Introductory Management Theory and practice

Section

Introduction to management

Chương 3

Kỹ năng cá nhân của người quản lý

A JOKE BEFORE WE STARTS

Sếp lớn giới thiệu phó tổng giám đốc với toàn thể nhân viên nhân dịp phó giám đốc nhận chức:

Đây là 1 thanh niên trẻ đầy tài năng, sau khi tốt nghiệp với kết quả cao, anh đã trải qua nhiều vị trí công việc một cách thành công trước khi được bổ nhiệm về công ty ta làm Phó Tổng Giám Đốc. Đúng thế không?

Dạ thưa bố đúng ạ!

MỤC TIÊU BUỔI HỌC

Hoạch định kế hoạch cuộc đời, vai trò, sự nghiệp

Xây dựng năng lực & kỹ năng cá nhân

Hiểu về tổ chức (doanh nghiệp) để có thể hòa hợp và phát triển nghề nghiệp

Giới thiệu nhanh về cách trình bày hiệu quả

CHƯƠNG TRÌNH

Vai trò trong cuộc sống Kế hoạch cuộc đời Xây dựng năng lực Hòa hợp với tổ chức Trình bày hiệu quả

Kế hoạch cuộc đời

1 con người có nhiều vai trò trong cuộc đời Là đối tác Là cha mẹ Là con trai hay con gái Là anh chị em Là quản lý Là đồng nghiệp Là nhân viên Là thầy giáo/gia sư Là bạn bè Là hàng xóm

Những người khácsẽ nói gì vào buổi tiệc

sinh nhật 75 tuổi của bạn?

Những vai trò mâu thuẫn nhau

Role ModelsRole

PerceptionRole

Expectation

Role Conflicts

Vai trò của người quản lý

Người kiểm soát (controller) Người cầm đầu (commander) Người thống trị (Ruler) Người ra quyết định (decision maker) Người uỷ quyền (delegator) Người huấn luyện viên (coach) Người giỏi nhất (champion) Người xúc tác (catalyst) Người dẫn đường (guide)

CHƯƠNG TRÌNH

Vai trò trong cuộc sống Kế hoạch cuộc đời Xây dựng năng lực Hòa hợp với tổ chức Trình bày hiệu quả

Thiết lập mục tiêu cá nhân

Ít hơn 3% là những người biết thiết lập mục tiêu cá nhân sẽ thành công hơn

Giá trị và hệ thống giá trị: thống nhất từ những năm 20 tuổi và ổn định trong suốt cuộc đời. Những giá trị này sẽ định hướng hành vi, giao tiếp và việc chọn lựa cơ hội, công việc và sự nghiệp

CÁC THỂ HIỆN NÀY CÓ Ý NGHĨA GÌ?

Xây dựng tầm nhìn & kế hoạch cuộc sống

Personal vision

Mô tả bản thân và những gì mình muốn người khác nhìn nhận về mình

Chọn 10 giá trị quan trọng nhất và viết thành 2 câu mô tả bạn và đức tin của bạn

Quyết định cách nào để trở nên đúng như tầm nhìn cá nhân của bạn: lên danh sách những điều cụ thể mà bạn sẽ nói và làm

Dùng danh sách này để lên kế hoạch hành động (làm gì, khi nào, làm với ai, ở đâu)?

Thiết lập mục tiêu cuộc sống

Major life area

Goals (3-year)

Objectives (6-12 months)

Targets Measures / Milestones

Steps

Career

Health

Personal life

Family life

Social life

Community life

Spiritual life

SMART – nguyên tắc thiết lập mục tiêu

For objectives, results.., be SMART:

SpecificMeasurableAchievableRealisticTime bound or Trackable

3 CÁCH ĐỂ KIẾM SỐNG

Thiên hướng / năng khiếu

Công việc (job)

Sự nghiệp (career)

Sự nghiệp (career)

