Forandring med effekt

32

Forandring med effektImplement Consulting Group er en skandinavisk managementkonsulentvirksomhed med 300 konsulen-ter i Danmark, Norge og Sverige. Vi hjælper private og offentlige virksomheder med at gennemføre strategiske transformationer. Vores konsulenter er kendetegnet ved dyb faglig indsigt og indgående erfaring med at planlægge og gennemføre forandringer i den kom-munale organisation. Vi har gennem de seneste år løst opgaver i godt halvdelen af landets kommuner, hvor vi har arbejdet i alle forvaltninger og på alle niveauer i organisationen med alt fra Strategi & Vækst, IT & Infrastruktur, Strategisk Innovation & Implementering, Driftsoptimering og Ledelsesudvikling – hvilket gør os i stand til at hjælpe jer med strategiske og faglige trans-formationer på ethvert niveau og i enhver målestok.

Problemer kan være komplicerede. Det kan løsninger ikke Vi har fokus på at hjælpe vores kunder med at udvikle, planlægge og implementere de bedst mulige løsninger. Vi tror på, at problemer kan være komplicerede, men det kan løsninger ikke – for så er de ikke løsninger, men nye problemer. Vi tror på, at en løsning først er en løsning, når den er implementeret og har skabt den ønskede effekt. Og at effekt kun bliver skabt gennem et ubetinget fokus på både at løse problemet og få tingene til at ske. For at kunne leve op til dette arbejder vi tæt sammen med vores kunder – vi kalder det Collaborative Consulting.

Vær klar til forandringVi oplever, at vores kunder har et voksende behov for at kunne forandre sig hurtigere og oftere. Samtidig bliver de nødvendige forandringer stadig mere komplekse. Det er ikke en tilfældig udvikling – vi tror faktisk, at den væsentligste parameter for succes i fremtiden bliver at være ”agil”, dvs. konstant at være klar til at forandre sig, hvis behovet opstår.

Ekspertviden og dyb indsigt i, hvordan forandring skabes Dette skaber nye krav til, hvordan forandringer beslut-tes, kommunikeres, designes, ledes og implementeres. Det indebærer også, at samspillet mellem organisation og rådgiver/konsulent er under forandring. Det forplig-ter os som konsulenter i relation til, hvordan vi arbejder, og ikke mindst hvordan vi interagerer med vores kunder. Samtidig bliver det endnu mere afgørende, at vi besid-der de dybe faglige kompetencer, der gør forskellen i komplekse projekter. Vores særkende er at koble dyb ekspertviden med en lige så dyb indsigt i, hvordan for-andring skabes.

Indholdsfortegnelse

VELFÆRD

STYRING OG ØKONOMI

STRUKTUR INDIVID

Hvilke demografiske udfordringer har din kommune? Er strategien klar til udfordringerne og de nye politikere? Læs mere på side 11.

Er I klar til det nye og styrkede til-syn på det specialiserede social-område? Læs mere på side 4.

Strategisk velfærdsinnovation – når udbudsbesparelsen skal udmøntes. Læs mere på side 9.

Udbud på ældreområdet – nye for-enklede regler giver større mulig-heder for samarbejde med private leverandører. Læs mere på side 5.

Komplekse borgerforløb for udsat-te voksne – styrket indsats med økonomisk effekt. Læs mere på side 7.

Styrkelse af kommunernes opga-vevaretagelse i det nære sund-hedsvæsen. Læs mere på side 8.

Forandring med effekt

4 5Implement Consulting Group

Mange kommuner har igennem de senere år styrket arbejdet med kvalitet og sikkerhed på botilbuddene for handicappede og personer med sindslidelse. Her har kommunens løbende tilsyn udgjort et omdrejningspunkt sammen med den løbende ledelsesmæssige dialog mel-lem forvaltning og ledelse for de decentrale enheder omkring kontrakter (drifts og udviklingsaftaler) eller fælles tværgående udviklingsinitiativer

Kommunerne har i den forbindelse kunne udvikle en balance mellem på den ene side tilsynets karakter af kontrol med kvalitet og indhold og på den anden side dets karakter af dialogredskab mellem kommunens fagforvaltning og de decentrale enheder om kvalitet og indhold i tilbuddet til brugerne.

