Inducción proceso seguridad social

Coordinación nacional de seguridad socialGerencia de operaciones

SEGURIDAD SOCIAL


OBJETIVO

Liquidar correcta y oportunamente los pagos a la seguridad social de todos los colaboradores garantizando el cumplimiento del marco legal vigente, conciliar periódicamente las carteras con las diferentes entidades EPS, Fondos, Cajas y ARL manteniendo los estados de cartera de la empresa corrientes, recaudar en el menor tiempo posible las incapacidades en las diferentes entidades para evitar perdidas por este concepto.

PROCESO SSO

Coordinación Nal de seguridad socialGerencia de operaciones


CICLO PHVA•Acción preventiva•Acción Correctiva•Acciones de Mejora•Auditorias internas•Revisión y Validación de objetivos, metas y procedimientos.

•Planificar la elaboración de la seguridad social a nivel nacional de acuerdo al tiempo prestablecido, las visitas a las entidades para la conciliación de las carteras, y el recobro de incapacidades.

P A

VH


• Verificar la entrega oportuna de la liquidación de seguridad social para pago.

• comprobar la disminución de la cartera real.

• Conciliar los cobros realizados de incapacidades con los depósitos de las entidades de salud por estos conceptos.

• Medición y reporte de la gestión del proceso.

• Liquidar seguridad social y habilitar las planillas en el operador de PILA.

• Conciliar Cartera con las entidades prestadoras de salud.

• Recobro y seguimiento de Incapacidades.

• Liquidar en el Operador PILA, las cesantías de los colaboradores y autorización de retiro de las mismas


INDICADORES PROCESO SSO

OPORTUNIDAD EN EL PAGO DE LA SEGURIDAD SOCIAL

PAGOS EXTEMPORÀNEOS

CONCILIACIÒN DE ENTIDADES DE SEGURIDAD SOCIAL

COBRO DE INCAPACIDADES



¿Qué es SEGURIDAD SOCIALen Colombia?

Fue instituido por la Ley 100 de 1993, fin principal de garantizar una calidad de vida que esté acorde con la dignidad humana; el sistema de seguridad social esta compuesto de 4 componentes:1. Salud2. Pensión 3. Riesgos4. Servicios sociales complementarios (auxilios a los Ancianos indigentes)

Uno de los principios fundamentales de la seguridad social es la «Universalidad», donde crea dos regímenes en salud para que todo el mundo pueda tener acceso a este servicio.

Igualmente esta el concepto de «Integralidad» donde cada quien contribuirá según su capacidad y recibirá lo necesario para atender las contingencias.



LIQUIDACIÓN Y PAGO DE

SEGURIDAD SOCIAL• Garantiza el pago

de aportes de seguridad social dentro de las fechas establecidas por Ley.

• Garantiza cobertura al 100% de los colaboradores de la organización.

• Gestiona anticipo de cesantías para los colaboradores que lo requieran.

• Realiza la consulta de Historias Laborales y entrega soportes al colaborador que requiera datos para trámite de pensión

CONCILIACIÓN DE CARTERA ENTIDADES

DE SGS• Revisa las moras

que se pueden presentar en las diferentes entidades, entregando los soportes para subsanar dichos valores pendientes.

• Subproceso que con su labor verifica la correcta ejecución de afiliaciones desde la contratación

INCAPACIDADES• Recepciona y

registra las incapacidades en SYANET

• Gestiona la radicación de incapacidades para el cobro a las diferentes entidades.

SUBPROCESO: LIQUIDACIÓN Y PAGO SGS

SUBPROCESO:CONCILIACIONES

SUBPROCESO: INCAPACIDADES

PROCESO SEGURIDAD SOCIAL



¿Qué procesos interactúan?