Theo đuổi 1 sự nghiệp đã chọn không đơn giản

Đôi khi bạn phải chọn lựa đi đường vòng để tăng kỹ năng & kinh nghiệm

CHƯƠNG TRÌNH

Vai trò trong cuộc sống Kế hoạch cuộc đời Xây dựng năng lực Hòa hợp với tổ chức Trình bày hiệu quả

Cách đánh giá năng lực cá nhân

Bên trong

Mô tả công việc

Tiêu chuẩn nghề nghiệp của ngành

Giám sát kết quả công việc so với các tiêu chuẩn đo lường của

bạn

Bên ngoài

Từ phản hồi của quản lý, đồng nghiệp,

khách hàng, hoặc team của bạn

Từ các đánh giá năng lực (performance

appraisal) chính thức hay ko chính thức

Quan sát người khác và suy ngẫm về bản

thân

EQ (EMOTIONAL QUOTIENT) VS. IQ

EQ

15-45% thành công công việc

85% thành công công việc của lãnh đạo

70% của kết quả 1 cá nhân

Khả năng suy nghĩ & Năng lực kỹ thuật

30% cho sự thành công

IQ

6% cho sự thành công

ĐỂ XÂY DỰNG KỸ NĂNG & KIẾN THỨC

Trong công việc Đánh giá nhu cầu & kỹ năng nơi làm việc Ủy quyền từ quản lý của bạn Huấn luyện viên & Tư vấn viên Kinh nghiệm làm việc & trao đổi xoay vòng việc Phân công nhiệm vụ & tham gia dự án Tham gia hội đồng / nhóm tư vấn / mạng lưới & hiệp hội

nghề nghiệp

Ngoài công việc Tự học Chương trình học chính thức & không chính thức toàn thời

gian & bán thời gian Seminar & hội thảo & workshop

LÀM NHỮNG GÌ MÌNH GIỎI NHẤT (WHAT)

Làm những gì mình có thể làm giỏi nhất

Xử lý điểm yếu bằng nhờ người khác, hạn chế tình huống xuất hiện điểm yếu, ủy quyền công việc

Nếu không tránh được, hãy đương đầu và học cách cải tiến

VÍ DỤ NHỮNG GIÁ TRỊ

Being accepted Giving and receiving affection Having lots of materials ‘things’ Helping others Being knowledgeable Physical fitness Having lots of friends Being in control Working hard Following tradition

Saying what I thinkFeeling fulfilledShowing compassionLooking goodBehaving in a professional mannerBeing responsible for othersLearning new skillsPeaceful relationships with othersBeing generousFeeling importantFollowing a religionBeing relaxed and informal

VÍ DỤ NHỮNG GIÁ TRỊ Standing up for what I believe in Taking risks Being logical Dignity Having security Winning Being polite Loyalty Having fun Justice Being honest Being alone

Being respectedBeing on timeCooperationCommitmentParticipatingConserving resourcesBeing enterprisingHealthTruthTrustQualityWealthConsiderationIntelligenceToleranceDoing one’s duty

VÍ DỤ NHỮNG GIÁ TRỊ

Excellence Integrity Courage Beauty Perfection Optimism Reliability Discipline

Having freedom of actionHumourCompetitionDutyInitiativeHarmonyTenacityEfficiencyEnterpriseCreativityHaving authorityTalent

LÀM THẾ NÀO ĐỂ MÌNH LÀM TỐT NHẤT (HOW)

Kiểu làm việc

Môi trường

làm việc

Quan hệ công

việc

Cấu trúc tổ chức

LÀM VIỆC NƠI GIÁ TRỊ CỦA BẠN ĐƯỢC CHIA SẺ (WHERE)

Xây dựng mạng lưới

Tìm người tư vấn

(mentor)

Làm việc tốt với sếp mình

Xây dựng hình ảnh

chuyên nghiệp

CHƯƠNG TRÌNH

Vai trò trong cuộc sống Kế hoạch cuộc đời Xây dựng năng lực Hòa hợp với tổ chức Trình bày hiệu quả