Forandringer i dialogen med eksternt tilsyn

Med overflytningen af tilsynsopgaven til de fem tilsyns-kommuner pr. 1. januar 2014 sker der en række ændrin-ger på tilsynsområdet.

Det enkelte kommunale tilbud skal nu på den ene side i dialog med den nye tilsynsenhed forankret i en anden kommune og på den anden side fortsat indgå i tæt samar-bejde med egen fagforvaltning og kommunalbestyrelse.

Implement tilbyder som forberedelse til 1. januar 2014 et forløb i tre trin i tæt samarbejde med ledere og nøglemedarbejdere:

Trin 1: Identifikation af særlige opmærksom-hedspunkter ift. kvalitet og sikkerhed

Trin 2: Kortlægning af eksisterende kvalitetssikringsmekanismer

Trin 3: Udvikling af ny model for styring og udvikling i samspil mellem for-valtning og decentrale enheder

I Implement har vores konsulenter gennem mange år arbejdet med praksis på det specialiserede voksen-, handicap- og børneområde.

Vi har:

Udviklet nye styrings- og tildelingsmodeller fx udviklin-gen af modificerede BUMmodeller

Opstillet politiske mål for indsatsen på området på bag-grund af udarbejdede serviceniveaubeskrivelser for ydelser og indsatser

Screening af sager i forhold til vurdering af kvalitet i sagsarbejdet, sagsgange og processer samt afdækning af kompetence gap

Udvikling af nye arbejdsgange i visitationen ved imple-mentering af nye visitationsprincipper, herunder imple-menteringen af Voksenudredningsmetoden – VUM.

I det skitserede identifikations- og kortlægningsforløb vil I derfor møde konsulenter med mange års drifts- og udviklingserfaring som kender området indgående på både politisk-, forvaltnings- og udføreniveau.

Er I klar til det nye og styrkede tilsyn på det specialiserede socialområde?

Pr. 1. april 2013 er der trådt nye regler i kraft for frit valg og udbud på ældreområdet. Formålet med de nye reg-ler er at forenkle reglerne for tilrettelæggelse af det frie valg. For at få det fulde udbytte af de nye regler, udvik-let og implementeret samarbejdet med de private leve-randører og høstet de kvalitative og økonomiske gevin-ster er en succesfuld gennemførsel af udbudsproces-sen afgørende – for borgerne, for de kommunale ledere og medarbejdere og de private leverandører.

I udbudsprocessen bliver rammerne og principperne for det kommende samarbejde mellem Kommunen og de private leverandører formuleret. Er et vigtigt ele-ment i udformningen af udbudsmaterialet, at man tilla-der sig at blive inspireret og udfordret i forhold til hvor-dan et konstruktivt og innovativt samarbejde kan skru-es sammen så begge parter bliver mere kompetence i kraft af samarbejdet.

En af måderne til at opnå en ”passende forstyrrelse” er gennem et idé-udbud, som modsvarer opdragsgive-rens behov for nytænkning ved en tidlig involvering af markedet og brugere gennem åben dialog. ICG forslår, at man som Kommune i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet anvende idé-udbuddet til udvikle det bedste fundament for det kommende samarbejde. Idé-udbuddet løber parallelt med udarbejdelsen af udbudsmaterialet og forlænger derfor ikke den samlede tidsplan.

Udvikling af samarbejdet og udbudsmaterialetImplement Consulting Group har en velafprøvet model for gennemførsel af udbud, hvor fokus er på udvikling af konstruktive og udviklende samarbejder mellem offent-lige og private aktører i en innovativ, inddragende og kommunikativ proces.

Udbud på ældreområdet – nye forenklede regler giver større muligheder for samarbejde med private leverandører

Hvis du vil høre mere om tilsynsområdet kan du finde kontaktoplysninger på bagsiden af denne folder.

