How to Communicate with others!! التواصل اآلخرين كيفية !مع

NAME: Ahlam Mohammed AbassOpen University Malaysia EDHRM

عباس: محمد أحالم األسمالمفتوحة : الجامعه الجامعه اسم

الماليزيا : التنمية إدارة الدراسه مجال

البشرية

البداية قبل

قصيرة • تدريبة دورة من جزء هو العرض هذااقدمها • دراسة عن عبارة التدريبة الدورة هذ

اثر ” بعنوان بي الخاص التخرج مشروع في” االنجاز في التدريبة الدورات

تعليق • واضافه للجميع االستفاده تتم ان ارجو

الطبيعه من نماذج• 72% of your body is made up of water ,, what if we

take ordinary water like thisان • نعلم ... 72كما ماء% عن عبارة هو االنسان جسم من

كهذا عادي ماء اخذنا اذا يحدث ماذا

• And imagine with me how water looked like with the words “Love” over it

• .. ) ما ) الماء هذا على حب كلمة تردد اخذت اذ معاي تخيلسيحدث؟؟

شاهدنه الذي الماء نفس انها تصدق هلقليل؟ قبل

• Thanks Dr. Masaru Emoto, a Japanese scientist, because he believes so.

• . ان اقتنع النه الياباني العالم إموتو ماسارو د نشكر ان علينا يجبالماء هذا في تغير سيحدث

• Imagine with me how your good word.. good Impression ..will take place with whom around you

هم • من على الجيد واإلنظباع الطيبة الكلمة فعل رد معي تخيلحولنا

OBJECTIVES االهداف

• Raising Awarenessالوعي • رفع

• Working with Body Languageالجسد • لغة مع العمل

• Working with Differing Points of Viewمختلفة • نظر وجهات مع العمل

• Developing Listening and Responding Skillsواالستجابة • االستماع مهارات تطوير

IDENTEFYING COMMUNICATIONاالتصال تعريف

•communication it is human input that steers the logical, factual and mechanical requirement of all business operations.

WHY COMMUNICATEنتواصل لماذا

• It leads to greater effectivenessالفعالية • من مزيد الى يؤدي

• It gets people involved with the organization andالمنظمة • مع المتعاملين األشخاص يحصل فإنه

- increases motivation to perform wellجيدا - ألداء الدافع من يزيد

- Increases commitment to the organizationللمنظمة - التزام زيادة

WHY COMMUNICATEنتواصل لماذا

• It makes for better relationships and understanding between:-: بين والتفاهم العالقات لتحسين

- Boss and subordinate;؛ - رئيس ومرؤوس

- Colleaguesالزمالء-

- People within the organization and outside itوخارجها - المنظمة داخل االشخاص

• It helps people to understand the need for change:للتغير • الحاجة فهم على االشخاص يساعد

Causes of Communication Difficulties: أسباب االتصاالت صعوبات :

– Lack of information and knowledge والمعرفة – المعلومات في نقص

– Not explaining priorities or goals properly صحيح – بشكل األهداف أو األولويات تفسير عدم

– Not listening تستمع – ال

– Not understanding fully and fail to ask questions األسئلة – طرح في وفشل كامل غير فهم

Causes of Communication Difficulties: أسباب االتصاالت صعوبات :

Not understanding others’ needs اآلخرين – احتياجات فهم عدم

– Not thinking clearly, jumping to conclusions االستنتاجات – إلى والقفز ، بوضوح التفكير عدم

– Bad mood المزاج – سوء

• Failure to explore alternative

بديل • الستكشاف فشل

Basic Communication Principlesاألساسية المبادئ االتصاالت

-The way we begin our message often determines the outcome of the communication

نتائج - تحدد غالبا رسالتنا نبدأ التي الطريقةاالتصاالت

- The way message is delivered always effects the way message is received

طريقة - على ثؤثر دائما الرسالة تسليم الطريقةالرسالة تلقي

-The real communication is the message received, not the message intended

نقوم  - التي الرسالة هي الحقيقية الرسالة. منها المقصود المعنى وليس بتسليمها،

7 Positive Principles for Cooperative Communication االيجابي مبادئ التواصل

– Soften the ‘you’s or change the into “I” to avoid sounding pushy • Instead of : ‘You’ll have to….’, say ‘Could you….’ Or ‘Would you

be able to….’ • “ ” “ األمر ” صيغة لتجنب أنا من بدا انت كلمة•“... “ ان” ... ” بامكانك هل و ان الممكن من انت

– Focus on the solution , not the problem المشكلة , – ليس الحل في ركز

– Focus on the future , not the past الماضي , – في ليس المستقبل في ركز

• Instead of “I’ve told you before not to……, say ‘From now on…….”•“.... تفعل ” ال قبل من نصحتك لقد من وصاعدا ” بدل االن من قل

“.... نعمل سوف

7 Positive Principles for Cooperative Communication االيجابي مبادئ التواصل

– Turn can’ts into cans استطيع • الى استطيع ال حول

• Instead of ‘We can’t do that until next week’, say ‘We’ll be able to do that next week’.

