder en soluciones de software de gestión empresarial, ofrece a sus clientes herramientas totalmente actualizadas, que incluyen las mejores prácticas de negocio para cada sector de actividad y las experiencias adquiridas junto con miles de empresas y organismos, en España y en el resto del mundo, que continúan desarrollando los procesos propios y el modo de llegar al mercado.

Al igual que nosotros, usted también podrá inspirarse en la forma en que éstas empresas y organismos se enfrentan a sus respectivos desafíos y los superan con éxito.

Dedicamos este conjunto de historias de éxito a nuestros clientes que encuentran en SAP las mejores soluciones para el desarrollo de su propio negocio. También se las dedicamos a nuestros clientes futuros, para que éstos testimonios puedan servir para una aproximación a SAP, a nuestras soluciones y a nuestros colaboradores.

José VelázquezCountry Manager

“Compartimos los mismos valores.Innovación, creatividad, rapidez, calidad y liderazgo”

José Velázquez, Country Manager de SAP España

Importancia del Modelo Analítico de Gestión: Dicho modelo se definió considerando la gestión de proyectos/actividades y plantas,

modelos y criterios de imputación de costes directos (compras o contratación para el proyecto) e indirectos (imputación de horas, repartos de costes, etc.), así como el modelo de seguimiento presupuestario.

Enfoque por Fases del Proyecto. Se estableció un enfoque en distintas fases con el objeto de ir obteniendo resultados y de minimizar los riesgos de la implantación, frente a un enfoque big-bang.

Definición del Modelo Común. El proyecto se planteó mediante la definición de un modelo de gestión base para todas las compañías del Grupo FRV, de forma que pudiese ser adaptado y particularizado con las especificidades locales de las empresas ubicadas en otros países.

Enfoque específico para Roll-Out internacional. Se consideró con gran atención la dimensión internacional del proyecto y se diseñaron mecanismos específicos de gestión de la misma que aseguraron el éxito del proyecto.

Importancia de la Gestión de Proyecto

de FOTOWATIO o delegada. El proyecto involucró a todas las áreas de la compañía, tuvo alcance internacional, y sirvió de motor para la redefinición, transformación y optimización de algunos procesos. La gestión de proyecto por parte de FRV junto con la delegación en muchos en terceros fue clave para el éxito del proyecto, consiguiendo un éxito de la implantación más allá del buen funcionamiento de la plataforma tecnológica.

Estrategia de implantación por Fases

Gestión Económico-Financiera. Control de Gestión. Gestión económica de Proyectos. Gestión de Tesorería. Gestión de Compras y Stocks. Registro de horas y gastos por proyecto. Gestión Documental. Reporting Básico BIW.

Gestión Económico-Financiera. Control de Gestión. Gestión Económica. Gestión de Compras. Registro de Horas y Gastos.

Alcance del proyecto y funcionalidad implantada

Gestión de la contabilidad de todas

las sociedades en el alcance del proyecto en SAP. Obtención automática del reporting fiscal / legal de todas las sociedades, teniendo en cuenta los requerimientos específicos por su localización (país).

Definición del modelo analítico y de gestión. Obtención de la cuenta de resultados analítica por sociedad. Definición de criterios de seguimiento presupuestario de costes de estructura por Centro de Coste. Disponibilidad de información para su utilización en proceso de elaboración del presupuesto. Repartos o distribuciones de costes a proyectos.

Gestión económica de los proyectos: presupuesto, comprometido, real y desviación. Seguimiento presupuestario de los proyectos. Control de datos plan y presupuesto. Control de disponibilidad presupuestaria previa a la contratación. Control de costes e ingresos imputados a proyectos. Gestión financiera de proyectos con conexión automática con la contabilidad financiera y analítica, así como con compras. Imputación de costes asociados a partes de trabajo de empleados (a definir en fase de diseño los criterios).

Gestión en SAP los procesos asociados a las cuentas bancarias, en lo referente a cobros y pagos así como de conciliación bancaria automática mediante intercambio de ficheros con los bancos. Integración de todos los circuitos de envío y recepción de ficheros a bancos. Determinación de la posición de tesorera en SAP así como los informes de previsión de Tesorería.

Gestión los procesos completos de aprovisionamiento de las sociedades del grupo en SAP (pedidos, contratos, etc.). Gestión procesos de aprobación de compras en el sistema. Devengo de los costes con la recepción de materiales o servicios y generar comprometido con la contratación. Imputación de costes a proyectos. Gestión del stock de materiales. Gestión integrada del maestro de materiales. Gestión los procesos de verificación automática de facturas y bloqueos para pagos.

Gestión de imputaciones de partes de trabajo con imputación de horas a proyectos. Gestión de notificaciones de gastos incurridos por los empleados para su liquidación.

Gestión estructurada la documentación asociada a las tres fases de ejecución de proyectos (Promoción, Construcción, y Operación y Mantenimiento). Repositorio único documental corporativo. Cumplimiento de normativas legales o regulaciones asociadas a la gestión de información. Reducción del volumen de papel en la organización. Definición del mapa documental corporativo, y despliegue en la herramienta SAP Document Access by Opentext.

Herramienta de reporting multiárea basada en BI. Informes soporte para la toma de decisiones en las distintas áreas.

Desglose, análisis, carga y descarga a herramientas ofimáticas, de la información de gestión en todas las áreas funcionales del grupo.

Capacidad de controlar todos los procesos de la empresa y utilizar la información en beneficio de la misma para la toma de decisiones.

Funcionalidad basada en roles de usuario y punto de acceso único al sistema.

Integración de los datos de las diferentes áreas en repositorios comunes que evitan la duplicidad de la información y la falta de coherencia. Simplicidad en el mantenimiento y monitorización de las interfaces entre los sistemas propios de FRV y sistemas externos.

Sistemas virtualizados y basados en soluciones estándar que permiten la ampliación tanto a nivel de máquina como de definición de procesos, de forma rápida y sencilla minimizando los costes de mantenimiento evolutivo y asegurando la competitividad de la empresa.

FRV enfoca su actividad hacia la consolidación de una importante cartera de proyectos en operación y para ello apuesta por la diversificación tecnológica y geográfica.

De ello se deriva la necesidad de un enfoque global y a largo plazo basada en la expansión y en una apuesta por tecnologías eficaces y consolidadas como las que ofrece SAP.

GRUPO HC-ENERGÍAGestión eficaz de expedientes con

SAP Records Management

El Grupo HC Energía está dedicado a la producción, transporte,trasformación, distribución y comercialización de energíaeléctrica (procedente de todo tipo de orígenes: hidráulico,térmico, nuclear, etc.), además de la distribución ycomercialización de gas natural. Así mismo, tiene presencia ensectores como las energías renovables (promoción, construccióny explotación).

El Grupo está estructurado en distintas sociedades que dividenlas actividades de la compañía, operando fundamentalmente enAsturias y País Vasco, con oficinas centrales en Oviedo.

Con un volumen de negocio consolidado superior a los 2.000millones de euros, cuenta con una plantilla superior a los 1.500empleados, y tiene en la actualidad más de 1.500.000 clientes.