SUBPROCESO: LIQUIDACIÓN Y PAGODE LA SEGURIDAD SOCIAL



LEYES QUE LE COMPLEMENTAN Ley 100 de 1993: Crea el sistema de seguridad social integral Ley 21 de 1982, con el cual se define el pago de los parafiscales Decreto 2236 de 1999, define el pago anticipado de salud Ley 50 de 1990, Regula el pago de las cesantías Resolución 3336 de 2013, valida la afiliación de los fondos de pensión y los obliga a actualizar la

plataforma de ASONFODOS. Resolución 1015 de 2015, valida la afiliación de EPS y las obliga a actualizar la plataforma de

FOSYGA y BDUA Decreto 3047 de 2013: movilidad entre regímenes, SISBEN I y II


Ley 1393 de 2010 – “Concepto 147921 Ministerio de Trabajo de 2013”, estable topes de bonificación para volverse prestacional.

CONCEPTO VALORSalario 2.000.000$ Pagos no salariales 1.400.000$ Total de ingresos 3.400.000$ *Límite del 40% 1.360.000$ Valor que supera el 40% 40.000$

IBC seguridad social 2.040.000$

Nota: El auxilio legal de transporte también hace parte del total de la

remuneración (Acuerdo No. 1035 de 2015)



Decreto 1828 de 2013: FASE 1, estable la exoneración del pago de parafiscales, rige a partir de mayo de 2013. FASE 2, se establece que a partir del 1 de enero de 2014 comienza a operar la exención de los

aportes al sistema de salud, de la participación del empleador.

CONDICIONES: los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes.


LEYES QUE LE COMPLEMENTAN

Decreto 1670 del 14 de mayo de 2007: establece las días hábiles límites para el pago de la seguridad social, varían dependiendo el NIT y del número de empleados

NIT o CC Día hábil00 al 10 1º11 al 23 2º

24 al 36 3º37 al 49 4º50 al 62 5º63 al 75 6º76 al 88 7º

89 al 99 8º






La consignación de las cesantías se hace una vez al año (regulado por la ley 50 de 1990, artículo 99).

Sin embargo, el anticipo de las mismas se hace cada vez que se presente en el año: Compra de vivienda: contrato firmado por las partes, copia de la cédula de ciudadanía

y carta de solicitud. Remodelación de vivienda: certificado de tradición, donde se evidencie el nombre del

solicitante o del conyugue, cotización de los materiales y mano de obra, contrato del ingeniero o “maestro” y copia de ambas cédulas.

Por educación no esta permitido

Cesantías

SUBPROCESO: LIQUIDACIÓN Y PAGO

DE LA SEGURIDAD SOCIAL



se hace la revisión de la historia laboral cada vez que los trabajadores presenten inconsistencias, para lo cual deben traer:

Historia laboral actualizada Copia de la cédula de ciudadanía

PAGO AFC (Ahorro y el Fomento a la Construcción) Y APORTE VOLUNTARIO: AFC: deberán operar en las entidades bancarias que realicen

préstamos hipotecarios. Aporte voluntario: Más que una obligación, el ahorro que usted

construye a lo largo de la vida laboral es una garantía de tranquilidad para su retiro.

TRÁMITES DE PENSIÓN

Subproceso: Liquidación Y PagoDe La Seguridad Social



LIQUIDACIÓN Y PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL• Garantiza el pago de aportes de seguridad social

dentro de las fechas establecidas por Ley.• Garantiza cobertura al 100% de los colaboradores de

la organización.• Gestiona anticipo de cesantías para los colaboradores

que lo requieran.• Realiza la consulta de Historias Laborales y entrega

soportes al colaborador que requiera datos para trámite de pensión

CONCILIACIÓN DE CARTERA ENTIDADES DE SGS

• Revisa las moras que se pueden presentar en las diferentes entidades, entregando los soportes para subsanar dichos valores pendientes.


INCAPACIDADES• Recepciona y registra las incapacidades en

SYANET• Gestiona la radicación de incapacidades para el

cobro a las diferentes entidades.


SGS






Es el proceso mediante el cual se realiza la depuración de cartera que la empresa presenta, con las diferentes entidades de seguridad social.

