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Gestión Efectiva del Tiempo Personal y para Equipos
Sep 2016
(con enfoque laboral)
Rodrigo Rojas Fernández Gerente General
[email protected] cel. 977498887
www.TimeHunter.co
QUIENES SOMOSNuestro objetivo PRINCIPAL es ayudar a las empresas a hacerlas más productivas a través de métodos aplicados y herramientas de medición y gestión para los equipos de trabajo, asegurando un ROI positivo, a la vez de crear una cultura de alto rendimiento y gestión.
“Nuestro tiempo en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan, y el que nos
queda lo perdemos sin darnos cuenta.”
FUENTE: Seneca
Prisionerodel tiempo de otros
(y nuestro)
Libredel tiempo
¿Por qué tendríamos que ser o buscar ser más PRODUCTIVOS en el día a día?
Pregunta 1:
Simple, trabajo repetitivo Trabajar mas duro, mas rápido
La energia no importaba Fácil de lograr atención
El foco no importaba Horario de trabajo 9-6
Dueño de tu propia atención
LA ECONOMIA DEL TIEMPO
LA ECONOMIA DEL TIEMPO
Gran trabajo mental Trabajar duro en lo que es importante
Agotado y fatigado Facil de distraerse
Menos foco = mas tiempo Horas flexibles (e increíbles)
Conectado 24/7
EL CONOCIMIENTO
¿Para tener una vida mas integra o mas plena? ¿Para poder conseguir mas dinero? ¿Para tener una mejor salud? ¿Para pasar mas tiempo con mi familia?
¿Por qué tendríamos que ser o buscar ser más PRODUCTIVOS en el día a día?
Pregunta 2:¿Qué debemos hacer para ser más PRODUCTIVOS en este día a día?
Pregunta 3:¿Podemos nosotros mismos aprender a tener un grado alto de PRODUCTIVIDAD día a día?
¿Como funciona nuestro cerebro y cuerpo en relación a la PRODUCTIVIDAD?
(3 componentes)
Tiempodebemos medirlo y asignarlo
Para ejecutar cualquier tarea necesitamos:
Energíay este es un aspecto clave para el cambio
El ser humano necesita para moverse:
Atenciónhoy es una competencia en extinción
Para hacer cualquier cosa necesitamos:
Tiempo Energia
Atención
Productividad
Productividadhoy es una competencia en extinción
Para hacer cualquier cosa necesitamos:
¿Cuáles son las causas de no ser PRODUCTIVOS? en el trabajo o la empresa?
➡ Baja capacitación de la fuerza laboral. ➡ Ladrones del tiempo. ➡ Forma inadecuada de medir y controlar. ➡ Estructura mental de los directivos. ➡ Manejo de información innecesaria. ➡ Falta de procedimientos adecuados. ➡ Nuevas tecnologías sin implementación.
ESTADISTICAS DE PRODUCTIVIDAD
5 increibles�y�desconocidas
Que te harán pensar
TU EFICIENCIA EN EL TRABAJO
01 Time Management
“En la mayoría de las veces una tarea nos toma casi el doble de tiempo en terminarla
en relación a lo que pensamos inicialmente.”
FUENTE: The Meeting Wizard
“De 10 a 12 minutos diarios en planificar nuestro día nos ahorrará 2 horas de tiempo
y esfuerzo perdido durante el transcurso del día.”
FUENTE: Brian Tracy, “Eat the Frog”
02 Time Management
“Un gerente en promedio gasta 3 horas cada día en interrupciones.”
FUENTE: Shirley Fine Lee - The Meeting Wizard
03 Time Management
“Investigadores han demostrado que la productividad baja hasta un 40% cuando las personas hacen dos o más cosas al mismo
tiempo.”
FUENTE: Entrepreneur, University of Michigan
04 Time Management
“Cada día un empleado revisa su correo 50 veces y usa mensajería
instantánea 77 veces.”