Situación anterior

Con anterioridad a la implementación de SAP RecordsManagement la organización gestionaba los expedientesrelacionados con sus contratas mediante el archivado dedocumentación impresa, cuyo control se efectuaba a través deherramientas ofimáticas. El seguimiento de la documentación serealizaba sobre una base de datos Access en la que se incorporabala información relativa a fechas de caducidad de los documentos,o las fechas de inicio y fin de cada obra.

La solicitud de documentación a los contratistas se hacía con elenvío de un correo electrónico o con una llamada personal. Loscontratistas, por su parte, remitían la información solicitadamediante mensajería a la persona o personas responsables deverificar y organizar los documentos.

“SAP Records Management se integra con nues-tra arquitectura de sistemas de gestión SAP,constituyendo un complemento perfecto para lagestión de expedientes”.

José NegueruelaDirector de Sistemas de Información. HC Energía

Historias de éxito de clientes SAPSAP Records Management

Nombre de la empresaHC-Energía.

SectorEnergético.

Objetivos principalesAutomatización y mejora delos procesos.

Partner de implantaciónStratesys Consulting.

Solución y ServiciosSAP Records Management.

Entorno existenteControl manual y archivadode documentación impresa,con soporte medianteherramientas ofimáticas.

DE UN VISTAZO

Beneficios principalesAcceso rápido, descentra-lizado y organizado a toda ladocumentación sobrecontratas para todos losusuarios del sistema.Cobertura de todos losrequisitos legales, medianteel control de la documen-tación: Solicitud, reclamacióny gestión de caducidad.Repositorio común de ladocumentación adminis-trativa y de prevención,integrada con los objetosexistentes en el sistematransaccional (contrato,pedido, proveedor, etc).Simplificación de losmecanismos de comuni-cación y aprobación de losdocumentos, tanto internacomo externamente.Gestión automatizada delestado de la documentación.

HardwareSun-Fire-V490 / HP ProliantDL380G4.

Bases de DatosOracle 9.2.0.7.

Sistema operativoSolaris e.9 /Windows 2003Server SP1 para SAP RM.

Este proceso suponía varias limitaciones, entre ellas losrequerimientos de espacio para el almacenamiento de lainformación en soporte impreso, o los problemas de búsqueda ylocalización de la misma. Este proceso era lento y poco eficiente,ya que obligaba a examinar las contratas con documentaciónvigente, así como aquellas que no contenían la totalidad de losexpedientes. Además, la solicitud de los datos que no habían sidoaportados en un primer paso se efectuaba manualmente, al igualque su clasificación y archivado.

El proceso de gestión documental, por tanto, dilatabaexcesivamente el inicio de la obra ya que era indispensabledisponer de ciertos datos antes de comenzarla.

Esta situación llevó a HC-Energía a analizar sus alternativas paralograr una clara mejora en los procesos, así como laautomatización de los mismos en beneficio de la agilidad de suactividad. HC-Energía cuenta con SAP como plataformacorporativa lo que hizo de SAP Records Management la elecciónmás adecuada por su capacidad de integración con las aplicacionesya existentes, así como por la cobertura de la funcionalidadestándar que el producto ofrecía a las necesidades del grupo.

El Proyecto

El proyecto se centró en la implantación de SAP RecordsManagement (RM) versión 2.4 integrado con la gestión decompras corporativa residente en una versión SAP R/3 4.6.C. SAPRM está basado en arquitectura SAP NetWeaver, por lo que laintegración con la aplicación R/3 fue efectuada de forma estándar.

La funcionalidad estándar de la herramienta se complementócon algunas ampliaciones y automatizaciones específicas delproceso a cubrir, como la automatización de alta de expedientes,automatización del proceso de reclamación de documentación yun informe de control del estado de la documentación.

La implementación se realizó sobre hardware Sun-Fire-V90 y HPProliant DL380 G4, sistema operativo Solaris 5.9 y Windows 2003Server SP1 y base de datos Oracle 9.2.0.7.

El proyecto se diseñó con el objetivo principal de agilizar yautomatizar un el proceso que autoriza el inicio de los trabajoscontratados:

Cumplir con la legislación vigente en materia de contratación.Centralizar la información y documentación administrativarelevante relacionada con los contratistas de obras,permitiendo un acceso simultáneo y descentralizado.Automatizar la gestión de solicitud-entrega-validación de ladocumentación, así como la caducidad de la misma.Establecer mecanismos automatizados sencillos de:- Comunicación interna.- Aprobación de documentación.- Reclamación de documentación pendiente de recibir o

caducada.

Así, se implementaron los siguientes procesos relacionados conla gestión de la documentación administrativa, de seguridad,medio ambiente y seguros, entre otros datos, de las contratas deobras:

Solicitud de Documentación Administrativa y de Prevención.Elaboración de Estudio de Seguridad y Salud (Real Decreto1627/97).Necesidad de coordinador de seguridad externo.Tramitación de Firma de Documentación de Contratos.Seguimiento y Control de la validez de la Documentación.

Esto cubrió las necesidades de gestión documental en las Unidadesde negocio de Generación y Distribución de la compañía, que eransimilares y en ambos casos relacionadas con la documentación delos contratistas con quienes trabaja HC-Energía.

El proyecto fue de corta duración gracias a la cobertura estándarde los requerimientos que el producto proporciona. Tras revisarla situación en la que se resolvían los procesos hasta el inicio de laobra y analizar los requerimientos concretos de los mismos, seprocedió a la parametrización y configuración de SAP RM.Paralelamente se efectuaron las automatizaciones necesarias y,para completar el proyecto, se realizó la carga de datos, procesode formación y arranque del nuevo sistema en un plazo inferiora los tres meses. La entrada en productivo tuvo lugar en enero de2007 y, actualmente, el número de usuarios que utilizan elsistema es de aproximadamente 100 personas.

Beneficios

Los principales beneficios que ha supuesto la implementación deSAP RM en HC-Energía se resumen como sigue:

Cobertura de los requisitos legales mediante el controladecuado de la documentación: Solicitud, reclamación ygestión de caducidad.Repositorio común de toda la documentación administrativa yde prevención integrada con los objetos existentes en elsistema transaccional (contrato, pedido, proveedor, etc.).Acceso rápido, descentralizado y organizado a toda ladocumentación sobre contratas.Establecimiento de mecanismos sencillos de comunicación yaprobación de la documentación, tanto para flujos internos decomunicación y/o aprobación como externos, mediante lageneración de cartas tipo (en base a plantillas) y/o envío de e-mails.Gestión automatizada del estado de la documentación(expediente).

Si bien el proceso de negocio no se ha visto modificado, suautomatización ha reducido el esfuerzo administrativo yreducido los plazos de ejecución. Paralelamente se haincrementado el control de dicho proceso y se han minimizadolas necesidades de almacenamiento de la documentación ensoporte físico.

“SAP Records Management nos ha

permitido avanzar en la automatización

del proceso de gestión de documenta-

ción de contratos de proveedores que

era totalmente manual, incrementando

la eficiencia, automatización y control

del mismo, además de reducir el con-

sumo de papel y los plazos de

gestión”.

