GIAO TIẾP KINH DOANHGIAO TIẾP KINH DOANH

ĐỀ TÀI:

KĨ NĂNG LÀM VIỆC NHÓMKĨ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Kỹ năng là việc nhóm: là đề tài được nói đến rất nhiều trong các doanh nghiệp, nhưng việc thực hiện vẫn chưa theo đúng nghĩa của nó. Hoạt động nhóm có thể dẫn tới những kết quả tốt nhất hay tồi tệ nhất cho nhân viên.

Thực tế có nhiều trường hợp doanh nghiệp thành lập nhóm dự án, nhưng chỉ có khoảng 20-30% thành viên có trách nhiệm với công việc còn lại hầu như chỉ xuất hiện cho có hoặc không có kỹ năng làm việc nhóm nên không phối hợp được. Trong khi thành quả của dự án được phân đều cho cả nhóm.

Vậy: làm thế nào để nhóm có thể hoàn thành việc một cách có hiệu quả?

7 KỸ NĂNG CƠ BẢN ĐỂ LÀM VIỆC CÓ HIỆU QUẢ:

• 1. Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng (hay xây dựng) ý kiến giữa các thành viên.

• 2. Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác của họ

• 3. Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình.

• 4. Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực.

• 5. Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau.

• 6. Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và tường thuật cách họ nghĩ ra nó cho nhau.

• 7. Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra

CÁC GIAI ĐOẠN TRONG LÀM VIỆC NHÓM: Các nhóm làm việc đều phải trải qua

bốn giai đoạn phát triển khác nhau: +hình thành +xung đột +định hình +hoàn thiện Với tư cách là mộ trưởng nhóm việc xác

định được nhóm làm việc của bạn đang ở giai đoạn nào sẽ giúp bạn và các thành viên có được cách xử trí phù hợp.

● Trong giai đoạn mới hình thành, các thành viên trong nhóm bắt đầu làm quen với cách làm việc của nhau nên người lãnh đạo nhóm cần phải trực tiếp và thẳng thắn.

● Giai đoạn xung đột là khi các mâu thuẫn và xung đột bắt đầu “ló dạng”, nên trưởng nhóm cần bảy tỏ sự thông hiểu cũng như trực tiếp nhìn nhận vấn đề.

● Đến giai đoạn định hình, các thành viên lúc này đã hiểu rõ sự khác biệt, ưu và khuyết của nhau, nên trưởng nhóm cần khuyến khích và hỗ trợ nhiều hơn.

● Vào giai đoạn cuối, khi cách làm việc của nhóm đã hoàn thiện và mỗi người đều có thể dễ dàng thể hiện bản thân, thì người đầu tàu chỉ cần ghi nhận công sức của họ và cổ vũ.

Đó là vần đề xác định

giai đoạn hiện tại của nhóm.

Tuy nhiên, đối với

những trường hợp

mâu thuẫn xảy ra, cụ thể là:

Một số thành viên không cố tình không thực hiện đúng quy định của nhóm, vậy người đứng đầu nhóm làm cách nào để giải quyết?

1. Xây dựng tinh thần đồng độiHãy cho các thành viên tự hào về phần việc của họ.Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức mạnh toàn nhóm.Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau biết các vấn đề và luôn khen họ (nếu đáng).Dành thời gian trả lời chi tiết các báo cáo và thông tin của nhóm.

2. Tìm ra vấn đề của nhómToàn nhóm đang gặp khó khăn âm ỉ. Bạn muốn mọi người hợp lòng với nhau nhưng xem chừng họ đang có những bất hoà với nhau hoặc bất hòa trong toàn nhóm. Hãy đặt vấn đề xem những rắc rối này nằm ở đâu hoặc dấu hiệu không thoả lòng chung. Tìm ra nguyên nhân của vấn đề là bước đầu cần thiết cho việc giải quyết vấn đề đó.

3. Trao đổi với từng thành viên trong nhóm• Giải quyết các vấn đề cá nhân giữa các thành viên với tinh thần xây dựng.• Hãy trao đổi với các thành viên một cách thoải mái và thân thiện nhất. Bạn có thể nhận được những ý kiến đóng góp vô cùng quan trọng và hữu ích. Vì họ là người trong cuộc

• Sau khi nghe hết những ý kiến của các thành viên, bạn phải có khả năng phân tích vấn đề vì sẽ có những ý kiến trái ngược nhau mà chính chúng tạo ra vấn đề đấy. Vậy bạn phải đưa ra hướng giải quyết thuyết phục nhất để vấn đề được giải quyết ổn thỏa

• Đừng vội phản ứng với những sự việc cho đến khi bạn nắm rõ nguyên nhân.• Nhóm nào cũng có những khó khăn cần vượt qua.• Cần ngăn chặn kiểu “đổ lỗi” cho người khác – nếu không nó sẽ làm mất tinh thần đồng đội.

4. Xử sự với người gây ra vấn đềSau khi đã nói chuyện với người gây ra vấn đề, có thể cần có hành động xa hơn. Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mọi mối quan hệ. Những điều lưu ý:• Hãy nói thật những gì bạn thấy được.• Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm.• Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi.• Luôn lạc quan khi giải quyết vấn đề.• Cần là giải quyết vấn đề hơn là làm đình trệ công việc của bạn.• Không nên cố chấp với người quá quắt.• Chớ nóng nảy với bất kỳ ai trong nhóm.• Đừng sao lãng mục tiêu của toàn nhóm.• Đừng vội nhờ đến sự giúp đỡ bên ngoài.• Đừng phớt lờ trước những căng thẳng khiến vấn đề trở nên tệ hại hơn.

5. Giải quyết mâu thuẫnSự mâu thuẫn cá nhân với nhau có thể mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm. Hãy tạo điều kiện để một hay cả hai bên trình bày với bạn để có hứơng xoa dịu tình hình. Trường hợp do lỗi điều hành của bạn, lúc ấy cần trao đổi với toàn nhóm để nói lên hướng khắc phục. Vấn đề ở đây là cải thiện cách hành xử, tránh mang tính chất khiển trách hoặc phê phán.

6. Sử dụng cách giải thích vấn đềCoi những vấn đề liên quan đến công việc như những cõ hội để cả nhóm học hỏi và cải thiện. Hãy diễn giải vấn đề để cả nhóm nhận ra chúng và học hỏi. Có thể cử một người giải quyết vấn đề và báo cáo lại diến biến quá trình giải quyết và kết quả giải quyết ra sao.Rồi rút kinh nghiệm cho những lần sau.

=>TÓM LẠI: Làm việc nhóm luôn có hiệu quả không ngờ nếu các thành viên biết cách phối hợp không thì sẽ rất tệ hại. Vì thế là một người dẫn đầu, bạn hãy nghĩ cho lợi ích của mọi người, hướng họ đi theo mục tiêu tương lai chứ không phải là mục tiêu hiện tại và hãy biết lắng nghe có thành ý để hiểu được từng thành viên từ đó giao đúng người đúng việc. Chúc các bạn thành công!

Cám ơn các bạn đã chú ý theo dõi