VĂN HÓA DOANH NGHIỆP & CHÍNH TRỊ & MẠNG LƯỚI

Mạng lưới/cấu trúc tổ chức

Văn hóa

Chính trị

CẤU THÀNH CỦA VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

Values

Symbols

Systems

Mind-sets

Behaviour

Cu l t ur e

VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

Supplementary Slide

VÍ DỤ MẠNG LƯỚI/CẤU TRÚC TỔ CHỨC

Mạng lưới xã hội

Tư vấn nghề

nghiệp

Chuyên gia

Sáng tạo

NHỮNG HỆ THỐNG TỔ CHỨC KHÁC

QUYỀN LỰC VS. SỰ ẢNH HƯỞNG

Position power1. Quyền lực hợp pháp (legitimate)

2. Quyền lực khen thưởng (reward)

3. Quyền lực cưỡng bức (coercive)

Personal power1. Quyền lực chuyên gia (expert)

2. Quyền lực tham chiếu (referent)

3. Quyền lực gần gũi/lân cận (proximity)

CẢI TIẾN TƯ DUY

Mô thức (paradigm) Lòng tự trọng/tự tin (self-esteem) Tự vấn bản thân (self-talk) Tâm điểm của kiểm soát (locus of control) Đặt tiêu chuẩn cao Hành động định hướng mục tiêu Chịu trách nhiệm Sai lầm là cơ hội để học tập

CHƯƠNG TRÌNH

Vai trò trong cuộc sống Kế hoạch cuộc đời Xây dựng năng lực Hòa hợp với tổ chức Trình bày hiệu quả

BÍ QUYẾT ĐỂ TRÌNH BÀY TỐT – 5P

Prior Preparation Prevents Poor Performance

8 BƯỚC ĐỂ TRÌNH BÀY TỐT

1. Xác định mục tiêu

2. Đánh giá/Phân tích người nghe

3. Xác định nói cái gì

4. Chọn tài liệu

5. Tổ chức tài liệu

6. Viết ra

7. Luyện tập/luyện tập/luyện tập

8. Thư giãn và trình bày

CẤU TRÚC 1 BÀI TRÌNH BÀY CHẶT CHẼ

Introduction

G

L

O

S

S

I B C

Body

T

A

S

Conclusion

O

F

F

a session

PHẦN GIỚI THIỆU

G - Gain audience attention, interest and involvement

L - Link the topic to previous experience O - Define outcomes S - Structure of the session S - Stimulate the audience’s motivation

PHẦN THÂN

Develop skills Develop ideas Develop knowledge Step by step process Each step building on previous step Cluster the teaching: TAS (Theory, Application,

Summary)

PHẦN KẾT LUẬN

O - Outcomes are reviewed F - Feedback to individuals and group F - Future outcomes, where learning is leading

MỘT SỐ CÔNG CỤ HÌNH ẢNH HỖ TRỢ

Whiteboard Flipchart OHP/Data Projector Handouts Pointer

WHITEBOARD/FLIPCHART

Lower case printing Part of the session plan Leave part of the board Avoid standing in front Avoid talking to board Use colour (limit four)

HANDOUTS

Save time Exercises Printed in 12pt type Structured Logical flow

OVERHEAD PROJECTOR (OHP)

Avoid standing in light Use with graphics Turn OFF or black slide Look at transparency, not screen Try to use cardboard or flip frames Have some blank transparencies

DATA PROJECTOR Avoid standing in light Know how it works One idea at time 6 x 6 x 6 Avoid overuse of animation, sounds etc. Avoid overuse colorful presentation Avoid overuse images Avoid overuse words

CÁC CÔNG CỤ KHÁC

Exercises Games Questions/Answers …

Train the Trainer – Aug 2005

ĐIỀU GÌ THỬ THÁCH BẠN

What prevent you from being GOOD lecturer?YOURSELF

Your Unpreparation (or unplanned)

Badly support and control

Behaviours of your audiences

Supplementary Slide

TRƯỚC BUỔI TRÌNH BÀY Should you Read or Talk or Speak? Limit the number of contents Be objective: use information, data, reference, specific case

studies, numbers… to prove/supplement to your contents. Timing Practice

Step 1: Personal practice Step 2: Record and listen to you Step 3: Rehearsal Step 4: Back to step 1