Miguel Mateos VallesDirector de Redes de HC Energía

Planes de futuro

Actualmente, SAP es la plataforma corporativa de HC-Energía,tanto para dar soporte a sus procesos backoffice (áreaeconómico-financiera, compras, almacenes, gestión deproyectos, o mantenimiento de red), como para el áreacomercial, a través de la solución SAP ISU integrada con CRM.La compañía está en procesos de mejora continua de susprocesos y aplicaciones de soporte, abordando nuevos proyectos.

www.sap.com/spain

Junio 2007

© 2007 by SAP AG. Todos los derechos reservados. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp y otros pro-ductos y servicios de SAP citados en este documento, así como sus respectivos logos son marcas o marcasregistradas de SAP AG en Alemania y en otros países del mundo. Todos los demás productos o servicios quese mencionan son marcas registradas de sus respectivas empresas. Los datos que contiene este documentotienen un propósito meramente informativo. Las especificaciones nacionales de producto pueden variar.

“SAP permite obtener información de

gestión de empleados por diversos

criterios y a través de diversas opciones

/ visiones que proporciona el sistema

para conseguir los objetivos del Área de

RRHH”.

Aurora Muñoz Sanchez, Jefa Dpto. Recursos Humanos del Grupo Unide

Soluciones y Servicios SAP • SAP HCM – ECC 6.00. • SAP BI 7.0.

Lo más destacado • Utilización de un único sistema propietario

que cubre los requerimientos del área de RRHH.

• Reducción de interfaces con otros sistemas

• Disponibilidad inmediata de la información generada.

• Escalabilidad de la solución. • Minimización de la dependencia funcional

y técnica de proveedores externos.

Por qué SAP• SAP ofrece, con su arquitectura y sus

soluciones, una plataforma fácilmente adaptable, que proporciona el soporte tecnológico adecuado a las necesidades Además, se aprovecha una plataforma ya instalada en el Grupo UNIDE.

Benefi cios principales• Soporte a la evolución que experimentan

los procesos de negocio • No incremento del coste de

mantenimiento de la solución • Posibilidad de obtener información de

gestión en el momento deseado.• Menor dependencia de un tercero para la

gestión de los procesos clave de RR.HH.

Entorno existente• Aplicación externa del proveedor de

outsourcing anterior. Tras el proyecto, SAP es el único sistema en activo de administración de personal y nómina.

Organización• Nombre: Grupo UNIDE (Unión de

Detallistas Españoles, Sociedad Cooperativa)

• Sede: Madrid• Industria:

Cooperativa detallista de alimentación• Productos y servicios: Organización

cooperativa de Detallistas. Más de 1.700 tiendas y supermercados. 8 grandes plataformas logísticas con más de 75.000 m2 de superficie de almacenaje y 47.000 m3 de frío y un total de 12 Cash & Carry.

• Marcas principales: UDACO, GAMA, MAXCOOP.

• Ingresos Operativos (facturación): +- 350 Millones Euros

• Empleados: 560 • Web site: http://www.unide.es• Partner de Implementación: STRATESYS.

Retos y Oportunidades • Hasta el momento, la gestión de la nómina

(proceso y sistema informático) la realizaba un proveedor externo en modo de outsourcing. El acceso a la información y las modificaciones funcionales dependían de la disponibilidad del proveedor. Por otro parte, estaba ya implantado SAP para la gestión financiera (Contabilidad, Controlling, Cuentas a pagar…).

Objetivos• Implantación de la herramienta SAP

(módulos PA, PT, PY y PCP de HCM) para la administración de personal, nómina y planificación de costes de personal del Grupo UNIDE.

DE UN VISTAZO

Historia de Éxito de Clientes SAPSAP HCM

GRUPO UNIDE IMPLANTACIÓN DE SAP HCM – PA Y PY COMO BASE TECNOLÓGICA Y OPERATIVA DEL OUTSOURCING DE NÓMINA

¿Qué identifica a Grupo UNIDE?

• Organización ágil, flexible y adaptable al cambio.

• Proyecto común con los socios que forman parte de la Cooperativa.

• Estilo directivo basado en la participación, la delegación, comunicación y transparencia.

• Un proyecto empresarial a largo plazo, rentable y sostenible.

¿Cuáles son los valores de Grupo UNIDE? El Socio, la Organización, lo Comunitario y los Empleados.

• Socios: la columna vertebral del Grupo UNIDE, el sentido de la razón de ser de la empresa.

• Organización: una estructura ágil que busca la participación y la asunción de responsabilidades.

• Comunidad: lo importante es la unión de todos los elementos que forman la estructura del Grupo.

• Empleados: Búsqueda de la motivación y el desarrollo continuo del personal para la consecución de los objetivos.

Proyecto

El proyecto de implantación de la solución de SAP HCM responde al propósito de integrar los procesos operativos del área de RRHH en el sistema de gestión corporativo SAP ERP.

ObjetivosLos objetivos principales que pretende GRUPO UNIDE con el desarrollo de este proyecto son:

• Disponer de un sistema de Administración de Personal y Nómina “in house” con una inversión en costes para la implantación de la plataforma SAP HCM que redujese los actuales costes del proveedor del servicio externalizado.

• Optimizar el proceso de Administración de Personal y Nómina mediante el reparto detallado de las tareas (basado en la optimización del coste de ejecución de cada una de ellas) que lo forman entre el equipo de Administración de Personal de Unide y el integrador del proyecto.

• Disponer de un sistema de administración y gestión de los

recursos humanos ágil y flexible, que permita mejoras / cambios de funcionalidad de forma sencilla y fácil.

• Disponer de una herramienta de presupuestación y seguimiento de costes de personal integrada con el sistema de gestión de personal y nóminas.

• Aprovechar la plataforma tecnológica actual de SAP (donde residen los procesos financieros) que presta servicios a otras áreas funcionales.

• Disponer de un sistema SAP – HCM y SAP – BI en propiedad e instalado en lugar de un sistema en outsourcing puro no propietario que permita disponer de información de calidad y a tiempo para facilitar la toma de decisiones y anticipar riesgos.

• Proyecto con un enfoque en fases para conseguir resultados de éxito a corto plazo (6 meses) sin perder la visión global, continuista y modular de la solución.

• Incrementar la eficiencia mediante la automatización y agilización de procesos, eliminando tareas sin valor añadido e interfaces entre distintos sistemas que afecten a RRHH (Interface contable e integración con la estructura de centros de coste)

• Facilitar el control de los costes de personal.

• En cuanto a los procesos de Recursos Humanos (Outsourcing de Nómina), el objetivo perseguido por Grupo UNIDE es tener la posibilidad de ir asumiendo tareas del proceso de Outsourcing de nómina paulatinamente y en función de sus objetivos estratégicos y funcionales, sin depender tecnológicamente de un tercero.

GRUPO UNIDE IMPLANTACIÓN DE SAP HCM – PA Y PY COMO BASE TECNOLÓGICA Y OPERATIVA DEL OUTSOURCING DE NÓMINA

Grupo UNIDE es una compañía cooperativa detallista con una distribución a nivel nacional, fundada en 1931 en Madrid bajo el nombre de DUCPRA.A lo largo de su historia, Grupo UNIDE ha desarrollado la capacidad de trasladar la idea de cooperativa a sus socios, potenciando sus negocios a través de un proyecto común. Está presente en gran parte de la geografía española y comercializándose sus productos en la gran mayoría de las provincias.