• ” “ نقوم ” ان بامكننا قل القادم االسبوع حتى هذا نفعل ان نسطيع ال من بدل“ المقبل االسبوع بهذا

– Take responsibility – don’t lay blame – , المسؤولية اللوم إلقاء التحمل

• Instead if ‘It’s not my fault’, say ‘Here’s what I can do to fox that’ • ” “ نفعله ” ان يمكن ما هذا قل خطئي ليس هذا من “'بدل

– Say what do you want , not what you don’t want التريد , – ما تقل ال تريد ماذا قل

• Instead of ‘Don’t; drive too fast’, say ‘Drive carefully’ •“ ” ,“ بحرص ” قود قل مسرعا تقود ال قل

Manage your body languageالجسد لغة في التحكم

– Sit or stand at right angles and on the same level, and respect people’s personal space zones

– ، المستوى نفس وعلى الزوايا في الوقوف أو الجلوسالشخصية الفضاء في الناس احترام ومناطق

– Use open gestures and body language الجسد – ولغة اإليماءات استخدام

– Center your attention exclusively on the other person آخر – شخص على حصرا ركزاالهتمام

• Lean slightly forward to show interest; a bit further forward to apply pressure, slightly back to reduce pressure

إلى • قليال ؛ االهتمام الظهار األمام إلى قليال العجافلتخفيف أخرى مرة قليال ، الضغط لممارسة األمام

الضغط

Manage your body languageالجسد لغة في التحكم

– Maintain appropriate eye contact while listening to encourage the speaker; increase eye contact to apply pressure; reduce it to lower pressure

تزيد – االستماع أثناء المناسب بالعين االتصال على الحفاظ , لممارسة البصري التواصل وزيادة المتحدث تشجيع من

ضغط خفض على وتخفيض ، الضغط– Respond appropriately by basing your responses on what the other

person has just said

ما – على ردودكم إسناد قبل من مناسب بشكل االستجابةللتو قال اآلخر الشخص

• Be relaxed and balanced to make relaxed and open communication easier

وأيسر • أسهل التواصل لجعل ومتوازن مريح كن

Gather Good Information with your EARs

جمع معلوماتباذنك • E – explore by asking questions

•   أسئلة طرح طريق عن استكشاف• A – affirm to show you’re listening

تستمع • انك اظهار نؤكد• R – reflect your understanding

تفهمكم • تعكس• S – silence, listen some more

أكثر • بعض واالستماع ، الصمت

Barriers to communication can be classified into three groupsثالث الى التواصل تحول التي الحواجز تصنيف يمكن

مجموعات

• Barriers to reception: استقبال دون تحول التي الحواجز :environmental stimuli

البيئية المحفزاتthe receiver’s attitudes and values

والقيم المواقف في المتلقيthe receiver’s needs and expectations

: ؛ وتوقعات احتياجات المتلقي• Barriers to acceptance:

يلي • بما القبول دون تحول التي الحواجزprejudices;

التحيزاتinterpersonal conflicts between sender and receiver

والمتلقي المرسل بين الشخصية الصراعات

Barriers to communicationاالتصال عوائق

• Barriers to understanding: :فهم؛ • دون تحول التي الحواجز

language, semantic problems;الدالالت والمشاكل ، اللغة

the ability of the receiver to listen and receive, especially messages which threaten his/her self –concept;

حالته تهدد التي الرسائل وخصوصا ، وتلقي لالستماع المتلقي قدرةالذات مفهوم

Elements of Effective CommunicationElements of Effective Communicationعناصر االتصال عناصر الفعال االتصال الفعال

• Vocal Qualityالصوت • جودة

Refers to the pitch and resonance of the sounds made with speed and volume

مستوى و السرعه و المزاجية الحالة الى الصوت جودة ترجعالنبرة علو

• Style and Presentationالعرض • وطريقة األسلوب

Refers to how the three parts of voice quality – pitch, speed and volume – blend together.

الصوت - لجودة الثالثة األجزاء كيفية إلى يشير

CONVERSATION AS COMMUNICATIONCONVERSATION AS COMMUNICATIONاالتصالاالتصالك ك المحادثةالمحادثة

• To ensure an efficient and effective conversation, one must consider these three rules:

الثالثة :• القواعد هذه في النظر من بد ال ، المحادثة وفعالية كفاءة لضمان• You must make your message understandable

مفهومة • رسالتك تجعل أن يجب• You must receive and understand the intended message sent to

youلك • المرسله الرسالة من المقصود وتفهم تستقبل أن يجب

• You should exert some control over the flow of the communication

االتصاالت • تدفق على السيطرة بعض ممارسة عليك يجب• YOU MUST LEARN TO LISTEN AND SPEAK

