Mapeo de procesos curso 3

Presenta:

MAPEO DE PROCESOS

Objetivos Estratégicos

Políticas y Reglas de Negocio

Objetivos de Control y Riesgos

Niveles de Servicio y Satisfacción del Cliente

KPI’s Indicadores Clave de Desempeño

Roles y Responsabilidades

Sistema de GestiónERP’s

ActividadesC om

un i ca c i ó

n C omun i c a c i ó n

M o d e l o d e N e g o c i o

...estructura que genera comportamiento

Video 3 de 4

www.svin.com.mx SLIDE 2Todos los Derechos Reservados 2013, SVINVF MAP 01.00

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El Proceso de Mapear Procesos

Existen varios pasos que sirven para modelar los procesos de manera efectiva y que deben seguirse para lograrlo exitosamente:

1 2 3 4 5 6

Definir el enfoque y

Alcance del Mapeo

Definir la Metodología y

Estándar Documental de Mapeo y

Capacitar a los Involucrados

Elaborar Plan de Trabajo, Valorar

Disposición Organizacional y Definir Políticas y

Reglas

Preparar Modelado de

Procesos

Recopilar Información y

Mapear Procesos

Confirmar y Validar

Modelado de Procesos

• Alinear con la estrategia de la Organización

• Obtener el compromiso de los Niveles Directivos

• Identificar a los involucrados clave

• Definir tiempos y recursos necesarios

• Definir la Metodología

• Definir los niveles de mapeo y accesorios a integrar

• Desarrollar el Manual de Convenciones

• Capacitar en Procesos a los involucrados

• Elaborar Plan de Trabajo, Roles, Responsabilidades, Recursos, Riesgos

• Agendas de entrevistas y reuniones

• Plan de comunicación

• Políticas y Reglas del Proyecto

• Confirmar con los involucrados su participación

• Preparar logística para entrevistas, talleres y reuniones

• Definir reglas para reuniones

• Llevar a cabo las actividades conforme al plan de trabajo

• Evaluar la participación de los involucrados

• Escalar eventualidades jerárquica y funcionalmente

• Confirmar con los involucrados clave los mapas

• Validar con los patrocinadores los Mapas

• Establecer formalmente el Modelo Mapeado

• Comunicar a los actores que interactúan su aplicabilidad


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e 1. Definir el enfoque del Mapeo

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Proyectos de Mejora Continua

Consolidación del Nivel Alcanzado (Estandarización)

Gestión de Mejora Continúa

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Tiempo

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Con base en la Estrategia de la Organización, especialmente su Marco Axiomático, se determina el enfoque y el alcance del proyecto de Mapeo


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2. Definir la Metodología y Estándar Documental de Mapeo y Capacitar a los Involucrados

Definir la Metodología a utilizar:- BPMN – Business Process Modeling Notation- BPEe – Business Process Explanation Expanded- BPEL – Business Process Execution Language- VSM – Value Stream Mapping, etc.

Existen más metodologías o mejor llamadas técnicas para modelar procesos, lo más importante es que con base en el enfoque (Tecnológico, de negocio, nivel de colaboradores que lo ejecutan), se debe seleccionar una y homologar sus criterios.


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2. Definir la Metodología y Estándar Documental de Mapeo y Capacitar a los Involucrados (continua)

Definir el Manual de Convenciones o Estándar Documental de Procesos del cual el contenido debe ser al menos el siguiente:

1. Objetivo2. Alcance3. Definición de Modelo de Procesos de Negocio 4. Objetivos del Modelo de Procesos de Negocio5. Niveles del Modelo de Procesos de Negocio6. Glosario de Términos7. Simbologíaa. Mapa de Procesosb. Modelo de Procesos de Negocioc. Mapa de Indicadores8. Estándares Generales9. Ejemplos de Mapas y Modelos

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2. Definir la Metodología y Estándar Documental de Mapeo y Capacitar a los Involucrados (continua)

Capacitar en un curso Propedéutico de Gestión por Procesos de Negocio:

Los Stakeholders más típicos de un Proyecto de Modelado son:

1. Sponsors, Patrocinadores, Dueños de los Procesos, Directivos, Gerentes, Jefes

2. Superusers, Ejecutores clave, operativo experimentados3. Proveedores internos y/o externos del Proceso a Modelar4. Clientes internos y/o Externos del Proceso a Modelar5. Desarrolladores e Integradores Tecnológicos6. Habilitadores del Proceso, Managers, Recursos Humanos, Finanzas,

Mercadotecnia, Diseño y Desarrollo, etc.7. Reguladores, Gestión Legal8. Expertos de la organización que puedan aportar conocimiento basado en

su experiencia

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Se elaboran 3 planes: El Plan de Modelado de Procesos, el Plan de Gestión de Modelado y el Plan de Comunicación para el Modelado de Procesos

3. Elaborar Plan de Trabajo, Valorar Disposición Organizacional y Definir Políticas y Reglas

1. Plan de Modelado. Define actividades, responsabilidades, recursos necesarios,

tiempos, dependencias y los entregables en cada fase.