FUENTE: RescueTime
05 Time Management
2 formaspara despertar a la Gestión Efectiva del Tiempo
2. Con Métodos, técnicas y herramientas (válido solo por un corto tiempo)
1. Con un Plan Estratégico a Mediano Plazo (de gestión eficiente del tiempo) RECOMENDADA
2 formas
Métodos, Técnicas y Herramientaspara una Gestión Efectiva del Tiempo
VIDEOhttps://www.youtube.com/watch?v=J4VoK2F2hyw
Cómo administrar tu tiempo en 10 pasos
los ladrones del tiempo
TAREAS Y PLANIFICACION01
No multitareas
Aprende a medir tus tareas
Tener y utilizar un administrador de Tareas método GTD
Programa la mente con mini-descansos
Crear hábitos buenos no cambiar hábitos malos
Ordenar tareas comunes o similares
Regla del "Minuto de Oro"
Termina, no comiences No acumules problemas
Utiliza la Técnica del Pomodoro
Mide continuamente tu uso del tiempo
Regla de 3
Aplica "Principio de Pareto 80/20"
Administrar la procastinación
TAREAS Y PLANIFICACION
VIDEOTécnica del POMODORO
https://www.youtube.com/watch?v=CT70iCaG0Gs
Distracciones vs interrupciones02
El teléfono = distracción o emailDistracciones: YO
interrupciones: ELLOS
Minimiza el tiempo de la distracción para
mantener la atención
Aplica minuto de oro
No todo por email
Anota rápido lo que te piden
Practica el “Sí” pero “No”
Distracciones vs interrupciones
Interrupciones
“56 interrupciones cada día tiene un empleado promedio.”
Culpable 2
“3 minutos le toma a un empleado retomar el trabajo al cambiar de
tarea.”
InterrupcionesCulpable 2
“2 horas se malgastan en distracciones por día.”
InterrupcionesCulpable 2
“80% de las interrupciones en el trabajo son consideradas triviales
(innecesarias).”
InterrupcionesCulpable 2
“sólo el 40% o menos del tiempo en el trabajo es
PRODUCTIVO.”
FUENTES:
1.Designed by Hyperakt 2.Developed by Atlassian 3.Email Usage/Penetrations • EmailStatCounter 4.A Pace Not Dictated by Electrons • University of California 5.Disruption and Recovery of Computing Tasks • Microsoft Research 6.'Infomania' worse than marijuana • BBC News 7.Meetings in America • Verizon Business 8.State of Meetings Today • EffectiveMeetings 9.Why & How Your Employees are Wasting Time at Work • Salary.com 10.Time Management Statistics • Key Organization Systyems 11. Blog de Workmeter
URGENCIAS04
Cuadrante de decisión
Aprender a delegar efectivamente
Un gerente de ventas trabaja 75%/25%
URGENCIAS
EMAILS05
Evita el CC masivoNo abrir al inicio del día
Usar el email es como usar los WC de los
aviones
Acción con cada mail, bórralos, no acumules
Aplica minuto de oro
Revisar 1 vez al día (excepciones)
Toda acción va al administrador de tareas
EMAILS
Utiliza herramientas de seguimiento de correos
Excesivo Email
“304 correos de trabajo recibidos semanalmente en promedio.”
Culpable 5
“36 veces en promedio un empleado revisa su email cada hora.”
Excesivo Email
Culpable 5
“16 minutos se desperdician enfocándose después de revisar el
correo.”
Excesivo Email
Culpable 5
Costo anual en productividad por empleado:➡ USD 1.200 en spam ➡ USD 1.800 en correos innecesarios ➡ de USD 2.100 a 4.100 en comunicaciones inefectivas
(En una empresa de 100 empleados esto es: USD 510.000 en un año)
Excesivo Email
Culpable 5
REUNIONES06
Define próximas accionesTeléfonos en silencio, no usarlos
Designa un time keeper (con carácter!)
Envía agenda y objetivos anticipadamente
Sobre 45-50min es inefectiva
Al proponerla comunícala bien
Prepárate, se respetuoso con el tiempo de otros
Con el tiempo, reemplázalas por herramientas de medición y control
(CRM, internal messaging, etc.)
