Produce the best with Produce the best with time managementtime management

الزمن وادارة االعمال الزمن انجاز وادارة االعمال انجاز

NAME: Ahlam Mohammed AbassOpen University Malaysia EDHRM

عباس: محمد أحالم األسمالمفتوحة : الجامعه الجامعه اسم

الماليزيا : التنمية إدارة الدراسه مجال

البشرية

البداية قبل

قصيرة تدريبة دورة من جزء هو العرض هذا اقدمها دراسة عن عبارة التدريبة الدورة هذ

اثر ” بعنوان بي الخاص التخرج مشروع في” االنجاز في التدريبة الدورات

تعليق واضافه للجميع االستفاده تتم ان ارجو

Why is time management Why is time management importantimportant??مهمه الزمن إدرة مهمه لماذا الزمن إدرة لماذا

Time cannot be bought, stored or stopped - every second that passes is gone forever and can never be recovered or re-used

– نعلم جيدا ان الزمن ال يمكن ان نشترية, او نخزنه او نوقفهكل ثانية مضت ال يمكن ابدا ان تعود مره اخرى او نعيد

استخامها. "Perhaps the most valuable result of any work is

the ability to make yourself do the things that you have to do, when it ought to be done, whether you like it or not."--Thomas Huxley

Common misconceptions about Common misconceptions about time managementtime management

الخاطئة الخاطئة المفاهيم الوقت المفاهيم إدارة الوقت حول إدارة حولTo do a job properly, do it yourself

، صحيح بعمل ان للقيام بنفسك يجب ذلك تفعلThere's only one right way to do a job

واحدة طريقة بعمل لفقط صحيحة هناك لقيامTime management is a waste of time

الوقت للوقت هي إدارة مضيعةA good time manager lacks creativity

اإلبداع تفتقر للزمن الجيده اإلدارة

Hints for effective time Hints for effective time managementmanagementبفعالية الوقت إلدارة بفعالية تلميحات الوقت إلدارة تلميحات

Schedule Your Time (written)

بك الخاص الزمني الجدول كتابةAlways Walk One Step at a Time

المحدد الزمن في تحرك دائماIdentify Your Time Wasters

زمنك يضيع الذي ما حدد

Hints for effective time Hints for effective time managementmanagementبفعالية الوقت إلدارة بفعالية تلميحات الوقت إلدارة تلميحات

Learn to Prioritize

أولويات تحديد كتعلمLearn to say NO

ال تقول أن تعلم

So many people don't turn in work, they never get things done, they never start a business because they're waiting until it's perfect.

Schedule Your Timeبك الخاص الزمني الجدول

Create a periodical schedule الدوري الإنشاء جدول

Assess and plan your work بك لالعمال طخطوقييم الخاصة

Adjust your plan each dayيوم أ كل خطتك ضبط

Evaluate your schedule بك قيم الخاص الزمني الجدول

Identifying Roles Identifying Roles األدوار األدوار تحديد تحديد Selecting GoalsSelecting Goals األهداف األهداف تحديد تحديد ScheduleSchedule الجدولةالجدولة Daily AdaptingDaily Adapting اليومي اليومي التكيف التكيف

الذات الذات إدارة إدارةSELF MANAGERSELF MANAGER

MAKING YOUR SCHEDULE WORKMAKING YOUR SCHEDULE WORKبك عملعمل الخاص الزمني بك الجدول الخاص الزمني الجدول

Treat work as a personal commitment شخصي كالتزام العمل تعامل ان

Use waiting time االنتظار وقت استخدام

Avoid distractions االضرابات تجنب

Work difficult or boring tasks first � أوال والمملة الصعبة بالمهام قم

Identify your best time of the day اليوم من وقت أفضل على التعرف

Hints for PrioritizationHints for Prioritizationاألولويات لتحديد األولويات تلميحات لتحديد تلميحات

The Urgency/Important GridThe Urgency/Important Gridالعاجل \ المهم العاجل \ شبكة المهم شبكة

Urgent/ImportantUrgent/Important……which is which is whichwhich??

