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Antecedentes del Mapeo de Procesos, Errores Comunes del Mapeo
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Presenta:
MAPEO DE PROCESOS
Objetivos Estratégicos
Políticas y Reglas de Negocio
Objetivos de Control y Riesgos
Niveles de Servicio y Satisfacción del Cliente
KPI’s Indicadores Clave de Desempeño
Roles y Responsabilidades
Sistema de GestiónERP’s
ActividadesC om
un i ca c i ó
n C omun i c a c i ó n
M o d e l o d e N e g o c i o
...estructura que genera comportamiento
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o? Antecedentes del Mapeo de Procesos de Negocio
Desde la Administración científica, hace más de 100 años, para impulsar uno de sus postulados más importantes, donde se indica que en las organizaciones se debe desarrollar un trabajo estandarizado, los mapas y gráficos de la ingeniería han servido para describir las actividades y operaciones del trabajo.
Algoritmo. Al Juarismi. Es un conjunto pre-escrito de instrucciones o reglas bien definidas, ordenadas y finitas que permite realizar una actividad mediante pasos sucesivos que no generen dudas a quien lo ejecute.
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Primera Generación
Cantidad de Mano de Obra y Cabezas
de Ganado
Segunda Generación
Maquinaria, Tecnología dura
Tercera Generación
Sistemas (Disciplinas Administrativas)
Cuarta Generación
Tecnologías de la Información
QuintaGeneración
Administración del
Conocimiento
SextaGeneración
Generación de valor por
innovación
Diagramas de Máquinas, Estudio del Trabajo, Sistemas…
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Disciplinas, prácticas y estándares que lo utilizan
El Mapeo es utilizado por diferentes materias, entre las que destacan:
- BPM – Business Process Management – Gestión por Procesos de Negocio- TQM – Total Quality Management – Gestión Total de Calidad- Six Sigma- LEAN Manufacturing – Manufactura Esbelta- TOC – Theory of Constraints – Teoría de Restricciones- CMMI – Capability Madurity Model Integrated- Porter’s Value Chain – Cadena de Valor de Porter. Mapeo de la Estrategia – BSC –
Balanced Scorecard- Rummler and Brache Performance Improvement – Mejora Continua - Business Process Reengineering, Business Process Redisign- ITSM – Information Technology Service Management (ITIL, COBIT, COSO)- International Standard Organization (Series ISO)- Business Process Arquitechture (Zachman, TOGAF)- Object – Oriented Software Methodologies (UML, MDA)- Packaged Software (ERP, CRM, CSM, WMS)- Business Rules- Workflow, etcétera.
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La falta de homologación y enfoque para el Mapeo o Modelado de Procesos de Negocio, genera una serie de errores comunes, entre los que se encuentran:
Errores del Mapeo y Soluciones
No. Error Solución1 No se tiene una homologación de metodología, conceptos,
significados, códigos, nomenclatura, figuras, colores, verbos, puntuación, tipografía, etc. Definir un Manual de Convenciones o también conocido como
un Estándar Documental de Procesos, que defina la nomenclatura, metodología, conceptos, códigos y todos los elementos que se utilizaran para homologar su uso y criterios en la organización.
2 No se parte del modelado de la situación actual (as is) y sin una base de origen se pretende diseñar un modelo nuevo.
Debe definirse un modelo actual al menos en tres niveles que permitan tener comparaciones futuras y tener un punto de retorno, además de permitir el análisis para la identificación de correcciones, mejoras o integración de nuevos elementos.
3 Se Mapea la situación actual (as is) con buenas ideas, al identificar errores o carencias en los mapas del estado actual, lo que no define un modelo rediseñado ni es representativo de la situación actual.
Se debe describir el Modelo con todas las inconsistencias encontradas y registrar las ideas para la mejora en un formato de hallazgos y recomendaciones que será útil para el rediseño.
4 No se planean actividades con los involucrados del proceso a mapear: Clientes, Proveedores, Patrocinadores, Ejecutores, Expertos, desarrolladores tecnológicos, Reguladores y otros actores que interactúan con él.
Se debe desarrollar un plan inicial que permita la participación y las responsabilidades de cada uno de los involucrados durante el proceso de mapeo.
5 No se preparan las actividades correctamente y se pierde tiempo en las entrevistas y reuniones con temas que pudieron definirse previamente.
Se debe preparar la logística de las reuniones, talleres y entrevistas desde las reglas para llevarlas a cabo, los materiales, el lugar, el tiempo y todas las herramientas para obtener la información.
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(Continua)
Errores del Mapeo y Soluciones
No. Error Solución6 No se verifica la información con los expertos del proceso ni se
valida con los patrocinadores del proceso, para establecer definitivamente los modelos obtenidos.
Se debe verificar la confiabilidad de la información representada en los mapas con los expertos que ejecutan el proceso y darle validez con aquellos que son responsables facultados del proceso.
7 No se asigna ni se selecciona al personal correcto de los procesos para obtener la información mas representativa del proceso a mapear.
Se deben asignar a los involucrados que conozcan y sean expertos en los procesos para obtener información confiable.
8 No se redactan correctamente las descripciones de los procesos, se utilizan nombres, puestos, departamentos y áreas que no es el código de la administración moderna gestionada por procesos.
Se deben definir los elementos a redactar basados en una taxonomía donde se determinen los verbos y la redacción de manera profesional.
9 No se parecen los mapas de los colaboradores que modelan los procesos.
Se deben definir criterios de consistencia para que desde la parte alta de la estructura jerárquica todos entiendan la alineación del modelado hacia la parte baja en 4 o 5 niveles de descripción.
10 Falta de Capacitación de los Modeladores y de los actores que interactúan en los procesos y en el Proceso de Modelado.
Los Modeladores deben saber de Mapeo y de la metodología específica que será utilizada, así como se debe entrenar a los actores que interactúan con los procesos para que sepan interpretar los mapas de manera homologada.
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Tels. 52 (55) 51 19 53 49 & 35 91
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