“Se ha dotado al área de Recursos

Humanos de una Aplicación

robusta que les permite tener el

control de los Procesos de Gestión

de Nominas y Planificación

salarial.”.

Leopoldo Galindo, Director de Sistemas de Información. Grupo Unide

Alcance El alcance del proyecto se centra en los módulos de HCM con los cuales se pueden cubrir los objetivos del área de Recursos Humanos comentados anteriormente. En concreto, la presente propuesta tiene el siguiente alcance:

• Ámbito funcional:• Implantación de los procesos de

administración de personal (altas / bajas / modificaciones, etc.) a través del módulo PA – PA; de estructura organizativa a través de PD - OM y de las incidencias de tiempos a través de PA – PT.

• Implantación de los procesos de nómina a través del módulo PY de SAP – HCM.

• Implantación del módulo PD-PCP para Planificación de Costes de Personal.

• Incorporar BI como herramienta de realización de paralelos y como herramienta de gestión de la información (parte de los informes necesarios que serán identificados en la fase de Análisis).

• Ámbito tecnológico:• Implantación de SAP – HCM

dentro del sistema MySAP de R/3 ya instalado

• Instalación de BI como herramienta de reporting e implantación de la funcionalidad asociada a HCM.

Funcionalidad ImplantadaLa solución implantada en el Grupo UNIDE da soporte a las siguientes actividades:• Gestión diaria de los movimientos

relativos al personal. Mantenimiento del maestro de personal.

• Cálculo de la nómina centralizado.• Extracción on line de reporting.• Comunicación con los organismos

públicos (INSS, RED, Servicio Regional de Empleo).

• Actualización / Revisión salarial con origen en los datos existentes en el módulo de gestión de personal y nómina.

• Integración con el módulo financiero de manera automatizada para la contabilización de la nómina

• Presupuestación de costes de personal e integración automática con Controlling.

• Integración automática con la aplicación de gestión de personal (Cezanne) y la aplicación de prevención de riesgos laborales (Winsehtra)

• Sistema SAP – BI para la generación de informes.

Calendario y fases de implantaciónLa implantación del sistema de administración y gestión de personal se ha definido en 3 fases:

1. Fase 1: Implantación de la funcionalidad de administración de personal y nómina

2. Fase 2: Implantación de la funcionalidad de planificación de costes de personal en base a los resultados de nómina calculados por el sistema.

3. Fase 3: En paralelo con las fases anteriores se ha implantado SAP- BI como gestor de la información.

La duración del proyecto en su globalidad ha sido de 8 meses más 2 de soporte post-arranque.

Beneficios

• Agilidad. Automatización de tareas repetitivas que agiliza la realización de actividades, liberando los recursos humanos para su dedicación a funciones con mayor valor añadido.

• Oportunidad. Disponibilidad de información en tiempo real ya consolidada y lista para su utilización en la gestión.

• Control. Capacidad de controlar todos los procesos de RRHH a lo largo de los diversos entes organizativos del Grupo en beneficio de la toma de decisiones.

• Uniformidad. Tratamiento uniforme de las actividades en el sistema, facilitando las tareas de auditoría, formación y soporte. Dato único.

• Integración. Integración de los datos de las diferentes áreas en repositorios comunes que evitan la duplicidad de la información y la falta de coherencia. Eliminación de interfaces entre aplicaciones.

• Coordinación. Mejora en la comunicación y coordinación entre diversos departamentos en el tratamiento de unos mismos datos o flujo de procesos al residir la información en el mismo sistema.

• Escalabilidad. Sistema basado en una solución estándar que permite a futuro su ampliación, tanto a nivel de máquina como de definición de procesos, de forma rápida y sencilla minimizando los costes de mantenimiento evolutivo y asegurando la competitividad de la empresa.

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Planes de Futuro

SAP encaja en la estrategia de negocio de Grupo UNIDE, porque ofrece la robustez de un sistema capaz de integrar en una única plataforma los distintos procesos de negocio, dando respaldo a la implantación de los procesos en las diferentes sociedades y áreas geográficas con las particularidades que en éstos existan; todo ello con la garantía del proveedor nº1 en software de gestión.Los planes de futuro se enfocan en las siguientes direcciones:

1. Incorporar nueva funcionalidad de gestión de personal actualmente no implantadas en la Fase Ia. Back office de recursos humanos:

Módulos de gestión, prevención de riesgos laborales…

b. Descentralización de procesos en la plantilla / managers: Autoservicio de empleado.

2. Asumir tareas actualmente externalizadas del proceso de nómina en la medida en que se consideren estratégicamente beneficiosas y oportunas.

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Estos materiales pueden modifi carse sin previo aviso. Estos materiales los proporciona SAP AG y sus empresas afi liadas (“SAP Group”) con carácter informativo, sin representación ni garantía de ningún tipo y SAP Group no se hace responsable de los errores u omisiones en dichos materiales. Las únicas garantías para los productos y servicios de SAP Group son aquellas especifi cadas en los productos y servicios, si las hubiera. Nada de lo que aparezca en este documento debe interpre-tarse como garantía adicional.

GRUPO VYSL – LV SALAMANCAEl Grupo VYSL–LV Salamanca es una sociedad holding de capi-tal privado con más de 35 años de actividad, que engloba empre-sas especializadas en Arquitectura e Ingeniería, Construcción,Instalaciones y Servicios Inmobiliarios.

Las sinergias producidas por las distintas especialidades de lasempresas que conforman el Grupo, les hace posible acometerproyectos complejos bajo la modalidad “llave en mano”.Además, permite compartir recursos, en especial los servicios degestión, financieros y de IT.

El equipo humano del Grupo VYSL–LV Salamanca estácompuesto por más de 300 personas repartidas por todo elmundo, ya que su cartera de clientes incluye importantes com-pañías de todos los sectores en Europa, Asia, África, OrientePróximo y Latinoamérica. Por ello, las tecnologías de lainformación, y en especial la infraestructura decomunicaciones, son críticas para la actividad del Grupo y cadaaño se destina una inversión de 0,5 millones de euros a esta área.

Situación anterior

Grupo VYSL–LV Salamanca disponía de la solución SAP R/3versión 4.0B, que daba servicio a las áreas de finanzas, compras yalmacenes. El cambio en la Dirección de Sistemas supuso unafirme apuesta en la compañía por una herramienta líder comosistema de gestión del negocio, con el objetivo de incrementar lausabilidad y la integración de los distintos departamentos pro-ductivos en una misma plataforma. Este cambio fue apoyadodesde la presidencia del Grupo, dotando de los medios materia-les y económicos para abordar un Plan de Sistemas definido atres años vista, con un horizonte en 2008.

“Confiamos en SAP como herramienta que nosayude a incrementar la productividad y eficienciaen nuestras operaciones, además de ser el soportede nuestra expansión internacional”.

Julio ViloriaVicepresidente del Grupo VYSL–LV Salamanca

Historias de éxito de clientes SAPSAP ERP

Nombre de la empresaGrupo VYSL–LVSalamanca

SectorIngeniería y Construcción.