... هام / ... عاجل هام / منها عاجل واحد منها أي واحد ؟؟أي Zone 1: Zone 1: Represents things that are both Represents things that are both ““urgenturgent”” and and ““importantimportant”” –– we need to spend time here we need to spend time here

11المنطقة المنطقة " و : " عاجلة سواء حد على هي التي األشياء " تمثل و : " عاجلة سواء حد على هي التي األشياء تمثل -- " هنا" الوقت بعض لقضاء بحاجة نحن " -- هام هنا" الوقت بعض لقضاء بحاجة نحن هام

This is where we manage, we produce, where we bring our This is where we manage, we produce, where we bring our experience to bear in responding to many needs and experience to bear in responding to many needs and challenges. challenges.

تحمل على خبرتنا نقدم أننا حيث ، ننتج ونحن ، لإلدارة نحتاج تحمل هنا على خبرتنا نقدم أننا حيث ، ننتج ونحن ، لإلدارة نحتاج هنا. عديده وتحديات الحتياجات االستجابة .في عديده وتحديات الحتياجات االستجابة في

Ask yourself "How can I avoid spending too much time on these tasks?"

" المهام؟ " هذه على الوقت من الكثير إنفاق تجنب يمكنني كيف نفسك "اسأل المهام؟ " هذه على الوقت من الكثير إنفاق تجنب يمكنني كيف نفسك اسأل

Zone 2Zone 2 - - Includes activities that are Includes activities that are ““important, important,

but not urgentbut not urgent””- Quadrant of Quality - Quadrant of Quality " التيالتي األنشطةاألنشطة تشملتشمل -- -- عاجال " ليس ولكن ، مهمة " هي عاجال " ليس ولكن ، مهمة هي

ودةودةللج-- للج-- HereHere’’s where we do our long-range s where we do our long-range planning, anticipate and prevent planning, anticipate and prevent problems, empower others, broaden our problems, empower others, broaden our minds and increase our skillsminds and increase our skills

، الطويل المدى على التخطيط نبذل نحن حيث ، هنا الطويل المدى على التخطيط نبذل نحن حيث هنامهاراتنا وزيادة ، اآلخرين وتمكين ، المشاكل ومنع مهاراتنا توقع وزيادة ، اآلخرين وتمكين ، المشاكل ومنع توقع

Zone 3Zone 3 Includes things that are Includes things that are ““urgent, but not importanturgent, but not important”” - -

Quadrant of Deception. Quadrant of Deception. "" " هي التي األشياء تشمل مهما ليس ولكن ، " عاجلة هي التي األشياء تشمل مهما ليس ولكن ، .--.-- عاجلة

The noise of urgency creates the illusion of The noise of urgency creates the illusion of importance. importance.

يخلق االستعجال يخلق ضجيج االستعجال أهمية أهمية الهامشيات الهامشيات ضجيج ..Actual activities, if theyActual activities, if they’’re important at all, are re important at all, are important to someone else. important to someone else.

......................................................................................................................................................................................

Many phone calls, meetings and drop-in visitors fall Many phone calls, meetings and drop-in visitors fall into this categoryinto this category

الزوار عدد وانخفاض واالجتماعات الهاتفية المكالمات من الزوار العديد عدد وانخفاض واالجتماعات الهاتفية المكالمات من -- -- العديدالفئة هذه تحت الفئة تندرج هذه تحت تندرج

Zone 4Zone 4

- tasks here are important but not tasks here are important but not urgent. Either no specific deadline or a urgent. Either no specific deadline or a deadline that is a long way off. deadline that is a long way off.

ولكن-- - مهمة هي هنا ولكن-- المهام مهمة هي هنا ال. ليست ليست المهام إما ال. عاجلة إما عاجلةالنهائي الموعد أن أو محددة مهلة النهائي توجد الموعد أن أو محددة مهلة بعيد بعيد توجد

Ask yourself "How can I avoid putting these jobs off?"

" هذه وضع تجنب يمكنني كيف نفسك اسأل" ؟ الوظائف

Assess your taskAssess your task!!!! ! مهمتك !تقييم مهمتك تقييمIs the task urgent &

important?

عاجلة هل مهمةومهمة؟

yes Do you need to complete it

today?

تحتاج هلاليوم؟ الستكمال

yesTake

immediate action

في فورا إبدأالنتفيذ

NoIs the task urgent

or important?

أ له عاجلة ممهمةمهمة؟

yes Does it has a definite

deadline?

مهلة لديه هلمحددة؟

yes

No

Allocate time to complete it

الوقت تخصيصالستكماله

Set realistic deadline for

it

الموعد تعيينالنهائي

No

Is the task necessary?