Learn from GOOD lecturers

Supplementary Slide

Train the Trainer – Aug 2005

TRƯỚC BUỔI TRÌNH BÀY

Send the materials & schedule to your audiences Your health Your appearance Prepare the room… Your support at the lecturing time

Supplementary Slide

KHI TRÌNH BÀY

Being palpitated is NORMAL Your voice / pronunciation / language Emotions in your speaking Your body language Eye-contact Be friendly

Supplementary Slide

KỸ THUẬT TRÌNH BÀY

“Break the ice” Bring your audiences closer “Rules of the game” “Member of the gang” “Paint the whole picture” Challenge your audiences Join your audiences Control your audiences

Supplementary Slide

TRONG KHI TRÌNH BÀY

Be humorous Keep good feedback

Constructive Throughout session Primacy and recency Criticise actions not individuals Motivation

Providing Feedback: PRAISE sandwich Providing Feedback: BRAINSTORMING

Supplementary Slide

KỸ THUẬT ĐẶT CÂU HỎI

Use questions Focus attention Gain interest Check understanding Vary the pace of the session Challenge learners Assess progress

Câu hỏi đóng (YES/NO) và câu hỏi mở Elicit a more detailed answer Variety of responses Group interaction

Supplementary Slide

Train the Trainer – Aug 2005

TRÒ CHƠI HỎI & ĐÁP

Questions and Answers “game” Thank you Predict the questions (or arguments) Listen carefully Answer the complicated (difficult) questions. Timing Deal with “interrupter” and “protestant”

Supplementary Slide

MỤC TIÊU BUỔI HỌC

Hoạch định kế hoạch cuộc đời, vai trò, sự nghiệp

Xây dựng năng lực & kỹ năng cá nhân

Hiểu về tổ chức (doanh nghiệp) để có thể hòa hợp và phát triển nghề nghiệp

Giới thiệu nhanh về cách trình bày hiệu quả

CHƯƠNG TRÌNH

Vai trò trong cuộc sống Kế hoạch cuộc đời Xây dựng năng lực Hòa hợp với tổ chức Trình bày hiệu quả Bài tập nhóm

BÀI TẬP NHÓM 1: MANAGER JOEL

Joel coi mình là người “duy lý”. Là một nhà quản lý, Joel không có thời gian để kiên nhẫn với bất cứ thứ gì và lúc nào cũng đòi hỏi mọi thứ phải “như ý – như ý”. Không có mấy trình độ về kĩ thuật, Joel ghét họp hành, theo anh, mọi người nên tập trung vào công việc thực tế. Joel cũng tỏ ra khó chịu với những đổi mới.

Với Joel, anh không quan tâm xem nhân viên có thích mình hay không, anh chỉ cần họ biết tôn trọng và phục tùng. Hơn tất thảy, anh thích dùng những cách thức đã lập trình hoàn hảo trước đó và mang tính thực hành hơn là những công nghệ phức tạp. Anh điều hành doanh nghiệp theo “số lượng”. Anh tập trung vào việc cải thiện không ngừng các quy trình và công nghệ đang tồn tại. Anh tự đặt ra những mục tiêu cao cả và nghiêm khắc bắt mọi người phải đạt được mục tiêu đó.

Trong công việc, điều Joel ghét nhất là giao thiệp với mọi người. Hành vi, tâm trạng của họ khiến anh thấy thật vớ vẩn. Anh thường thẳng thừng bác bỏ những quan điểm đối lập, kiểu như: “Đó chỉ là hiểu biết của họ, không phải thực tế”. Sau đó, anh ra công chứng minh quan điểm của mình với những thực tế, những lý lẽ hợp lý và những phân tích cụ thể.