Objetivos principalesMejorar la usabilidad de laaplicación.Eliminar desarrollos amedida.Incrementar el conocimientode la herramienta.

Partner de implantaciónGrupo Stratesys.

Solución y ServiciosSAP ECC 6.0 (nuevoentorno).Upgrade a SAP ERP 2005,con los siguientes módulos:

Finanzas y contabilidad(FI).Gestión y cálculo decostes (CO).Facturación y entregas aclientes (SD) .Gestión de materiales ycompras (MM).

DE UN VISTAZO

Entorno existenteSAP R/3 versión 4.0B.

Beneficios principalesIncremento de la produc-tividad.Simplificación de tareas.Integración de las distintasáreas de la compañía.Reducción de costes demantenimiento.

HardwareServidores HP ProliantDL380.

Bases de DatosSQL Server 2000.

Sistema operativoWindows 2003 Server.

Apuesta firme por SAP

Desde el principio, la Dirección de Sistemas apostó firmementepor SAP como solución continuadora de la situación precedente,manteniendo una confianza plena en su tecnología y los benefi-cios que podría suponer al negocio.

Por tanto, el proceso de selección no se centró en la herramienta,sino en el consultor con quien compartir el proyecto, decisiónclave para el Grupo VYSL-LV Salamanca. El partner elegido fue elGrupo Stratesys, tanto por el nivel de implicación y confianzagenerados durante el proceso de venta del proyecto, como por elconocimiento de la problemática específica.

El proyecto sirvió para demostrar tanto las mejoras de la nuevasolución SAP como la gran profesionalidad del Grupo Stratesys,así como su capacidad para comprender el problema concreto yaportar soluciones. La implicación de SAP también constituyó unfactor clave para el éxito del proyecto.

El Proyecto

La base del proyecto ha sido el cambio de versión de SAP R/34.0B a SAP ECC 6.0 para las áreas ya implantadas, con lossiguientes objetivos:

Mejorar la usabilidad de la aplicación.Eliminar, en la medida de lo posible, desarrollos a medida afavor de funcionalidades estándar. Incrementar el nivel de conocimiento de los usuarios sobre laherramienta, para aprovechar al máximo sus beneficios.Realizar otra serie de mejoras, previamente identificadas, paramejorar la percepción del sistema por parte de la organización.

El proyecto se ha desarrollado en una única fase, con un únicoarranque, entrando en productivo en febrero de 2007, con untotal de 20 usuarios en distintas áreas.

En concreto, se han implantado los siguientes módulos de SAPERP:

Finanzas y contabilidad (FI).Gestión y cálculo de costes (CO).Facturación y entregas a clientes (SD).Gestión de materiales y compras (MM).

“El proyecto de SAP es una importante

apuesta por la tecnología por parte de

la dirección del Grupo, ejecutada con

éxito bajo el liderazgo del área de

Sistemas que ha contado con la involu-

cración de la organización, además del

compromiso y buen hacer de nuestro

partner.”

Javier MoralesDirector de Informática del Grupo VYSL–LV Salamanca

De este modo, se encuentran integrados en SAP los departamen-tos de Administración, Finanzas, Compras y Gestión deProyectos. Los procesos soportados por la solución SAP abarcandesde la gestión financiera y analítica de la compañía, a la gestiónde aprovisionamientos y almacenes, e incluso funciones básicasde la gestión comercial.

La implantación se ha realizado sobre servidores HP ProliantDL380, con sistema operativo Windows 2003 Server y base dedatos SQL Server 2000.

Beneficios y planes de futuro

El beneficio principal de la migración realizada ha sido el relan-zamiento de SAP dentro de la compañía a través de una nuevaversión, que aumenta la confianza de los usuarios y facilita sustareas. Además, constituye la base de un Plan de Sistemas paradotar de herramientas que incrementen la productividad e inte-gración entre las distintas áreas de la compañía.

Los incrementos en usabilidad o reducción de costes de mante-nimiento u operación de la herramienta no han sido cuantifica-dos, pero es posible afirmar que se ha ganado en seguridad yconfianza lo que, sin duda, tiene un enorme valor estratégicopara la compañía.

Entre los planes de futuro, está previsto implantar SAP en laparte productiva de todas las empresas del grupo. Además,Grupo VYSL-LV Salamanca ha depositado su confianza en SAPpara ser su herramienta principal de gestión y espera obtener alfinal del trienio, no sólo un buen soporte a la gestión sino unCuadro de Mandos Integral para la alta dirección.

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Marzo 2007

© 2007 by SAP AG. Todos los derechos reservados. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp y otros pro-ductos y servicios de SAP citados en este documento, así como sus respectivos logos son marcas o marcasregistradas de SAP AG en Alemania y en otros países del mundo. Todos los demás productos o servicios quese mencionan son marcas registradas de sus respectivas empresas. Los datos que contiene este documentotienen un propósito meramente informativo. Las especificaciones nacionales de producto pueden variar.

¿Qué identifica a Puig?

Propuestas creativas e innovadoras. Emoción y dimensión humana a todos los niveles. El respeto de una ética familiar. Un proyecto empresarial a largo plazo, rentable y sostenible.

¿Cuáles son los valores de Puig? PASSION PEOPLE PERFOMANCE

Pasión: creatividad, emoción, innovación, valor de producto y cultura cosmopolita con raíces mediterráneas. Gente: la dimensión humana, el espíritu empresarial y la iniciativa personal, apostando por un entorno de trabajo familiar que fomenta la evolución, el desarrollo personal y un compromiso ético. Desempeño: búsqueda inagotable de la eficacia, estructura y orden; sentido de los negocios con una visión y proyecto a largo plazo, y voluntad de crecimiento manteniendo el cuidado por los detalles.

El Proyecto

El proyecto de implantación de la solución de Cash Management de SAP

responde al propósito de integrar los procesos operativos del área en el sistema de gestión corporativo SAP ERP.

ObjetivosLos objetivos fundamentales se pueden resumir en:

Disponer de información de calidad y a tiempo para facilitar la toma de decisiones y anticipar riesgos. Incrementar la eficiencia mediante la automatización y agilización de procesos, eliminando tareas sin valor añadido. Facilitar el control de los costes financieros y el volumen de negocio gestionado por entidades.

Alcance organizativoLa funcionalidad implantada ha dado cobertura a la gestión de los centros de tesorería de Barcelona y París, que dan servicio a todas las sociedades del Grupo domiciliadas en España, Portugal, Italia, Francia, Bélgica, Alemania y Austria, así como a la tesorería central del Grupo, responsable de gestionar el pool panaeuropeo.