TILSYNSKOMMUNE

BOTILBUDEGEN KOMMUNAL-BESTYRELSE OG FAGFORVALTNING

PROJEKTGRUPPENProjektejer

LEVERANDØRIdé- og

løsningsejer

DRIFTERBehovsejer

Værdi- katalog

Beh

ovsd

ialo

g

Markedsdialog

Formål

Mobilisering og detail- planlægning

Idéudbud og udarbej-delse af udbuds-materiale

Annoncering Evaluering og tildeling

Kontrakt-indgåelse

Implemen- tering

Fastlægge retning

Udbudsform og udbudets genstand

Leverandører udarbejder tilbud

Evaluering og valg af leverandører

Indgåelse af kontrakt

Implemen-tering

Løbende informations- og kommunikationsaktiviteter jf. udarbejdet kommunikationsplan i mobiliseringsfasen

6 7Implement Consulting Group

Implementering af samarbejdet og effektrealiseringImplement Consulting Groups fokus er naturligt på den ønskede forandring og indfrielse af de opstillede effek-

ter. Dette sikres ved fokus på implementering og reali-sering af opstillede effekter samt inddragelse og bred kommunikation fra starten af processen.

Hvis du vil høre mere om ældreområdet kan du finde kontaktoplysninger på bagsiden af denne folder.

Overblik over omfang og indsatserFor en lille gruppe af voksne udsatte borgere er deres problemer af en så kompleks karakter og fordrer, at de modtager mange forskellige typer af ydelser fra forskel-lige dele af den kommunale organisation. Det kan være borgeren med en psykiatrisk diagnose, uden beskæfti-gelse, begyndende misbruger og med børn som mistri-

ves, hvor der er behov for ydelser fra social-, job- og børnecenter og sundhedsydelser i regionen.

Implement har udviklet et simpelt værktøj til at afdække omfanget af borgere, hvilke indsatser som gives samt totalomkostningen for indsatserne på tværs af organi-satoriske enheder i kommunen.

Tværorganisatoriske og faglige indsatserDet er Implements erfaring, at der oftes knytter sig en organisatorisk udfordring hvor den kommunale organi-sering og indsatser i langt de fleste tilfælde er velegnet til 95% af borgerne, men ikke til de sidste 3-5% som kræ-ver tværgående og indsigtsfulde indsatser.

Borgeren møder forskellige sagsbehandlere og forskel-lig lovgivning ved sit møde med kommunen og ople-ver derfor ofte en usammenhængende indsats i en i forvejen ”svær hverdag”. Det betyder at det opleves, at de problemer, den enkelte borger står med ikke løses, enten fordi indsatsen ikke er den rigtige, afsatte midler ikke afspejler behov eller fordi snitfladerne ikke er klare i indsatsen og dermed ikke give nævneværdige resultater eller progression hos den enkelte borger.

Hvordan indsatserne styrkes og udgifterne reduceres?Spørgsmålet er derfor, om indsatsen er den rigtige, om ressourcerne til indsatserne kunne bruges anderledes eller bedre og om organisationen er den rette til at hånd-tere de pågældende borgeres behov. Med de metoder som Implement har udviklet vil du stå med en konkret oversigt over omfang af borgere, indsatser, totalomkost-ninger og en organisatorisk analyse.

I samarbejde med jer gennemføres en proces hvor nye indsatser udvikles, mulige justeringer i organisatoriske snitflader og strukturer og økonomiske effekter afdæk-kes for at imødekomme disse borgeres komplekse hver-dag og udfordringer men samtidigt få mulighed for at skabe et økonomisk råderum til nye indsatser.

Komplekse borgerforløb for udsatte voksne

Hvis du vil høre mere om komplekse borgerforløb kan du finde kontaktoplysninger på bagsiden af denne folder

Organisering og struktur

Indsatser og bruger- oplevelse

Omkostnings-effekt

Implementerings-periode

Idriftsættelse af kontrakt

Ansvarlig: Kommune

Ansvarlig: X Kommune og Implement

Ansvarlig: X Kommune og evt. Implement

Ansvarlig: Kommune

Byråds-beslutning om udbud af hjemmeplejen

Ombygning af interne kompe- tencer til håndtering af samar-bejdet med de private leveran- dører: organisation, kompeten-cer og ressourcer

Udarbejdelse af udbudsmaterialet

Social-psykiatri

Børne- familie

Borger- service

Job- centeri

Tid

1

2

3... 20/100

Sagsnr.