REUNIONES
Reuniones
“62 son las reuniones en las que participa la mayoría de los empleados
cada mes.”
Culpable 6
“El 50% de las reuniones es considerado tiempo perdido.”
ReunionesCulpable 6
“31 horas se pierden mensualmente en tiempo improductivo en reuniones.”
ReunionesCulpable 6
En reuniones, el empleado común :➡ 91% del tiempo SUEÑA DESPIERTO ➡ 39% del tiempo DUERME ➡ 45% del tiempo se siente SOBREPASADO por las reuniones ➡ 73% del tiempo HIZO OTRA COSA ➡ 47% del tiempo RECLAMO por las reuniones como tiempo perdido
ReunionesCulpable 6
“Se perdieron USD 37.000.000.000 en salarios por reuniones
innecesarias en EEUU el 2015.”
ReunionesCulpable 6
VIDEOLa mejor app del mundo: “SALIR”
https://www.youtube.com/watch?v=11YPuf1ft0E
Hábitos tecnológicos Ropa Trucos Cuerpo Planificación Comida Mente
y como hacerlo en (para�+�de�una�persona�y�sincronizadamente!)�
Ventas / ProductividadAm
biente
inter
no Tecnología
Método
Ambie
nte ex
terno
KPI’s
ALINEACION
La forma correcta:
Entender quienes somos
01 Implementar un método
efectivo02
Utilizar la tecnología adecuada
03
PERSONAS METODOLOGIA TECNOLOGIA
Plan Estratégico a Mediano Plazopara una Gestión Efectiva del Tiempo
Metodologías en ProductividadMide y gestiona la productividad
CRM para equipos comerciales Desarrollo personal en equipos
01
para una Gestión Efectiva del TiempoPlan Estratégico a Mediano Plazo
02 03
04
Lo primero……debemos conocernos y medirnos
WorkMeter Plataforma de Productividad para personas y equipos
Un modelo de gestión de la eficiencia, basado en:
Plataforma tecnológica Metodología sistematizada
Es una visión innovadora de gestión de las personas y de los equipos.
VIDEOWorkMeter, productividad para equipos
https://www.youtube.com/watch?v=D_qKks0Cx-E
USOS y beneficios de WorkMeter en la empresa.
• Optimizar gestión del tiempo. • Responsabilizar al Gerente y empleados sobre las métricas.
CORRESPONSABILIDAD01
• Mejorar foco en actividades claves. • Eliminar los ladrones de tiempo.
PERFIL OPTIMO02
• Comparar KPI’s con resultados por puesto de trabajo.
• Realizar un benchmarking entre equipos y personas.
CALIDAD DEL TRABAJO03
•Implementar medidas de flexibilidad / movilidad laboral.
• Convertir la flexibilidad en ahorro para personas y organización.
MOVILIDAD
DiseñoPrograma
Piloto01 Seguimiento y evaluación de
resultados02 Ajustes y Definiciones03 Despliegue proyecto al
resto de la organización04
04
• Reducir costos. • Identificar e implementar medidas de ahorro.
CONTROL DE COSTOS05
“Los resultados fueron prácticamente inmediatos y el rendimiento de los trabajadores mejoró entre un
20 y un 30%.”
Jordi Rosés Director Estrategia y Desarrollo Negocio
“Gracias a WorkMeter hemos aumentado la productividad del 50% al 90%, hemos ahorrado en costos gracias al trabajo
remoto y hemos reducido el absentismo a la mitad.”
Arancha Mosquera Directora RRHH, Gesif
en resumen...
una Gestión Efectiva del Tiempo Personal y para Equipos
…puede hacerse de 2 maneras
✓ Con métodos, técnicas y herramientas (para resultados a corto tiempo y manejo de la ansiedad)
✓ Con un Plan Estratégico a Mediano Plazo (para conseguir un fin o propósito como empresa)
…puede hacerse de 2 maneras
¿seguirás Prisioneroo
aprenderás a ser Libre?
