Embed Size (px)
Citation preview
13.2.2016
Julkisen hallinnon tiedonhallinta myllerryksessä
Julkishallinnon Forum 18.4.2016
Tutkimusjohtaja, dosentti Päivi Happonen Kansallisarkisto
2
Esityksen sisältö
• Muuttuva lainsäädäntö• Digitaalisen hallinnon ja
tiedonhallinnan strategisia tavoitteita ja tavoitteiden konkretisointia
• SÄHKE2-normin tulevaisuus
3.2.2016
3
Muuttuva lainsäädäntö• Valtiovarainministeriö:– Julkisten palveluiden digitalisoinnin
mahdollistamiseksi uudistetaan tiedon hallinnan lainsäädäntöä. Uuden tiedonhallintalain säännöksillä vahvistetaan yhtenäisen tiedon hallinnan menettelyjä, tietovarantojen hyödyntämistä ja kansalaisen oikeuksia.
– Tiedonhallintalakia valmistellaan ja kehitetään vuosien 2015 - 2017 aikana siten, että laki olisi voimassa ja sitä edistävät palvelut olisivat käytössä alkuvuonna 2018.
3.2.2016
4
Muuttuva lainsäädäntö• Kansallisarkistolaki tulee todennäköisesti
voimaan 1.1.2017.– Organisaatiolaki– Arkistolaki jää voimaan ja sitä
täydennetään oikeudella hävittää analogisia asiakirjoja harkitulla tavalla niiden digitoinnin jälkeen
3.2.2016
Digitaalisen hallinnon strategisia lähtökohtia
• Hallinnon prosessit uudistetaan ja digitalisoidaan. Osa prosesseista automatisoidaan.
• Samaa tietoa kysytään asiakkailta ja yrityksiltä vain kerran.
• Kaikki hallinnon tuottama tieto on sähköistä ja se arkistoidaan sähköisesti yhteiseen palveluun.
• Yhteinen palvelu tukee julkisen tiedon uudelleenkäyttöä– Asiakaspalvelutarve vähenee, kun kansalaiset voivat hakea
julkiset tiedot palvelusta itse.– Käyttörajoitetun tiedon käyttö edellyttää tunnistautumista ja
käyttölupaa. • Julkiset tietovarannot julkaistaan koneluettavassa
muodossa, maksutta ja selkein käyttöehdoin vuoteen 2020 mennessä.
6
Tiedonhallinnan strategisia lähtökohtia
• Julkisen hallinnon lakisääteisiin tehtäviin liittyvien tietojärjestelmien ja rekisterien tietosisällöt säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa.
• Syntysähköinen tieto säilytetään sähköisessä muodossa niin pitkältä ajalta kuin tietoja on sähköisessä muodossa.
• Asiakirjahallinnon ohjaus tähtää asiakirjojen pysyvän säilymisen, käytettävyyden ja saatavuuden varmistamiseen ja kohdentuu asiakirjatiedon koko elinkaaren hallintaan erityisesti sähköisessä toimintaympäristössä.
7
Tiedonhallinnan strategisia lähtökohtia
• Paperiaineiston määrän vähentäminen– Vastaanotettavan paperiaineiston ja
arkistolaitoksen hallussa olevan aineiston digitointi
– Kriteerien määrittely hävitettävälle/säilytettävälle aineistolle
– Taustalla tutkimusprosessin muutos, sillan rakentaminen syntysähköiseen aineistoon.
–Uusien arkistotilojen rakentamisen välttäminen sekä arkistotilojen tilakustannusten minimointi
8
Tiedonhallinnan strategisia lähtökohtia
- Analogisen aineiston hävittäminen digitoinnin jälkeen.- Mahdollisimman suuri osa asiakirja-aineistosta
on digitaalisessa muodossa.- 80-90 % organisaatioiden analogisesta
aineistosta voidaan hävittää digitoinnin jälkeen.
- Analogisessa muodossa säilytetään aineistoja, joilla on erityinen kulttuurihistoriallinen arvo.
9
Tavoitteiden konkretisointia• Hallitusohjelman tavoitteet hallinnon
digitalisoinnista?• Alasajetun VAPAn tilalle tulee todennäköisesti
SAPA.– VM johtaa suunnittelua– Toteutukseen etsitään rahoitusta– Hallinnon prosessien tukeminen
• Digitointiin etsitään rahoitusta.• Digitoidun paperiaineiston
hävittämis-/säilyttämiskriteerit laaditaan.
10
SÄHKE2• SÄHKE2-normi kohdentuu ensisijaisesti
asianhallintaan.• Normi on voimassa, kunnes tiedetään, mikä
taho ja miten asiakirjatiedon hallintaan liittyvät määräykset ja ohjeet jatkossa annetaan.
• SÄHKE2-jatkuvuus turvataan myös tulevaisuudessa.
• JHS176-uudistustyö lopetettu.3.2.2016