§85 §100§99 §141 §xx SB timer §25 §64§141 §xx SB timer §66 §xx§52 SB timer

Socialområdet udgift pr. §§ Jobcenter udgift pr. §§ Familieområdet udgift pr. §§ Total-omkost-ningen

8 9Implement Consulting Group

Kommunerne er i fuld gang med at udvikle mere offen-sive tilgange til løsning af sundhedsopgaven. Stort set samtlige kommuner er i gang med at styrke rehabilite-ringsindsatsen på ældreområdet. Mange har gjort en stor indsats for at hjemtage færdigbehandlede patien-ter, nogle har etableret såkaldte akutpladser, hvor ældre, der midlertidigt har brug for mere intensiv hjælp, kan komme og dermed undgå at komme på sygehus. Mange steder søger kommunerne i tættere dialog med de praktiserende læger for at styrke arbejdet med kro-nikerrehabilitering og forebyggende indsatser.

Kommunernes opgaver og krav på sundhedsområdet er stigende

Initiativerne afspejler den dobbelte udvikling, hvor man på den ene side kan se, at antallet af ældre, navnlig gruppen over 80 år, kommer til at stige i de kommende år, og på den anden side kan se, at sygehusvæsenet udvikler sig i en mere og mere specialiseret retning og overlader større dele af den almene sygeplejeopgave til den kommunale sygepleje.

Implement har erfaringer med at hjælpe kommunerne på alle tre niveauer.

• I en kommune har vi hjulpet med at udvikle en sammenhængende strategi for det nære sundheds-væsen, som er politisk vedtaget og nu udgør afsæt-tet for en række konkrete initiativer, f.eks. i forhold til rehabilitering efter indlæggelse.

• I en række kommuner har vi hjulpet med at danne overblik over den kommunale medfinansiering ved at

analysere forbruget og identificere forskellige mulig-heder for i samspil med regionen at reducere udgif-terne.

• I en kommune har vi udarbejdet en beskrivelse af en vifte af kommunale tilbud på sundhedsområdet, og udarbejdet en positiv business case som en del af det politiske beslutningsgrundlag. I andre kommuner har vi hjulpet med nye tværsektorielle samarbejdsmodel-ler på psykiatriområdet

Styrkelse af kommunernes opgavevaretagelse i det nære sundhedsvæsen

Hvis du vil høre mere om Det nære Sundhedsvæsen kan du finde kontaktoplysninger på bagsiden af denne folder.

Strategisk velfærdsinnovation – når budgetbesparelsen skal udmøntes

Langt de fleste lavt hængende effektiviseringsfrugter i kommunerne er i dag hentet hjem til at styrke et stramt budget. Med dette værktøj kan du som leder i en decentral institution eller i ledelsesgruppen på forvaltningsniveau skabe varige effekter i driften, servicen og økonomisk uden forringelser af serviceniveauet. Det har flere projekter på henholdsvis skole og plejeområdet vist.

Langt de fleste lavt hængende effektiviseringsfrugter i kommunerne er i dag hentet hjem til at styrke et stramt budget. Med dette værktøj kan du som leder i en decen-tral institution eller i ledelsesgruppen på forvaltningsni-veau skabe varige effekter i driften, servicen og økono-misk uden forringelser af serviceniveauet. Det har flere projekter på henholdsvis skole og plejeområdet vist.

Involvering af medarbejderne er nøglen Et velfærdsinnovationsprojekt tilrettelægges med fuld involvering af ledere og medarbejdere i at tænke for-domsfrit om muligheder og barrierer og i at udvikle forslag og idéer til effektivisering i organisationen.

Spørgsmål som: Hvordan kan organisationen i de kom-mende år drives billigere og mere effektivt uden forrin-gelser, og på en måde, der samtidig gør organisationen til endnu bedre sted at arbejde bliver sat i spil i hele

organisationen? Det giver ejerskab til processen og i den efterfølgende implementeringsproces således effekterne indfries.

Projektet bygger på følgende principper og ideer: • Omkostningsreduktionen fastsættes fra start – hvad

er reduktionen i budgettet!

• Mobilisering af de lokale kræfter og ideer i organisa-tionen som skal anvendes

• Et fælles overblik og forståelse omkring driften og økonomien, kendskab til hvad er omkostningsdriverne

• Fokus på forandringer og implementering, hvordan gør vi i praksis

Med udgangspunkt i principperne gennemføres en pro-ces i tre faser hvor Idéudvikling, Konkretisering og plan for Implementering gennemløbes.