والتحدث • االستماع تتعلم أن عليك

STRATEGIES AND TECHNIQUES FOR EFFECTIVE COMMUNICATION

االستراتيجيات الفعال والتقنيات للتواصل

• BE ASSERTIVE qحازما كنBe assertive means ‘to declare or state clearly’

' بوضوح ' تعلن أن أو حزما وسائل تكون• HANDLE Confrontations ETHICALLY

أخالقيا • المواجهAct professionally in a consistent and fair manner so that your staff knows where they stand

يقفون أين من يعلم موظفيكم بحيث عادلة بطريقة تصرف• SEEK INFORMATION المعلومات جمع

Use closed ended questions or open ended questionsمفتوحة أسئلة أو انتهت المغلقة األسئلة استخدم

Telephone skills and effectivenessمهارات وفعالية الهاتف

• Have an aim• هدف لها• Tailor your style to that of the person you are talking to

إليه • تتحدث الذي الشخص حسب كالمك طريقتك حدد• Limit social conversation

االجتماعية • المحادثة من الحد• Give concise answers to questions and listen attentively

واإلنصات • األسئلة على مختصرة إجابات إعطاء• Summarise points and provide necessary feedback

الالزمة • المرتدة التغذية وتوفير ، النقاط لخص

WHAT IS HEARING AND LISTENINGواالستماع السمع هو ما

• Hearing is only one part of the listening process. It is a physiological process that occurs when sound waves are translated and processed by the central nervous system automatically.

• . الفسيولوجية عملية وهي االستماع عملية من جزء جزءفقطمن ومعالجتها الصوتية الموجات تحويل يتم عندما تحدث التي

تلقائيا المركزي العصبي الجهاز قبل• Listening is a process in which messages that are conveyed

orally are attended to, perceived, recognised, interpreted and stored for future use.

وتخزن , • وتفسيرها تخزينها ويتم شفويا للرسائل يتمالمستقبل في الستخدامها

5 Active Listening Skills مهارات االستماع 5 الفعال

– Paraphrasing meanings: Translate into your own words what the speaker has said

قال : – ما بك الخاصة الكلمات ترجمة في المعاني مقتبساالمتكلم

– Reflecting feelings: when someone is expressing emotion or feelings or looks emotional (upset, angry, excited), convey your empathy and encourage the speaker to continue

عن : – يعبر ما شخص يقوم عندما مشاعر يعكس مما ( ، والغضب بالضيق عاطفية تبدو أو مشاعر أو المشاعراللغة( مواصلة على والتشجيع التعاطف لكم أنقل ، متحمس

5 Active Listening Skills الفعال االستماع مهارات

– Synthesizing: blend several ideas of the speaker into one theme or idea.

موضوع : – في المتكلم أفكار عدة من مزيج توليففكرة أو واحد

– .Imagining out loud: imagine what it must be like to be in the speaker’s place

أن : – يجب ما تخيل عال بصوت في يقال فلنتخيلالمتكلم مكان

To listen more effectively أكثر بفاعليه لإلستماع

• Attend physically – the right body language helps us to focus on the speaker and encourages the speaker to give us more information.

الجسد -- • لغة جسديا على تحضور ساعدناالمتحدث التركيز وتشجع مع لنا المتحدث ، يقدم

. المعلومات من المزيد

To listen more effectively أكثر بفاعليه لإلستماع

• Attend mentally – follow the speaker’s flow of thought, listen to understand, not evaluate; listen first, then assess Check it verbally – paraphrase, clarify, probe further, summarize your understanding

إلى -- • واالستماع ، الفكر المتحدث تدفق متابعة عقليا حضورذلك من التحقق تقييم ثم ، أوال االستماع ؛ تقييم وليس ، فهم

تفهمك -- تلخيص من مزيد تحقيق ، وتوضيح صياغة إعادة لفظيا

Good Habits of Effective Listenersالجيد المستمع عادات

– Looking at the speaker in order to observe body language and pick up subtle nuances of speech

الفروق – والتقاط الجسد لغة مراقبة أجل من اللغة في يبحثالكالم الدقيقة

– Asking questions المطروحة – االسئلة

– Giving speakers time to articulate their thoughtsأفكارهم – عن للتعبير الوقت المتكلمين إعطاء

– Letting people finish what they are saying before giving your opinion

رأي اعطاء– اعطاء قبل يقولونه ما إنهاء كالناس

Important aspects of effective listening الفعال لالستماع الجوانب أهم

• Effective listeners are well liked by people because they satisfy the basic human need to be heard

•إنسانية حاجة يلبي ألنه حوله لمن ومحبوب الجيد المستمعين

إليه يستمع أن في أساسية

• Listening encourages giving ideas and encourages creativity in communicating

التواصل • في اإلبداع على ويشجع العطاء األفكار تشجع االستماع