Joel tin rằng, hầu hết mọi người đều coi công việc của họ chỉ là việc phải làm mà thôi, vậy nên, anh phải thắt chặt kiểm soát, dọa dẫm lẫn cả nịnh nọt, động viên để nhân viên làm việc chăm chỉ. Anh vẫn tự hào mình là một nhà quản lý nghiêm khắc và nắm được mọi chi tiết công việc của tập thể. Anh thực hành việc siết chặt quản lý với những chính sách, hướng dẫn và quy tắc. Tâm trạng của anh thay đổi khiến tâm lý nhân viên cũng thay đổi chóng mặt, hết lên lại xuống vì phải cảnh giác và tránh những khi anh bực bội. Joel hay dùng cách phạt hoặc “hạ bệ” đối với những nhân viên mà theo anh là “không chịu làm việc”. Chính cách quản lý này của anh ảnh hưởng rất nhiều đến tâm lý, hành vi của nhân viên.

BÀI TẬP NHÓM 1: MANAGER DENISE

Một nhà quản lý khác, Denise – người theo chủ nghĩa “duy tâm” và có hiểu biết sâu về công nghệ. Denise nhận ra vài lần trước, trong các cuộc họp, quyền lãnh đạo thực tế của cô tăng lên đáng kể. Do đó, cô đã không ngừng học hỏi và làm việc chăm chỉ để phát triển những điều kiện thuận lợi và kĩ năng lãnh đạo nhóm của mình.

Cô cũng biết rằng, nếu xa rời những mong muốn hay những “suy nghĩ tích cực” thì chỉ làm cho mọi thứ tồi tệ thêm mà thôi. Đồng thời, cô cũng cố gắng không quá tập trung vào những vấn đề mà cả cô cũng như nhóm của mình không thấy được sự khả quan. Để tránh bế tắc trong những “đường mòn đã có”, Denise hướng dẫn mọi người tập trung vào những gì có thể thực hiện được.

Denise nhìn ra được những khả năng của nhân viên. Cô tin rằng ai cũng muốn được tôn trọng trong công việc và muốn là một phần trong thành công của nhóm làm việc. Cô học được một điều, rằng những vấn đề liên quan đến động lực và tinh thần làm việc của nhân viên đều có gốc rễ từ sai lầm của lãnh đạo trong việc khuyến khích họ hướng tới mục tiêu và ý tưởng của tổ chức. Bởi vì càng nhiều người vẫn phải kiếm tìm mục đích sống và làm việc của mình thì sẽ mất đi sự liên kết, sẽ tạo ra rất nhiều đổ vỡ cũng như thiếu mất mục tiêu phấn đấu tại công ty.

Denise luôn cố gắng hết mình để gắn kết mọi người với tầm nhìn, giá trị và mục tiêu của doanh nghiệp. Cô nỗ lực tạo bầu không khí tích cực với những quan điểm và thái độ tích cực khắp công ty. Nhờ đó, mọi người được khích lệ tinh thần hơn khi phải đối mặt với những vấn đề khó khăn và cảm thấy tự tin hơn khi làm việc theo nhóm.

BÀI TẬP NHÓM 1: CÂU HỎI

Yêu cầu 1: là nhà quản lý, bạn hãy phân tích Ai là nhà quản lý giỏi hơn? Ai là người có vẻ như sẽ

thu được kết quả tốt nhất? Nhóm làm việc của bạn đánh giá bạn giống Joel hay

Denise nhiều hơn? Làm sao bạn biết điều đó? Theo bạn những nhà quản lý này nên cải tiến bản

thân thế nào cho tốt hơn? Yêu cầu 2: là 1 nhân viên, bạn hãy cho ý kiến

Bạn muốn làm việc cho ai, Joel hay Denise? Nếu bắt buộc phải làm việc với Joel, bạn sẽ làm việc

như thế nào để phối hợp tốt với Joel? Những kỹ năng nào bạn cần? Thái độ và tư duy bạn ra sao?

THAM KHẢO

1. Management – Theory and Practice của Kris Cole

2. Management – Richard L. Daft

3. Train the trainer – Motorola

KếT THÚC CHƯƠNG 3

THANK YOUTHANK YOU