Funcionalidad ImplantadaLa solución implantada en Puig da

soporte a las siguientes actividades del Cash Management:

Carga diaria de extractos bancarios automatizada para los tres diferentes formatos recibidos: N43 AEB, AFB120, MT940. Conciliación desatendida de movimientos previstos mediante uso de algoritmos y control del proceso vía estadísticas. Contabilización bancaria automatizada, incluidas las cuentas financieras intercompañía alimentadas por los barridos de cuentas. Visualización de la posición de caja diaria a diferentes niveles (por pool de cuentas local, por pool de cuentas internacional, por agrupación de operaciones, por divisa, etc.). Actualización de las previsiones de liquidez con origen en los datos existentes en los módulos de Cuentas a Pagar y Cuentas a Cobrar del sistema SAP, y ajustados por previsiones manuales. Liquidación de interés, tanto en cuentas corrientes de crédito para control y periodificación del gasto, como en cuentas financieras intercompañía para facturación de costes e ingresos financieros de cara a la confección de estados contables mensuales. Emisión de órdenes de tesorería en el sistema SAP con actualización automática de posiciones de caja en ambos lados intervinientes. Control del negocio bancario mediante la clasificación permanente de flujos en el informe de volumen de negocio. Agilización de la imputación de cobros mediante el uso de

algoritmos de búsqueda y clasificación de las operaciones por responsable.

Beneficios

Entre los principales beneficios, cabe destacar:

AgilidadAutomatización de tareas repetitivas que agiliza la realización de actividades, liberando los recursos humanos para su dedicación a funciones con mayor valor añadido.

OportunidadDisponibilidad de información en tiempo real ya tratada y lista para su utilización en la gestión. Especial importancia ha tenido en el área de actualización de cobros de clientes.

ControlCapacidad de controlar todos los procesos de Cash Management a lo largo de los diversos entes organizativos del Grupo en beneficio de la toma de decisiones.

UniformidadTratamiento uniforme de las actividades en el sistema, facilitando las tareas de auditoría, formación y soporte.

IntegraciónIntegración de los datos de las diferentes áreas en repositorios comunes que evitan la duplicidad de la información y la falta de coherencia.

CoordinaciónMejora en la comunicación y coordinación entre diversos departamentos en el tratamiento de unos mismos datos o flujo de procesos.

EscalabilidadSistema basado en una solución estándar que permite a futuro su ampliación, tanto a nivel de máquina como de definición de procesos, de forma rápida y sencilla minimizando los costes de mantenimiento evolutivo y asegurando la competitividad de la empresa

Planes de futuro

Puig está inmerso en un plan a tres años denominado “Apolo” con el que pretende crecer más que sus competidores y posicionarse a medio plazo entre los cinco primeros jugadores de su sector a escala mundial. Asimismo, continuará con el plan para ganar eficiencia que ha implicado un cambio en el modelo organizativo y la fusión de estructuras.

En los planes de internacionalización más inminentes está la apertura de una filial propia en el mercado ruso a partir del 1 de enero de 2011.

SAP encaja en la estrategia de negocio de Puig, porque ofrece la robustez de un sistema capaz de integrar en una única plataforma los distintos procesos de negocio, dando respaldo a la implantación de los procesos en las diferentes sociedades y áreas geográficas con las particularidades que en éstos existan; todo ello con la garantía del proveedor nº1 en software de gestión.

QUEVEDO DISTRIBUCIÓN PAPELERA, S.A.RENOVACIÓN DE LA PLATAFORMATECNOLÓGICA PARA MEJORAR LACOMPETITIVIDAD

“La implantación de SAP Business All-in-

One supone la integración, en una sola

herramienta, de todos los procesos de

negocio de la empresa y nos permite

disponer de la base tecnológica

adecuada para afrontar los retos del

futuro, lo que hemos conseguido con

la implicación y apoyo de toda la

organización y con la colaboración de

un excelente partner”.

H. M., Director de Sistemas de Información, Quevedo

Lo más destacado• Las mejoras en el área Logística, en

especial la gestión por lotes de la mercancía, la posibilidad de consultar el stock en tiempo real y la integración con el área de Contabilidad.

• La capacidad de explotación de la información disponible en el sistema.

Por qué SAP• SAP dispone de numerosas referencias

de éxito acreditadas en el sector.• La solución SAP destacó como la más

adecuada para satisfacer las necesidades presentes y futuras de la compañía, por su conocimiento de los procesos de negocio, su flexibilidad y escalabilidad.

Benefi cios principales• Racionalización de todos los procesos, al

adecuarlos al flujo de trabajo de la solución SAP, con la consiguiente simplificación, optimización y automatización de las tareas, que ha redundado en un incremento de la eficacia y la productividad.

• Mayor capacidad de respuesta a las necesidades de los clientes y proveedores gracias a la integración de todos los departamentos, el acceso a información única y centralizada, y a la posibilidad de consulta en tiempo real de stocks, precios, plazos de entrega, etc.

• Mejora en la gestión y control de los costes de la empresa.

Entorno existenteSistema de gestión integrado.

Organización• Nombre: Quevedo Distribución Papelera

S.A.• Localización: Madrid• Sector: Industrial• Productos y Servicios: Comercialización y

Distribución de Papel. • Partner de implementación: Citius Avanza

(Grupo Stratesys).

Retos y Oportunidades • Renovar y modernizar el sistema de

gestión para abordar con plenas garantías el proceso de crecimiento de la compañía y mejorar la competitividad.

Objetivos• Integrar todas las áreas de negocio de la

empresa en un solo sistema. • Disponer de una plataforma tecnológica

escalable y capaz de dar respuesta a las necesidades presentes y futuras de la compañía.

• Mejorar la función logística mediante el control por lotes de la mercancía y su gestión por ubicaciones en almacén.

Soluciones y Servicios SAP SAP Business All-in-One ERP 6.0, Baseline Package con los siguientes módulos SAP:• Finanzas (FI)• Controlling (CO)• Activos Fijos (AM)• Compras y Gestión de Materiales (MM)• Ventas y Distribución (SD)

DE UN VISTAZO

Historia de Éxito de Clientes SAP SAP Business All-in-One

Quevedo Distribución Papelera se dedica a la comercialización y distribución de papel a nivel nacional para los sectores de Artes Gráficas y Editorial. Sus oficinas centrales están ubicadas en Madrid, y cuenta con almacenes en esta ciudad y en Valencia, desde donde articula la distribución de sus productos al resto de España.

La empresa ha experimentado un intenso crecimiento en los últimos años y en la actualidad está inmersa en un fuerte plan de expansión para potenciar su capacidad logística, con el fin de mejorar el nivel de servicio ofrecido a los clientes y cumplir los objetivos de negocio previstos para los próximos años.

Situación anterior

Hasta la implantación de SAP, Quevedo Distribución Papelera disponía de un sistema integrado, que funcionaba sobre plataforma Windows y base de datos Microsoft Access. La herramienta presentaba importantes carencias, especialmente en el área logística y en cuanto a posibilidades de desarrollo.

Por ejemplo, no permitía la gestión por lotes de la mercancía, ni el control del stock disponible mediante ubicaciones en el almacén. Además, la cantidad y

calidad de los datos ofrecidos no era suficiente, pues Quevedo demandaba información más exhaustiva y especializada. Así mismo la herramienta no estaba preparada para crecer con la empresa, que en un futuro próximo desea abordar la implantación de soluciones avanzadas de gestión, tipo CRM (Customer Relationship Management) y BW (Business Information Warehouse) integradas con el resto del sistema, así como la venta a través de internet.

Por ello, la Dirección optó por implantar un nuevo ERP que ofreciera garantías suficientes para satisfacer los retos actuales y futuros y, muy especialmente, diera respuesta a las necesidades de automatización de la gestión logística.

