Apostila arquivologia

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  • APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA

    Professora: Ana Claudia Dias

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  • APOSTILA DE ARQUIVOLOGIA

    Professora: Ana Claudia Dias

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    Sumrio

    I. Contextualizao inicial............................................................................. 3

    1.1. Origem dos arquivos................................................................................. 3

    II. O arquivo................................................................................................. 4

    2.1. Conceito de arquivo.................................................................................. 4

    2.2. Classificao dos arquivos................................................................... 5

    2.3 Tipos de administrao de arquivos....................................................... 6

    2.4. Tipos de arquivamento....................................................................... 6

    2.5. Tipos de acesso................................................................................. 7

    2.6. Estgios de evoluo do arquivo.......................................................... 7

    2.7. Transferncia e recolhimento..................................................................... 9

    2.8. Tabela de temporalidade de documentos (TTD)..................................... 10

    2.9. Arranjo dos arquivos permanentes....................................................... 10

    2.10. Instrumentos de pesquisa de arquivo................................................. 11

    2.11. Conceitos importantes...................................................................... 12

    III. O documento................................................................................... 14

    3.1. Conceito de documento............................................................................. 14

    3.2. Classificao dos documentos..................................................................... 14

    3.3. Tipos de documentos................................................................................ 18

    3.4. Valorao dos documentos......................................................................... 18

    3.5. Caractersticas dos documentos de acordo com prazo de guarda.................... 19

    3.6. Mtodos de arquivamento.......................................................................... 20

    3.7. Preservao de Documentos............................................................... 38

    I.V. Gesto de documentos........................................................................... 43

    4.1. Arquivologia e a prtica da gesto de documentos................................. 43

    4.2. O que Gesto de Documentos?......................................................... 44

    4.3. GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos................................... 48

    4.4. Workflow.......................................................................................... 48

    V. Referncias Bibliogrficas................................................................. 49

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    I. Contextualizao inicial

    1.1. Origem dos arquivos

    A palavra arquivo de origem grega, derivada de ARCHEION (depsito de

    documentos), na antiga Grcia. H os que dizem provir do Latim ARCHIVUM, que

    significava lugar onde eram guardados antigos ttulos, papis etc.

    De incio o homem somente se comunicava por gestos (linguagem mmica).

    Posteriormente surgiram os sons, depois os vocbulos e consequentemente a

    linguagem oral. J havia se conseguido muito em termos de comunicao. No entanto,

    as informaes ao serem transferidas a longas distncias perdiam muito do seu

    significado real. Visando a perpetuao da informao surge a linguagem escrita.

    A origem do arquivo d-se no exato momento em que o homem passou a preocupar-se

    em registrar as informaes. Como suportes da informao eram utilizados: o

    mrmore, o cobre, o marfim, as tbuas, os tabletes de argila e outros materiais. S

    mais tarde que apareceram os papiros, pergaminhos e, finalmente o papel.

    Ex: papiro

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    II. O arquivo

    2.1. Conceito de arquivo

    Arquivo um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa

    fsica ou jurdica, pblica ou privada caracterizada pela natureza orgnica de sua

    acumulao e conservado, por essas pessoas ou seus sucessores, para fins de

    prova ou informao.

    Portanto, a funo do arquivo de guarda e conservao dos documentos,

    objetivando a sua utilizao. Eles so de extrema importncia para:

    reconstituio e preservao da memria;

    apoio administrativo;

    fonte de informao;

    guardio de matria prima para trabalho de pesquisa histrica.

    Podemos afirmar que o arquivo fundamental para o desenvolvimento dos

    trabalhos realizados nas empresas e instituies culturais, pois os mesmos

    possuem uma forma de organizao da informao, seja ela escrita, sonora,

    audiovisual, impressa, desenhada etc. Portanto, de suma importncia dizer, que

    todas as decises geralmente so tomadas, a partir das informaes encontradas

    nos arquivos (memria da instituio ou empresa).

    Saiba mais !

    Arquivo a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados

    por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a

    consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero oferecer no futuro.

    Biblioteca o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto

    ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

    Museus so instituies de interesse pblico, criadas com a finalidade de conservar,

    estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural.

    Apesar dos trs terem a mesma funo de guardar e preservar, os seus objetivos so

    distintos, segundo PAES (1991) a finalidade das bibliotecas e museus essencialmente

    cultural, enquanto dos arquivos primordialmente funcional, muito embora o valor

    cultural exista, uma vez que constituem a base fundamental para o conhecimento da

    histria.

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    2.2. Classificao dos arquivos

    Os arquivos podem ser classificados por entidade mantenedora, extenso, natureza

    de documento e administrao.

    Entidade mantenedora

    arquivos pblicos: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por

    instituies governamentais de mbito federal, estadual ou municipal, em

    decorrncia de suas funes especficas, administrativas, judicirias ou

    legislativas.

    arquivos privados: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por

    instituies no governamentais, famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia

    de suas atividades especficas e que possuam uma relao orgnica

    perceptvel do processo de acumulao.

    Extenso

    arquivos setoriais: so aqueles que funcionam junto aos criadores do

    documento, cumprindo funes de arquivo corrente.

    arquivos gerais ou centrais: so aqueles que se destinam a receber os

    documentos dos arquivos setoriais provenientes dos diversos rgos.

    Natureza de documento

    arquivos especiais: aquele que tem sob sua guarda documentos de formas

    fsicas diversas: fotografias, slides, discos, fitas magnticas, fita cassetes,

    disquetes, CD-ROM, microformas, etc., e que por essa razo, merece

    tratamento especial em seu armazenamento, registro, acondicionamento,

    controle, conservao e etc.

    arquivos especializados: aquele que tem sob sua custdia os documentos

    resultante da experincia humana num campo especfico, independente da

    forma fsica que apresentem, como por exemplos: arquivos mdicos ou

    hospitalares, arquivo de engenharia e assim por diante.

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    2.3 Tipos de administrao de arquivos

    Centralizado

    Descentralizado

    Centralizado - Unio da documentao e das atividades de controle do arquivo

    (recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio) em um s local.

    Descentralizado - Separao da documentao e das atividades de controle do

    arquivo. A descentralizao obedece basicamente a dois critrios: centralizao das

    atividades de controle (protocolo) e descentralizao dos arquivos; e,

    descentralizao das atividades de controle e dos arquivos. A descentralizao se

    aplica somente na idade corrente de arquivo. Nas idades intermediria e

    permanente os arquivos devem ser mantidos centralizados.

    A escolha da centralizao ou descentralizao do arquivo est diretamente ligada a

    atividades e volume de documentos da instituio.

    2.4. Tipos de arquivamento

    Podemos entender como tipo de arquivamento a posio que so dispostas as fichas e

    documentos e no a forma dos mveis onde se faz a guarda dos mesmos. So dois,

    horizontais e verticais.

    horizontais: os documentos so acondicionados um sobre os outros e

    armazenados, sobre estantes, escaninhos e caixas. Sendo amplamente

    utilizado para: plantas, mapas e d