Kommunernes udfordringer skal adresseres på tre niveauer

Ændring i ældre

befolkning

Borgere med langvarige sundheds-problemer

Optimering af sam-

arbejde på tværs

Øget kommunalt

ansvar for almen området

Ændringer i borgernes forventning til ydelser

Sikring af de rette

kompetencer

Udvikling og implementering af nye kommunale løsninger

Styrkelse af ledelse, analyse og styring af opgaverne på ældre- og sundhedsområdet

Udvikling og implementering af kommunal strategi for kommunernes udvikling i det nære sundhedsvæsen

10 11Implement Consulting Group

Større faglig og økonomisk effekt end forventetImplement Consulting Group har gennemført strategi-ske velfærdsinnovationsprojekter på dels ældrepleje- og skoleområdet i 2 store kommuner i 2012. effekterne har været markante, både på innovationssiden og økono-

misk. I alle decentrale enheder er der fundet nye radika-le løsninger og det økonomiske udgangspunkt er blevet indfriet over niveau, således der er frigivet budgetmidler til andre og nye opgaver.

Hvis du vil høre mere om Strategisk Velfærdsinnovation kan du finde kontaktoplysninger på bagsiden af denne folder

Økonomiske og styringsmæssige konsekvenser af ændret demografiNår demografien ændrer sig ændrer indtægter og udgifter sig også. Det sætter store krav til den kom-munen og den enkelte forvaltnings evne til at vælge hvilke strategiske tiltag der skal iværksættes for at imødekomme de ændrede demografiske forhold. Med Implements værktøj til fremskrivning af de økonomiske effekter ved en ændret demografi på feks. det sociale område får kommunen et unikt værktøj til, på baggrund af konkrete beregninger politisk og ledelsesmæssigt til at drøfte ændrede indsatser for området.

Fra strategi til handlingGennem en fælles strategi for området skabes en fælles og tydelig retning som favner i bredden og engagerer i dybden. Vision og handling kan bindes sammen for de enkelte enheder og medarbejderne og endeligt vælges retning på baggrund af beregnede data fra eksterne og interne udfordringer.

Baseret på analyser af kommunens udfordringer og styrker involveres medarbejderne i at komme med input til løsningselementer i den nye strategi.

Der laves realismetjeks for at vurdere, om løsningerne er realistiske ift. udviklingen i andre kommuner og de øko-nomiske konsekvenser ved de enkelte tiltag beregnesvia modellen.

Resultatet af denne proces bliver opstilling af en række konkrete scenarier som skal danne udgangspunktet for hvilke handlinger der skal iværksættes for at understøtte strategien.

På baggrund af de enkelte scenarier opstilles de sam-lede konksekvenser for økonomien fremskrevet til 2020. Dermed dannes et samlet styringskort for de konkrete handlinger der skal igangsættes eller besluttes politisk, og helt aktuelt i det nye fagudvalg.

Metoden er derfor ideel som proces til at kunne ”klæde” dine nye politikere på efter kommunalvalget. Hvad er udfordringerne (demografien), hvilke løsnin-ger kan identificeres(scenarier) hvilke handlinger skal iværksættes(politiske og ledelsesmæssige beslutninger)

Hvilke demografiske udfordringer har din kommune? Er strategien klar til udfordringerne og de nye politikere?

1.000 flere børnefamilier

Ændret uddannelsesprofil

Flere erhvervsaktive

borgere

1.000 flere arbejdspladser

Fremskrivning 2021

2012

Indtægter

Udgifter

2021

Hvis du vil høre mere om Implements Konsekvensmodel kan du finde kontaktoplysninger på bagsiden af denne folder.

Processen sættes i gang med et stormøde for alle medarbejdere, hvor forlø-bet forklares og alle invol-veres i at beskrive drømme og bekymringer for at pro-jektet samt konkrete forslag til effektiviseringer.

Herefter tematiserer arbejdsgruppen forslagene og bearbejder til konkrete effektiviseringsforslag – dels ved at spørge kollega-er om muligheder, dels ved at undersøge forslagene nærmere (samle data, undersøge priser og mulig-heder m.v.)