Se analizaron las distintas alternativas existentes en el mercado y entre todas destacó SAP ERP, no sólo por las numerosas referencias de éxito acreditadas en el sector, sino por resultar la herramienta idónea para dar soporte al plan de crecimiento previsto por la compañía.

El Proyecto

El partner responsable de la implantación fue Citius-Avanza,

perteneciente al Grupo Stratesys, con la solución SAP Business All-in-One, Baseline Package con los siguientes módulos SAP:

• Finanzas (FI)• Controlling (CO)• Activos Fijos (AM)• Compras y Gestión de Materiales

(MM)• Ventas y Distribución (SD)

Los objetivos fundamentales del proyecto fueron integrar todas las áreas en un solo sistema, y dotar a la empresa de las herramientas tecnológicas necesarias para afrontar con facilidad y solidez los retos que pudieran plantear las tendencias del mercado.

Pero la implantación de la solución SAP en Quevedo Distribución Papelera no sólo supuso la renovación de su plataforma tecnológica, sino también la racionalización de todos los procesos internos. Con el objetivo de adecuarlos en la medida de lo posible a la funcionalidad estándar y evitar el coste derivado de desarrollos específicos que pudieran encarecer el mantenimiento del sistema, cada tarea fue optimizada en base a los flujos de trabajo establecidos por SAP. Ello redundó en una mejor organización del

QUEVEDO DISTRIBUCIÓN PAPELERA, S.A.RENOVACIÓN DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA PARA MEJORAR LA COMPETITIVIDAD

La implantación de SAP en Quevedo Distribución Papelera permitió integrar todos los departamentos, racionalizar y optimizar los procesos de negocio, automatizar la gestión del almacén y disponer de una plataforma tecnológica potente y escalable para afrontar el crecimiento de la compañía a medio y largo plazo.

negocio, una simplificación de los procesos y un incremento de la productividad. El proyecto apenas duró tres meses, desde octubre de 2007 hasta enero de 2008, cuando tuvo lugar la entrada en productivo. Durante este tiempo se estudiaron las necesidades de la compañía, se buscó la convergencia entre los escenarios SAP y los requisitos de Quevedo, se realizó la implantación, y para finalizar se llevó a cabo la formación a los usuarios del nuevo sistema. La solución utiliza servidores IBM XSeries 3400, con sistema operativo Windows Server 2003 y base de datos SQL Server 2003.

Beneficios

Tras la implantación, el sistema cubre las actividades de negocio relacionadas con la distribución de papel, dando servicio a los departamentos de Compras, Ventas, Logística, Contabilidad y Administración. Todos ellos comparten una misma visión del negocio, acceden a información centralizada y están en disposición de ofrecer una respuesta más ágil, flexible y eficiente a los agentes externos, tanto clientes como proveedores.

La integración y racionalización de los procesos, unidas a las múltiples funcionalidades del nuevo sistema, han redundando en una simplificación de las tareas administrativas, la reducción de tiempos y con ello el aumento de eficacia de los departamentos. Por

ejemplo, se ha automatizado la elaboración de ofertas comerciales y se ha agilizado la introducción de pedidos, tanto de compras como de ventas. En esta última área se ha producido un aumento del 50%, pasando de la introducción diaria de ciento veinte pedidos a ciento ochenta.

Así mismo, se ha mejorado el proceso de facturación que ha pasado a realizarse en una sola hora cuando antes se tardaban tres horas, además de la eliminación de los errores que se venían produciendo en este proceso.

También se ha introducido el control de mercancías por lotes. Además, es posible acceder a información en tiempo real sobre precios, plazos de entrega y stocks disponibles, no sólo en el momento actual sino también a corto plazo (en base a la previsión de

entradas y salidas de mercancía) lo que ha redundado en la mejora de la gestión de los almacenes de Madrid y Valencia.

Los dos departamentos beneficiados más directamente por el nuevo sistema son Comercial y Logística. El primero ha comprobado cómo el nuevo sistema contribuye a incrementar el nivel de servicio ofrecido a los clientes. El segundo ha conseguido optimizar la gestión del almacén gracias a la identificación de los productos por sus lotes correspondientes, la posibilidad

“Todos los miembros de la

organización disponen en tiempo

real de la misma información, lo que

constituye un salto cualitativo que se

ha traducido en una respuesta más

rápida y eficiente tanto a clientes

como a proveedores”.

A.M, Director Financiero, Quevedo

“Nuestro plan de expansión para los próximos años hizo que nos planteásemos la

necesidad de incorporar un sistema de gestión que garantizase la cobertura

necesaria para asegurar el crecimiento de la compañía. Con SAP hemos

conseguido mejorar y racionalizar nuestros procesos de trabajo y la toma de

decisiones y, en suma, una notable mejora en la eficiencia de nuestra actividad,

que sin duda nos permitirá alcanzar los objetivos previstos a medio y largo plazo”.

P. M., Presidente, Quevedo

50 xxx xxx (YY/MM) ©20YY by SAP AG. All rights reserved. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver, Duet, Business ByDesign, ByDesign, PartnerEdge, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and in several other countries all over the world. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifi cations may vary.

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de consultar online los niveles de stock y la integración con el área de Contabilidad.

Otras mejoras notables identificadas por Quevedo han sido la calidad y coherencia de la información suministrada por el sistema para facilitar la toma de decisiones, así como el control que permite sobre parámetros determinantes de gestión como tarifas y precios, costes, etc. Planes de futuro

Quevedo Distribución Papelera apostó por SAP como plataforma tecnológica para soportar su estrategia de crecimiento a medio y largo plazo, consciente de que la flexibilidad y escalabilidad de la herramienta permitiría dar respuesta a todas las necesidades futuras.

Con el objetivo de reducir los costes operativos y mejorar la competitividad de la compañía, está previsto a corto plazo implantar el módulo de Gestión de Ubicaciones (WM) en el nuevo almacén central de la compañía, y más adelante abordar el proyecto de Comercio Electrónico, que permitirá la venta de sus productos a través de Internet, además de ofrecer a los clientes la posibilidad de consultar online toda la información relativa a sus pedidos.

Por último, la organización se plantea implementar en un futuro nuevos componentes de la plataforma SAP.

(08/07) © 2008 by SAP AG. Todos los derechos reservados. SAP, R/3, mySAP,mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver, Duet, Business ByDesign,ByDesign, PartnerEdge y otros productos y servicios de SAP citadosen este documento, así como sus respectivos logos son marcas regis-tradas de SAP AG en Alemania y en otros países del mundo. Todos losdemás productos o servicios que se mencionan son marcas registradasde sus respectivas empresas. Los datos que contiene este documentotienen un propósito meramente informativo. Las especifi cacionesnacionales de producto pueden variar.

Estos materiales están sujetos a modifi caciones sin previo aviso.SAP AG y sus empresas afi liadas (“Grupo SAP”) suministran estosmateriales con fi nes informativos exclusivamente, sin manifestaciónni garantía de ningún tipo, y el Grupo SAP no se hace responsablede los errores u omisiones relacionados con estos materiales. Lasúnicas garantías de los productos y servicios del Grupo SAP son lasque se especifi can en las declaraciones de garantía que acompañana dichos productos y servicios, en el caso de que existan. Ningunainformación contenida en este documento debe considerarse unagarantía adicional.