Decreto 1804 de 1999 Nivel Nacional, “Artículo 21. Reconocimiento y pago de licencias. Los empleadores o trabajadores independientes, y personas con capacidad de pago, tendrán derecho a solicitar el reembolso o pago de la incapacidad por enfermedad general o licencia de maternidad, siempre que al momento de la solicitud y durante la incapacidad o licencia, se encuentren cumpliendo con las siguientes reglas: […] 2. No tener deuda pendiente con las Entidades Promotoras de Salud o Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud por concepto de reembolsos que deba efectuar a dichas entidades, y conforme a las disposiciones vigentes sobre restricción de acceso a los servicios asistenciales en caso de mora”

SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CARTERA ENTIDADES DE SGS



1. Planeación 3. Revisión

5. Envío de soportes4. Causales 6. Ajuste novedades

2. Estados de cuenta

SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CARTERA ENTIDADES DE

SGS



¿Qué se hace en este subproceso?

Se elabora el “Plan anual de conciliación con entidades de seguridad social”, en el cual registramos las fechas en las cuales solicitamos estados de cuenta, depuramos, y enviamos soportes.

Se revisan los estados de cuenta que se reciben de las entidades: aquí se presentan cédulas con los periodos correspondientes a la mora o a la inconsistencia.

Se identifican las causales, con sus respectivas observaciones: Las causales fueron determinadas por el proceso de SGS, donde se determinan responsables y se aplican acciones correctivas.

Se pagan las moras correspondientes y las penalidades a las que haya lugar: Cada entidad tiene una forma de responder novedades, muchas aplican la normatividad y exige el pago de penalidades.

SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CARTERA

ENTIDADES DE SGS



LIQUIDACIÓN Y PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL• Garantiza el

pago de aportes de seguridad social dentro de las fechas establecidas por Ley.

• Garantiza cobertura al 100% de los colaboradores de la organización.

• Gestiona anticipo de cesantías para los colaboradores que lo requieran.

• Realiza la consulta de Historias Laborales y entrega soportes al colaborador que requiera datos para trámite de pensión

CONCILIACIÓN DE CARTERA ENTIDADES

DE SGS• Revisa las

moras que se pueden presentar en las diferentes entidades, entregando los soportes para subsanar dichos valores pendientes.


MANEJO DE INCAPACIDADES

• Recepciona y registra las incapacidades en SYANET

• Gestiona la radicación de incapacidades para el cobro a las diferentes entidades.


SGS






DOCUMENTOS POR CADA TIPO DE INCAPACIDAD

«El auxilio por incapacidad se define como el reconocimiento de la prestación de tipo económico por todo el tiempo en que estén inhabilitados física o mentalmente para desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual»Mintrabajo

Tipo IncapacidadIncapacidad

originalHistoria clínica

Croquis y documentos del vehículo

Registro Civil

Nacido vivo

Enfermedad general X XAccidente de trabajo X XAccidente de transito - SOAT X X XLicencia de maternidad X X X X XLicencia de paternidad X X

Subproceso: Manejo de incapacidades

De 1 a 2Se pagan al 100%, son aumidos por el

empleador

De 3 a 90Se pagan al 66,67%, son reconocidas

por la EPS

De 91 a 180Se pagan al 50%, son reconocidas por

la EPS

De 181 a 540Se pagan al 50%, son reconocidas por

el fondo de pensiónEnfermedad general *

De 541 a Pendiente

Se pagan al 66,67%, son reconocidas por la EPS

Tipo Incapacidad

Observaciones

Enfermedad general

Días

Decreto 2463 de 2001 , * Plan de desarrollo territorial , Decreto 2943

Decreto 806 de 1998

Nota: Durante los periodos de incapacidad, los colaboradores no tienen derecho a pago de auxilio legal de transporte



¿QUÉ HACER SI ME INCAPACITO?

1. Reportar a mi jefe inmediato, por cualquier medio, los días de incapacidad

2. Enviar la incapacidad original y con la documentación completa y enviarla a la oficina más cercana

3. Si la incapacidad es enviada después del corte de la nómina, la incapacidad será pagada en la nómina siguiente

SUBPROCESO: MANEJO DE INCAPACIDADES



¿QUÉ HACE EL EMPLEADOR?

1. Recibir la incapacidad con la documentación completa

2. Grabar la incapacidad en el sistema

3. Efectuar el pago al colaborador

4. Radiar la incapacidad para le cobro la EPS o ARL respectiva

5. Cobrar las incapacidades ante la administradora correspondiente

SUBPROCESO: MANEJODE INCAPACIDADES


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