Fasen slutter med et stor-møde, hvor forslagene præ-senteres og hvor medarbej-derne kan få lov til at give deres input til den forestå-ende prioritering af forslagene.

I fase 3 skifter fokus fra pro-jektgruppen til ledelsen, der på baggrund af forslags- kataloget udformer en implementeringsplan for de forslagspakker, som de vælger at trække af på og ønsker at virkeliggøre.

Fasen starter med, at projekt-gruppen samler op på pilot-projekterne og får justeret forslag og potentialevurde-ring-er. Der tages desuden nye forslag ind fra temadage-ne, som undersøges og kon-kretiseres i den lokale kontekst.

Herefter arbejder hele leder-gruppen med at pakke forsla-gene og udforme en tids- og implementeringsplan.

Fasen slutter med et stormø-de, hvor projektgruppen for-tæller historien om processen og forslagskataloget og giver gode råd til den videre imple-mentering, og ledelsen præ-senterer den konkrete tids- og implementeringsplan.

Temadage og

pilot-afprøvning

I fase 2 involveres arbejds-gruppen i at prioritere forslagene og gøre for- slagene helt konkrete både i forhold til den praktiske konsekvens af forslagene og ved at efter-prøve det tidsmæssige potentiale.

Der udarbejdes en priorite-ringsmatrice, hvor alle for-slag placeres i forhold til effektiviseringspotentiale (tid), og hvor svært det er at virkeliggøre forslaget.

De 10-12 forslag med størst potentiale, og som vurderes at kunne implementeres uden de store forhindringer, konkretiseres og der udar-bejdes pilotprojekter, som løber mellem fase 2 og 3.

Som afslutning på fase 2 afholdes et stormøde, hvor alle hovedforslag præsen- teres for alle medarbejdere. På dette møde er der mulighed for at stille spørgsmål til og kommentere forslagene.

FASE 1: IDÉUDVIKLING 3 dage

FASE 3: IMPLEMENTERING3 dage

FASE 2: KONKRETISERING 3 dage

Procesoversigt

Henrik BachmannOrganisationsudvikling og strategiimplementeringTel.: +45 2338 0006hb@implement.dk

Anders BildsøeStrategi, styring og udvikling af social- og sundhedsområdetTel.: +45 4138 0016abl@implement.dk

Mette DekkerBeskæftigelse og styring Tel.: +45 3085 8069mde@implement.dk

Michael DaugbjergStrategi og sundhedTel.: +45 5138 7425mda@implement.dk

Peter EmmerichStrategi- og organisationsudvikling og proaktiv sundhedsstyring (disease management).Tel.: +45 4138 0097peh@implement.dk

Troels Møller GrosenStrategi, organisation og driftsoptimering Tel.: +45 3085 8016tmg@implement.dk

Jørgen KjærgaardStrategi og driftsledelseTel.: +45 2338 0087jkj@implement.dk

Jesper Krøyer Lind Udvikling og strategiTel.: +45 3085 8002jli@implement.dk

Mikkel LauOrganisationsudvikling og strategiimplementeringTel.: +45 4138 0044mla@implement.dk

Nicolai MalmStrategi og driftsoptimeringTel.: +45 5138 7428nma@implement.dk

Mikkel Munk Udvikling og styring af kommunale velfærdsområderTel.: +45 4138 0051mmn@implement.dk

Martin Rosenkrantz NielsenAnalyse, strategi og evalueringTel.: +45 3085 8021mrn@implement.dk

Tor Nonnegaard-PedersenStrategi og organisationTel.: + +45 2338 0077tno@implement.dk

Christian Ahlmann OlesenUdvikling , strategiimplementering og effektrealisering Tel.: +45 4138 0080cao@implement.dk

Lærke Ring PossAnalyse, strategi og evalueringTel.: +45 3085 8009lrp@implement.dk

Anne Mette Bang TermansenSundhed, økonomistyring og driftsledelseTel.: +45 2338 0078abt@implement.dk

Hvis du er interesseret i at høre mere om et eller flere af de forskellige temaer beskrevet i denne brochure, er du velkommen til at kontakte en af nedenstående erfarne konsulenter.

www.implementconsultinggroup.com

Yderligere information