“Después de analizar las necesidades

funcionales futuras, vimos que la

migración a la nueva versión de SAP

CRM 7.0 nos permitiría

implementarlas con un menor coste y

esfuerzo. La nueva plataforma nos ha

proporcionado un entorno web

común para todas las funcionalidades,

y hemos identificado bastantes

ventajas funcionales y tecnológicas

que implementaremos

próximamente”.

Desde la fusión de Unedisa y Recole-tos, Unidad Editorial se ha convertido en uno de los principales grupos espa-ñoles de prensa escrita, tanto en distri-bución como en lectores, en el que confían más de 23 millones de lectores.

Al grupo pertenecen el diario El Mundo (segundo diario de información general en ventas y lectores), Marca (líder en-tre los diarios deportivos y en el con-junto de cabeceras), Expansión (líder en los diarios económicos), etc.

En el segmento de revistas y semana-rios, dispone de Metropoli, Magazine, Yo Dona y El Cultural (suplementos del diario El Mundo), Actualidad Económica (semanario de información económi-ca), ARTE y La Aventura de la Historia (revistas culturales) y las revistas de-portivas MarcaMotor, Golf Digest, etc.

El proyecto

Las mejoras funcionales y tecnológicas introducidas por la nueva versión SAP CRM han resultado determinantes para Unidad Editorial a la hora de adoptar la decisión de migrar su antigua platafor-ma SAP CRM 5.0 a la nueva SAP CRM 7.0.

Este proyecto de upgrade, que supone la primera migración en España a SAP CRM 7.0, ha sido liderado por Stra-

tesys Consulting, Service Partner de SAP que cuenta con expertos profesio-nales en ésta área y, especialmente, en la tecnología con la que se ha desa-rrollado la aplicación (SAP CRM 7.0).

A la hora de abordar el proyecto el equipo de trabajo se fijó los siguientes objetivos para garantizar el éxito del cambio de versión:

Desde un punto de vista organizativo: Minimizar el impacto en la orga-nización reduciendo los cambios de operativa para los usuarios.

Desde un punto de vista funcional: Garantizar el correcto funcionamiento de los diferentes flujos de procesos de negocio existentes. Mejorar la usabilidad del sistema para aumentar la satisfacción de los usuarios. Asegurar la escalabilidad de la apli-cación de forma que permita incorpo-rar nuevas funcionalidades conteni-das en SAP CRM 7.0.

Desde un punto de vista técnico: Reducir los costes de soporte y man-tenimiento de la aplicación al incorpo-rar una arquitectura simplificada con menos componentes a gestionar de forma individualizada. Adaptar los objetos de negocio de-sarrollados a medida (transacciones, programas, formularios, etc.), a las necesidades de la nueva versión.

El proyecto, que fue ejecutado a lo lar-go de un plazo de 6 semanas, se es-tructuró en dos bloques de trabajo:

Actividades de adaptación del inter-faz de usuario, realizadas por Strate-sys Consulting, para:

Configurar en la nueva aplicación las funcionalidades específicas de cliente que estaban desarrolladas sobre la versión SAP CRM 5.0

Integrar los procesos ejecutados en SAP Portal, eliminando el ya ob-soleto interfaz PCUI (People Cen-tric User Interface), y su adapt-ación a la funcionalidad estándar CRM

La definición y ejecución de un mi-nucioso plan de pruebas para ga-rantizar la integridad y consistencia de la nueva plataforma SAP CRM 7.0.

Actividades de instalación del soft-ware, realizadas por IBM, outsourcer del Grupo Unidad Editorial.

En resumen, las magnitudes de este proceso de cambio de versión de plata-forma SAP CRM 7.0 han sido:

Clientes gestionados: más de 1.200.000 Materiales gestionados: más de 2.500 Centros de Atención a Clientes: dos, uno en Madrid y otro en Barcelona Operadores de Centros de Atención a Clientes: más de 60 Operaciones diarias realizadas: alred-edor de 1.300.

Procesos de negocio

La solución SAP CRM 7.0 implantada en Unidad Editorial da soporte a los si-guientes procesos de negocio, en el escenario Interaction Center:

Gestión de cuentas y contactos. Gestión de productos. Gestión de actividades. Gestión de reclamaciones y consultas. Gestión de pedidos de venta. Gestión de campañas. Gestión documental.

La aplicación SAP CRM 7.0 es utilizada fundamentalmente por personal exter-no al Grupo Unidad Editorial, ya que los procesos implantados son ejecuta-dos a través de dos Centros de Aten-ción a clientes (uno en Madrid y otro en Barcelona).

Internamente, es el Departamento de Marketing el que hace uso de la aplica-ción, definiendo las campañas y políti-cas de Marketing que deben ser ges-tionadas por los operadores de los Centros de Atención a clientes.

Beneficios

Entre los principales beneficios obteni-dos, cabe destacar:

Consecución de mejoras sensibles en el rendimiento y usabilidad de la aplicación, con una notable reducción en los tiempos dedicados por los agentes de los Centros de Atención a Clientes en la ejecución de los pro-cesos, aumentando así la calidad del servicio y la satisfacción de los usuarios. Implantación en Unidad Editorial de las funcionalidades necesarias para gestionar, de forma integrada, el con-

junto de actividades que realizan los operadores de los Centros de Aten-ción a Clientes. Reducción del coste de mantenimien-to del interfaz de usuario: la nueva versión ofrece gran versatilidad a la hora de personalizar la interfaz de usuario, acortando drásticamente los tiempos de desarrollo y favore-ciendo la usabilidad del sistema. Integración de los procesos desarrol-lados a través de SAP Portal en SAP CRM 7.0, ya que toda la aplicación se ejecuta en entorno Web y no es necesaria la instalación del Portal o del cliente pesado (SAP GUI).

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SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP Business ByDesign, y otros productos y servicios de SAP mencionados, así como sus respectivos logotipos, son marcas comerciales o marcas comerciales registradas por SAP AG en Alemania y otros países.

Business Objects y el logo de Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, y otros productos y servicios de Business Objects aquí mencionados, así como sus logotipos, son marcas comerciales o marcas comerciales registradas por Business Objects, S.A. en Estados Unidos y otros países. Business Objects es una empresa de SAP.

Todos los otros nombres de productos y/o servicios mencionados son marcas comerciales de las respectivas empresas. La información conteni-da en este documento es meramente informativa. Las especificaciones nacionales de los productos pueden variar.

Estos materiales pueden ser modificados sin previo aviso. Estos ma-teriales están a su disposición por SAP AG y sus empresas afiliadas (“Grupo SAP”) sólo con fines informativos, sin manifestación ni garantía de ningún tipo. El Grupo SAP no puede ser responsabilizado por errores u omisiones con respecto a estos materiales. La única garantía de los productos y servicios del Grupo SAP es aquella que se especifica en las declaraciones de garantía que acompañan a dichos productos y servicios, En el caso de que existan. Ninguna información contenida en este docu-mento debe considerarse una garantía adicional.