مهمة لهضرورية؟

yes Save the task for quiet time

المهمة احفظالحق Nلوقت

o

Discard

المهمة اطرح جانبا

The ABCsThe ABCs

Type A Tasks:Type A Tasks: Try to complete a few of these Try to complete a few of these urgent and important tasks each day.urgent and important tasks each day.

نوع نوع( )أ ( المهام : أ ( هذه من قليل عدد الستكمال محاولة المهام : المهام هذه من قليل عدد الستكمال محاولة المهاموالمهمة والمهمة العاجلة .العاجلة يوم .كل يوم كل

Type B Tasks:Type B Tasks: These are likely to represent the These are likely to represent the majority of your work and should take up most of majority of your work and should take up most of your day.your day.

: ( وينبغي ( ، عملك غالبية تمثل أن المحتمل من المهام ب ) : نوع وينبغي ( ، عملك غالبية تمثل أن المحتمل من المهام ب نوعيستغرق يستغرق أن الوقت أن الوقت معظم .معظم يومك .من يومك من

Type C Tasks:Type C Tasks: These low-priority tasks should be These low-priority tasks should be fitted into your schedule, as time allows fitted into your schedule, as time allows

: ( األولوية ( ذات المهام هذه تكون أن ينبغي المهام ج ) : النوع األولوية ( ذات المهام هذه تكون أن ينبغي المهام ج النوع ، بك الخاص الزمني الجدول في تركيبها يمكن ، المنخفضة بك الخاص الزمني الجدول في تركيبها يمكن عندماعندماالمنخفضة

الوقت الوقت يسمح يسمح

MINOR TIME WASTERSMINOR TIME WASTERSالوقت الوقت مضيعت مضيعت

Interruptions we face during the Interruptions we face during the day day

النهار أثناء نواجهها التي النهار االنقطاعات أثناء نواجهها التي االنقطاعات Unexpected/Unwanted visitors Unexpected/Unwanted visitors

متوقع الالالزوار الزوار متوقع غير ف / ينينغير المرغوب ف / غير المرغوب يهميهمغير Meetings without agendaMeetings without agenda

األعمال جدول دون األعمال االجتماعات جدول دون االجتماعات

MAJOR TIME WASTERSMAJOR TIME WASTERS االساسية الوقت االساسية مضيعت الوقت مضيعت

Procrastination Procrastination مماطلةمماطلة

Self-Esteem Self-Esteem  بالنفس بالنفس  الثقة الثقة

Problems With Objectives/Priorities Problems With Objectives/Priorities أولوياتأولوياتوالوالأهداف / أهداف / في في مشاكل مشاكل

WHAT CAN STOP YOUWHAT CAN STOP YOU ? ?طريقك؟ في يقف طريقك؟ ماذا في يقف ماذا

Negative Thoughts Negative Thoughts السلبية السلبية األفكار األفكار

Negative People Negative People حولك السلبيين حولك االفراد السلبيين االفراد

Low Self-Esteem Low Self-Esteem الذات احترام الذات تدني احترام تدني

Fear of Failure Fear of Failure الفشل من الفشل الخوف من الخوف

Fear of Rejection / CriticismFear of Rejection / Criticism / النقد الرفض من النقد / الخوف الرفض من الخوف

SMART GOALS SMART GOALS ذكية ذكية أهداف أهداف

S - Specific & Self S - Specific & Self / الذاتية الذاتية / المحددية المحددية

M - Measurable M - Measurable للقياس للقياس قابل قابل

A - Achievable & Positive A - Achievable & Positive إيجابي و إيجابي منجز و منجز

R - Realistic & Rewarding R - Realistic & Rewarding ومكافأة ومكافأة واقعي واقعي

T - Time BoundT - Time Bound

زمنيا زمنيا محددة محددة

Before we go Before we go ………… Remember Remember ... تذكر نذهب أن ... قبل تذكر نذهب أن قبل

Time is your lifeTime is your life

Making the best of itMaking the best of it

is making the best of your is making the best of your lifelife

And God will ask you about itAnd God will ask you about it

حياتك حياتك الوقتالوقتأفضل أفضل الالحقيق حقيق التالت

حياتك حياتك فيفيأفضل أفضل الال صنعصنعهو            هو            ذلك سوف سوف واللهوالله عن ذلك يسالكم عن يسالكم