2. Plan de Gestión de Modelado. Define las actividades particulares del equipo de

modelado, para dividirlo por funciones, procesos, áreas y niveles de mapeo, así

como la elaboración de los manuales que derivan de el, como son: Manual de

Indicadores, de Roles y Responsabilidades, Requerimientos del Sistema, Políticas y

Reglas de Procesos de Negocio

3. Plan de Comunicación. Define la actualización de los participantes acerca del

avance del proyecto de mapeo, las reglas de la comunicación, medios a utilizar,

tipo de mensajes, retroalimentación y riesgos de comunicación


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Disponibilidad de la Organización. Se mide la disposición de la organización para el proyecto de modelado de procesos, donde la dedicación de los actores que interactúan no debe ser mayor del 15% de su tiempo hábil por semana.

Programas Acordados. Se establecen acuerdos escritos para la dedicación del personal clave en el proceso/proyecto de mapeo

Políticas de Implementación. Se establecen políticas y reglas de negocio para todos los involucrados en el proceso/proyecto de mapeo, considerando que una política que no contiene una acción resultante por su incumplimiento, no es una política, sino una buena idea.

3. Elaborar Plan de Trabajo, Valorar Disposición Organizacional y Definir Políticas y Reglas (continúa)


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od

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do 4. Preparar Modelado de Procesos

No. Concepto Descripción1 Recursos Humanos • Convocar a los invitados destacando la importancia de la

puntualidad y el cumplimiento de reglas para evitar tomar más tiempo del comprometido.

• Solicitar la participación de los involucrados clave para evitar indefiniciones y re-procesos.

• Facilitador y documentador (Miembros del Equipo de Mapeo de Procesos)

2 Recursos Materiales • Sala de Juntas, oficina sin interrupciones, Proyector, Pintarrón, Papel Rotafolio, Post its, Grabadora de audio, Equipo de Computo con Modelador (BPMS), Marcadores de tinta Fugaz y de Agua, Botellas de Agua, Speaker Phone, Equipo de Video conferencias, si es necesario.

• Formatos de los procesos, hojas de papel en blanco (reciclar)

3 Recursos Económicos • Cualquier otro recurso que esté considerado dentro del plan de trabajo y que requiera habilitarse para desarrollar las reuniones, entrevistas y/o talleres.

4 Otros Recursos • Reglas para reunión, taller o entrevista.• Minuta de la Reunión con acuerdos y compromisos.• Registro de Participantes con fechas y horarios de duración, firmada

por cada uno de lo s participantes.• Material propedéutico para la reunión en caso de ser requerido,

cuidando que no se convierta en una reunión instructiva sino de elicitación.

Estos son algunos de los elementos que se deben considerar para llevar a cabo las entrevistas, reuniones y talleres para el modelado de procesos:


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5. Recopilar Información y Mapear Procesos

Algunas de las técnicas utilizadas para recopilar información en las entrevistas, reuniones y talleres de Mapeo de Procesos:

1. Cuestionarios. Elaborar un cuestionario guía de preguntas cerradas y semi-abiertas para recopilar información de los procesos.

2. Trazabilidad. Comenzar desde la salida del proceso y su ultima actividad, hasta la primera que es realizada en ese proceso, y a partir de ahí regresar a la salida integrando los accesorios.

3. Llevar el Formato de Hallazgos y Recomendaciones. Mantener durante la entrevista, reunión o taller de Mapeo el llenado del formato para capturar las ideas, recomendaciones y sugerencias de mejora y corrección.

4. Modelar a partir del Organigrama. Convirtiéndolo en una Estructura Orgánica Funcional, donde aparezcan los flujos, proveedores, clientes, funciones y procesos de la organización u Unidad Estratégica de Negocios.

5. Modelar de arriba abajo – Drill Down. Comenzar desde el Macro proceso continuando por los procesos, subprocesos, Procedimientos y si es necesario, a los instructivos operativos.

6. Integrar los Accesorios de los Procesos. Objetivos, Roles y Responsabilidades, Políticas y Reglas de Negocio, Indicadores, Documentos Asociados, Sistema informático, Controles documentales, referencias de mejores prácticas, etc.


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o6. Confirmar y Validar Modelo de Procesos

La Confirmación se realiza con los actores clave que interactúan con el proceso modelado, para asegurar que la información es precisa a su percepción

La Validación se realiza con el equipo directivo para aprobar y establecer el modelo como definitivo (as is ó to be)

Jorge Mercado González

Considerar el cierre del video mediante una frase alusiva a procesos efectivos.


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